1.2 .Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 .Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.2.3. Phương pháp hạch toán
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành vào sổ chi tiết TK 131 đƣợc mở riêng cho từng khách hàng. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết và nhật ký chung tiến hành vào sổ cái. Sổ chi tiết phải thu khách hàng mở chi tiết cho từng khách hàng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp để tiện theo dõi tình hình công nợ với từng đối tƣợng khách hàng. Tất cả trƣờng hợp bán chịu, khách hàng ứng tiền trƣớc hay thu tiền ngay đều đƣợc hạch toán qua TK 131. Kế toán thực hiện mã hóa khách hàng để hạch toán chi tiết.
A. Trƣờng hợp khách hàng mua hàng, thanh toán sau:
Ví Dụ 1 : Ngày 24/11/2016 Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng
bộ Vĩnh Phúc mua 1 cái chân vịt máy 80 giá 5.000.000/1cái,1 bộ xoa trục 60 giá 2.500.000 /1 cái,căn chỉnh lại trục và lắp đặt : 1.500.000.Tổng tiền thanh toán chƣa bao gồm thuế GTGT 10% là: 9.000.000.Khách hàng chịu nợ.
Các chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế,Hóa đơn GTGT số 0000519 (Phụ lục
2.1)
Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Bán hàng” -> “ Hóa đơn bán hàng” -> “Mới”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
48
Giao diện 2.3: Giao diện hóa đơn bán hàng
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Ngày hạch toán: 24/11/2016 + Ngày lập chứng từ: 24/11/2016 + Số seri: TQ/11P
+ Số hóa đơn: 0000519
+ Mã khách: CTVP. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng bộ Vĩnh Phúc
+ Địa chỉ: Số 20-đƣờng Kim Ngọc-phƣờng Ngô Quyền-TP.Vĩnh Yên- T.Vĩnh Phúc
+ Ngƣời mua hàng: Phạm Văn Thiết + Diễn giải: Xuất bán hàng hóa + Mã nx(tk nợ): 13101
49 - Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng 1: TP4213 + Mã kho: KTP + Tên hàng: TP-Chân vịt máy 80 + Số lƣợng: 01
+ Đvt: Cái + Giá bán VNĐ: 5.000.000 + Mã hàng 2: TP3014 + Mã kho: KTP
+ Tên hàng: TP-Xoa trục phi 60 + Số lƣợng: 01
+ Đvt: Cái + Giá bán VNĐ: 2.500.000 + Mã hàng 3: 00402
+ Tên hàng : Công tháo dỡ và lắp đặt. + Đvt: công
+ Số tiền : 1.500.000 - Trong trang thuế khai báo
+ Mã thuế: 10. Máy tính sẽ tự động ghi rõ nhƣ khai báo thông tin ban đầu: 10%.
+ Tk Thuế: 13101/ 33311.
-Tiền hàng,tiền thuế,tổng tiền thanh toán : Máy tính tự động cập nhập. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế toán liên quan
50
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu, cầu nhấn “ Lƣu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem hóa đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in hóa đơn bán hàng.
B. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ 2 : Ngày 05/12/2016 Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.
Chứng từ liên quan gồm: Hóa đơn GTGT số 0000524 (Phụ lục 2.2),Hợp đồng kinh tế số 98/HĐKT (Phụ luc 2.3),Phiếu thu số 15800 (Phụ lục 2.4)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000524,kế toán hạch toán vào phần mềm nhƣ sau :
Bƣớc 1 : Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng,kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền”->”Thu tiền mặt” ->”Mới”.Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Giao diện 2.5: Giao diện thu tiền mặt
51
Bƣớc 2 : Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau : - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã đơn vị : CTY (máy tự động cập nhật)
+ Mã giao dịch : 2. Máy tính sẽ tự động hiện “Thu chi tiết theo khách hàng”
+ Ngày hạch toán: 05/12/2016 + Ngày lập chứng từ: 05/12/2016 + Số phiếu thu: 15800
+ Mã khách: CTCPKSTB. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty Cổ Phần Khoáng Sản Tây Bắc.
+ Địa chỉ: Bến Gót-Việt Trì-Phú Thọ. + Ngƣời nộptiền : Trần Minh Thái
+ Lý do nộp: Thu tiền hàng của công ty Tây Bắc. + TK nợ: 1111
- Trong trang hàng tiền khai báo: + Tk có: 13101
+ Ps có VND: 19.800.000 + Diễn giải: Thu tiền bán hàng
52
Giao diện 2.6: Giao diện nhập liệu Phiếu thu tiền mặt
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem phiếu thu của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in phiếu thu. (Phụ lục 2.5 )
C. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản
Ví Dụ 3 : Ngày 25/11/2016 Gia công lắp đặt máy inox nhà xƣởng cho công
ty cổ phần may Hùng Vƣơng.Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Chứng từ bao gồm : Hóa đơn GTGT số 0000520(Phụ lục 2.6),Giấy báo có của Ngân hàng,kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm theo trình tự sau : Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền”->“Thu qua ngân hàng” -
53
Giao diện 2.7: Giao diện thu qua ngân hàng
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã giao dịch : 2. Máy tính sẽ tự động hiện “Thu chi tiết theo khách hàng”
+ Ngày hạch toán: 25/11/2016 + Ngày lập chứng từ: 25/11/2016 + Số phiếu thu: 261
+ Mã khách: CTMHV. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty Cổ phần May Hùng Vƣơng
+ Địa chỉ: Gia Cẩm-Việt Trì-Phú Thọ + Ngƣời nộp tiền: Trần Thu Dung
+ Lý do nộp: Thu tiền hang của công ty Cổ phần may Hùng Vƣơng. + TK nợ: 11211
54 + Tk có: 13101
+ Ps có VND: 99.000.000 + Diễn giải: Thu tiền bán hàng
Giao diện 2.8: Giao diện nhập liệu Thu qua ngân hàng
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn“Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in giấy báo Có.(Phụ lục 2.7)
Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên các sổ sách liên quan đến phần hành, bao gồm các sổ sách nhƣ: Sổ chi tiết tài khoản 131, sổ cái tài khoản 131,… Kế toán có thể xem hoặc kết xuất ra các báo cáo, sổ sách liên quan tại bất kỳ thời điểm nào. Việc xem và in ra các báo cáo sổ sách đƣợc thực hiện tại Menu “Tổng hợp”→“Sổ sách theo hình thức NKC”cụ thể nhƣ sau:
55
- Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ
sách theo hình thức NKC”→“Sổ chi tiết các tài khoản” (Phụ lục 2.8)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết các tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 25/11/2016 đến ngày 05/12/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Giao diện 2.9: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 131
- Để xem sổ cái TK 131, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ
sách theo hình thức NKC”→“Sổ cái” (Phụ lục 2.9)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ cái”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 25/11/2016 đến ngày
05/12/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
56
Giao diện 2.10: Giao diện sổ cái tài khoản 131 2.2.2.4. Đối chiếu công nợ với khách hàng.
Công ty TNHH Thanh Quang thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng theo tháng đối với những khách hàng thƣờng xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng với những khách hàng mới.
Việc đối chiếu công nợ với khách hàng đƣợc phòng tài chính chủ động thực hiện. Đến cuối tháng hoặc sau khi thanh lý hợp đồng với khách hàng kế toán công nợ sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận số nợ còn phải trả công ty. Khi nhận đƣợc sự phản hồi từ phía khách hàng xác nhận thông tin trong Biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên Báo cáo quản trị về tình hình công nợ với khách hàng.
Ví dụ 4: Ngày 30/11/2016 thực hiện đối chiếu công nợ với Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng bộ Vĩnh Phúc.
Trình tự hạch toán trên phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA, kế toán chọn
“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”-->“Báo cáo công nợ phải thu”--> “Sổ chi tiết công nợ”
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ” máy tính sẽ hiển thị bảng thời gian, tài khoản, mã khách. Kế toán chọn “TK 13101”-->“ngày 24/11/2016
57
đến ngày 24/11/2016”-->“CTVP”. Tiếp theo nhấn “Nhận” phần mềm sẽ tổng
hợp số liệu.
Giao diện 2.11: Giao diện sổ chi tiết công nợ với khách hàng
Bƣớc 3: Để xem biên bản đối chiếu công nợ của nghiệp vụ vừa nhập, nhấn “In”trên thanh công cụ để xem và in Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng .
Bƣớc 4: Gửi Biên bản đối chiếu công nợ đến công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng bộ Vĩnh Phúc để xác nhận về số công nợ trên.
2.2.3. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp.
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng.
Trƣờng hợp trả ngay cho nhà cung cấp công ty hạch toán vào TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt và TK 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Trƣờng hợp trả trƣớc và trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331 – “Phải trả cho ngƣời bán” để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với ngƣời bán, ngƣời cung cấp lao vụ, dịch vụ. Đối với tài khoản phải trả ngƣời bán kế toán thanh toán của công ty mở chi tiết cho từng đối tƣợng nhà cung cấp. Cả các nhà cung cấp thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên có quan hệ thanh toán với công ty.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 211…
58
Để xem danh mục nhà cung cấp kế toán làm nhƣ sau : Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng kế toán chọn phân hệ “Mua
hàng”->”Danh mục”->”Nhà cung cấp”
Giao diện 2.12 : Giao diện danh mục nhà cung cấp 2.2.3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán.
a.Các chứng từ đƣợc sử dụng : - Hợp đồng, đơn đặt hàng.
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001).
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi..).
- Biên bản đối chiếu công nợ. - Biên bản bù trừ công nợ.
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)… - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào. b.Sổ sách kế toán sử dụng.
59 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 331
- Bảng cân đối chi tiết công nợ phải trả ngƣời bán
Công ty TNHH Thanh Quang áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán. Cũng nhƣ hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với ngƣời bán cũng đƣợc thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ tổng hợp.
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán.
Phƣơng pháp hạch toán Nhà cung cấp của công ty tƣơng đối nhiều vì đặc điểm riêng của công ty là khối lƣợng công trình nhiều. Kế toán thanh toán phải theo dõi tình hình thanh toán với ngƣời bán theo từng đối tƣợng và từng công trình xây dựng. Tùy theo từng đối tƣợng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thƣờng thì bù trừ công nợ, chuyển khoản, phƣơng phức phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế. Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 đƣợc mở riêng cho từng nhà cung cấp, đồng thời vào sổ nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết để tiến hành vào sổ cái TK 331. Kế toán thực hiện mã hóa ngƣời bán để hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp riêng.
A.Trƣờng hợp mua hàng, thanh toán sau
Ví dụ 5: Ngày 07/11/2016,mua hàng của công ty TNHH sản xuất và
thƣơng mại Inox Thịnh Hƣng nhập kho theo hóa đơn GTGT số 0001111(Phụ
lục 2.10).Trị giá trên hóa đơn chƣa bao gồm thuế GTGT 10% là 17.727.060
đồng.Chƣa thanh toán
Trình tự hạch toán vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Mua hàng” -> “ Hóa đơn mua hàng” -> “Mới”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
60 + Ngày lập pn: 07/11/2016 + Số phiếu nhập : 1475
+ Mã khách: CTTH. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Inox Thịnh Hƣng.
+ Địa chỉ: Số 8,Ngõ 122,Phố Ô Cách,Phƣờng Việt Hƣng,Quận Long Biên,Thành phố Hà Nội.
+ Ngƣời giao hàng: Tạ Thu Hà
+ Diễn giải: Nhập mua hàng theo HĐ số 0001111 + TK có: 33102
- Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: CTTH. Sau khi nhập mã hàng, máy tính tự hiện tên hàng: Cuộn Inox 304,
+ Đơn vị tính: Kg, Mã kho: K1 + Số lƣợng: 390
+ Đơn giá VND: 45454
Sau khi nhập số lƣợng và đơn giá thì máy tính sẽ tự tính thành tiền: 17.727.060 + TK nợ: 1561
61
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên sổ sách kế toán.
Bƣớc 4: Để xem Phiếu nhập mua hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in Phiếu nhập mua hàng (Trích) (Phụ lục 2.11)
B. Trƣờng hợp thanh toán với ngƣời bán bằng tiền mặt
Ví dụ 6 : Ngày 18/11/2016 Thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH
Thƣơng mại Chiến Phƣơng bằng tiền mặt,số tiền : 18.808.020 đồng.
Chứng từ liên quan : Hóa đơn GTGT số 0000360 (Phụ lục 2.12),Phiếu chi (Phụ
lục 2.13)
Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền” ->“Chi tiền mặt” ->“Mới”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu
62
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: