a) Thông báo sự cố.
Khi tàu được bảo hiểm xảy ra tai nạn, tổn thất người được bảo hiểm phải có nghĩa vụ thông báo ngay cho công ty bảo hiểm mọi thông tin liên quan đến tai nạn, tổn thất. Thông tin phải rõ ràng, chính xác, phản ánh thực tế tình huống đã và đang xảy ra. Ngoài ra, các thông tin này phải đáp ứng việc đánh giá, truy tìm nguyên nhân, xác định mức độ vi phạm ... Trên cơ sở các thông tin về sự cố, người bảo hiểm mong muốn người được bảo hiểm tham gia bàn bạc nhằm đề ra các biện pháp phòng ngừa, khắc phục sự cố tránh những tổn thất kế tiếp có thể xảy ra.
b) Thu thập hồ sơ.
Khi có sự cố, người được bảo hiểm phải thu thập hồ sơ gồm:
+ Kháng nghị hàng hải: nếu sự cố xảy ra trên biển thì kháng nghị hàng hải phải được trình trong vòng 24 giờ kể từ khi tàu tới cảng đầu tiên. Nếu sự cố xảy ra trong cảng thì phải trình kháng nghị hàng hải trong vòng 24 giờ kể từ khi xảy ra sự cố. Trường hợp không thể trình trong thời hạn nêu trên thì phải nêu rõ nguyên nhân chậm trễ trong kháng nghị hàng hải. Kháng nghị hàng hải nhất thiết phải có chữ ký của thuyền trưởng và 3 người làm chứng. Cơ quan đủ thẩm quyền xác nhận kháng nghị hàng hải là cảng vụ, cơ quan công chứng hay chính quyền địa phương.
+ Trích sao đầy đủ và chi tiết nhật ký boong, nhật ký máy, nhật ký vô tuyến, thông báo về thời tiết: thời gian trích sao các loại nhật ký trên phải đảm bảo kéo dài trước khi xảy ra sự cố ít nhất là 1 ngày.
+ Sơ đồ, vị trí xảy ra tai nạn: vị trí tai nạn phải được ghi rõ trên hải đồ có tỷ lệ xích nhỏ nhằm thể hiện được cả khu vực xung quanh. Ngoài ra cần phải vẽ sơ đồ thể hiện các yếu tố chính, phụ đã tác động tới tàu khi sự cố, hướng và nguyên nhân dẫn đến sự cố.
+ Báo cáo chi tiết về tổn thất của thuyền trưởng về phần vỏ, của máy trưởng về phần máy và của điện trưởng về phần điện: các báo cáo này phải nêu rõ hoàn cảnh xảy ra tai nạn, các tổn thất và hậu quả khác do tai nạn gây ra, nguyên nhân hoặc khả năng gây tai nạ. Các báo cáo này làm theo mẫu qui định.
+ Biên bản đối tịch có xác nhận của hai tàu nếu trong trường hợp đâm va: nội dung phải ghi đủ tên tàu đâm va, hiệu gọi của hai tàu, chủ tàu hay người bảo hiểm cho tàu đó, thời gian đâm va, tốc độ đâm va, tổn thất sơ bộ do đâm va, tình hình khí tượng thủy văn khi đâm va.
c) Công tác giám định.
Khi nhận được thông báo tổn thất và giấy yêu cầu giám định tổn thất của người được bảo hiểm hoặc người đại diện, công ty bảo hiểm hoặc người được ủy quyền tiến
hành giám định tổn thất. Không có biên bản giám định tổn thất của công ty bảo hiểm hay của người được công ty bảo hiểm ủy quyền thì công ty bảo hiểm sẽ từ chối giải quyết bồi thường, trừ khi có văn bản thỏa thuận khác.
d) Khắc phục sự cố.
Công ty bảo hiểm có quyền chỉ định xưởng sửa chữa cho tàu, tuy nhiên không phải lúc nào họ cũng thực hiện quyền này. Người được bảo hiểm có thể chọn xưởng sửa chữa sao cho phù hợp với công tác sửa chữa và chi phí sửa chữa hợp lý. Công ty bảo hiểm dựa rên cơ sở này mà chấp thuận xưởng sửa chữa cho các tổn thất mà bảo hiểm sẽ chi trả. Trong trường hợp công ty bảo hiểm không chấp thuận xưởng sửa chữa do người được bảo hiểm lựa chọn, họ có thể chỉ định một xưởng sửa chữa khác, tất nhiên mọi chi phí phát sinh từ việc chỉ định này sẽ do công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm. Nếu người được bảo hiểm không thông báo cho công ty bảo hiểm trước về địa điểm sửa chữa, giá cả, công tác giám sát thì công ty bảo hiểm sẽ khấu trừ 15% tiền bồi thường.
Trong quá trình sửa chữa, công ty bảo hiểm có thể cử đại diện của mình tham gia theo dõi, giám sát việc sửa chữa. Đây là một hành động của người bảo hiểm nhằm bảo vệ quyền lợi của họ.
e) Giải quyết bồi thường.
Khi yêu cầu công ty bảo hiểm bồi thường, người được bảo hiểm phải cung cấp các tài liệu sau:
+ Giấy yêu cầu bồi thường. + Biên bản giám định tổn thất.
+ Biên bản quyết toán chi phí sửa chữa (có chứng từ kèm theo).
+ Báo cáo hàng hải, báo cáo tai nạn hoặc tổn thất có xác nhận của chính quyền nơi xảy ra tai nạn hay nơi tàu đến đầu tiên sau khi tai nạn.
+ Biên bản giám định của của công ty bảo hiểm hoặc người được công ty bảo hiểm ủy quyền.
+ Giấy chứng nhận mất tàu thuyền của cơ quan có thẩm quyền (trường hợp tàu bị mất tích).
+ Biên bản tai nạn do chính quyền địa phương hoặc công an lập, nếu xảy ra tai nạn liên quan đến người, tàu và tài sản của người thứ ba.
+ Hóa đơn chứng từ liên quan đến chi phí bồi thường.
+ Thư khiếu nại và toàn bộ tài liệu liên quan đến người thứ ba. + Kháng nghị hàng hải (có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền).
Sau khi công ty bảo hiểm nhận được hồ sơ, trong vòng 30 ngày (với Bảo Việt) nếu không có yêu cầu gì thêm thì hồ sơ coi như đầy đủ và hợp lệ.
Những khiếu nại thuộc trách nhiệm của người bảo hiểm, công ty bảo hiểm có trách nhiệm giải quyết bồi thường trong vòng 30 ngày kể từ ngày nhận đủ giấy tờ, hồ sơ khiếu nại có căn cứ pháp lý của người được bảo hiểm.
Trong trường hợp công ty bảo hiểm có văn bản từ chối bồi thường thì trong vòng 60 ngày kể từ ngày gửi giấy báo từ chối, nếu người được bảo hiểm không khiếu nại gì thì coi như chấp nhận sự từ chối bồi thường của công ty bảo hiểm.
Nếu người bảo hiểm chỉ mới chấp nhận một phần của toàn bộ số tiền khiếu nại thì công ty bảo hiểm sẽ bồi thường trước phần đó và phần còn lại sẽ được tiếp tục giải quyết khi người được bảo hiểm có văn bản chứng từ chứng minh thêm hoặc thỏa thận được với công ty bảo hiểm về số tiền bồi thường. Sau 15 ngày kể từ ngày người được bảo hiểm nhận được thông báo giải quyết bồi thường tổn thất hay từ chối bồi thường tổn thất hoặc chấp nhận bồi thường một phần mà không có ý kiến gì thì hồ sơ khiếu nại đòi bồi thường coi như kết thúc. Nếu công ty bảo hiểm chậm giải quyết bồi thường thì sẽ phải thanh toán số tiền bồi thường, cộng lãi suất vay ngân hàng quá hạn của số tiền bồi thường cho thời gian chậm thanh toán.
Người được bảo hiểm được yêu cầu nộp phí bảo hiểm bằng loại tiền gì thì công ty bảo hiểm sẽ thanh toán bồi thường bằng loại tiền đó.