3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL
4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL
5 Giấy đi đường 04-LĐTL
6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL
7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL
8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL
9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL
10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL
11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL
12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL
II. Hàng tồn kho
1 Phiếu nhập kho 01-VT
2 Phiếu xuất kho 02-VT
3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng
hoá 03-VT
4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT
5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT
6 Bảng kê mua hàng 06-VT
7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT
III. Bán hàng
1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH
2 Thẻ quầy hàng 02-BH
IV. Tiền tệ
1 Phiếu thu 01-TT
2 Phiếu chi 02-TT
6 Biên lai thu tiền 06-TT
7 Bảng kê vàng tiền tệ 07-TT
8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT
V. Tài sản cố định
1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ
2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ
3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ
4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ
5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ
hay từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán công ty. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán và cần phải luân chuyển chứng từ kế toán một cách khoa học và hợp lý.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: Lập chứng từ kế toán, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán.
Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc công ty ký duyệt.
Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Qua quan sát và phỏng vấn tác giả xin được đưa ra tổ chức lập và luân chuyển một số chứng từ kế toán chủ yếu và quan trọng tại Công ty đó là chứng từ về mua hàng:
Bước 1: Bếp trưởng lập bảng kê chi tiết các nguyên liệu đầu vào: thịt, cá, rau, củ, quả... chuyển qua cho kế toán vật tư tổ chức thu mua cung ứng kịp thời
Bước 2: Kế toán vật tư lập:
+ Chi tiết bảng kê đầu vào số lượng, chủng loại, chất lượng, thành tiền tổng là bao nhiêu theo phượng pháp ước lượng nào,....
+ Giấy đề nghị tạm ứng + Đơn đề nghị mua hàng
Trình kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt
Bước 3: Kế toán vật tư tiến hành trực tiếp đi thu mua: tự liên hệ các đầu mối: chợ, siêu thị, người dân, các tụ điểm thu mua sao cho giá mua thấp nhất có thể
Lập bảng kê chi tiết hàng hoá đầu vào khi thu mua: số lượng, đơn giá, thành tiền, chủng loại, hình thức thanh toán,....chi tiết theo ngày, trung bình giữa tháng hoặc cuối tháng sẽ phải tổng hợp làm báo cáo kèm theo chi tiết để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp
Bước 4: Tổng hợp mọi hóa đơn chứng từ, bảng kê, giấy tờ khác chuyển sang cho kế toán Tổng hợp thanh quyết toán và lưu trữ bảo quản.
2.2.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty
Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản kế toán theo TT 200/2014/QĐ- BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính ban hành. Các tài khoản loại 1 đến loại 9 được sử dụng và xác định các tài khoản cấp 1, cấp 2 vào công việc kế toán của mình.
- Loại 1: Tài sản ngắn hạn
Kế toán vốn bằng tiền: Kế toán tại Công ty TNHH ẩm thực sinh thái Hồng Hạc sử dụng TK 111 - Tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của tiền mặt tại quỹ và TK 112 - Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc để phản ánh số hiện có và tình hình biến động các khoản tiền gửi của đơn vị tại Ngân hàng, Kho bạc. Các tài khoản này được chi tiết theo từng loại quỹ, loại tiền gửi ngân hàng.
Ke toán tạm ứng : Công ty sử dụng TK 141 - Tạm ứng được chi tiết cho từng cán bộ, nhân viên tạm ứng.
Kế toán vật tư: Công ty sử dụng TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu, tài khoản này
được chi tiết theo từng loại thực phẩm, thịt, cá, rau, củ, quả, dầu ăn, gia vị ... lại theo dõi chi tiết theo từng nhà cung cấp. do mỗi nhà cung cấp lại có đơn giá bán hàng khác nhau. Công ty sử dụng TK 153 - Công cụ, dụng cụ để phản ánh giá trị hiện có và
tình hình biến động của công cụ, dụng cụ, tài khoản này được chi tiết theo từng loại dụng cụ,.
- Loại 2: Tài sản cố định. Công ty sử dụng TK 211 - TSCĐ hữu hinh,Tk 212 - TSCĐ thuê tài chính, TK 213 - TSCĐ vô hình, TK 214 - Hao mòn TSCĐ,TK
241
- Xây dựng cơ bản dở dang để phản ánh tình hình biến động tăng, giảm các loại
TSCĐ hữu hình, vô hình theo chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn.
- Loại 3: Nợ phải trả. Dùng để phản ánh quan hệ phải trả giữa Công ty với các tổ chức cá nhân bên ngoài và các khoản phải trả cho các cán bộ, nhân
viên trong
công ty, các khoản phải nộp cho nhà nước, kế toán sử dụng TK 331 - Các khoản
phải trả cho người bán, TK 333- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước được chi
tiết theo từng loại khoản thuế, phí phải nộp của công ty, TK 334 - Phải trả
người lao
động, TK 335 - Chi phí phải trả, TK 336- Phải trả nội bộ, TK 338 - Phải trả, phải
nộp khác được chi tiết theo từng khoản như: tài sản thừa chờ giải quyết, kinh phí
+ TK 521 - Các khoản giảm trừ doanh thu có 3 tài khoản cấp 2.
TK 5211 - Chiết khấu thương mại: Phản ánh số giảm giá cho người mua hàng với khối lượng hàng lớn được ghi trên hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ khác liên quan đến bán hàng.
TK 5212 - Hàng bán bị trả lại: Phản ánh trị giá bán của số hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại.
TK 5213 - Giảm giá hàng bán: Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán so với giá bán ghi trong hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng thông thường phát sinh trong kỳ.
- Loại 6: các khoản chi phí. Công ty sử dụng các tài khoản 621, 622, 627 được dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (thức ăn), hàng chuyển bán (bia, rượu, khăn...), nhân công trực tiếp, sản xuất chung, TK 632 - Giá vốn hàng bán, TK 635 - Chi phí tài chính, TK 641 Chi phí bán hàng được chi tiết theo từng nội dung chi phí như: Chi phí nhân viên, , dụng cụ, đồ dùng, khấu hao TSCĐ; dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác, TK 642 - Chi phi quản lý doanh nghiệp cũng được chi tiết theo tưng nội dung như: Chi phí nhân viên quản lý, vật liệu quản lý, đồ dùng văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí, dự phòng, dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác Do đặc điểm kinh doanh các loại dịch vụ khác nhau nên khi bán hàng, giá vốn kết chuyển chưa kịp thời với bút toán ghi nhận doanh thu vì một số trường hợp bán lẻ chưa xác định được ngay giá vốn. Vì vậy cuối tháng kế toán xác định được tổng giá vốn hàng hóa bán ra trong kỳ và hạch toán một lần vào giá vốn.
Với việc doanh nghiệp lựa chọn tài khoản sử dụng này vừa phù hợp, vừa gọn nhẹ với loại hình cũng như tình hình hoạt động kinh doanh giúp cho bộ phận tài chính phản ánh đầy đủ nội dung của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong công ty, đáp ứng nhanh chóng, chính xác tình hình tài chính, kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu hữu ích cho số đông những người bên ngoài Công ty sử dụng trong việc đưa ra quyết định kinh tế của họ.
Trích dẫn bảng danh mục tài khoản kế toán sử dụng tại công ty TNHH ẩm thực sinh thái Hồng Hạc (Phụ lục 09)
2.2.4. Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán tại công ty
Công ty đã áp dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung theo Thông tư số 200/2014/QĐ-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính. Để phù hợp với đặc thù kinh doanh của công ty, tiết kiệm chi phí và thời gian, công ty đã tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán MISA theo hình thức nhật ký chung. Hình thức này đảm bảo tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi nhận vào sổ nhật ký mà trọng tâm là sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế.
Để xử lý thông tin, các hoạt động kinh tế tài chính phát sinh các loại chứng từ kế toán gốc thì phải phân loại và hệ thống hóa các dữ liệu ban đầu thông qua hệ thống sổkế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô và tình hình kinh doanh của công ty, đồng thời phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán trong công ty. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán là một nhu cầu cần thiết đã được công ty áp dụng để công tác kế toán ngày càng hiệu quả hơn, cung cấp thông tin một cách nhanh chóng.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày k
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra ...►
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán trên máy tính theo hình thức nhật ký chung
2.2.4.2. Trình tự ghi chép kế toán theo theo hình thức nhật ký chung
Quá trình hạch toán kế toán được bắt đầu từ các chứng từ gốc khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, ghi sổ kế toán, tổng hợp từng tài khoản,v.v... lập BCTC.Trình tự ghi chép kế toán theo hình thức nhật ký chung được thể hiện:
Hàng ngày, nhân viên kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra nhập dữ liệu liên quan đến phần hành kế toán do mỗi kế toán viên quản lý để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh lên phần mềm kế toán. Sau đó căn cứ vào các số liệu đã được lập tại các phần hành của các kế toán viên. Kế toán tồng hợp kiểm tra và kết chuyển tài khoản. Phần mềm sẽ tự động ghi vào sổ nhật ký chung và là căn cứ ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm kế toán chỉ cần vào phần mềm kế toán chon mục báo cáo để kiểm tra tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung. Sau khi kiểm tra đối chiếu các số liệu nếu khớp đúng thì dùng bảng cân đối phát sinh, sổ cái để lập BCTC.
Trích dẫn mẫu sổ cái của công ty (Phụ lục 07)
Trích dẫn mẫu sổ nhật ký chung của công ty (Phụ lục 08)
2.2.5. Tổ chức công tác lập và phân tích BCTC
Trong bối cảnh hội nhập kinh tế như hiện nay, các doanh nghiệp không chỉ chịu sức ép cạnh tranh với các công ty trong nước mà gay gắt, quyết liệt hơn từ các tập đoàn đa quốc gia, những công ty hùng mạnh cả về vốn, thương hiệu và trình độ quản lý. Do vậy để cạnh tranh được các doanh nghiệp phải tìm được cho mình một hướng đi hợp lý để tồn tại và phát triển. Một trong số các giải pháp cần phải làm căn cứ vào các thông tin kế toán để phân tích kinh tế tại doanh nghiệp mình. Qua việc phân tích đánh giá doanh nghiệp sẽ thấy rõ được những ưu và nhược điểm trong việc tổ chức, hoạch định kế hoạch kinh doanh và đồng thời có thể thấy được những khả năng tiềm tàng để khai thác và phát huy hết năng lực của mình
Hiện nay công ty đã và đang được các nhà đầu tư quan tâm và ủng hộ. Để thu hút được nhiều hơn nữa sự quan tâm, đưa ra những chiến lược kinh doanh phù hợp thì công ty cần phải thường xuyên hơn trong việc phân tích, đánh giá và nhận định đúng được tình hình tài chính của mình để đưa ra những quyết định kinh tế đúng đắn.
Ở công ty thường xuyên tổ chức phân tích kinh tế để nắm bắt được tình hình thực tế mà căn cứ vào đó Ban giám đốc có các chiến lược kinh doanh phù hợp. Việc tổ chức phân tích kinh tế tại công ty sẽ do kế toán trưởng và ban Giám đốc đảm nhiệm, ngoài việc dựa vào những thông tin của kế toán Ban giám đốc dựa vào kết quả kinh doanh để phân tích hoạch định cho chiến lược sắp tới. Ngoài ra công ty còn dựa vào các chỉ tiêu tài chính như: Tình hình khả năng thanh toán, chỉ tiêu về
khả năng sinh lời, chỉ tiêu về cơ cấu tài chính, chỉ tiêu về năng lực hoạt động, v.v.. .để từ đó đưa ra chiến lược kinh tế trong dài hạn.
Thông thường mỗi năm hay định kỳ theo yêu cầu của giám đốc cần phân tích chung tình hình của toàn công ty thì kế toán trưởng sẽ tập hợp các số liệu của công ty lại để phân tích chung tình hình của toàn công ty. Từ đó Giám đốc có nhận định và xu hướng phát triển ở tầm vĩ mô.
BCTC được lập theo chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Công ty lập các BCTC gồm:
+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01-DN.
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02-DN. + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03-DN.
+ Bản thuyết minh BCTC, mẫu số B04-DN.
Các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp BCTC theo hướng dẫn của Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính và đúng theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành. Công ty bổ sung Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh BCTC.
Kỳ kế toán áp dụng cho công ty là kỳ kế toán năm, thường tính đầu kỳ từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12 năm dương lịch. Công ty lập BCTC vào cuối kỳ kế toán năm và căn cứ vào số liệu sau khi khoá sổ kế toán. BCTC được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán.
BCTC được người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của công ty ký và chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
Tổ chức thực hiện nộp BCTC Công ty tổ chức thực hiện nộp BCTC cho các cơ quan quản lý nhà nước theo thời hạn quy định là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Trích dẫn bảng cân đối kế toán năm 2017 cuả Công ty TNHH ẩm thực sinh thái Hồng Hạc năm 2017 (Phụ lục 01)
2.2.6. Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán tại công ty
Công tác kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp là hết sức quan trọng, điều này sẽ giúp việc cung cấp cho nhà quản lý thông tin chính xác và chất lượng, đồng thời cập nhật nhanh chóng về các chính sách kinh tế tài chính và các văn bản pháp quy nhằm điều chỉnh công tác chỉ đạo kinh doanh đúng hướng. Đảm bảo nhanh chóng và hiệu quả trong việc cung cấp thông tin cho các đối tượng trong và ngoài