1.2. Cơ sở lý luận về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức công
1.2.3. Nội dung quản lý nhân lực trong tổ chức
Hoạt động quản lý nhân lực dựa trên việc xác định khung năng lực tương ứng với những vị trí việc làm đã được xác định là một phương pháp quản lý nhân lực hiện đại. Quản lý nhân lực đòi hỏi những nhà tổ chức phải mô tả được công việc, xác định được những năng lực hay còn gọi là khung năng lực cần có để thực hiện công việc được giao. Khung năng lực là bản mô tả về năng lực mà mỗi người, với cương vị công tác của mình có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Khung năng lực của một người bao gồm năng lực chung, năng lực quản lý và năng lực chuyên môn.
Khung năng lực phải phù hợp với vị trí việc làm. Hay nói cách khác năng lực của nhân lực phải đáp ứng được yêu cầu của vị trí việc làm. Việc xác định được khung năng lực hợp lý sẽ giúp tổ chức có thể lựa chọn, tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân lực phù hợp với mục tiêu, tầm nhìn và chiến lược của tổ chức.
Phương pháp này có nhiều ưu điểm như:
- Tập trung vào kết quả cuối cùng gắn với nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức. Việc này giúp người lao động chú trọng đến kết quả cần đạt được.
- Kế hoạch xây dựng và phát triển nhân lực của tổ chức gắn liền với kế hoạch hoạt động và nhu cầu thực sự của tổ chức.
- Bố trí đúng người đúng việc hay nói cách khác công tác quy hoạch nhân lực của tổ chức đạt hiệu quả.
- Đánh giá việc thực hiện công việc một cách hiệu quả, công bằng, minh bạch. - Nhận biết được tiềm năng nhân lực của tổ chức.
- Đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân lực của tổ chức dựa trên khung năng lực được xác định giúp công tác đào tạo, bồi dưỡng đạt hiệu quả.
Sau đây, người viết sẽ giới thiệu những nội dung chính của hoạt động quản lý nhân lực dựa trên xác định vị trí việc làm:
1.1.3.1. Kế hoạch hóa phát triển nguồn nhân lực
Trong hoạt động quản lý, việc lập kế hoạch được coi như là nội dung bản lề, mang ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kế hoạch hóa nói chung và kế hoạch hóa nguồn nhân lực của tổ chức nói riêng là một quá trình nhằm xác định những việc cần phải làm, làm như thế nào, làm khi nào, thời gian cần thiết để làm công việc đó, những nguồn lực phải huy động để thực hiện công việc đó và quan trọng nhất là công việc đó phù hợp với ai.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực được thực hiện dựa trên tầm nhìn, chiến lược những mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của tổ chức. Kế hoạch đưa ra phải trả lời được những câu hỏi liên quan đến nhân sự của tổ chức như mô hình tổ chức cần là gì; loại nhân sự nào tổ chức cần; khi nào cần và cần số lượng bao nhiêu; các chính sách liên quan đến nhân lực như đào tạo, phát triển thăng tiến, tiền lương, tiền thưởng. Kế hoạch hóa nguồn nhân lực thực chất là đề ra mục tiêu, mục đích của phát triển nguồn nhân lực trong tương lai và xây dựng các kế hoạch cụ thể cho từng lĩnh vực có liên quan đến nhân sự.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức có vai trò giúp cho tổ chức nhìn lại vấn đề về nhân lực; phát hiện những dấu hiệu bất ổn trong nguồn nhân lực của tổ chức; giúp tìm kiếm nguồn nhân lực mới, thay thế những nhân lực cần thải hồi… Nói chung, kế hoạch hóa nguồn nhân lực giúp tổ chức và doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực trong tổ chức nói chung nhằm đạt được ba mục đích, đó là: thu hút và duy trì số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết của tổ chức; tạo cơ hội để sử dụng tốt nhất nguồn lực; lường trước được những vấn đề nảy sinh do dư thừa hay thiếu nguồn lực.
Như vậy, mục đích của quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức là tạo ra một đội ngũ người lao động thích ứng với đòi hỏi của tổ chức trong từng giai đoạn phát triển cụ thể. Thành công của công tác lập kế hoạch chính là sự thỏa mãn nhu cầu của tổ chức về nhân lực theo từng giai đoạn.
1.1.3.2. Tuyển dụng nhân lực
Tuyển dụng nhân lực theo nghĩa hẹp đó là quá trình thu hút những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng lao động bên trong của tổ chức. Đồng thời, là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đã đặt ra trong số những người đã thu hút được.
Theo nghĩa rộng, tuyển dụng nhân lực là quá trình tìm kiếm, thu hút, lựa chọn và sử dụng lao động. Như vậy, có thể hiểu quá trình tuyển dụng nhân lực bắt đầu từ khi thu hút ứng viên đến khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Cơ sở của tuyển dụng là các yêu cầu của công việc đã được đề ra theo bản mô tả công việc và bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện. Quá trình tuyển dụng phải đáp ứng được những yêu cầu sau: i) tuyển dụng phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất, kinh doanh hay từ kế hoạch nguồn nhân lực; ii) tuyển dụng được những người có chuyên môn cần thiết; iii) tuyển dụng được những người có kỷ luật, trung thực, gắn bó với tổ chức.
Biểu đồ 1.1: Quản lý quá trình tuyển dụng
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính của Học viện Hành chính Quốc gia 1.1.3.3. Đào tạo, bồi dưỡng
Đào tạo là một quá trình tác động tới năng lực, khẳ năng của con người, để giúp cho người đó đạt được những tiêu chuẩn đã định trước.
Theo Wikipedia.org, khái nhiệm đào tạo đề cập đến việc dạy các kỹ năng thực hành, nghề nghiệp hay kiến thức liên quan đến một lĩnh vực cụ thể để người học lĩnh hội và nắm vững những tri thức, kỹ năng nghề nghiệp một cách có hệ thống để chuẩn bị cho người đó thích nghi với cuộc sống và khả năng đảm nhận một công việc nhất định.
Nghị định số 18/2010/NĐ-CP về đào tạo, bồi dưỡng công chức đưa ra khái niệm: “Đào tạo là quá trình truyền thụ, tiếp nhận có hệ thống những tri thức, kỹ năng theo quy định của từng cấp học, bậc học”.
Bồi dưỡng là hoạt động nhằm bổ sung, cập nhất kiến thức, kỹ năng chuyên môn cho người lao động trong một tổ chức khi mà những kiến thức, kỹ năng được
Xác định người thực hiện tuyển dụng Xác định nhu cầu tuyển dụng Xác định nguồn và phương pháp tuyển dụng Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng
Xác định chi phí tuyển dụng Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Tổ chức thực hiện tuyển dụng
Thu hút người xin việc
Xây dựng tiêu chuẩn & phương pháp so sánh ứng viên Đánh giá và lựa chọn ứng viên Hoàn tất quá trình tuyển dụng Kiểm tra, đánh giá
đào tạo trước đây đã lạc hậu, không đủ để thực hiện có hiệu quả hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ trong tổ chức.
Nghị định số 18/2010/NĐ-CP về đào tạo, bồi dưỡng công chức đưa ra khái niệm: “Bồi dưỡng là hoạt động trang bị, cập nhật, nâng cao kiến thức, kỹ năng làm việc”.
Như vậy, từ những khái niệm trên ta có thể khái quát hoạt động đào tạo, bồi dưỡng nhân lực trong tổ chức bằng sơ đồ sau:
Biểu đồ 1.2: Tác động của các môi trƣờng đến hoạt động đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, nhân viên trong một tổ chức
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ giáo trình Tổ chức nhân sự hành chính của Học viện Hành chính Quốc gia)
1.1.3.4. Đánh giá nhân lực trong tổ chức
Đánh giá hoạt động thực thi công vụ của người lao động trong các tổ chức là một công việc cần thiết nhằm hoàn thiện không ngừng hoạt động của họ. Mọi tổ chức đều tiến hành đánh giá hoạt động của nhân lực trong tổ chức. Việc đánh giá được tiến hành cho các đối tượng khác nhau và cho những người nắm giữ những vị trí khác nhau.
Các hoạt động nhằm đạt các mục tiêu của tổ chức
Tiến bộ khoa học công nghệ
và khoa học quản lý
Môi trường kinh tế, chính trị, xã hội Cán bộ, nhân
viên
Đào tạo
Công tác đánh giá được thực hiện nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của người lao động trong tổ chức; đánh giá năng lực và trình độ chuyên môn của người lao động trong tổ chức; đánh giá tiềm năng của người lao động trong tổ chức; đánh giá động cơ của người lao động trong tổ chức.
Mục đích của hoạt động đánh giá là nhằm cung cấp thông tin cho công tác quản lý, làm cơ sở cho các quyết định quy hoạch, đào tạo, bố trí sử dụng, tuyển chọn, đề bạt đến vấn đề lương, thưởng. Đánh giá đúng, chính xác kết quả làm việc của người lao động sẽ là căn cứ để lựa chọn, sắp xếp, bố trí, đề bạt, sử dụng người lao động đúng với năng lực, sở trường, là căn cứ để công tác quản trị nhân sự chủ động trong việc đào tọa, bồi dưỡng, rèn luyện và đề bạt hay bổ nhiệm. Đồng thới, hoạt động đánh giá sẽ cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động biết về năng lực và việc thực hiện công việc của họ hiện tại đang ở mức độ nào, giúp họ phấn đấu để tự hoàn thiện mình và làm việc tốt hơn.
Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đánh giá được các tổ chức thực hiện như: i) Phương pháp so sánh với mục tiêu đã xác định; ii) phương pháp cho điểm, xếp hạng các tiêu chí; iii) phương pháp đồ thị, biểu đồ; iv) phương pháp đánh giá dựa vào những sự kiện đáng chú ý; v) phương pháp đánh giá thông qua báo cáo; vi) phương pháp đánh giá dựa vào hành vi ứng xử; vii) phương pháp phỏng vấn; viii) phương pháp bình bầu.
Việc sử dụng phương pháp đánh giá phù hợp sẽ giúp đánh giá chính xác kết quả hoạt động của người lao động. Mức độ hợp lý và sự đúng đắn của việc sử dụng phương pháp đánh giá có ảnh hưởng rất lớn tới việc xây dựng và phát triển đạo đức, thái độ của người lao động và bầu không khí dân chủ trong tổ chức. Sử dụng phương pháp đánh giá phù hợp sẽ góp phần hạn chế những đánh giá mang tính chủ quan, khắc phục tình trạng ra những quyết định về nhân sự tùy tiện, không dựa trên hiệu quả làm việc của người lao động.
1.1.3.5. Tạo động lực
Trong giai đoan hiện nay nguồn nhân lực của tổ chức đóng vai trò hết sức quan trọng, đó là nhân tố quyết định nên sự thành bại trong kinh doanh của tổ chức.
Vấn đề tạo động lực trong lao động là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản trị nhân sự trong tổ chức, nó thúc đẩy người lao động hăng say làm viậc nâng cao nắng suất lao động.
Theo giáo trình QTNL của ThS.Nguyễn Vân Điềm – PGS.TS Nguyễn Ngọc Quân “Động lực lao động là sự khao khát, tự nguyện của người lao động để tăng cường nỗ lực nhằm hướng tới một mục tiêu, kết quả nao đó”
Theo giáo trình hành vi tổ chức của TS Bùi Anh Tuấn “Động lực lao động là những nhân tố bên trong kích thích con người tích cực làm việc trong điều kiện cho phép tạo ra năng suất, hiệu quả cao. Biểu hiện của động lực là sự sẵn sàng, nỗlưc, say mê làm việc nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức cũng như bản thân người lao động”.
Các yếu tố tạo động lực trong lao động
a) Các yêu tố thuộc về bản thân người lao động.
- Hệ thống nhu cầu của người lao động.
Nhu cầu về vật chất: là những nhu cầu cơ bản nhất đảm bảo cuộc sống của mỗi con người như ăn, mặc, đi lại, chỗ ở …Đây là nhu cầu chính và cũng là động lực chính khiến người lao động phải làm việc. Cuộc sống ngày càng được nâng cao nhu cầu của con người cũng thay đổi chuyển dần từ nhu cầu về lượng sang nhu cầu về chất.
Nhu cầu về tinh thần: là những nhu cầu đòi hỏi con người đáp ứng được những điều kiện để tồn tại và phát triển về mặt trí lực. Xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về các giá trị tinh thần cũng nâng cao nó bao gồm.
+ Nhu cầu học tập để nâng cao trình độ. + Nhu cầu thẩm mỹ và giao tiếp xã hội. + Nhu cầu công bằng xã hội.
Nhu cầu vật chất và tinh thần của con người có quan hệ biên chứng với nhau điều đó bắt nguồn từ mối quan hệ vật chất- ý thức. Đây là hai nhu cầu chính và cũng là cơ sở để thực hiện tạo đọng lực cho lao động.
+ Năng lực thực tế của người lao động: là tất cả những kiến thức, kinh nghiêm mà người lao động đã đúc kết được trong suốt quá trinh học tập và lao động. Mỗi người lao động có những khả năng riêng nên động khiến họ làm việc tích cực hơn cũng khác nhau, khi họ có đầy đủ điều kiện để phát huy khả năng của mình thì động lực lao động sẽ tăng lên.
+ Tính cách cá nhân của mỗi người lao động: Đây là yếu tố cá nhân bên trong mỗi con người và được thể hiện qua quan điểm của họ trước một sự việc, sự kiện nào đó. Quan điểm của người lao động có thể mang tính tích cực hoạc tiêu cực do vậy tạo động lực cho người lao động còn chịu một phần ảnh hưởng từ tính cách của họ.
- Các yếu tố bên trong công việc: Các yếu tố phụ thuộc vào bản chất công việc mà người lao động đang làm.
Đó là sự phù hợp giữa khả năng làm việc với trình độ của người lao động, khi người lao động cảm thấy công việc đang làm là phù hợp với mình họ sẽ tích cực lao động để đạt được mục tiêu của mình ngược lại khi công việc không phù hợp người lao đọng dễ dẫn đến tình trạng chán nản, không tập trung vào công việc.
b) Các yếu tố thuộc môi trường quản lý
Tất cả những công tác quản lý trong tổ chức đề có những ảnh hưởng nhất định tới động lực làm việc của người lao động, cụ thể.
+ Điều kiện và chế độ thời gian lao động: đây là yếu tố có ảnh hưởng không nhỏ tới động lực lao động, khi điều kiện lao động thuận lợi, môi trường lam việc đảm bảo an toàn, vệ sinh người lao động sẽ yêu thích công việc hơn, làm việc tốt hơn.
+ Tổ chức phục vụ nơi làm việc: Là sự sắp xếp, bố tri công việc phục vụ cho người lao động đảm bảo môi trường làm việc tốt nhất để người lao động phát huy một cách tối đa mọi khả năng của bản thân. Tạo điều kiện để quá trình sản xuất được liên tục nhịp nhàng.
+ Thù lao lao động: Là số tiền mà tổ chức trả cho người lao động vì những gì họ đã phục vụ. Khi người lao động cảm thấy thu nhập nhận được là tương xứng với
công sức họ bỏ ra thì người lao động sẽ co động lực để làm việc phục vụ tổ chức. Thù lao lao độngkhông công bằng sẽ có ảnh hưởng xấu tới động lực lao động vì khi đó họ cho rằng minh đang bi đối xử không công bằng. Vì vậy người quản lý cần phải thực hiện công tác thù lao lao động một cách hợp lý nhất tạo tam lý thoải mái và tinh thần đoàn kết tập thể.
+ Đánh giá kết quả làm việc: là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn tồn tại trong mọi tổ chức. Hoạt đọng đánh giá kết quả làm việc xác định mức lao động mà người lao động đã thực hiên được để xét các mức khen thưởng hoặc kỷ luật đồng thời qua công tác đánh giá cũng xem xét được năng lực,