CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. Nâng cao nhận thức và hiểu biết của ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất
4.1.3 Hoạt động đào tạo cần được chú trọng
Hiện nay gần nhƣ toàn bộ ngƣời dân, các cơ sở sản xuất, hộ kinh doanh tại làng nghề bún Thanh Lƣơng đều chƣa biết đến khái niệm QTTG, lợi ích và cách thức triển khai QTTG. Chính vì vậy để nâng cao năng suất lao động, phát triển làng nghề cần chú trọng việc đào tạo cho ngƣời dân, các cơ sở sản xuất, hộ kinh doanh hiểu rõ đƣợc lợi ích của QTTG, cách thức thực hiện, triển khai QTTG nhƣ thế nào.
Đào tạo về nhận thức
Để ngƣời lao động thấu hiểu đƣợc sự cần thiết của QTTG và lợi ích của việc áp dụng QTTG thì việc đào tạo nhận thức về QTTG là vô cùng quan trọng. Từ đó giúp ngƣời lao động nâng cao tinh thần trách nhiệm, nâng cao
tính tự giác, tự nguyện và tính chủ động khi áp dụng QTTG. Để làm đƣợc việc này, hoạt động đào tạo cần tập trung hƣớng cho ngƣời lao động hiểu rằng thực hiện những hoạt động QTTG là có ích cho chính bản thân họ và chỉ có làm thật, làm hết sức mình thì mới có thể đạt đƣợc kết quả tốt, từ đó mà nâng cao ý thức tham gia và thực hiện. Việc áp dụng QTTG giúp họ nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian lãng phí để dành nhiều thời gian hơn cho cuộc sống, cho gia đình.
Sau đây là một số hoạt động các cơ sở sản xuất, hộ kinh doanh cần thực hiện để thúc đẩy việc đào tạo nhận thức cho ngƣời tham gia lao động:
- Thực hiện các hoạt động tuyên truyền, hƣớng dẫn về lợi ích của 5S, Kaizen, QLTQ tới từng ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất bằng cách đẩy mạnh các hoạt động truyền thông trong làng xã nhƣ: Phát các bản tin trên đài phát thanh phƣờng xã, phát tờ rơi sách hƣớng dẫn, tổ chức hội thảo, tổ chức các cuộc thi tìm hiểu về 5S, Kaizen, QLTQ…
- Có thể mời các chuyên gia về thiết lập lộ trình đào tạo cụ thể và liên tục duy trì thúc đẩy động lực, “truyền lửa” cho ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất.
Đào tạo về kiến thức
Việc đào tạo kiến thức là giúp ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất hiểu về cách thức triển khai áp dụng QTTG và thực hành tại chính các cơ sở sản xuất của mình. Nội dung chƣơng trình đào tạo cần bám sát thực tiễn, dùng các công cụ đơn giản sao cho dễ triển khai áp dụng để truyền đạt QTTG nhằm mang đến lợi ích trực tiếp cho ngƣời tham gia lao động. Dƣới đây là một số hình thức đào tạo kiến thức Quản trị tinh gọn nên đƣợc áp dụng tại làng nghề bún Thanh Lƣơng:
Đào tạo kết hợp: Kết hợp đào tạo tại chỗ (on – the – job – training) với đào tạo ngoài nơi làm việc (off – the – job – training) để tăng tính thực tiễn
cho hoạt động đào tạo. Ngƣời lao động sẽ đƣợc những ngƣời hƣớng dẫn có kỹ năng tốt hơn chỉ dẫn trực tiếp giúp họ nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi của môi trƣờng làm việc và quy trình triển khải áp dụng sẽ đƣợc thực hiện nhanh chóng hơn.
Đào tạo TOT (Train of trainers): Hình thức này cung cấp cho ngƣời làm công tác đào tạo kiến thức cơ bản, kỹ năng và kinh nghiệm thực tiễn để truyền đạt lại cho ngƣời lao động khác cùng tham gia vào hoạt động sản xuất bún.
4.1.4 Chính sách khen thưởng, khuyến khích
Hiệu quả hơn cả là có thể xã hội hóa sâu rộng các hoạt động thi đua, đề cao việc khen thƣởng. Một trong những yếu tố quan trọng của việc khen thƣởng là để nêu gƣơng tạo động lực phấn đấu. Thông qua các chính sách khen thƣởng, các cơ quan có chức năng thể hiện cho ngƣời lao động thấy quyết tâm và cam kết của mình đối với việc áp dụng QTTG, từ đó giúp ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất tin tƣởng hơn vào sự điều hành quản lý của các cơ quan chức năng.
Có rất nhiều hình thức khen thƣởng, đó có thể là động viên khen thƣởng về vật chất hoặc tinh thần. Tuy vậy khi khen thƣởng cần có tiêu chí rõ ràng, minh bạch, công khai nhằm tạo sự công bằng và phấn đấu giữa các đơn vị sản xuất.
4.1.5 Nâng cao hiệu quả áp dụng 5S tại các đơn vị triển khai
Do đặc thù sản xuất bún là các hoạt động sản xuất trực tiếp. Do đó 5S sẽ là công cụ sẽ giúp loại bỏ một số lãng phí nhƣ thời gian chờ đợi và các lãng phí do thao tác trong quá trình sản xuất.
Sàng lọc (Sort): Phân loại những gì cần thiết và những gì không cần thiết để những thứ thƣờng đƣợc cần đến luôn có sẵn gần kề và thật dễ tìm thấy. Những đồ ít dùng hay không cần dùng đến đƣợc
chuyển đến nơi khác hay loại bỏ. Nhƣ trong kho để các phƣơng tiện, công cụ dụng cụ ở nơi quy định dễ tìm
Sắp xếp (Straighten): Sắp xếp đồ vật khu làm việc thứ tự để dễ tìm thấy, dễ lấy và dễ trả lại (đặc biệt quan trọng trong việc sắp xếp hàng hóa trong kho). Các vật dùng sản xuất đƣợc dùng thƣờng xuyên nên để những vị trí thuận lợi dễ lấy nhất rút ngắn thời gian di chuyển và tìm kiếm.
Sạch sẽ (Scrub): Thƣờng xuyên và định kỳ quét dọn vệ sinh sạch sẽ khu vực sản xuất trực tiếp. Sắp xếp, phân công lịch vệ sinh cụ thể hàng tuần trên bảng hoạt động trong khu vực sản xuất, thƣờng xuyên lau dọn rửa sạch các dụng cụ sản xuất.
Săn sóc (Sustain): Thƣờng xuyên truyền đạt, huấn luyện và khuyến khích về 5S để áp dụng 5S trở thành thói quen khi mọi ngƣời tham gia hoạt động sản xuất. Kiểm tra và đánh giá thƣờng xuyên các cơ sở sản xuất thực hiện 5S. Treo các khẩu hiệu ở khắp khu sản xuất. Tạo ra phong trào thi đua giữa các cơ sở sản xuất nhƣ danh hiệu cơ sở sản xuất thực hiện tốt 5S nhất hàng tháng. Động viên khích lệ những cá nhân, tập thể làm tốt nhƣ thƣởng bằng khen, giấy chứng nhận.
Sẵn sàng (Standardize): Nhấn mạnh và đẩy mạnh kiểm tra việc thực hiện 3S đầu tiên thƣờng xuyên với yêu cầu chặt chẽ hơn nhằm tạo cho ngƣời tham gia sản xuất, các cơ sở sản xuất hình thành thói quen chuẩn thực hiện 5S.
Để duy trì và nâng cao thực hiện 5S hàng ngày, thành lập ban kiểm tra 5S của cơ quan chức năng hoặc ban này đƣợc bầu chọn của các cơ sở sản xuất, ban đầu là hàng ngày và khi ý thức của ngƣời sản xuất đƣợc hình thành thì có thể giảm mật độ xuống hàng tuần.
4.2 Đề xuất các giai đoạn triển khai áp dụng QTTG tại làng nghề bún Thanh Lƣơng Thanh Lƣơng
Do đặc thù các cơ sở sản xuất, hộ gia đình sản xuất tại Thanh Lƣơng chƣa từng biết đến QTTG và do có nhiều cách tiếp cận khác nhau theo nhiều giai đoạn khác nhau để triển khai quản trị tinh gọn và ở mỗi giai đoạn lại có các bƣớc thực hiện khác nhau. Từ phân tích cơ sở lý luận và thực tiễn ở chƣơng 1 và chƣơng 3, học viên đề xuất một mô hình QTTG áp dụng tại làng nghề bún Thanh Lƣơng nhƣ sau:
Hình 4.1: Mô hình các bước thực hiện quản trị tinh gọn tại các cơ sở sản xuất bún tại làng nghề Thanh Lương
Nguồn: Tác giả đề xuất
Bƣớc 1: Đào tạo nhận thức về QTTG
Đây là bƣớc đầu tiên và nền tảng để các cơ quan ban ngành chức năng cũng nhƣ các cơ sở sản xuất, ngƣời lao động có một hiểu biết về quản trị tinh gọn. Việc đào tạo phải làm nổi bật những lợi ích mà ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất nhận đƣợc thông qua việc tham gia thực hiện QTTG. Việc đào tạo tốt nhất đó là lấy những ví dụ từ thực tiễn của các cơ sở sản xuất đã áp dụng thành công QTTG hay tại chính các cơ sở sản xuất trong làng Thanh Lƣơng. Nhất là những ví dụ tại chính các cơ sở sản xuất tại Thanh Lƣơng, những hành động bộc phát theo hƣớng quản trị tinh gọn nhƣ việc dọn vệ sinh cơ sở sản xuất, rửa sạch máy móc trang thiết bị sản xuất bún mỗi sáng của một số ngƣời sản xuất tạo ra một môi trƣờng lành mạnh góp phần giữ gìn sức khỏe cho chính họ. Hay là một số cải tiến bộc phát, lấy ví dụ sử dụng kích ép bột giúp việc làm bột khô nhanh hơn nhiều lần so với dùng đá cách đây nhiều năm trƣớc.
Bƣớc2: Xây dựng sơ đồ chuỗi giá trị cho các hoạt động sản xuất bún
Trong hoạt động sản xuất bún quy mô nhỏ lẻ, các cá nhân sẽ không có sự chuyên biệt hóa mà mỗi ngƣời sẽ phải làm rất nhiều việc khác nhau, mỗi ngƣời một cách làm khác nhau chính vì vậy rất khó để tìm ra những lãng phí lớn đang xảy ra. Qua thực tế quan sát tại các cơ sở sản xuất, nếu nhƣ áp dụng ngay 5S hay quản lý trực quan thì điều này không ổn. Do hai công cụ này đều làm tinh gọn dựa trên một chuỗi giá trị cố định. Mà chuỗi giá trị hiện tại này chƣa phù hợp gây nhiều lãng phí thì việc áp dụng 5S hay quản trị trực quan cũng chƣa tạo đƣợc sự giảm lãng phí lớn trong các hoạt động sản xuất.
- Thông báo chính thức của ban ngành lãnh đạo tại Thanh Lƣơng: Hoạt động thông báo này chính là thể hiện sự quyết tâm của ban lãnh đạo thực hiện chƣơng trình 5S tại các cơ sở sản xuất tại Thanh Lƣơng do đó khuyến khích tinh thần trách nhiệm của ngƣời lao động trong quá trình thực hiện.
- Tiến hành đào tạo về 5S tại Thanh Lƣơng: Do 5S vẫn còn là khái niệm mới đối với tất các ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất. Vì vậy việc cần làm đầu tiên là tiến hành đào tạo cho toàn bộ ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất về 5S. Mức độ áp dụng và thời gian áp dụng 5S sẽ đƣợc điều chỉnh tuỳ thuộc hiệu quả của chƣơng trình đào tạo. Thông qua hoạt động này cũng lồng ghép phổ biến các quy định, quy chuẩn cho hoạt động 5S bằng các phƣơng thức hiệu quả nhƣ áp phích, băng rôn, khẩu hiệu.
- Thực hiện 3S đầu tiên: Việc đầu tiên là tổng vệ sinh thông qua việc chia vùng hay phát động các ngày “Tổng vệ sinh”. Việc tổng vệ sinh này cần có sự tham gia tích cực của tất cả ngƣời lao động, các hộ sản xuất và ban ngành lãnh đạo để gƣơng trong hoạt động 5S. Sau khi thực hiện việc tổng vệ sinh, việc sàng lọc các vật dụng không cần thiết là tiền đề để thực hiện các chữ S tiếp theo. Những vật dụng nào không cần thiết sẽ bị đánh thẻ đỏ và đƣợc di dời ra khỏi nơi sản xuất. Việc sàng lọc cần đƣợc thực hiện hàng ngày và ngƣời đi đầu là ngƣời phụ trách của cơ sở sản xuất đó. Sau khi sàng lọc, các hoạt động sắp xếp đƣợc thực hiện. Việc thực hiện sắp xếp cần thực hiện theo nguyên tắc “Dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại”
- Thực hiện săn sóc và sẵn sàng: Việc săn sóc là đánh giá về các hoạt động 3S đã thực hiện ở trên sau đó xây dựng quy trình, quy định, cơ chế để duy trì các hoạt động 3S ở trên. Và điều quan trọng là thông qua các hoạt động ở trên phải tạo ra đƣợc thói quen, nâng cao ý thức tự giác của ngƣời lao động tại các cơ sở sản xuât trong việc thực hiện 3S.
Bƣớc 4: Quản lý trực quan
- Các cơ sở sản xuất thƣờng xuyên họp thảo luận để xem xét áp dụng quản lý trực quan vào chuỗi giá trị sản xuất của các cơ sở sản xuất, có thể dùng các công cụ nhƣ thẻ báo (Kanban), các biển chỉ dẫn để tối ƣu hoạt động sản xuất.
- Trong quá trình thực hiện 5S, đặc biệt là trong hoạt động “Sắp xếp”, nên áp dụng tƣ duy quản lý trực quan. Có thể áp dụng những công cụ quản lý trực quan đã thành công của các công ty lớn nhƣ Toyota ví dụ nhƣ làm “Bóng mờ” cho các dụng cụ sản xuất. Các dụng cụ đƣợc tạo một hình bóng tại đúng vị trí dụng cụ đƣợc đặt từ đó giúp cho ngƣời ngƣời lao động để dụng cụ đúng vị trí lúc trƣớc đƣợc đặt và ngƣời phụ trách công việc đó cũng sẽ dễ dàng nhận ra những dụng cụ bị thiếu, không đƣợc đặt đúng vị trí.
Bƣớc 5: Lựa chọn một số công cụ QTTG phù hợp để áp dụng
Khi đã thực hiện đƣợc những bƣớc trên để xây dựng mô hình QTTG dài hạn, cơ quan chức năng cùng toàn thể ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất luôn cân nhắc sử dụng những công cụ khác của quản trị tinh gọn để nhằm hƣớng đến hai trụ cột chính của quản trị tinh gọn đó là Just in time (JIT- sản xuất vừa đúng lúc) và Jidoka (Tự kiểm tra lỗi). Đây là một quá trình lâu dài đòi hỏi tất cả các cơ sở sản xuất phải bền bỉ cố gắng.
Kết luận chƣơng 4:
Chƣơng 4 đã đề xuất quy trình các bƣớc áp dụng QTTG vào hoạt động sản xuất tại các cơ sở sản xuất bún tại làng nghề Thanh Lƣơng. Mặc dù dựa trên cơ sở lý luận, thực tiễn, thực trạng ở các chƣơng 1, 2, 3 để đƣa ra quy trình song mới chỉ dừng lại ở việc nặng về lý thuyết, phƣơng pháp luận để triển khai. Để áp dụng vào thực tiễn các bƣớc áp dụng và giải pháp này cần đƣợc xây dựng một cách chi tiết từng bộ phận tác nghiệp trong các cơ sở sản xuất với những điều kiện áp dụng thực tế.
KẾT LUẬN
Quản trị tinh gọn đã đƣợc biết đến và áp dụng rộng rãi và đem lại hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực sản xuất ở nhiều quốc gia, minh chứng rõ ràng là sự phát triển thần kỳ của Nhật Bản hay ở nhiều nƣớc có điều kiện tự nhiên, văn hóa, dân số…. tƣơng đồng với Việt Nam nhƣ Singapore, Thái Lan, Malaysia, Trung Quốc… và đã rất thành công. Mặt khác cũng đã có rất nhiều học giả, nhà nghiên cứu, trung tâm nghiên cứu, các trƣờng Đại học… đã quan tâm và tập trung nghiên cứu phát triển các công cụ cũng nhƣ cách thức áp dụng QTTG vào trong doanh nghiệp tại Việt Nam. QTTG cho thấy đây là một phƣơng pháp có đủ cơ sở về lý thuyết, không phức tạp và dễ áp dụng.
Mục tiêu nghiên cứu này là giúp cho ngƣời lao động, các cơ sở sản xuất bún tại Thanh Lƣơng hiểu rõ và giảm thiểu tối đa sự lãng phí trong quá trình hoạt động sản xuất bún nhằm nâng cao năng suất lao động và rút ngắn thời gian lao động.
Để hoàn thành đề tài này, tác giả đã xây dựng sơ đồ phƣơng pháp nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp thực chứng bao gồm 3 bƣớc. Bƣớc 1 là quá trình thu thập, nghiên cứu cơ sở lý thuyết song song với việc khảo sát thực tế tại các cơ sở sản xuất, các hộ sản xuất tại làng nghề Thanh Lƣơng. Ở bƣớc 2, tác giả tiến hành phân tích hoạt động sản xuất các cơ sở sản xuất và từ đó đƣa ra các giải pháp tại bƣớc 3.
Sau một quá trình nghiên cứu tác giả nhận thấy các cơ sở sản xuất, các hộ gia đình tại Thanh Lƣơng cũng nhƣ rất nhiều những doanh nghiệp nhỏ và vừa, các làng nghề…. tại Việt Nam nên áp dụng QTTG vào quá trình sản xuất của mình nhằm cắt giảm lãng phí và nâng cao năng suất lao động, chất lƣợng sản phẩm. Là ngƣời con đƣợc sinh ra và lớn lên tại làng nghề, tác giả rất thấu cảm và trăn trở với những khó khăn mà làng nghề đang gặp phải hiện
nay. Chính vì vậy tác giả chọn lựa thực hiện luận văn này xuất phát từ tình yêu quê hƣơng còn về chất lƣợng khoa học của luận văn mới chỉ dừng lại là kết quả nghiên cứu bƣớc đầu trên con đƣờng học tập và nghiên cứu của bản thân. Từ đó tác giả sẽ có những nghiên cứu sâu hơn và hoàn thiện hơn trong những nghiên cứu tiếp theo.
TÀI LIỆU THAM KHẢO A. Tiếng Việt: