1.2 .Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 .Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
Trƣờng hợp trả ngay cho nhà cung cấp công ty hạch toán vào TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt và TK 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Trƣờng hợp trả trƣớc và trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331 – “Phải trả cho ngƣời bán” để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với ngƣời bán, ngƣời cung cấp lao vụ, dịch vụ. Đối với tài khoản phải trả ngƣời bán kế toán thanh toán của công ty mở chi tiết cho từng đối tƣợng nhà cung cấp. Cả các nhà cung cấp thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên có quan hệ thanh toán với công ty.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 211…
58
Để xem danh mục nhà cung cấp kế toán làm nhƣ sau : Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng kế toán chọn phân hệ “Mua
hàng”->”Danh mục”->”Nhà cung cấp”
Giao diện 2.12 : Giao diện danh mục nhà cung cấp 2.2.3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán.
a.Các chứng từ đƣợc sử dụng : - Hợp đồng, đơn đặt hàng.
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001).
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm chi, lệnh chi..).
- Biên bản đối chiếu công nợ. - Biên bản bù trừ công nợ.
- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 – VT)… - Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào. b.Sổ sách kế toán sử dụng.
59 - Sổ Nhật ký chung
- Sổ Cái TK 331
- Bảng cân đối chi tiết công nợ phải trả ngƣời bán
Công ty TNHH Thanh Quang áp dụng hình thức Nhật ký chung kết hợp với phần mềm kế toán. Cũng nhƣ hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp thanh toán với ngƣời bán cũng đƣợc thực hiện thông qua phần mềm kế toán. Kế toán tiến hành nhập dữ liệu và máy tính sẽ tự động tổng hợp vào sổ tổng hợp.
2.2.3.3. Phương pháp hạch toán.
Phƣơng pháp hạch toán Nhà cung cấp của công ty tƣơng đối nhiều vì đặc điểm riêng của công ty là khối lƣợng công trình nhiều. Kế toán thanh toán phải theo dõi tình hình thanh toán với ngƣời bán theo từng đối tƣợng và từng công trình xây dựng. Tùy theo từng đối tƣợng mà công ty có chính sách thanh toán khác nhau, thƣờng thì bù trừ công nợ, chuyển khoản, phƣơng phức phụ thuộc vào hợp đồng kinh tế. Khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán với ngƣời bán kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành ghi sổ chi tiết TK 331 đƣợc mở riêng cho từng nhà cung cấp, đồng thời vào sổ nhật ký chung. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết để tiến hành vào sổ cái TK 331. Kế toán thực hiện mã hóa ngƣời bán để hạch toán chi tiết cho từng nhà cung cấp riêng.
A.Trƣờng hợp mua hàng, thanh toán sau
Ví dụ 5: Ngày 07/11/2016,mua hàng của công ty TNHH sản xuất và
thƣơng mại Inox Thịnh Hƣng nhập kho theo hóa đơn GTGT số 0001111(Phụ
lục 2.10).Trị giá trên hóa đơn chƣa bao gồm thuế GTGT 10% là 17.727.060
đồng.Chƣa thanh toán
Trình tự hạch toán vào phần mềm kế toán nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Mua hàng” -> “ Hóa đơn mua hàng” -> “Mới”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
60 + Ngày lập pn: 07/11/2016 + Số phiếu nhập : 1475
+ Mã khách: CTTH. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại Inox Thịnh Hƣng.
+ Địa chỉ: Số 8,Ngõ 122,Phố Ô Cách,Phƣờng Việt Hƣng,Quận Long Biên,Thành phố Hà Nội.
+ Ngƣời giao hàng: Tạ Thu Hà
+ Diễn giải: Nhập mua hàng theo HĐ số 0001111 + TK có: 33102
- Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng: CTTH. Sau khi nhập mã hàng, máy tính tự hiện tên hàng: Cuộn Inox 304,
+ Đơn vị tính: Kg, Mã kho: K1 + Số lƣợng: 390
+ Đơn giá VND: 45454
Sau khi nhập số lƣợng và đơn giá thì máy tính sẽ tự tính thành tiền: 17.727.060 + TK nợ: 1561
61
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên sổ sách kế toán.
Bƣớc 4: Để xem Phiếu nhập mua hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in Phiếu nhập mua hàng (Trích) (Phụ lục 2.11)
B. Trƣờng hợp thanh toán với ngƣời bán bằng tiền mặt
Ví dụ 6 : Ngày 18/11/2016 Thanh toán tiền mua hàng cho Công ty TNHH
Thƣơng mại Chiến Phƣơng bằng tiền mặt,số tiền : 18.808.020 đồng.
Chứng từ liên quan : Hóa đơn GTGT số 0000360 (Phụ lục 2.12),Phiếu chi (Phụ
lục 2.13)
Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền” ->“Chi tiền mặt” ->“Mới”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu
62
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã giao dịch: 2. Máy tính sẽ tự động hiện “Chi khác cho 1 khách” + Ngày hạch toán: 18/11/2016
+ Ngày lập chứng từ: 18/11/2016 + Số phiếu chi: 1058
+ Mã khách: CTYCP. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty TNHH Thƣơng mại Chiến Phƣơng.
+ Địa chỉ: Tổ 3-Bến Gót-Việt Trì-Phú Thọ. + Ngƣời nhận tiền: Nguyễn Minh Anh + Lý do chi: Chi mua hàng
+ TK có: 1111
- Trong trang hàng tiền khai báo: + Tk nợ: 33101
+ Ps nợ VND: 18.808.020
63
Giao diện 2.15: Giao diện nhập liệu Phiếu chi tiền mặt
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu nhấn “ Lƣu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem phiếu chi của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in phiếu chi.
C. Trƣờng hợp thanh toán với nhà cung cấp bằng chuyển khoản
Ví dụ 7 : Ngày 23/11/2016 Công ty TNHH Thanh quang thanh toán tiền mua
hàng cho công ty TNHH Thƣơng mại Chiến Phƣơng,số tiền : 142.000.000,đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền”->“Chi qua ngân hàng” -
>“Mới”.Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
64 + Ngày hạch toán: 23/11/2016 + Ngày lập chứng từ: 23/11/2016 + Số phiếu chi: 205
+ Mã khách: CTYCP. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu.
+ Địa chỉ: Bến Gót-Việt Trì-Phú Thọ.
+ Ngƣời nhận tiền: Công ty TNHH Thƣơng mại Chiến Phƣơng + Lý do chi: Trả tiền mua thép
+ TK có: 11211
- Trong trang hàng tiền khai báo: + Tk nợ: 33101
+ Ps nợ VND: 142.000.000 + Diễn giải: Trả tiền mua thép
Giao diện 2.16: Giao diện nhập liệu chi qua ngân hàng
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu, cầu nhấn “ Lƣu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem Ủy nhiệm chi của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in Ủy nhiệm chi.
65
Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên các sổ sách liên quan đến phần hành, bao gồm các sổ sách nhƣ: Sổ chi tiết tài khoản tài khoản 331, sổ cái tài khoản 331,… Kế toán có thể xem hoặc kết xuất ra các báo cáo, sổ sách liên quan tại bất kỳ thời điểm nào. Việc xem và in ra các báo cáo sổ sách đƣợc thực hiện tại Menu “Tổng hợp”→“Sổ sách theo hình thức NKC”cụ thể nhƣ sau:
- Để xem sổ chi tiết TK 331, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ sách theo hình thức NKC”→“Sổ chi tiết các tài khoản”(Phụ lục 2.8)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết các tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 18/11/2016 đến ngày 23/11/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Giao diện 2.17: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 331
- Để xem sổ cái TK 331, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ sách theo hình thức NKC”→“Sổ cái”(Phụ lục 2.9)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ cái”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 331, thời gian từ 18/11/2016 đến ngày
66
23/11/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Giao diện 2.18: Giao diện sổ cái tài khoản 331
- Để xem sổ nhật ký chung, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ sách theo hình thức NKC”→“Sổ nhật ký chung”(Phụ lục 2.14)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ nhật ký chung”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, thời gian từ 18/11/2016 đến ngày
05/12/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
67
68