5. Kết cấu luận văn
1.2. Cơ sở lý luận, thực tiễn về hoạt động kinh doanh ngoại hối của
1.2.5. Mô hình tổ chức và tình hình hoạt động KDNH tại các ngân
thương mại
Mô hình tổ chức
Nhìn chung hoạt động KDNH của các NHTM tập trung vào 4 chức năng chính như sau:
- Thứ nhất: mua và bán ngoại tệ cho khách hàng nhằm mục đích thanh toán các hợp đồng ngoại thương.
- Thứ hai: mua và bán ngoại tệ cho khách hàng hoặc cho chính mình nhằm mục đích thực hiện đầu tư nước ngoài trực tiếp hoặc gián tiếp.
- Thứ ba: mua và bán ngoại tệ cho khách hàng hoặc cho chính mình nhằm mục đích cân bằng trạng thái ngoại tệ hoặc phòng ngừa rủi ro tỷ giá.
- Thứ tư: mua và bán ngoại tệ nhằm mục đích kinh doanh chênh lệch tỷ giá và lãi suất hoặc đầu tư kiếm lời khi tỷ giá thay đổi.
Để thực hiện tốt các chức năng nêu trên thì mỗi ngân hàng cần thiết phải tổ chức một phòng kinh doanh ngoại hối với quy mô thích hợp và có đủ thẩm quyền để thực hiện giao dịch tức thời. Thông thường nghiệp vụ kinh doanh ngoại hối sẽ liên quan đến 3 bộ phận chính sau:
- Bộ phận kinh doanh trực tiếp ( Front Office – FO )
Bộ phận này bao gồm những nhà kinh doanh là những người đưa ra quyết định mua/ bán một đồng tiền nào đó. Thông thường bộ phận này gồm 2 nhóm nhân viên kinh doanh chính: các nhà kinh doanh phụ trách khách hàng (dealer). Các dealer này sẽ kinh doanh trực tiếp với khách hàng của ngân hàng mình và họ cũng yết giá cho khách hàng khi cần thiết . Ngoài việc yết giá cho khách hàng, các dealer còn chịu trách nhiệm marketing , nghĩa là đôi khi họ sẽ hỗ trợ khách hàng những thông tin cần thiết về đồng tiền cụ thể nào đó, về đồng tiền đó sẽ có khả năng tăng hay mất giá và họ cũng sẽ chịu trách nhiệm tư vấn trong giao dịch mua, bán tiền tệ cho khách hàng của mình. Ngoài các dealer trong bộ phận kinh doanh còn có các trader là những nhà KDNH chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọi vị thế hối đoái của ngân hàng, ngoài ra họ cũng chịu trách nhiệm về kinh doanh đầu cơ. Trong những ngân hàng lớn như ở Vietcombank thì mỗi đồng tiền sẽ do một trader chuyên nghiệp phụ trách.
- Bộ phận kế toán điều vốn (Back Office –BO)
Bộ phận kế toán điều vốn chịu trách nhiệm về việc thanh toán cho ngân hàng đối tác trong mỗi giao dịch đã được thực hiện tại bộ phận kinh doanh . Họ cũng chịu trách nhiệm theo dõi hạn mức tín dụng, hạch toán bút toán cần thiết.
- Bộ phận trung gian: (Middle Office – MO)
Trong một cấu trúc kinh doanh hiện đại thì nghiệp vụ mua bán ngoại tệ từ hai bộ phận trên còn có thêm bộ phận gọi là bộ phận trung gian chịu trách nhiệm theo dõi hạn mức tín dụng, hạn mức giao dịch, theo dõi lỗ, lãi trong kinh doanh. Họ cũng chịu trách nhiệm phối hợp với hai bộ phận kiểm tra nội bộ và kiểm toán để theo dõi và quản lý rủi ro trong kinh doanh ngoại hối.
Hiện nay, rất nhiều NHTM Việt Nam đã tự đổi mới và hoàn thiện mô hình tổ chức kinh doanh ngoại tệ cho phù hợp với thông lệ quốc tế. Tại nhiều NHTM Việt Nam, bên cạnh phòng kinh doanh ngoại tệ còn có các phòng ban khác được tổ chức nhằm hỗ trợ hoạt động KDNH diễn ra một cách liên tục và đảm bảo kiểm soát được những rủi ro cơ bản.
Tại Vietcombank bộ phận KDNH được cơ cấu tổ chức thành các phòng chức năng khác nhau bao gồm:
Phòng Kinh doanh vốn thực hiện các công việc:
Đề xuất, thực thi chỉ đạo của ALCO trong việc ban hành chính sách, quy định, cơ chế tỷ giá và kinh doanh ngoại hối của VCB.
Xây dựng, cập nhật tỷ giá niêm yết hàng ngày của TSC; cung cấp tỷ giá cho các bên liên quan.
Thực hiện hoạt động tự doanh ngoại tệ.
Thực hiện tiếp nhận, xử lý giao dịch MBNT của Chi nhánh và Phòng đầu mối.
Trực tiếp chào giá và chốt giao dịch MBNT với nhóm khách hàng lớn theo chỉ đạo của Ban lãnh đạo.
Lập báo cáo thị trường tổng quát định kỳ và/hoặc chuyên đề theo sự kiện nhằm cung cấp cho khách hàng lớn.
Phối hợp với bộ phận khách hàng nghiên cứu, xây dựng và bán các sản phẩm ngoại hối đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quản trị hoạt động bán sản phẩm ngoại hối cho nhóm khách hàng lớn
Quản lý trạng thái ngoại tệ toàn hàng.
Thực hiện các báo cáo doanh số MBNT, trạng thái ngoại tệ định kỳ theo quy định gửi NHNN hoặc theo phân công của Ban lãnh đạo.
Đầu mối nghiên cứu, xây dựng, góp ý về quy trình MBNT. . Đào tạo nội bộ và hướng dẫn Chi nhánh về nghiệp vụ và các sản phẩm ngoại hối có phát sinh giao dịch MBNT.
Xây dựng, triển khai các chiến lược/giải pháp kinh doanh để phòng ngừa rủi ro ngoại hối và tối ưu hóa lợi nhuận.
Phòng đầu mối tại TSC
Tiếp nhận yêu cầu về giao dịch mua bán ngoại tệ của khách hàng là TCKT và các tổ chức khác thuộc sự quản lý của TSC và chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chứng từ của giao dịch mua bán ngoại tệ của khách hàng.
Phối hợp chặt chẽ với Phòng KDV thực hiện chào giá và theo dõi việc thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ với khách hàng, ký kết Hợp đồng với khách hàng trong phạm vi thẩm quyền được quy định
Trung tâm thanh toán
Tiếp nhận điện yêu cầu về giao dịch mua bán ngoại tệ của khách hàng trên các kênh điện tử và Swift, chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của điện.
Xử lý điện giao dịch mua bán ngoại tệ theo tỷ giá niêm yết hoặc tỷ giá thỏa thuận phù hợp với quy định của NHNN trên cơ sở đề nghị của
Phòng đầu mối.
Trung tâm tài trợ thƣơng mại
Thực hiện các giao dịch chuyển đổi ngoại tệ liên quan đến hoạt động tài trợ thương mại, thanh toán quốc tế.
Thông báo ngay và trước thời gian cân bằng trạng thái cuối ngày cho Phòng KDV về các giao dịch chuyển đổi ngoại tệ phát sinh
Phòng Kế toán đối chiếu:
Chấm và đối chiếu các khoản ghi có và ghi nợ tài khoản Nostro với nước ngoài, NHNN liên quan đến giao dịch mua bán ngoại tệ.
Thông báo ngay và trước thời gian cân bằng trạng thái cuối ngày cho Phòng KDV các khoản ghi có và ghi nợ tài khoản ngoại tệ có phát sinh chuyển đổi, mua bán ngoại tệ.
Thông báo cho Phòng TNKDV và Bộ phận kế toán giao dịch vào đầu giờ sáng ngày làm việc hôm sau các khoản chênh lệch liên quan đến giao dịch mua bán ngoại tệ của ngày làm việc hôm trước.
Thông báo ngay các khoản chênh lệch liên quan đến giao dịch mua bán ngoại tệ cho Phòng TNKDV và Bộ phận kế toán giao dịch mua bán ngoại tệ của Chi nhánh hàng ngày (nếu có).
Luân chuyển và lưu chứng từ kế toán giao dịch mua bán ngoại tệ theo quy định của Ngân hàng.
Phòng Kế toán TSC
Theo dõi, quản lý tài khoản và hạch toán Lãi/lỗ Kinh doanh ngoại tệ theo hướng dẫn hạch toán kế toán hiện hành của VCB.
Phòng Tổng hợp chế độ kế toán
Hướng dẫn hạch toán kế toán liên quan đến hoạt động giao dịch mua bán ngoại tệ.
xử lý đối với các sai sót kế toán giao dịch ngoại hối phát sinh tại Chi nhánh. Tính toán và lập báo cáo lỗ/lãi hoạt động giao dịch ngoại tệ của cả hệ thống.
Phòng Quản lý rủi ro thị trƣờng
Thẩm định các đề xuất về hạn mức rủi ro thị trường/giới hạn trạng thái ngoại tệ của Sổ Kinh doanh.
Quản lý và cập nhật các hạn mức rủi ro thị trường/giới hạn trạng thái ngoại tệ của Sổ Kinh doanh.
Theo dõi và lập báo cáo về việc tuân thủ hạn mức/giới hạn sau ngày giao dịch theo quy định hiện hành của VCB.
Ban Định chế tài chính
Thiết lập hạn mức/giới hạn giao dịch đối tác cho khách hàng là TCTD trong các giao dịch mua bán ngoại tệ theo quy định hiện hành của VCB về thiết lập hạn mức giao dịch mua bán ngoại tệ với đối tác.
Cập nhật bằng văn bản các thông tin thay đổi liên quan đến hạn mức/giới hạn giao dịch đối với TCTD được phép và TCTD nước ngoài cho Phòng KDV, Phòng ALM và Phòng TNKDV.
Phòng Công nợ
Thực hiện các giao dịch xử lý nợ và thu nợ của nợ xử lý liên quan tới chuyển đổi ngoại tệ cho Chi nhánh và khách hàng.
Thông báo ngay và trước thời gian cân bằng trạng thái cuối ngày cho Phòng KDV về các giao dịch xử lý nợ và thu nợ của nợ xử lý liên quan tới chuyển đổi, mua bán ngoại tệ.
Phòng Quản lý Tài sản nợ - Tài sản có
Trực tiếp thực hiện các giao dịch hoán đổi ngoại tệ trên thị trường liên ngân hàng nhằm phục vụ mục đích cân đối nguồn vốn và thanh khoản cho Sổ Ngân hàng theo quy định tại Quy trình này
Ban Kiểm tra nội bộ
Định kỳ kiểm tra hoạt động mua bán ngoại tệ tại VCB, đảm bảo việc thực hiện tuân thủ đúng quy định của VCB từng thời kỳ.
Phòng Quản lý nợ
Cập nhật trên Chương trình V-Treasure các thông tin thay đổi liên quan đến hạn mức/giới hạn giao dịch đối với TCTD được phép và TCTD nước ngoài cho Phòng KDV, Phòng ALM và Phòng TNKDV.
Tại Saccombank, bộ phận KDNH thuộc Khối tiền tệ được cơ cấu tổ chức thành các phòng chức năng khác nhau bao gồm: phòng kinh doanh nguồn vốn, phòng kinh doanh ngoại tệ, phòng sản phẩm tiền tệ, trung tâm kinh doanh tiền tệ phía Bắc. Phòng kinh doanh nguồn vốn đảm nhiệm chức năng kinh doanh trên thị trường tiền tệ và thực hiện công tác quản lý điều hành thanh khoản ngân hàng, quản lý rủi ro lãi suất, quản lý tài sản nợ - tài sản có. Phòng kinh doanh ngoại hối thì thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng và quản lý hoạt động kinh doanh ngoại tệ, vàng trong toàn hệ thống. Đối với phòng sản phẩm tiền tệ, chức năng của nó là xây dựng và phát triển các sản phẩm phái sinh phục vụ hoạt động kinh doanh tiền tệ; là đầu mối trong việc lập, theo dõi, đánh giá và báo cáo kế hoạch kinh doanh và lập các báo cáo khác của khối tiền tệ; thực hiện công tác hỗ trợ trong hoạt động kinh doanh của khối tiền tệ; là đầu mối trong việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và theo dõi kết quả công tác đào tạo của khối tiền tệ. Còn trung tâm kinh doanh tiền tệ phía Bắc thì chịu trách nhiệm phối hợp với phòng kinh doanh ngoại hối và phòng kinh doanh nguồn vốn để thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng, kinh doanh trên thị trường tiền tệ (nhưng chỉ thực hiện giao dịch chứ không thực hiện xác nhận giao dịch và thanh toán giao dịch) và thực hiện kinh doanh ngoại tệ, vàng tại địa bàn khu vực phía Bắc. Như vậy có thể thấy rằng, cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh ngoại hối tại Saccombank được xây dựng vừa
có tính độc lập vừa có sự hỗ trợ nhau trong việc thực hiện kinh doanh. Việc phân định trách nhiệm giữa các phòng trong khối tạo ra những ưu việt rõ ràng trong khâu quản trị, điều hành giúp ngân hàng có thể thực hiện được công tác quản trị rủi ro theo hướng tập trung, tạo được tính chuyên môn hóa cao, quá trình ra các quyết định được kịp thời góp phần nâng cao hoạt động quản lý kinh doanh ngoại hối của ngân hàng.
Đối với hoạt động kinh doanh ngoại hối tại Techcombank, ngay từ khi bắt đầu đi vào hoạt động năm 1993, ngân hàng đã thiết lập 1 bộ phận KDNH. Cho đến nay, phòng KDNH trực thuộc khối Trung tâm nguồn vốn, cùng phối hợp với các bộ phận khác trong khối thực hiện kinh doanh trên thị trường ngoại hối. Cụ thể về cơ cấu các bộ phận liên quan đến một giao dịch ngoại hối tại Techcombank bao gồm: phòng kinh doanh và giao dịch tiền tệ ngoại hối, phòng quản lý đầu tư tài chính, Ban phát triển sản phẩm. Chức năng của phòng kinh doanh và giao dịch tiền tệ ngoại hối là thực hiện các giao dịch trên thị trường tiền tệ và ngoại hối, phối hợp thực hiện công tác quản lý thanh khoản theo yêu cầu, thực hiện các giao dịch để đảm bảo cân bằng trạng thái nguồn vốn, trạng thái ngoại tệ của toàn ngân hàng, đóng góp xây dựng các sản phẩm tài chính mới. Phòng quản lý đầu tư tài chính thực hiện công tác kiểm soát và giám sát các giao dịch, kịp thời phát hiện các sai sót và kiến nghị với Chuyên viên giao dịch thực hiện điều chỉnh, sửa đổi thích hợp. Ban phát triển sản phẩm có chức năng chính là xây dựng và phát triển các sản phẩm phục vụ công tác kinh doanh tiền tệ. Như vậy có thể thấy, cơ cấu tổ chức hoạt động KDNH tại Techcombank cũng được phân chia thành các phòng ban vừa có tính chất độc lập, vừa có tính chất hỗ trợ nhau trong việc thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh. Đây là cơ sở tốt để Techcombank ổn định quy chế hoạt động, tăng tính chuyên môn hóa trong công việc và thúc đẩy nâng cao hơn nữa chất lượng giao dịch và quản lý rủi ro.
Có thể thấy rằng, các NHTM Việt Nam đang dần tự hoàn thiện cơ cấu tổ chức để phù hợp với thông lệ quốc tế, đáp ứng những yêu cầu kinh doanh trong giai đoạn mới.