2.2.2.3. Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan như hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu bàn giao công trình, phiếu thu,… để hạch toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 131 mở chi tiết cho từng khách hàng, sổ cái tài khoản 131. Cuối kỳ, kế toán in những sổ cần thiết.
Sổ chi tiết phải thu khách hàng được mở cho tất cả các khách hàng thường xuyên và không thường xuyên.
Tất cả các trường hợp bán chịu, khách hàng ứng trước tiền hay thu tiền đều hạch toán qua TK 131.
Một số nghiệp vụ thanh toán điển hình đối với khách hàng điển hình trong tháng 11 năm 2019:
Ví dụ 4: Ngày 15 tháng 11 năm 2019, Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng
Thanh Trang bán xi măng PCB30 cho Công ty CP Đầu tư phát triển Thương mại và Xây dựng Vững Bền theo hóa đơn số 0000412 ngày 15 tháng 11 năm 2019 với tổng số tiền là 500.335.000 đồng ( Đã bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty CP Đầu tư phát triển Thương mại và Xây dựng Vững Bền chịu nợ.
* Để lưu trữ chứng từ làm căn cứ hạch toán, bộ chứng từ gồm:
- Hóa đơn GTGT ngày 15 tháng 11 năm 2019 số 0000412 ( Phụ lục 8)
- Phiếu xuất kho số ( Phụ lục 9 )
* Cách hạch toán:
Nợ TK 131(VB): 500.335.000 Có TK 511: 454.850.000 Có TK 3331: 45.485.000
* Quy trình nhập liệu vào phần mềm kế toán AC Soft như sau: Các bước thực hiện như sau:
+ Bước 1: Mở phần mềm ACsoft
+ Bước 2: Trên thanh công cụ chọn Kế toán chi tiết -> Thành phẩm, nguyên vật liệu đồng việt -> Xuất bán hàng
+ Bước 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Đối tượng: Chọn khách hàng: Công ty CP Đầu tư phát triển Thương mại và Xây dựng Vững Bền.
- Lý do : Xuất bán Xi măng PCB30 theo Hóa đơn số 0000412 - Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hóa đơn 15/11/2019
- Nhập số lượng, đơn giá theo đúng trên hóa đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập mẫu, kí hiệu và số hóa đơn 0000412 + Bước 4: Bấm lưu để lưu dữ liệu