1.2 .Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 .Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.3.4. Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Để làm tốt chức năng thông tin của mình kế toán công nợ phải tổ chức theo dõi chặt chẽ các khoản phải trả chi tiết theo từng đối tƣợng nhà cung cấp, từng khoản nợ và từng thời gian thanh toán tránh tình trạng nợ đọng gây ảnh hƣởng lớn đến tình hình tài chính của công ty. Đối với những nhà cung cấp có quan hệ giao dịch mua thƣờng xuyên hoặc có số dƣ nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối niên độ kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu các khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn nợ thông qua Biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Trong quan hệ thanh toán đối với nhà cung cấp của Công ty TNHH Thanh Quang, công tác đối chiếu công nợ đƣợc thực hiện hàng tháng đối với nhà cung cấp có quan hệ thƣờng xuyên với công ty. Đối với các nhà cung cấp không thƣờng xuyên thì đối chiếu công nợ đƣợc công ty cùng với ngƣời bán thực hiện ngay sau mỗi lần thanh lý hợp đồng. Việc đối chiếu công nợ đƣợc thực hiện bởi kế toán công nợ dựa trên cơ sở Biên bản đối chiếu công nợ do nhà cung cấp gửi đến. Kế toán kiểm tra thông tin, đối chiếu với thực tế tại đơn vị để xác nhận số nợ xem có khớp với số liệu mà nhà cung cấp đƣa ra không để có phản hồi phù hợp gửi lại cho ngƣời bán.
Ví dụ 8: Ngày 31/12/2016, kế toán công nợ thực hiện đối chiếu công nợ
với công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Inox Thịnh Hƣng.Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Kế toán vào phân hệ “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả”
->“Báo cáo công nợ theo nhà cung cấp”-->“Sổ đối chiếu công nợ”.Máy tính sẽ hiển thị giao diện:
Bƣớc 2: Sau khi chọn sổ đối chiếu công nợ, máy tính sẽ hiện lên bảng thời gian, tài khoản, mã khách. Kế toán chọn Tài khoản “33102”, thời gian từ
69
Giao diện 2.20: Giao diện sổ chi tiết công nợ với nhà cung cấp
Bƣớc 3: Để xem biên bản đối chiếu công nợ của nghiệp vụ vừa nhập, nhấn “In”trên thanh công cụ để xem và in Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng.
Bƣớc 4: Gửi Biên bản đối chiếu công nợ đến công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Inox Thịnh Hƣng để xác nhận về số công nợ trên.