Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính như sau: - Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp các chứng từ cùng loại đã kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trìn của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái ) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
- Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi in ra giấy. Cuối kỳ, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy đóng dấu và lưu trữ.
Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
c. Hệ thống chứng từ sử dụng
+ Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị thanh tóa, biên lai thu tiền,…
+ Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, bảng kê mua hàng, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn …
+ Chứng từ về TSCĐ: Biên bản giao nhận TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ, Biên bản đánh giá TSCĐ, Bảng tính và phân bổ TSCĐ,…
+ Các chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, Bảng thanh toán tiền lương, Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
+ Một số chứng từ khác: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, giấy chứng nhận nghỉ ốm,…
2.2. Thực trạng kế toán thanh toán tại Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang.
2.2.1. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp
Nhà cung cấp là các tổ chức, cá nhân và các đơn vị kinh tế cung cấp các yếu tố đầu vào, hàng hóa, dịch vụ cho quá trình kinh doanh của công ty, và vì
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN MÁY VI TÍNH Sổ kế toán -Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
vậy công ty phải có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp. Thông thường, chỉ những lần mua hàng đâu tiên hoặc công ty mua vào với số lượng nhỏ thì công ty mới thanh toán ngay, còn lại phần lớn là công ty mua hàng bằng cách mua chịu.
Nhà cung cấp của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Thanh Trang tương đối là nhiều. Do đó, tùy vào từng đối tượng mà công ty có các phương thức thanh toán sao cho phù hợp như: Trả trước, thanh toán ngay hay trả chậm…
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT - Bảng kê phiếu mua hàng
- Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa - Phiếu nhập kho
- Biên bản giao nhận TSCĐ - Biên bản đối chiếu công nợ - Biên bản bù trừ công nợ
- Các chứng từ thanh toán: Phiếu chi, Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi, giấy thanh toán tạm ứng…
2.2.1.2. Tài khoản sử dụng
- TH1 : Là trường hợp mua hàng trả trước hoặc trả sau kế toán sử dụng TK 331 – Phải trả người bán để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của công ty với nhà cung cấp. Đối với khoản phải trả nhà cung cấp công ty phải mở sổ theo dõi chi tiết cho từng đối tượng nhà cung cấp.
- TH2: Đây chính là trường hợp mua hàng thanh toán ngay, trường hợp này kế toán sẽ hạch toán vào TK 111 – nếu trả ngay bằng tiền mặt hay hạch toán vào TK 112 – nếu trả ngay bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp.
Để xem danh mục nhà cung cấp kế toán làm như sau:
Mở phần mềm AC Soft -> vào hệ thống -> chọn khai báo hệ thống chọn khai báo chi tiết TK -> đánh tên TK 331 -> xác nhận và chọn xem