6. Kết cấu luận văn
3.3.6. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kếtoán tại công ty
Kiểm tra kế toán là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập, giúp đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ đã ban hành. Thông qua công tác kiểm tra kế toán có thể đánh giá tình hình chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản,v.v... phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp; đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.
Để thực hiện tốt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, Công ty cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán. Cụ thể công ty cần thực hiện tốt các vấn đề sau:
Một là, xác định rõ mục đích, nhiệm vụ của công tác kiểm tra tài chính, kế
toán.
Hai là, lựa chọn hình thức kiểm tra phù hợp như kiểm tra theo thời gian (tự
kiểm tra thường xuyên theo kế hoạch, tự kiểm tra thường xuyên trong mọi hoạt động kinh tế tài chính, hoặc kiểm tra đột xuất); kiểm tra theo phạm vi công việc (kiểm tra toàn diện hay kiểm tra đặc biệt).
Ba là, nội dung kiểm tra bao gồm:
Kiểm tra việc quản lý và sử dụng TSCĐ, vật liệu, dụng cụ
Công ty phải tự kiểm tra việc mua sắm TSCĐ, phân loại TSCĐ tại công ty, việc ghi chép trong hồ sơ gốc của TSCĐ, tình hình huy động và sử dụng có hiệu quả TSCĐ, TSCĐ thuê tài chính,v.v.; kiểm tra việc tính hao mòn TSCĐ, kiểm tra việc tính khấu hao cho hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ; kiểm tra việc sửa chữa lớn TSCĐ, việc thực hiện các quy định của Nhà nước; kiểm tra tình hình TSCĐ đã thanh lý, chờ thanh lý,v.v.
Đối với vật liệu, dụng cụ công ty tự kiểm tra từ khâu thu mua, vận chuyển, bốc xếp, đến khâu nhập kho và xuất kho đưa vào sử dụng; kiểm tra tính hợp lý của việc xây dựng các định mức sử dụng, dự trữ và hao hụt vật liệu.
Kiểm tra việc quản lý quỹ lương và quỹ tiền mặt, tiền gửi của công ty
Công ty phải tự kiểm tra việc chấp hành đúng quy định về quỹ lương, kiểm tra việc trích nộp BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trích nộp khác theo quy định hiện hành.
Đối với quỹ tiền mặt, tiền gửi cần kiểm tra số lượng tiền mặt thực có trong quỹ, đối chiếu với số lượng trong sổ kế toán, số dư tiền gửi của công ty Ngân hàng; đối chiếu số liệu giữa số dư tiền gửi với số liệu trên sổ kế toán, kiểm tra các khoản đầu tư tài chính mà công ty nắm giữ, kiểm tra về mặt giá trị, tính hợp pháp và thời gian còn lại của những khoản đầu tư này.
Kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản
Tự kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản là nội dung được các công ty hết sức chú ý trong điều kiện hiện nay. Làm tốt công tác này, công ty phải tự kiểm tra quy trình xây dựng kế hoạch đầu tư và việc triển khai cấp phát vốn cho từng dự án tại công ty. Kiểm tra quy trình thẩm định dự án, thiết kế kỹ thuật và lập tổng dự toán cho từng dự án, kiểm tra công tác đấu thầu tuyển chọn đơn vị tư vấn và nhà thầu của từng dự án, kiểm tra công tác giám sát, quản lý của đơn vị tư vấn, nhà thầu của chủ đầu tư, kiểm tra việc thực hiện các thủ tục thanh toán liên quan đến hoạt động đầu tư. Khi công trình hoàn thành đưa vào sử dụng công ty tự kiểm tra việc quyết toán, nghiệm thu và bàn giao đưa công trình vào sử dụng kể cả việc kiểm tra quá trình chạy thử. Ngoài ra, công ty tự kiểm tra việc chấp hành và tuân thủ các quy định về chế độ quản lý đầu tư xây dựng cơ bản của Nhà nước; việc chấp hành chế độ báo cáo của công ty đối với cơ quan quản lý các cấp.
Kiểm tra tổ chức công tác tài chính kế toán
Kiểm tra kế toán phải tự kiểm tra việc thực hiện nguyên tắc, chế độ, thể lệ về kế toán như kiểm tra việc lập, thu thập, xử lý chứng từ kế toán, mở sổ, ghi sổ, khóa
sổ kế toán, ghi chép các tài khoản kế toán, lập BCTC, phân tích, nộp và sử dụng BCTC, kiểm kê tài sản và lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán.
Bốn là, tuân thủ đúng quy trình và thủ tục kiểm tra, bao gồm 4 bước:
Lập kế hoạch và lựa chọn phương án kiểm tra: Công ty phải xác định phạm
vi, mục tiêu, quy mô, phương pháp, cách thức kiểm tra, biện pháp thực hiện, tổ chức lực lượng kiểm tra.
Chuẩn bị kiểm tra: Chuẩn bị tài liệu, xem xét rà soát các chính sách chế độ
có
liên quan. Nghiên cứu tài liệu, các kết luận của các cuộc kiểm tra khác.
Thực hiện kiểm tra: Thu thập, xử lý tài liệu; kiểm tra, phát hiện, ghi chép và
tổng hợp số liệu thông tin liên quan đến cuộc kiểm tra; xem xét đối soát các bằng chứng thu thập phát hiện trong quá trình kiểm tra với chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước và quy định của công ty; thẩm tra xác minh trường hợp nghi vấn; đánh giá mức độ sai phạm; đề ra các biện pháp khắc phục; xử lý kết quả kiểm tra theo thẩm quyền; lập và gửi báo cáo kết quả kiểm tra.
Xử lý kết quả kiểm tra và công khai kết quả kiểm tra: Căn cứ vào báo cáo kết
quả kiểm tra công ty có quyết định khen thưởng các thành tích hoặc xử lý sai phạm. Định kỳ hoặc cuối năm vào thời điểm công khai tài chính công ty phải thông báo công khai kết quả tự kiểm tra tài chính, kế toán và kết quả xử lý kết luận tự kiểm tra.
3.3.7. Tổ chức cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác kế toán
- Công ty hiện đã và đang tổ chức hệ thống sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán MISA theo hình thức nhật ký chung như đã trình bày ở trên. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được ghi nhận hạch toán vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế. Tuy nhiên việc xử lý thông tin bằng máy vi tính có thể xảy ra trường hợp máy móc có thể bị hư hỏng, vi rút dẫn đến tình trạng mất dữ liệu kế toán.
Như chúng ta đã biết máy tính tuy có sử dụng rất nhiều phần mềm bảo mật thì không phải vì thế mà đã đạt độ an toàn tuyệt đối. Các phần mềm bảo mật, phần
mềm chống vi rút, v.v...hiện nay hầu như đều có lỗi bảo mật, có thể tạo điều kiện cho hacker tấn công phá hoại máy tính. Đa số người dùng máy tính hiện nay đều nghĩ rằng một máy tính an toàn là không bị vi rút, trojan, spyware, hacker.xâm nhập. Tuy nhiên, nếu cố ý, người khác chỉ cần tiếp xúc trong một thời gian rất ngắn cũng đủ để cài vào máy tính các phần mềm gián điệp, chương trình ghi nhận hoạt động bàn phím hoặc một trojan nào đó có khả năng thu thập mọi thông tin trên máy tính để âm thầm gửi ra ngoài.
Ở Công ty đã có hệ thống máy server lưu trữ các dữ liệu hàng ngày nhưng để đảm bảo hơn nữa thì nên trang bị thêm thêm các ổ đĩa mềm và đĩa cứng. Tốt nhất nên ghi dữ liệu ra đĩaCD hoặc vào thẻ nhớ hoặc ổcứng để phục vụ cho việc lưu trữ các file backup dạng nén dữ liệu và các file này có thể phục hồi được khi dữ liệu chính bị hư hỏng hay mất, việc in sổ sách thay vì một năm in một lần công ty nên tổ chức 6 tháng in các sổ sách một lần để lưu trữ. Định kỳ công ty nên tổ chức kiểm tra máy vi tính của các kế toán viên, để có hướng sửa chữa kịp thời khi máy móc có dấu hiệu xuống cấp và để sử dụng máy tính an toàn, ngoài việc hạn chế tối đa người khác tiếp xúc với máy tính, mỗi kế toán nên tuân thủ một số nguyên tắc sau để bảo vệ an toàn cho dữ liệu.
+ Sử dụng Password bảo vệ ban đầu cho máy tính. Password phải là loại không dễ đoán. Nó phải có chữ thường, chữ hoa, số, ký tự đặc biệt.không theo một quy luật nào và ít nhất phải từ 8 ký tự trở lên. Tuyệt đối không ghi password ra giấy, tránh sử dụng ngày sinh, số điện thoại, tên người nhà, định kỳ có thể thay đổi password.
+ Sử dụng phần mềm chống vi rút: Internet có rất nhiều địa chỉ thú vị và vô số thông tin phong phú nhưng cũng là nơi chứa đựng một số nguy hiểm. Nếu máy tính nào không sử dụng phần mềm chống virus sẽ có nguy cơ cao lây nhiễm vi rút từ máy tính khác.
+ Cập nhật cho máy tính: hệ điều hành Windows XP có tính năng Automatic Updates với khả năng tự động tải về các cập nhật bảo mật mới khi máy tính bật và
kết nối vào Internet. Để khai thác tối đa lợi ích của Automatic Updates, hãy chạy Windows Update và quét máy tính của các kế toán viên trước tiên.