6. Kết cấu luận văn
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kếtoán tại công ty
2.2.2.1. Chế độ chứng từ áp dụng tại công ty
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng tại Công ty được thực hiện theo đúng nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật kế toán và Thông tư 200 của Bộ Tài Chính quy định các mẫu chứng từ mang tính hướng dẫn. Việc lập, lưu chuyển chứng từ công ty được quy định rất chặt chẽ với từng loại chứng từ cụ
I. Lao động tiền lươngthể tới khi ghi sổ,lưu trữ và trách nhiệm được phân rõ ràng trong những nhân viên kế toán và trong các bộ phận khác có liên quan.
Chứng từ về lao động tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thưởng, giấy đi đường, bảng thanh toán tiền làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền thuê ngoài, hợp đồng giao khoán, Phiếu giao việc, biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán, bảng kê trích nộp các khoản theo lương, bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội.
Chứng từ phản ánh về nguyên vật liệu: Hoá đơn mua hàng, hợp đồng mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu, công cụ, bảng kê mua hàng.
Trích dẫn mẫu phiếu nhập kho, sử dụng để theo dõi nguyên vật liệu của công ty. (Phụ lục 02)
Chứng từ về bán hàng: Ngoài hợp đồng, biên bản nghiệm thu dịch vụ, hoá đơn giá trị gia tăng.
Trích dẫn mẫu hóa đơn dịch vụ của Công ty về việc vận dụng chế độ chứng từ về bán hàng. (Phụ lục 03)
Chứng từ về tiền: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ.
Trích dẫn mẫu giấy đề nghị tạm ứng về việc vận dụng giấy đề nghị tạm ứng tại công ty. (Phụ lục 04)
Trích dẫn mẫu giấy đề nghị thanh toán ngày 07/08/2017. (Phụ lục 05)
Trích dẫn 1 mẫu phiếu chi, sử dụng để theo dõi tiền mặt tại quỹ của Công ty (phụ lục 06)
Chứng từ về tài sản cố định: Biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản kiểm kê TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ
* Tổ chức lập chứng từ kế toán: Về công việc này, yêu cầu của đơn vị với mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền phải viết bằng chữ, phải khớp và đúng với số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Chứng từ kế toán phải được lập theo đúng mẫu quy định của chế độ hoá đơn chứng từ kế toán. Mẫu chứng từ kế toán có 02 loại: Mẫu bắt buộc và mẫu hướng dẫn.
Trong quá trình khảo sát thiết kế, kế toán tại đơn vị thành viên có trách nhiệm tập hợp toàn bộ chứng từ để phục vụ công tác hạch toán chi phí, toàn bộ chứng từ kế toán sẽ được chuyển về hạch toán tập trung tại phòng kế toán Công ty.
* Tổ chức kiểm tra chứng từ: Thông qua quan sát và phỏng vấn một số kế toán phụ trách phần hành, cho thấy tại Công ty TNHH ẩm thực sinh thái Hồng Hạc chứng từ sau khi được lập, kế toán viên phụ trách phần hành nào sẽ kiểm tra loại chứng từ tương ứng đối chiếu các quy định của Nhà nước, của ngành và các quy định nội bộ của đơn vị mình. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ.
+ Kiểm tra việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra xét duyệt chứng từ kế toán.
Trên cơ sở hướng dẫn của thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính. Công ty đã thiết kế và sử dụng các chứng từ như sau:
3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
5 Giấy đi đường 04-LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hoá 03-VT
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
III. Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH
2 Thẻ quầy hàng 02-BH
IV. Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê vàng tiền tệ 07-TT
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
hay từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán và cần phải luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập chứng từ kế toán, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc công ty ký duyệt.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Qua quan sát và phỏng vấn tác giả xin được đưa ra tổ chức lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu và quan trọng tại Công ty đó là chứng từ về mua hàng:
Bước 1: Bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau, củ, quả... chuyển qua cho kế toán vật tư tổ chức thu mua cung ứng kịp thời
Bước 2: Kế toán vật tư lập:
+ Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phượng pháp ước lượng nào,....
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng
Trình kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt
Bước 3: Kế toán vật tư tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể
Lập bảng kê chi tiết hàng hoá đầu vào khi thu mua: số lượng, đơn giá, thành tiền, chủng loại, hình thức thanh toán,....chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp
Bước 4: Tổng hợp mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác chuyển sang cho kế toán Tổng hợp thanh quyết toán và lưu trữ bảo quản.