2.2.4. Kế toán thanh toán với người lao động
2.2.4.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng lao động - Bảng chấm công
- Bảng thanh toán tiền lương - Bảng thanh toán tiền thưởng
- Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
- Ngoài ra còn có các chứng từ khác như: Ủy nhiệm chi, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng…
2.2.4.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng :
TK 334 – Phải trả người lao động để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp đối với công nhân viên trong doanh nghiệp.
TK 338: Phải trả, phải nộp khác
Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản liên quan đến tiền lương và khoan trích theo lương cho người lao động. Tài khoản này phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ tại doanh nghiệp. Khi hạch toán kế toán sẽ sử dụng các tài khoản cấp 2 của TK 338 như sau:
+ Tài khoản 3382 – Kinh phí công đoàn + Tài khoản 3383 – Bảo hiểm xã hội + Tài khoản 3384 – Bảo hiểm y tế
+ Tài khoản 3385– Bảo hiểm thất nghiệp
2.2.4.3. Phương pháp hạch toán
Bảng chấm công sẽ được lập hằng ngày để theo dõi tình hình đi làm của công nhân viên, và đây chính là cơ sở để tính ra số tiền lương cho công nhân viên trong công ty.
Mỗi tháng, kế toán viên sẽ căn cứ vào bảng chấm công được lập của tháng đó để lên bảng thanh toán tiền lương của nhân viên trong công ty.
Tiền lương cho nhân viên trong công ty sẽ được trả vào trước ngày 10 của tháng kế tiếp. Công ty trả lương cho nhân viên thông qua tài khoản ngân hàng.
Cách tính lương của công ty:
Theo quy chế lương của công ty ta có công thức sau: Mức lương cơ bản được tính như sau:
Lương cơ bản = Mức lương X Phụ cấp trách nhiệm ( nếu có)+ Phụ cấp khác ( nếu có).
* Cách tính lương
- Tiền lương của công nhân viên Tiền lương
của nhân viên
=
Tiền lương cơ bản theo thời gian làm việc thực tế + Phụ cấp Các khoản phải nộp và phải trừ khác
- Ngày lương cơ bản
Một số nghiệp vụ thanh toán điển hình đối với người lao động của công ty năm 2019:
Ví dụ 11 : Ngày 01 tháng 02 năm 2019 Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang thanh toán tiền lương tháng 1 năm 2019 cho nhân viên bộ phận văn phòng và bộ phận bán hàng với tổng số tiền là 32.168.500 đồng.
* Để lưu trữ chứng từ làm căn cứ hạch toán, bộ chứng từ gồm: - Bảng thanh toán lương tháng 1 năm 2019 (Phụ lục 20)
- Phiếu chi 16 (Phụ lục 21)
- Bảng chấm công (Phụ lục 22)
* Cách hạch toán: Nợ TK 334: 32.168.500
Có TK 111 : 32.168.500
* Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán AC Soft như sau: + Bước 1: Mở phần mềm ACsoft Ngày lương cơ bản Lương cơ bản tháng = 26 ngày công
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Kế toán chi tiết -> Kế toán tiền vốn đồng Việt -> Phiếu chi
+ Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 01/02/2019
- Đơn vị: Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang - Nội dung: Lương phải trả cho nhân viên tháng 1/2019
+ Bước 4: Bấm lưu để lưu dữ liệu
Giao diện 45: Nhập liệu dữ liệu thanh toán lương cho nhân viên tháng 01/2019