6. Kết cấu luận văn
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾTOÁN TẠI CÔNG TY
2.2.6. Tổ chức thực hiện kiểm tra kếtoán tại công ty
Công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản lý thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng. Đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài doanh nghiệp.
Công ty không có bộ phận kiểm soát nội bộ mà chỉ có sự kiểm tra qua lại giữa các nhân viên kế toán với nhau tuy nhiên vẫn đạt hiệu quả cao và chính xác. Vì kế toán công ty đã xây dựng quy trình kiểm tra số liệu chéo và đồng thời áp dụng một số biện pháp kiểm soát như sau:
Mọi khoản thu đều nộp vào quỹ và nộp ngay vào ngân hàng trong ngày hay nộp vào ngân hàng trễ nhất là sáng ngày hôm sau để hạn chế việc mất mát tiền và không để tồn quỹ tiền mặt quá nhiều.
Mọi khoản chi đều có chứng từ và có chữ ký duyệt chi của kế toán trưởng và Giám Đốc. Hầu hết các khoản chi đều thanh toán qua ngân hàng, hạn chế chi bằng tiền mặt.
Thường xuyên đối chiếu với ngân hàng về các khoản đã phát sinh.Tiền ngân hàng so với sổ phụ hay bảng sao kê ngân hàng.
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết nguyên vật liệu giữa kế toán vật tư và thủ kho. Định kỳ kiểm kê và đối chiếu công nợ.
Khi hàng hóa, nguyên vật liệu nhập kho: kiểm tra đúng số lượng, kiểm tra có bị biến dạng, vỡ, trầy, dập, nát, hoặc kém chất lượng, không đạt tiêu chuẩn có
quyền trả lại hàng hóa cho nhà cung cấp, không kiểm đếm kỹ tránh thiếu hụt, mất mát
Với việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung, thực hiện hoàn chỉnh các nghiệp vụ nên việc kiểm tra sẽ do các nhân viên kế toán làm đến đâu kiểm tra đến đó trước khi nộp báo cáo cho kế toán trưởng, kế toán trưởng căn cứ vào đây kiểm tra tính chính xác và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Chứng từ kế toán được kiểm tra chủ yếu theo những nội dung sau:
- Kiểm tra thông tin đơn vị trên hóa đơn: tên công ty, địa chỉ, mã số thuế... tránh sai các chỉ tiêu trên hóa đơn, khi nhận hàng phải kiểm tra kỹ các thông
tin hóa đơn cho kỹ nếu phát hiện sai sót trả lại cho nhà cung cấp kịp thời để xuất
hóa đơn khác thay thế hóa đơn bị sai
- Kiểm tra hạn sử dụng của hàng hóa: nước ngọt các loại, bia, rượu....trước khi nhập kho, khi kiểm tra hàng hóa nếu hạn sử dụng còn thời gian từ 05
tháng trở
lên thì tiến hành nhập kho, nếu dưới xem xét xem mặt hàng trên nếu bán chạy thì
vẫn tiến hành nhập kho,còn nếu là mặt hàng không đảm bảo thì không nhập kho
kịp thời trả lại nhà cung cấp đổi lại hàng mới thay thế
-Kiểm tra đầy đủ chứng từ: Không lập phiếu nhập kho, không có phiếu giao hàng của bên bán, không có hợp đồng kinh tế khi nhận số lượng lớn, không có biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho của bên bán, người nhận hàng không ký tá đầy đủ
-Ghi nhận nhập kho không có hóa đơn chứng từ hợp lệ: mua hàng hóa với số lượng lớn nhưng không có hợp đồng, hóa đơn mua hàng không đúng quy định (thu mua hàng nông sản chỉ lập bảng kê mà không viết hóa đơn thu mua hàng nông sản theo quy định của Bộ tài chính).
hoặc hóa đơn bán lẻ không có chữ ký của bộ phận phòng ban nhận hàng, không thu thập chứng từ đầy đủ tránh làm mất mát chứng từ, khi khách hàng đến thanh toán không làm thủ tục đối chiếu công nợ giữa các phiếu giao hàng của khách với công ty
-Thanh toán trùng lặp nhiều lần cho cùng một nghiệp vụ tránh chi tiền hai lần, cho cùng một hóa đơn hoặc chi vượt tiền so với thực tế mua hàng
Kiểm tra việc ghi chép vào các sổ kế toán: Kiểm tra vào sổ cập nhật, đúng sự thật, đúng với chứng từ kế toán, rõ ràng rành mạch.
Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán: Kiểm tra việc phân công, phân nhiệm, lề lối làm việc của bộ máy kế toán. Yêu cầu trong tổ chức bộ máy kế toán là phải hết sức gọn nhẹ nhưng đảm bảo được chất lượng công việc theo yêu cầu quản lý.
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán: Kết quả của công tác kiểm tra phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức và kế hoạch hoá đúng đắn công tác kiểm tra.