1.2 .Một số vấn đề kế toán thanh toán tại doanh nghiệp
1.2.1 .Vai trò, nhiệm vụ cuả kế toán thanh toán
2.2. Thực trạng công tác kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.1. Đặc điểm kế toán thanh toán tại công ty TNHH Thanh Quang
2.2.1.1. Đặc điểm quan hệ thanh toán với khách hàng tại công ty.
Công ty TNHH Thanh Quang là công ty gia công cơ khí, sửa chữa vận tải thủy bộ,sửa chữa trung đại tu máy móc thiết bị,sản xuất 1 số thiết bị cho ngành xây dựng, công trình dân dụng và công nghiệp để đảm bảo lƣợng hàng hoá phục vụ cho khách hàng công ty thƣờng sản xuất với số lƣợng lớn. Với nhiều mối quan hệ mua bán có cả khách hàng thƣờng xuyên nhƣ: Công ty TNHH MTV Thƣơng mại Đồng Tâm,Doanh nghiệp tƣ nhân Phƣợng Phí,Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc...Thị trƣờng tiêu thụ hàng hoá của Công ty chủ yếu diễn ra trong nƣớc, khách hàng của Công ty là các doanh nghiệp, nhà máy sản xuất, nhà tiêu dùng trực tiếp….Vì vậy việc thanh toán tiền hàng của công ty với khách hàng chủ yếu là trả trƣớc, trả ngay và trả chậm trong một thời gian ngắn quy định trong hợp đồng.
2.2.1.2. Đặc điểm quan hệ thanh toán với nhà cung cấp tại công ty
Do Công ty kinh doanh đa dạng với nhiều loại hàng hóa khác nhau, nên việc mua hàng hóa đầu vào phục vụ cho duy trì hoạt động kinh doanh cũng mang tính chất đặc thù của từng dịch vụ theo nhu cầu của thị trƣờng. Hàng hóa mà công ty thƣờng mua là các loại vật liệu xây dựng nhƣ: thép ống,thép hộp,tôn,cuộn inox....
Phƣơng thức mua hàng của công ty là mua hàng trực tiếp và mua hàng trả chậm. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, công ty cử cán bộ đơn vị mua hàng mang giấy giới thiệu nhận hàng đến đơn vị bán hàng để nhận theo quy định trong hợp đồng hay mua hàng trực tiếp tại cơ sở sản xuất và chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp. Với trƣờng hợp trả chậm (áp dụng với những nhà cung cấp mà công ty có mối quan hệ truyền thống lâu năm) công ty sẽ thanh toán số tiền tƣơng ứng với lƣợng hàng đã mua sau khoảng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng, thƣờng là từ 10 đến 30 ngày tùy theo nhà cung cấp.
45
Các nhà cung cấp chính của công ty chủ yếu là các nhà sản xuất trong nƣớc và các doanh nghiệp thƣơng mại trên toàn quốc. Đồng thời công ty còn thƣờng xuyên tìm hiểu các nhà cung cấp mới để tìm đƣợc các đối tác có hợp đồng chất lƣợng mang tính lâu dài, cùng đó có thể hƣởng ƣu đãi từ mong muốn thu hút khách của các nhà cung cấp mới gia nhập thị trƣờng. Cụ thể có các nhà cung cấp thƣờng xuyên nhƣ: Công ty TNHH thƣơng mại Chiến Phƣơng,Công ty TNHH Thắm Thủy,Công ty TNHH sản xuất và thƣơng mại inox Thịnh Hƣng...
2.2.2. Kế toán thanh toán với khách hàng.
2.2.2.1. Tài khoản sử dụng.
Tài khoản 131 - Các khoản phải thu khách hàng
Các khoản phải thu của khách hàng kế toán thanh toán của doanh nghiệp theo dõi chi tiết theo từng đối tƣợng khách hàng, theo khoản nợ và từng lần thanh toán.
Cụ thể ở doanh nghiệp những khách hàng có quan hệ giao dịch thƣờng xuyên hoặc có dƣ Nợ lớn thì định kỳ cần phải tiến hành kiểm tra đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh, đã thu hồi và số còn nợ, nếu cần có thể yêu cầu khách hàng xác nhận nợ bằng văn bản. Phân loại nợ: nợ đúng hạn, nợ quá hạn, nợ khó đòi hoặc không có khả năng thu hồi có thể trích lập dự phòng hoặc có những biện pháp đối với khoản nợ không đòi đƣợc.
Để xem danh mục khách hàng kế toán làm nhƣ sau : Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng kế toán chọn phân hệ “Bán
46
Giao diện 2.2: Giao diện danh mục khách hàng 2.2.2.2. Chứng từ, sổ sách kế toán.
a, Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng, đơn đặt hàng
- Hóa đơn Giá trị gia tăng (Mẫu số 01GTKT3/001) - Hóa đơn bán hàng
- Phiếu giao hàng, phiếu xuất kho (Mẫu số 02 – VT) , phiếu báo giá - Bảng kê đối chiếu công nợ phải thu khách hàng
- Bảng kê hàng hóa, dịch vụ bán ra b, Sổ sách kế toán
- Sổ cái TK 131 (Mẫu số S03b – DNN) - Sổ chi tiết TK 131 (Mẫu số S20 – DNN) - Sổ nhật ký chung (Mẫu số S03a – DNN)
47
2.2.2.3. Phương pháp hạch toán.
Khi phát sinh các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng, kế toán thanh toán căn cứ vào các chứng từ gốc tiến hành vào sổ chi tiết TK 131 đƣợc mở riêng cho từng khách hàng. Cuối kỳ kế toán so sánh số liệu trên sổ chi tiết và nhật ký chung tiến hành vào sổ cái. Sổ chi tiết phải thu khách hàng mở chi tiết cho từng khách hàng có quan hệ mua bán với doanh nghiệp để tiện theo dõi tình hình công nợ với từng đối tƣợng khách hàng. Tất cả trƣờng hợp bán chịu, khách hàng ứng tiền trƣớc hay thu tiền ngay đều đƣợc hạch toán qua TK 131. Kế toán thực hiện mã hóa khách hàng để hạch toán chi tiết.
A. Trƣờng hợp khách hàng mua hàng, thanh toán sau:
Ví Dụ 1 : Ngày 24/11/2016 Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng
bộ Vĩnh Phúc mua 1 cái chân vịt máy 80 giá 5.000.000/1cái,1 bộ xoa trục 60 giá 2.500.000 /1 cái,căn chỉnh lại trục và lắp đặt : 1.500.000.Tổng tiền thanh toán chƣa bao gồm thuế GTGT 10% là: 9.000.000.Khách hàng chịu nợ.
Các chứng từ liên quan: Hợp đồng kinh tế,Hóa đơn GTGT số 0000519 (Phụ lục
2.1)
Trình tự hạch toán vào phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “ Bán hàng” -> “ Hóa đơn bán hàng” -> “Mới”. Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
48
Giao diện 2.3: Giao diện hóa đơn bán hàng
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Ngày hạch toán: 24/11/2016 + Ngày lập chứng từ: 24/11/2016 + Số seri: TQ/11P
+ Số hóa đơn: 0000519
+ Mã khách: CTVP. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng bộ Vĩnh Phúc
+ Địa chỉ: Số 20-đƣờng Kim Ngọc-phƣờng Ngô Quyền-TP.Vĩnh Yên- T.Vĩnh Phúc
+ Ngƣời mua hàng: Phạm Văn Thiết + Diễn giải: Xuất bán hàng hóa + Mã nx(tk nợ): 13101
49 - Trong trang hàng tiền khai báo:
+ Mã hàng 1: TP4213 + Mã kho: KTP + Tên hàng: TP-Chân vịt máy 80 + Số lƣợng: 01
+ Đvt: Cái + Giá bán VNĐ: 5.000.000 + Mã hàng 2: TP3014 + Mã kho: KTP
+ Tên hàng: TP-Xoa trục phi 60 + Số lƣợng: 01
+ Đvt: Cái + Giá bán VNĐ: 2.500.000 + Mã hàng 3: 00402
+ Tên hàng : Công tháo dỡ và lắp đặt. + Đvt: công
+ Số tiền : 1.500.000 - Trong trang thuế khai báo
+ Mã thuế: 10. Máy tính sẽ tự động ghi rõ nhƣ khai báo thông tin ban đầu: 10%.
+ Tk Thuế: 13101/ 33311.
-Tiền hàng,tiền thuế,tổng tiền thanh toán : Máy tính tự động cập nhập. Máy tính sẽ tự động xử lý số liệu và vào các sổ kế toán liên quan
50
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu, cầu nhấn “ Lƣu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem hóa đơn bán hàng của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in hóa đơn bán hàng.
B. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng tiền mặt.
Ví dụ 2 : Ngày 05/12/2016 Công ty cổ phần khoáng sản Tây Bắc thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt.
Chứng từ liên quan gồm: Hóa đơn GTGT số 0000524 (Phụ lục 2.2),Hợp đồng kinh tế số 98/HĐKT (Phụ luc 2.3),Phiếu thu số 15800 (Phụ lục 2.4)
Căn cứ vào Hóa đơn GTGT số 0000524,kế toán hạch toán vào phần mềm nhƣ sau :
Bƣớc 1 : Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng,kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền”->”Thu tiền mặt” ->”Mới”.Máy tính sẽ hiển thị giao diện nhập dữ liệu.
Giao diện 2.5: Giao diện thu tiền mặt
51
Bƣớc 2 : Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau : - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã đơn vị : CTY (máy tự động cập nhật)
+ Mã giao dịch : 2. Máy tính sẽ tự động hiện “Thu chi tiết theo khách hàng”
+ Ngày hạch toán: 05/12/2016 + Ngày lập chứng từ: 05/12/2016 + Số phiếu thu: 15800
+ Mã khách: CTCPKSTB. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty Cổ Phần Khoáng Sản Tây Bắc.
+ Địa chỉ: Bến Gót-Việt Trì-Phú Thọ. + Ngƣời nộptiền : Trần Minh Thái
+ Lý do nộp: Thu tiền hàng của công ty Tây Bắc. + TK nợ: 1111
- Trong trang hàng tiền khai báo: + Tk có: 13101
+ Ps có VND: 19.800.000 + Diễn giải: Thu tiền bán hàng
52
Giao diện 2.6: Giao diện nhập liệu Phiếu thu tiền mặt
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn “Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem phiếu thu của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in phiếu thu. (Phụ lục 2.5 )
C. Trƣờng hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản
Ví Dụ 3 : Ngày 25/11/2016 Gia công lắp đặt máy inox nhà xƣởng cho công
ty cổ phần may Hùng Vƣơng.Công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản.
Chứng từ bao gồm : Hóa đơn GTGT số 0000520(Phụ lục 2.6),Giấy báo có của Ngân hàng,kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm theo trình tự sau : Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng, kế toán chọn phân hệ “Vốn bằng tiền”->“Thu qua ngân hàng” -
53
Giao diện 2.7: Giao diện thu qua ngân hàng
Bƣớc 2: Kế toán tiến hành nhập đầy đủ các thông tin sau: - Khai báo đầy đủ các thông tin chung:
+ Mã giao dịch : 2. Máy tính sẽ tự động hiện “Thu chi tiết theo khách hàng”
+ Ngày hạch toán: 25/11/2016 + Ngày lập chứng từ: 25/11/2016 + Số phiếu thu: 261
+ Mã khách: CTMHV. Máy tính sẽ tự động ghi rõ tên đối tƣợng và các thông tin kèm theo theo nhƣ khai báo thông tin ban đầu – Công ty Cổ phần May Hùng Vƣơng
+ Địa chỉ: Gia Cẩm-Việt Trì-Phú Thọ + Ngƣời nộp tiền: Trần Thu Dung
+ Lý do nộp: Thu tiền hang của công ty Cổ phần may Hùng Vƣơng. + TK nợ: 11211
54 + Tk có: 13101
+ Ps có VND: 99.000.000 + Diễn giải: Thu tiền bán hàng
Giao diện 2.8: Giao diện nhập liệu Thu qua ngân hàng
Bƣớc 3: Sau khi nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu, nhấn“Lưu” để kết thúc. Máy tính sẽ tự cập nhật số liệu lên các sổ kế toán.
Bƣớc 4: Để xem giấy báo Có của nghiệp vụ vừa mới nhập vào phần mềm kế toán chọn “In” trên thanh công cụ để xem và in giấy báo Có.(Phụ lục 2.7)
Sau khi cập nhật số liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động lên các sổ sách liên quan đến phần hành, bao gồm các sổ sách nhƣ: Sổ chi tiết tài khoản 131, sổ cái tài khoản 131,… Kế toán có thể xem hoặc kết xuất ra các báo cáo, sổ sách liên quan tại bất kỳ thời điểm nào. Việc xem và in ra các báo cáo sổ sách đƣợc thực hiện tại Menu “Tổng hợp”→“Sổ sách theo hình thức NKC”cụ thể nhƣ sau:
55
- Để xem sổ chi tiết TK 131, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ
sách theo hình thức NKC”→“Sổ chi tiết các tài khoản” (Phụ lục 2.8)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết các tài khoản”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 25/11/2016 đến ngày 05/12/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
Giao diện 2.9: Giao diện sổ chi tiết tài khoản 131
- Để xem sổ cái TK 131, kế toán tiến hành các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ phần mềm SAS INNOVA, kế toán chọn “Tổng hợp”→“Sổ
sách theo hình thức NKC”→“Sổ cái” (Phụ lục 2.9)
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ cái”, màn hình hiện lên bảng chọn chi tiết thời gian để tập hợp số liệu, chọn TK 131, thời gian từ 25/11/2016 đến ngày
05/12/2016. Sau đó ấn “Nhận” để máy tính tổng hợp số liệu,bấm “Đồng ý” để xem phần mềm sẽ tự động cập nhật.
56
Giao diện 2.10: Giao diện sổ cái tài khoản 131 2.2.2.4. Đối chiếu công nợ với khách hàng.
Công ty TNHH Thanh Quang thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng theo tháng đối với những khách hàng thƣờng xuyên có quan hệ với công ty và đối chiếu theo hợp đồng với những khách hàng mới.
Việc đối chiếu công nợ với khách hàng đƣợc phòng tài chính chủ động thực hiện. Đến cuối tháng hoặc sau khi thanh lý hợp đồng với khách hàng kế toán công nợ sẽ lập Biên bản đối chiếu công nợ để khách hàng xác nhận số nợ còn phải trả công ty. Khi nhận đƣợc sự phản hồi từ phía khách hàng xác nhận thông tin trong Biên bản đối chiếu công nợ kế toán sẽ sử dụng để kịp thời điều chỉnh những sai sót trong quá trình theo dõi công nợ và lên Báo cáo quản trị về tình hình công nợ với khách hàng.
Ví dụ 4: Ngày 30/11/2016 thực hiện đối chiếu công nợ với Công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng bộ Vĩnh Phúc.
Trình tự hạch toán trên phần mềm nhƣ sau:
Bƣớc 1: Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA, kế toán chọn
“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu”-->“Báo cáo công nợ phải thu”--> “Sổ chi tiết công nợ”
Bƣớc 2: Sau khi chọn “Sổ chi tiết công nợ” máy tính sẽ hiển thị bảng thời gian, tài khoản, mã khách. Kế toán chọn “TK 13101”-->“ngày 24/11/2016
57
đến ngày 24/11/2016”-->“CTVP”. Tiếp theo nhấn “Nhận” phần mềm sẽ tổng
hợp số liệu.
Giao diện 2.11: Giao diện sổ chi tiết công nợ với khách hàng
Bƣớc 3: Để xem biên bản đối chiếu công nợ của nghiệp vụ vừa nhập, nhấn “In”trên thanh công cụ để xem và in Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng .
Bƣớc 4: Gửi Biên bản đối chiếu công nợ đến công ty cổ phần quản lý và sửa chữa đƣờng bộ Vĩnh Phúc để xác nhận về số công nợ trên.
2.2.3. Kế toán thanh toán với nhà cung cấp.
2.2.3.1. Tài khoản sử dụng.
Trƣờng hợp trả ngay cho nhà cung cấp công ty hạch toán vào TK 111 nếu thanh toán bằng tiền mặt và TK 112 nếu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
Trƣờng hợp trả trƣớc và trả sau kế toán sử dụng tài khoản 331 – “Phải trả cho ngƣời bán” để theo dõi các khoản nợ phải trả, tình hình thanh toán các khoản nợ của đơn vị với ngƣời bán, ngƣời cung cấp lao vụ, dịch vụ. Đối với tài khoản phải trả ngƣời bán kế toán thanh toán của công ty mở chi tiết cho từng đối tƣợng nhà cung cấp. Cả các nhà cung cấp thƣờng xuyên hay không thƣờng xuyên có quan hệ thanh toán với công ty.
Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan nhƣ: TK 111, TK 112, TK 152, TK 211…
58
Để xem danh mục nhà cung cấp kế toán làm nhƣ sau : Từ giao diện phần mềm kế toán SAS INNOVA công ty đang sử dụng kế toán chọn phân hệ “Mua
hàng”->”Danh mục”->”Nhà cung cấp”
Giao diện 2.12 : Giao diện danh mục nhà cung cấp 2.2.3.2. Chứng từ, sổ sách kế toán.
a.Các chứng từ đƣợc sử dụng : - Hợp đồng, đơn đặt hàng.
- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01GTKT3/001).
- Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt, séc chuyển khoản, ủy nhiệm