Công ty thƣờng xuyên đánh giá, kiểm tra, nghiên cứu về chất lƣợng nguồn nhân lực hiện có, tính toán nhu cầu nhân lực cần thiết cho các kế hoạch sản xuất của Công ty để đảm bảo sự ổn định về số lƣợng và chất lƣợng nguồn nhân lực. Tùy hoàn cảnh cụ thể mà Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng, thuyên chuyển hay tổ chức đào tạo, đào tạo lại. Hoạt động hoạch định nhân lực thƣờng đƣợc tiến hành vào cuối năm sau khi nghiên cứu phƣơng hƣớng hoạt động, kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
Đối với một doanh nghiệp khai thác khoáng sản, ngoài các loại chi phí nhƣ: chi phí nguyên vật liệu, chi phí thuê địa điểm, máy móc thiết bị, các loại chi phí khác thì chi phí dành cho vấn đề nhân lực của Công ty chiếm tỷ trọng khá lớn. Năm 2012 tỷ lệ chi phí dành cho nhân lực Công ty nhƣ: chi phí nhân công, phúc lợi, tuyển dụng,...chiếm 42% tổng chi phí của Công ty, năm 2013 con số này là 41% và đến năm 2015 con số này là 43%. Nguyên nhân này dễ dàng đƣợc giải thích do 2015 Công ty thuê thêm 1 số lƣợng nhân lực mới (tăng thêm 30 ngƣời). Với tỷ lệ chi phí nhƣ thế này chứng tỏ Công ty dành khá nhiều khoản đầu tƣ vào vấn đề nhân lực, chứng tỏ Công ty khá quan tâm đến vấn đề nhân lực. Cụ thể:
Hình 3.6. Thống kê tỷ lệ chi phí nhân lực của Công ty giai đoạn 2012 – 2015
(Nguồn: Phòng Tổ chức – Hành chính) 3.2.2.1.Xác định nhu cầu và mục tiêu tuyển dụng nhân lực
Xem xét chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh:
Xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực đƣợc thực hiện cùng với quy trình xây dựng chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh theo trình tự sau:
+ Các phòng tự xây dựng kế hoạch chiến lƣợc của phòng/ ban mình, trong đó bao gồm cả yêu cầu dự kiến về nhân lực, sử dụng mẫu Kế hoạch nguồn nhân lực.
(phụ lục 3).
+ Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành rà soát kế hoạch chiến lƣợc kinh doanh và kế hoạch nhân lực dự thảo của từng phòng.
+ Phòng Tổ chức – Hành chính làm việc với các Trƣởng phòng và Giám đốc về kế hoạch kinh doanh của các phòng theo tình hình sản xuất kinh doanh hiện có đồng thời tìm hiểu rõ hơn nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai của các phòng.
Đánh giá năng lực dự kiến của nguồn nhân lực Công ty:
+ Đánh giá năng lực hiện tại: sau khi xây dựng một bức tranh rõ ràng về các nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai, Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành
42 41 44 43 58 59 56 57 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
phân tích, rà soát các kỹ năng và năng lực hiện có của nhân viên.
+ Phòng Tổ chức - Hành chính tiến hành rà soát kế hoạch chiến lƣợc kinh doanh và kế hoạch nhân lực dự thảo của từng phòng.
Hình 3.7. Biểu đồ thể hiện biến động về nhân lực của Công ty năm 2015
(Nguồn: Phòng Tổ chức - Hành chính)
Nhìn vào hình 3.7 trên, có thể thấy số lƣợng nhân lực Công ty biến tăng qua từng tháng. Giai đoạn những tháng đầu và cuối năm thƣờng là giai đoạn mà Công ty có sự biến động nhiều nhất về mặt nhân lực. Cụ thể là các tháng 1; 2; 10; 11;12 là các tháng biến động cao nhất. Vì các tháng có sự thay đổi thời tiết lớn, nguy cơ lây lan dịch bệnh tăng mệnh, do vậy nhu cầu sử dụng các mặt hàng của Công ty rất lớn. Vì thế để phục vụ cho giai đoạn này, Phòng Tổ chức - Hành chính cần có những kế hoạch tuyển dụng, tuyển mộ tốt nhất.
Để đánh giá năng lực của đội ngũ nhân lực hiện tại, Phòng Tổ chức – Hành chính thực hiện theo các bƣớc sau:
+ Gửi phiếu khảo sát và bản câu hỏi về đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên đến cán bộ quản lý bộ phận ( hoặc đến tất cả nhân viên, hoặc một số ngƣời đƣợc lựa chọn) tại Công ty;
260 264 266 270 270 272 272 276 276 280 284 297 240 250 260 270 280 290 300
+ Phân tích hiệu qủa thực thi công việc của nhân viên để rà soát hiệu quả đạt đƣợc của năng lực hiện tại;
+ Phỏng vấn cán bộ quản lý bộ phận hoặc nhân viên;
+ Thảo luận nhóm một vấn đề cụ thể theo phƣơng pháp cấu trúc với một ngƣời điều khiển thảo luận;
+ Quan sát việc thực thi công việc của nhân viên tại nơi làm việc;
+ Thực hiện các bài kiểm tra để xác định mức độ năng lực và nhu cầu bổ khuyết sự thiếu hụt về năng lực của nhân viên;
+ Những cuộc nói chuyện ngẫu nhiên với nhân viên.
+ Trên cơ sở đánh giá năng lực hiện tại, Phòng Tổ chức – Hành chính thảo luận với các trƣởng phòng để đánh giá năng lực hiện có và xác định:
+ Những thiếu hụt về kỹ năng và năng lực của nhân viên cần phải bổ khuyết và nâng cao để hoàn thành kế hoạch trong tƣơng lai;
+ Những thiếu hụt về số lƣợng nhân viên phải tuyển dụng bổ sung để hoàn thành kế hoạch trong tƣơng lai.
Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành đối chiếu với dự báo nhu cầu nguồn nhân lực các phòng và thực hiện hoạt động tƣ vấn, hỗ trợ của cán bộ quản lý khi tiến hành hoạt động này.
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai và năng lực dự kiến của nguồn nhân lực Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho Công ty, trong đó nêu rõ yêu cầu các kỹ năng dự kiến, đƣa ra những thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc đã có nhƣng chƣa đủ cần bổ sung) và xác định cách giải quyết sự thiếu hụt hoặc dƣ thừa lao động đó.
Nếu xét thấy số lƣợng công nhân có xu hƣớng dƣ thừa, Công ty sẽ sắp xếp kế hoạch kế hoạch nghỉ hƣu, nghỉ hƣu sớm cho CBCNV hoặc sa thải bớt những lao động làm việc kém hiệu quả, ý thức kém (tuy nhiên điều này rất ít khi xảy ra). Nếu thấy nhu cầu lao động tăng cao Công ty sẽ có kế hoạch tuyển dụng thêm hoặc điều chuyển qua lại giữa các nhà máy trực thuộc để đảm bảo số lƣợng lao động và ổn định sản xuất.
Qua bảng thuyết minh kế hoạch nguồn nhân lực, có thể thấy rằng Phòng Tổ chức – Hành chính đã thực hiện hoạt động xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho mỗi năm một cách chi tiết và cụ thể cho từng phòng, bộ phận.
Đối với mỗi vị trí công việc cụ thể, Phòng Tổ chức – Hành chính đã cân nhắc, xác định nguồn nhân lực hiện có, xem số nhân lực này liệu có thể đáp ứng đƣợc nhu cầu trong tƣơng lai hay không. Bên cạnh đó, Phòng Tổ chức – Hành chính cũng đồng thời xem xét những thiếu hụt về nguồn nhân lực, sự thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc cần bổ sung) và xác định thiếu hụt đó để cân nhắc, bổ sung một cách hợp lý. Sự hợp lý ở đây thể hiện trong kế hoạch nguồn nhân lực đƣợc phân bổ một cách khoa học giữa các phòng. Trong bản thuyết minh nhu cầu tuyển dụng, Phòng Tổ chức – Hành chính đã nêu rõ lý do các vị trí cần tuyển dụng bổ sung, với mục đích và những phân tích rõ ràng về sự thiếu hụt nguồn nhân lực tại mỗi vị trí, giải quyết một cách hợp lý dựa trên nhu cầu về nguồn nhân lực.
3.2.2.2.Xây dựng chính sách tuyển dụng nhân lực
Dựa trên kết quả dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tƣơng lai và năng lực dự kiến của nguồn nhân lực, Phòng Tổ chức – Hành chính xây dựng kế hoạch nguồn nhân lực tổng thể cho Công ty, trong đó nêu rõ yêu cầu các kỹ năng dự kiến, đƣa ra những thiếu hụt về năng lực (chƣa có hoặc đã có nhƣng chƣa đủ cần bổ sung) và xác định cách giải quyết sự thiếu hụt đó.
Quan điểm của Ban giám đốc về nhân lực trong Công ty đƣợc thể hiện qua những quy định chung Công ty đƣa ra:
Công ty đảm bảo cho mọi ngƣời lao động có những quyền lợi sau: Môi trƣờng làm việc tốt; Chế độ đãi ngộ thỏa đáng; Đƣợc phát triển khả năng của mình; Có cơ hội nâng cao trình độ nghề nghiệp; Đƣợc thăng chức trên cơ sở năng lực và kết quả làm việc.
Ngƣợc lại, Công ty yêu cầu ngƣời lao động có những trách nhiệm sau:Có đủ năng lực và trình độ chuyên môn cũng nhƣ tay nghề; Hoàn thành công việc có chất lƣợng; Thích nghi và tự điều chỉnh để phù hợp với môi trƣờng làm việc của Công ty; Thực hiện nghiêm túc những quy định của Công ty trong nội quy lao động của Công
ty; Tôn trọng và đoàn kết với đồng nghiệp cũng nhƣ mọi ngƣời trong đơn vị; Bảo vệ uy tín, tên tuổi của Công ty và đóng góp vào sự phồn thịnh của Công ty bằng những hành động vì lợi ích của Công ty và tuân thủ những mục đích chung của Công ty.
Những nguyên tắc trên áp dụng với tất cả mọi thành viên của Công ty không phân biệt vị trí công việc, chức vụ.
Chính sách của Công ty là tạo cơ hội bình đẳng cho mọi cá nhân có đủ tiêu chuẩn và cả những ngƣời lao động đang làm việc cho Công ty mà không có sự phân biệt đối xử.
3.2.2.3.Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân lực
Kế hoạch tuyển dụng nhân lực chi tiết của Công ty bao gồm việc xác định mơi tuyển dụng, thời gian tuyển dụng; chi phí tuyển dụng. Cụ thể:
Nơi tuyển dụng và thời gian tuyển dụng:
+ Nơi tuyển dụng thƣờng là phòng có phát sinh nhu cầu về nhân lực.
+ Thời gian tuyển dụng vào khoảng tháng 4 và tháng 9 hàng năm, mỗi một năm tổ chức hai đợt tuyển dụng. Trong giai đoạn 2013 – 2015, Công ty đã lần lƣợt tổ chức thành công 10 đợt tuyển dụng theo đúng quy định của Công ty.
Quản lý chi phí tuyển dụng:
Các chi phí liên quan đến việc tuyển dụng nhân lực các phòng, các vị trí đƣợc tính vào ngân sách của Phòng Tổ chức – Hành chính.
Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành lập dự toán chính xác, tính toán chi phí thực tế của việc tuyển dụng và lựa chọn, bao gồm cả thông tin về chi phí để tuyển một nhân viên mới. Chi phí thực tế cho mỗi trƣờng hợp tuyển dụng mới đƣợc xác định bằng cách xem xét cả các chi phí phát sinh bên ngoài và bên trong nội bộ.
Xét cụ thể mức chi phí dành cho công tác tuyển dụng của Công ty năm 2015 vừa qua là 67 triệu VNĐ. Mức chi phí này đƣợc chi làm các hoạt động chính nhƣ sau:
- Các chi phí hữu hình ( chi phí cho hoạt động phô ra bên ngoài.)
+ Chi phí quảng cáo trên các trang web việc làm: 0 VND do Công ty sử dụng công cụ là các trang tuyển dụng miễn phí.
+ Hội chợ việc làm và tuyển dụng từ các trƣờng đại học, cao đẳng: 25.000.000 đồng.
+ Chi phí mở buổi hội thảo giới thiệu công việc tại văn phòng Công ty: 10.000.000 VND.
+ Chi phí phát tờ rơi, tuyên truyền: 5.000.000 VND
- Các chi phí trong nội bộ thì khó xác định hơn nhƣng không đƣợc tính vào chi phí chung (còn gọi là chi phí ít hữu hình hơn), bao gồm:
+ Lƣơng tính cho nhân viên tuyển dụng của Phòng Tổ chức – Hành chính và của phòng/ bộ phận cần tuyển dụng: 13.500.000 đồng (4.500.000 đồng * 3 ngƣời)
+ Nghiên cứu thị trƣờng về lƣơng, thƣởng và nguồn ứng viên sẵn có: 10.000.000 đồng.
Mức chi phí này không phải là khoản cố định hàng năm mà nó sẽ thay đổi tùy theo quy mô tuyển dụng của Công ty. Nhƣng thƣờng dao động từ 60-80 triệu VND. Nhƣ năm 2011 mức chi phí cho công tác tuyển dụng chỉ là 45 triệu đồng với số lƣợng tuyển vào là 20 ngƣời. Năm 2012 mức chi phí là 53 triệu đồng với số lƣợng tuyển vào khoảng 28 ngƣời. Năm 2013 số tiền này là 58 triệu đồng.
Lý do tại sao mức chi phí dành cho công tác tuyển dụng của Công ty lại nhỏ hơn nhiều so với các Công ty khác. Vì lí do nhƣ đã nêu ở trên, ngƣời lao động của Công ty có tỷ lệ hộ khẩu lên đến hơn 78% là dân cƣ trên địa bàn tỉnh Hà Giang, và phần nhiều là do ngƣời quen giới thiệu nên mức chi phí này đƣợc tiết kiệm đi rất nhiều.
Khi đã có con số chính xác về chi phí cho mỗi đợt tuyển dụng đƣợc xác định, Phòng Tổ chức – Hành chính phải đánh giá hiệu quả của công tác tuyển dụng. Nếu đợt tuyển dụng này mang lại ít ứng viên đạt yêu cầu so với vị trí công việc tuyển dụng thì công tác tuyển dụng và phƣơng pháp tiếp cận đã sử dụng có thể là không hiệu quả và phải đƣợc xem xét lại.
3.2.2.4. Vai trò và trách nhiệm với việc tuyển dụng nhân viên
Ban giám đốc: Có trách nhiệm đảm bảo nguồn nhân lực đủ về số lƣợng cũng
nhƣ chất lƣợng để thực hiện chiến lƣợc đã đề ra. Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Công ty đƣợc uỷ quyền phê duyệt quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng lao động cho tất cả nhân viên đƣợc tuyển dụng tại Công ty.
Giám đốc: Giám đốc chính thức phê duyệt việc tuyển dụng, hoàn thành thủ tục tuyển dụng cho các ứng viên đƣợc chọn nhƣ: thƣ mời làm việc, hợp đồng lao động, đào tạo định hƣớng,…
Các trƣởng phòng: có trách nhiệm xác định nhu cầu tuyển dụng tại bộ phận của
mình theo quy trình lập kế hoạch nguồn nhân lực đã trình bày ở mục trên và gửi yêu cầu này về Phòng Tổ chức – Hành chính để trình Giám đốc phê duyệt. Sau khi đƣợc phê duyệt, Trƣởng phòng phối hợp với Phòng Tổ chức – Hành chính trong việc đăng tin tuyển dụng và chuẩn bị các cuộc phỏng vấn, bài kiểm tra viết (nếu chƣa phù hợp).
Phòng Tổ chức – Hành chính: Có trách nhiệm quản lý công tác tuyển dụng
và lựa chọn đối với tất cả các vị trí. Phòng Tổ chức – Hành chính tiến hành hoạt động sàng lọc, kiểm tra hồ sơ ứng viên, lập danh sách trích ngang các ứng viên đƣợc tham gia dự tuyển và đề xuất đại diện tham gia Hội đồng phỏng vấn tuyển dụng. Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm đảm bảo bài kiểm tra kĩ năng và sát hạch đƣợc tiến hành một cách khách quan, đƣợc rọc phách trƣớc khi gửi đến các phòng liên quan để chấm điểm.
Cuối cùng, Phòng Tổ chức – Hành chính có trách nhiệm biên soạn báo cáo tuyển dụng và đề xuất, trình Giám đốc phê duyệt việc tuyển dụng, hoàn thành thủ tục tuyển dụng cho các ứng viên đƣợc chọn, cũng nhƣ gửi thƣ mời làm việc, kí kết hợp đồng lao động đào tạo định hƣớng,…