1.2 .Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 .Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
3.3. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán tạ
tại công ty TNHH Thanh Quang.
- Tổ chức kế toán trong doanh nghiệp có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào các chiến lƣợc phát triển, vào cách tổ chức bộ máy kế toán trong công ty. Do vậy để hoàn thiện công tác kế toán nói chung, kế toán thanh toán nói riêng công ty cần:
- Doanh nghiệp cần có biện pháp mở rộng thị trƣờng tiêu thụ giúp tăng nhanh khối lƣợng hàng hóa tiêu thụ, tăng doanh thu bán hàng và góp phần tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
- Hoàn thiện và áp dụng thƣờng xuyên các chính sách chiết khấu thanh toán cho khách hàng nhằm khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn
85
- Đối với những khoản phải trả nhà cung cấp kế toán thanh toán cần chú ý đến thời hạn thanh toán ghi trên hợp đồng để thanh toán đúng thời hạn và đƣợc hƣởng mức chiết khấu có lợi nhất cho công ty.
- Nâng cao trình độ của kế toán viên trong công ty trong công việc kế toán và trong cả công tác tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo. Nhƣ vậy các kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo đƣợc tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trƣờng, lãi suất, giá cả… từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đƣa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cƣờng công tác bán hàng của công ty.
Kế toán thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp là một trong những phần hành kế toán quan trọng đối với một doanh nghiệp bất kỳ, đặc biệt là doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại. Nó có ảnh hƣởng không nhỏ tới hiệu quả kinh doanh, tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì vậy, phải hoàn thiện đổi mới không ngừng công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng . Và sau đây, em xin đƣa ra một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán nợ phải trả nhà cung cấp và nợ phải thu của khách hàng:
Giải pháp 01: Nâng cao trình độ của kế toán viên trong công ty.
Doanh nghiệp cần phải nâng cao trình độ của kế toán viên trong công việc kế toán và trong cả công tác tham mƣu, tƣ vấn cho lãnh đạo. Nhƣ vậy các kế toán trong công ty không chỉ thành thạo về mặt nghiệp vụ kế toán mà còn có khả năng dự báo đƣợc tình hình kinh tế, nhu cầu của thị trƣờng, lãi suất, giá cả… từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan trong quá trình kinh doanh và giúp ban giám đốc đƣa ra các quyết định đúng đắn trong việc tăng cƣờng công tác bán hàng của công ty.
86
Giải pháp 02 : Các chứng từ phải có đầy đủ chữ kí của các bộ phận có liên quan.
Việc cập nhật chứng từ phải đƣợc thực hiện hàng ngày không chỉ với những chứng từ có giá trị lớn mà còn với cả những chứng từ có giá trị nhỏ.
Các chứng từ nhƣ phiếu thu, phiếu chi cần có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan tránh xảy ra gian lận.
Ví dụ : Ngày 5/12/2016 Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc thanh toán tiền mua hàng,công ty viết phiếu thu số 15800.Phiếu thu không có đầy đủ chữ kí của giám đốc.(Trích)(Phụ lục 2.4)
Giải pháp 03: Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ.
a. Đối với các khoản phải thu.
Để kiểm soát các khoản nợ phải thu của khách hàng một cách hiệu quả thì công ty cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ đầy đủ và hữa hiệu. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chuẩn và hữu hiệu về các khoản phải thu và nghiệp vụ bán hàng thƣờng đòi hỏi tách biệt các chức năng và phân nhiệm cho từng cá nhân, hay bộ phận khác nhau phụ trách. Trong chu trình này có thể phân chia nhƣ sau:
- Lập lệnh bán hàng (phiếu xuất kho). - Phê chuẩn việc bán chịu
- Xuất kho - Gửi hàng đi - Lập hóa đơn - Kiểm tra hóa đơn
- Giữ sổ kế toán tổng hợp - Giữ sổ kế toán chi tiết.
- Chuẩn y các khoản hàng bán bị trả lại hay giảm giá - Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. - Cho phép xóa sổ các khoản nợ không thu hồi đƣợc.
87
Khi mức độ phân nhiệm càng cao thì các sai phạm càng dễ bị phát hiện thông qua sự kiểm tra tƣơng hỗ giữa các phần hành, hay khi đối chiếu tài liệu giữa các bộ phận khác nhau, và do đó sẽ giảm đƣợc tối đa các hành vi gian lận.
Cụ thể để minh họa về tổ chức kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ bán hàng đặc biệt là bán chịu, em xin trình bày tóm tắt các bƣớc công việc nhƣ sau:
Thứ nhất: Kiểm tra đơn đặt hàng
Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến, các bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt lại đơn đặt hàng về số lƣợng, chủng loại để xác định về khả năng cung ứng đúng hạn của mình và lập lệnh bán hàng (hay phiếu xuất kho).
Thứ hai: Phê chuẩn việc bán chịu
Trƣớc khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau từ trong và ngoài doanh nghiệp, bộ phận phụ trách tín dụng cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để ra quyết định chuẩn y. Đây là một thủ tục kiểm soát quan trọng để đảm bảo khả năng thu hồi nợ phải thu của công ty.
Thứ ba: Xuất kho hàng hóa
Căn cứ lệnh bán hàng đã đƣợc phê chuẩn bởi bộ phận tín dụng, thủ kho sẽ xuất hàng cho bộ phận phụ trách gửi hàng.
Thứ tư: Chức năng gửi hàng
Khi xuất hàng – ngoài sự kiểm tra của thủ kho và của ngƣời nhận - bộ phận bảo vệ cũng phải kiểm toán về lƣợng hàng hóa đƣợc giao.
Sau đó bộ phận gửi hàng sẽ lập vận đơn và gửi cho khách hàng. Đồng thời các vận đơn đƣợc ghi vào sổ gửi hàng trƣớc khi chuyển sang cho bộ phận lập hóa đơn.
Thứ năm: Lập hóa đơn
Do hóa đơn là một phƣơng tiện thông tin cho khách hàng về số tiền mà họ sẽ trả, nên nó cần đƣợc lập chính xác và đúng thời gian. Thông thƣờng thì hóa đơn đƣợc lập bởi một bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng. Bộ phận độc lập này có trách nhiệm:
88 - Đánh số thứ tự các chứng từ gửi hàng
- So sánh lệnh bán hàng với chứng từ gửi hàng, đơn đặt hàng và các thông báo điều chỉnh (nếu có).
- Ghi tất cả những dữ liệu này vào hóa đơn.
- Ghi giá vào hóa đơn dựa trên cơ sở bảng giá hiện hành của doanh nghiệp. - Tính ra số tiền cho từng loại và cho cả hóa đơn.
Trƣớc khi gửi hàng cho khách hàng, cần kiểm tra lại về số liệu ghi trên hóa đơn.
Tổng cộng hóa đơn phát hành từng ngày sẽ đƣợc ghi vào tài khoản tổng hợp trên sổ cái. Từng hóa đơn đƣợc sử dụng để ghi vào tài khoản chi tiết để theo dõi công nợ của khách hàng.
Thứ sáu: Theo dõi thanh toán
Sau khi hóa đơn đã đƣợc lập và hàng hóa đã xuất giao cho khách hàng, thì có hai trƣờng hợp: nếu là nghiệp vụ bàn hàng thu tiền ngay thì chu trình đến đây là kết thúc, còn nếu là nghiệp vụ bán chịu thì kế toán sẽ phải tiếp tục theo dõi các khoản phải thu.
Để tiện theo dõi thanh toán, cần phải liệt kê các khoản nợ theo từng nhóm tuổi để từ đó lập chƣơng trình thu nợ, thƣờng chƣơng trình này do bộ phận tín dụng đảm trách. Ngoài ra, để giảm thiểu các sai phạm thì cần phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế toán chi tiết công nợ và kế toán tổng hợp. Tuy nhiên cần lƣu ý rằng gian lận vẫn có thể xảy ra nếu có sự thông đồng giữa họ với nhau.
Thứ bảy: Chuẩn y hàng bán bị trả lại và giảm giá
Khi nào khách hàng không hài lòng với số hàng hóa nhận đƣợc vì bị sai quy cách hay kém phẩm chất, họ có thể gửi trả lại cho doanh nghiệp. Vì thế tại các doanh nghiệp cần có bộ phận độc lập chịu trách nhiệm vể tiếp nhận hàng bị trả lại, xét duyệt các khoản giảm giá, cũng nhƣ khấu trừ công nợ liên quan đến số hàng này.
89
Thứ tám: Cho phép xóa sổ những khoản nợ không thu hồi được
Khi không còn hy vọng thu hồi đƣợc về các khoản phải thu, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để chuẩn y việc khóa sổ các khoản nợ này. Căn cứ vào đó, bộ phận kế toán sẽ ghi chép vào sổ sách.
b. Đối với quá trình mua hàng.
Kiểm soát nội bộ là một khâu quan trọng trong mọi chu trình. Đặc biệt trong chu trình mua hàng và thanh toán qua đó đẩy mạnh hiệu quả của kế toán thanh toán.
Một chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm: - Quá trình hình thành Đơn đặt hàng
- Nhận hàng
- Tồn trữ hàng hóa tại kho
- Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán - Thanh toán tiền
Để chu trình mua hàng và thanh toán diễn ra thuận lợi thì công ty cần xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ đối với từng khâu trong một chu trình mua hàng. Cụ thể:
Thứ nhất: Quá trình hình thành đơn đặt hàng
Đối với một quá trình kiểm soát nội bộ tốt thì công ty cần lập một bộ phận mua hàng để xét duyệt mọi nghiệp vụ mua và đảm bảo hợp lý về giá cả, chất lƣợng của nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ đƣợc mua. Nhƣ vậy, việc mua hàng luôn phải có sự phê chuẩn đúng đắn để đảm bảo rằng hàng hoá đƣợc mua sẽ đúng theo mục đích của công ty, tránh tình trạng mua quá nhiều hoặc mua những mặt hàng không cần thiết,....
Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ soạn thảo phiếu đề nghị mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng. Sau khi phê chuẩn bộ phận này sẽ lập đơn đặt hàng và gửi ngƣời bán, hoặc tổ chức đấu thầu tuỳ theo phƣơng thức mua hàng đã đƣợc xác lập. Các chứng từ mua hàng cần thiết:
- Phiếu đề nghị mua hàng: Là phiếu yêu cầu cung ứng về hàng hoá của bộ phận có trách nhiệm. Phiếu này có thể đƣợc lập khi có nhu cầu đột xuất hay
90
thƣờng xuyên. Ví dụ thủ kho sẽ tự lập khi mà lƣợng hàng tồn kho đã giảm xuống bằng một định mức đã đƣợc ấn định.
- Đơn đặt hàng: Căn cứ theo phiếu đề nghị mua hàng, bộ phận mua hàng sẽ phê chuẩn hành vi mua và lập đơn đặt hàng để gửi cho ngƣời bán. Mọi đơn đặt hàng phải đƣợc đánh số trƣớc, mẫu phải đƣợc thiết kế đầy đủ các cột và diện tích cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót khi soạn thảo và dẫn đến các khoản nợ hay tranh chấp sau này. Phải ghi rõ mọi thông tin có liên quan đến hàng hoá mà công ty có ý định mua: số lƣợng, chủng loại, chất lƣợng, quy cách, giá cả của các mặt hàng cụ thể, thời điểm nhận hàng....
- Bảng báo giá: Căn cứ theo dự toán và để đặt hàng với giá cả tốt nhất thì công ty cần xin báo giá của ít nhất 03 nhà cung cấp với cùng một loại mặt hàng. Từ đó lựa chọn cho mình nhà cung cấp với mức giá cả phù hợp đối với từng mặt hàng.
Thứ hai: Nhận hàng hóa
Khi nhận hàng hoá, một bộ phận nhận hàng sẽ phải kiểm tra về mẫu mã, số lƣợng, thời gian đến và các điều kiện khác và lập báo cáo nhận hàng, các nhân viên nhận hàng phải độc lập với kho và phòng kế toán. Hàng phải đƣợc kiểm soát chặt chẽ từ lúc nhận hàng cho đến khi chuyển đi nhập kho
Bộ phận nhận hàng sẽ lập báo cáo nhận hàng. Đó là bằng chứng nhận hàng và kiểm tra hàng hoá, dùng để theo dõi thanh toán. Báo cáo này phải nêu rõ về loại hàng, số lƣợng nhận, ngày nhận, các sự kiện liên quan khác. Sau đó báo cáo nhận hàng thƣờng đƣợc gửi cho bộ phận mua hàng, bộ phận kho và kế toán công nợ.
Thứ ba: Tồn trữ hàng hóa tại kho
Từ khi nhận hàng về kho, hàng sẽ đƣợc tồn trữ cho đến khi xuất ra để bán. Cần chú ý xác lập quy trình bảo quản, tồn trữ để hàng hoá giảm hao hụt, không bị giảm phẩm chất.
91
Thứ tư: Ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán
Trong bộ phận kế toán nợ phải trả, các chứng từ cần đƣợc đóng dấu ngày nhận. Các chứng từ thanh toán và các chứng từ khác phát sinh tại bộ phận này phải đƣợc kiểm soát bằng cách đánh số thứ tự trƣớc khi sử dụng. Ở mỗi công đoạn kiểm tra, ngƣời thực hiện phải ghi ngày và ký tên để xác nhận trách nhiệm của mình.
Thứ năm: Thanh toán tiền
Việc xét duyệt chi quỹ để thanh toán cho ngƣời bán sẽ do bộ phận tài vụ thực hiện. Sự tách rời giữa hai chức năng là kiểm tra và chấp nhận thanh toán (bộ phận kế toán đảm nhận) và xét duyệt chi quỹ thanh toán (Bộ phận tài vụ đảm nhận) là một biện pháp kiểm soát nhằm ngăn chặn các sai phạm. Cuối tháng bộ phận kế toán nợ phải trả cần đối chiếu giữa sổ chi tiết với ngƣời bán và sổ cái. Việc đối chiếu này đƣợc thực hiện trên bảng tổng hợp chi tiết và bảng này đƣợc lƣu lại để làm bằng chứng là đã đối chiếu.
Giải pháp 04: Áp dụng chiết khấu thanh toán đối với các khoản phải thu khách hàng trả trước thời hạn để đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ
Chiết khấu thanh toán là khoản mà ngƣời bán giảm trừ cho ngƣời mua khi thanh toán trƣớc thời hạn. Chiết khấu thanh toán không liên quan tới giá trị của hàng hóa hay khối lƣợng công trình xây lắp chỉ liên quan tới khoản phải thu và khoản chiết khấu đó đƣợc coi nhƣ một khoản chi phí tài chính. Chiết khấu thanh toán đƣợc hạch toán khi khách hàng thanh toán trong hoặc trƣớc thời hạn ghi trong hợp đồng mua bán.
Tác dụng của chiết khấu thanh toán thúc là thúc đẩy quá trình thu hồi nợ khuyến khích khách hàng trong việc thanh toán nợ sớm hơn so với thời hạn đã thỏa thuận trong hợp đồng. Điều này giúp cho vốn đƣợc quay vòng nhiều, thời gian thu hồi vốn nhanh.
Qua tình hình thực tế của công ty cho thấy, hầu hết các khách hàng của Công ty đều mua chịu, rất ít khách hàng trả tiền ngay, có một số còn trả chậm theo thỏa thuận của hai bên. Do vậy, sử dụng chính sách chiết khấu trong thanh toán tại Công ty là rất thiết thực.
92
Sau đây, em xin đƣa ra các tỷ lệ chiết khấu thanh toán qua bảng sau:
Bảng 3.1: Tỷ lệ chiết khấu
STT Hạn thanh toán Tỷ lệ chiết khấu (Tính trên
tổng giá thanh toán)
1 Thanh toán ngay hoặc dƣới 5 ngày 1,5%
2 Thanh toán từ 5 đến 15 ngày 1%
3 Thanh toán sau 15 ngày 0%
Việc áp dụng chiết khấu trong thanh toán giúp cải thiện đƣợc tình hình thu hồi nợ phải thu khách hàng của công ty.
Để phản ánh chiết khấu thanh toán kế toán sử dụng tài khoản TK 635 – Chi phí tài chính, khi khách hàng đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán kế toán hạch toán nhƣ sau:
Nợ TK 111: Số tiền thực thu
Nợ TK 635: Chiết khấu thanh toán khách hàng đƣợc hƣởng Có TK 131: Tổng số nợ phải thu của khách hàng Cuối kỳ, kế toán kết chuyển nhƣ sau:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 635: Chiết khấu thanh toán trong kỳ
Giải pháp 05: Tiến hành phân tích công nợ,tình hình thanh toán trong doanh nghiệp để đảm bảo về mặt tài chính cũng như tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn quá cao gây thất thoát cho công ty.
Trong kinh doanh vấn đề làm cho các nhà kinh doanh lo ngại là các khoản