1.2 .Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 .Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
2.4. Đánh giá công tác kế toán tại công ty TNHH Thanh Quang
Với chức năng chính là gia công cơ khí, sửa chữa vận tải thủy bộ,sửa chữa trung đại tu máy móc thiết bị cho ngành xây dựng, công trình dân dụng và công nghiệp công ty luôn hoàn thành kế hoạch kinh tế và nghĩa vụ với Nhà nƣớc công tác kế toán đƣợc thực hiện đúng niên độ kế toán của nhà nƣớc cũng nhƣ các yêu cầu và nguyên tắc chung của công ty đề ra cho kế toán. Mặc dù đứng trƣớc những khắc nghiệt của cơ chế thị trƣờng hiện nay công ty rất nhạy bén trong công tác quản lý và đang tìm những bƣớc đi mới cho mình. Công ty áp dụng nhiều chính sách để năng cao uy tín với các chủ đầu tƣ về chất lƣợng công trình đó có việc thực hiện tốt công tác quản lý nói chung và công tác kế toán thanh toán nói riêng. Qua thời gian thực tập giáo trình tìm hiểu tình hình thực tế tại công ty TNHH Thanh Quang. Công tác kế toán nói chung, công tác kế toán thanh toán kế toán nói riêng, có những mặt nổi bật sau;
2.4.1. Ưu điểm.
- Về bộ máy kế toán : Bộ máy kế toán của công ty đƣợc thực hiện khá hoàn chỉnh, phù hợp với điều kiện và yêu cầu của nhà quản lý. Các nhân viên kế toán đều qua các trƣờng lớp đào tạo về chuyên ngành kế toán, có trình độ cao, rất nhiệt tình trong công việc , trong đó phần hành thanh toán tại công ty cũng đƣợc thực hiện khá nghiêm túc và chặt chẽ, vì vậy sai xót ,nhầm lẫn đáng tiếc ít xảy ra , việc thanh toán với nhà nƣớc luôn đúng hẹn và đầy đủ.Công ty có đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ cao, nhiệt tình, năng động công tác ở công ty
79
lâu năm nên có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. Họ luôn thực hiện tốt công việc đƣợc giao, điều đó góp phần vào việc đem lại hiệu quả cao cho bộ máy quản lý và hiệu quả kinh tế toàn Công ty. Công tác kế toán của Công ty đƣợc phân công theo các phần hành kế toán tạo điều kiện cho kế toán viên chuyên môn hóa trong công việc, tích lũy kinh nghiệm, giải quyết các công việc thuộc phần hành kế toán của mình một cách nhanh chóng. Hơn nữa giữa các kế toán viên luôn có quan hệ tác nghiệp trong công việc nên cung cấp trao đổi thông tin giữa các phần hành rất nhanh chóng kịp thời tạo điều kiện cung cấp số liệu, các báo cáo cho ban lãnh đạo công ty khi cần thiết.
- Về hệ thống chứng từ: Công ty sử dụng hệ thống kế toán theo quy định của Bộ Tài Chính. Công ty chọn hình thức nhật ký chung. Căn cứ ghi sổ đều đƣợc lấy từ chứng từ gốc.
Quá trình hạch toán ban đầu chính xác, đầy đủ thì phần mềm sẽ đƣa ra đƣợc sổ sách, báo cáo chính xác. Hầu hết các sổ kế toán đều có kết cấu đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo phản ánh đầy đủ các thông tin cần thiết cho công tác kế toán, công tác quản lý. Vì vậy việc lƣu trữ, tổng hợp và đối chiếu số liệu đƣợc thuận tiện, nhanh chóng.
- Về hệ thống tài khoản:
Công ty đã xây dựng hệ thống tài khoản và danh mục từ điển thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp 1 cách chi tiết cụ thể phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc của kế toán đƣa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý, đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
- Về hạch toán kế toán thanh toán :
Công tác hạch toán kế toán thanh toán luôn đƣợc hoàn thành. Công ty đã mở sổ chi tiết để theo dõi công nợ từng đôi tƣợng khách hàng,nhà cung cấp theo từng công trình hạng mục công trình và theo các khoản phải thanh toán với nhà nƣớc. Theo dõi chi tiết nhƣ vậy giúp cho việc hạch toán tổng hợp một cách nhanh chóng kịp thời kế toán có thể cung cấp cho ngƣời quản lý những thông tin
80
chính xác về tình hình công nợ của công ty. Ngƣời quản lý có thể nắm bắt tình hình tài chính của công ty và đƣa ra các hạch định chiến lƣợc cho công ty. Công ty đã theo dõi công nợ phải thu, cũng nhƣ phải trả khách hàng một cách khoa học. Có sự phối hợp và đối chiếu công nợ thƣờng xuyên và liên tục, do đó công nợ của công ty đƣợc phản ánh với đƣợc phản ánh với những số liệu chính xác và đầy đủ đã làm hài lòng các khách hàng của công ty.
- Về hình thức kế toán sử dụng:
Công ty đang áp dụng hình thức kế toán máy vi tính ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung. Hình thức ghi sổ nhật kí chung hoàn toàn phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh và quy mô của công ty. Mặt khác kế toán trên phần mềm máy vi tính giúp giảm nhẹ khối lƣợng công việc của kế toán đƣa ra các sổ sách, báo cáo nhanh chóng, chính xác chi tiết theo từng đối tƣợng quản lý , đúng quy định và chuẩn mực kế toán hiện hành.
2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân.
2.4.2.1. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm trên, việc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng,nhà cung cấp vẫn còn những tồn tại cần đƣợc khắc phục :
- Thứ nhất, Chức năng của nhân viên kế toán còn hạn chế ở chức năng tham mƣu tƣ vấn cho lãnh đạo.
Hiện nay ngoài chức năng thông thƣờng là ghi chép, tính toán xử lý thông tin thì kế toán còn có một chức năng quan trọng khác đó là tham mƣu tƣ vấn cho ban giám đốc về công tác tài chính , kinh doanh trong công ty. Tại công ty kế toán có ƣu điểm đó là làm tốt nhiệm vụ kế toán thông thƣờng còn chức năng tƣ vấn, tham mƣu, dự báo cho ban lãnh đạo còn chƣa thực sự hiệu quả cần đƣợc phát huy nhiều hơn nữa.
- Thứ hai, Bên cạnh đó có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh với giá trị nhỏ, một số chứng từ không đƣợc xét duyệt theo đúng chế độ quy định. Nhƣ phiếu thu, phiếu chi, phiếu thanh toán tạm ứng không có đầy đủ chữ ký của giám đốc và kế toán trƣởng. Một số phiếu thu, phiếu chi còn thiếu dấu đỏ của công ty.
81
- Thứ ba, Công ty chƣa xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
+ Về kiểm soát nội bộ mua hàng: Việc kiểm soát nội bộ mua hàng chính là kiểm soát chu trình mua hàng và thanh toán. Mục đích kiểm soát là giúp cho chu trình diễn ra thuận lợi theo trình tự đã lập trình sẵn, đúng chức năng của các bộ phận, các công đoạn xử lý kịp thời, nhanh chóng và chính xác; đảm bảo cho việc nhận hàng đúng, đúng giá trị, đúng thời điểm; hạn chế các gian lận và sai sót đến mức thấp nhất. Tuy nhiên, tại công ty thì hệ thống kiểm soát nội bộ còn chƣa đƣợc thực hiện một cách hữu hiệu, dẫn đến chu trình mua hàng và thanh toán còn một số những thiếu sót nhất định nhƣ: việc luân chuyển chứng từ còn chậm, không đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời,…
+ Về kiểm soát nội bộ bán hàng: Kiểm soát nội bộ bán hàng chính là kiểm soát đối với chu trình bán hàng. Do việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ không đầy đủ nên hiện nay tại công ty còn rất nhiều các khoản nợ tƣơng đối lớn vẫn chƣa thu hồi đƣợc. Đồng thời việc xây dựng hệ thống kiểm soát không hữu hiệu còn ảnh hƣởng đến việc lập sai hóa đơn về đơn giá, thành tiền hoặc nhầm lẫn trong theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng.
- Thứ tư, chính sách chiết khấu trong thanh toán chƣa đƣợc áp dụng
Đây là một chính sách nới lỏng thanh toán giúp đẩy nhanh thời gian thu hồi vốn đối với các khoản nợ và tiết kiệm chi phí đối với các khoản phải trả. Hiện nay công ty không áp dụng chiết khấu thanh toán cho khách hàng khách hàng trả tiền ngay hoặc trả trƣớc trong thời hạn trong hợp đồng cũng không đƣợc hƣởng bất kỳ ƣu đãi nào so với khách hàng thông thƣờng do đó khách hàng không thanh toán ngay mà thƣờng xuyên nợ.
- Thứ năm, Công ty chƣa tiến hành phân tích tình hình thanh toán công nợ Hiện tại ở Công ty TNHH Thanh Quang chƣa tiến hành phân tích công nợ, phân tích khả năng thanh toán còn hạn chế. Vì vậy mà tình hình thanh toán và tình hình công nợ còn gặp nhiều khó khăn. Trong việc đòi nợ, Công ty chƣa có bộ phận chuyên trách để đòi nợ, phân loại tuổi nợ để việc thu hồi nợ đƣợc nhanh chóng.
82
- Thứ sáu, Công tác thu hồi nợ phải thu chƣa chặt chẽ.
Hiện nay các khoản nợ phải thu khá lớn công ty đang bị chiếm dụng vốn nhiều việc tăng cƣờng thu hồi nợ là rất cần thiết. Tuy nhiên công tác thu hồi nợ của công ty chƣa có một bộ phận chuyên trách trong công việc thu hồi nợ nên có rất nhiều khả năng nợ chƣa đƣợc thu hồi.
2.4.2.2. Nguyên nhân
- Do khó khăn về mặt tài chính và hạn chế về nhân sự.
- Do ban lãnh đạo doanh nghiệp chƣa quan tâm đúng mức tới công tác kế toán tại doanh nghiệp mình. Ngoài ra còn do nhân viên chƣa tham mƣu cho giám đốc về việc cập nhật những thay đổi.
- Do hạn chế về mặt nhân sự chƣa có một bộ phận chuyên đôn đúc nợ. - Do doanh nghiệp chƣa tìm hiểu kỹ nên chƣa biết đƣợc các lợi ích của chính sách chiết khấu.
- Công ty kinh doanh nhiều loại mặt hàng việc theo dõi chi tiết cho từng mặt hàng đòi hỏi tốn nhiều thời gian chi phí, nhân viên kế toán chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu về trình độ.
- Do trình độ của kế toán viên trong công ty vẫn còn những hạn chế nên nhiều khi họ còn chƣa nhận thức sâu sắc đƣợc về tầm quan trọng của việc thực hiện các chính sách thanh toán. Mặt khác đa số khách hàng của công ty là khách hàng quen biết lâu năm cho nên việc trích lập các khoản phải thu khó đòi không đƣợc đề xem xét đề xuất.
83
CHƢƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THANH QUANG