1.2.4.3. Hình thức kế toán Nhật ký chung
a. Đặc điểm
Là hình thức kế toán đơn giản, được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, đã sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Như vậy, hình thức này cũng có đặc điểm giống hình thức chứng từ ghi sổ nhưng khác là không cần lập chứng từ ghi sổ mà chi căn cứ chứng từ kế toán để lập định khoản trực tiếp vào sổ Nhật ký chung hoặc nhật ký đặc biệt. Sau đó, căn cứ định khoản trong các sổ nhật ký này để ghi sổ cái.
b. Hệ thống sổ
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Ghi hàng ngày ---►
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
1.2.4.4. Hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ
a. Đặc điểm
Là hình thức kế toán được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và lớn, trình độ, năng lực của các bộ kế toán tốt. Đây là hình thức đảm bảo tính chuyên môn hóa và phân công lao động kế toán.
Hình thức này có đặc điểm chủ yếu sau:
- Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản
đối ứng Nợ.
- Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản)
vào một sổ kế toán tổng hợp riêng biệt là sổ Nhật ký - chứng từ. Kế toán lấy bên Có
của Tài khoản kế toán làm tiêu thức phân loại các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát
sinh, tức là cá nghiệp vụ phát sinh liên đến bên Có của một tài khoản thì được tập hợp ghi vào Nhật ký - chứng từ mở cho bên Có của tài khoản đó. Khi ghi vào Nhật
ký - chứng từ thi ghi theo quan hệ đối ứng tài khoản. Vì vậy số cộng cuối tháng ở Nhật ký - chứng từ chính là định khoản kế toán để ghi vào sổ cái. Như vậy Nhật ký
chứng từ vừa là sổ nhật ký vừa là chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ cái
- Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập BCTC.
Sổ kế toán tổng hợp gồm: Nhật ký chứng từ; Bảng kê; Sổ Cái;
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.gồm: Sổ kế toán chi tiết vật tư; Sổ kế toán chi tiết TSCĐ; Sổ kế toán chi tiết nợ phải thu, phải trả.v.v...
Ghi chú:
Ghi hàng ngày ______k
Ghi cuối tháng ---►
Đối chiếu, kiểm tra ◄...►
Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký - chứng từ
1.2.4.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản của hình thức này, công việc kế toán được thực hiện theo
một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. phần mềm được thiết kế theo một trong 4 hình thức hoặc kết hợp các hình thức kế toán nêu trên.
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ định khoản tài khoản Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo bảng, biểu mẫu có sẵn. Theo quy trình phần mềm các thông tin tự động vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc Nhật ký - sổ cái). Cuối tháng, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu được thực hiện tự động với số liệu sổ tổng hợp và chi tiết luôn đảm bảo chính xác, trung thực. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định.
* Ghi chú hàng ngày Ghi chú cuối tháng
k Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.8: Sơ đồ thể hiện trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Tổ chức kế toán trong các đơn vị là một vấn đề lớn, có ý nghĩa quan trọng đối với chất lượng công tác kế toán, khi tổ chức hệ thống sổ sách đòi hỏi phải dựa trên nguyên tắc cơ bản sau:
+ Mỗi doanh nghiệp chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất theo một trong 5 hình thức kế toán nêu trên.
+ Tổ chức hệ thống phải đảm bảo tính khoa học, ghi chép thuận tiện, dễ đối chiếu, kiểm tra.
+ Tổ chức phải đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống Tài khoản với hệ thống sổ sách.
+ Kết cấu và nội dung ghi chép trên các sổ phải phù hợp với năng lực và trình độ của nhân viên kế toán.
+ Việc ghi chép phải rõ ràng, không được tẩy xóa. Mọi trường hợp sai phải được sửa chữa kịp thời, và có phương pháp sửa chữa thích hợp.
1.2.5. Tổ chức công tác lập và phân tích BCTC
1.2.5.1. Tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về BCTC
BCTC được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán dùng để tổng hợp, thuyết minh về tình hình kinh tế, tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lập các BCTC gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh BCTC.
Doanh nghiệp phải chấp hành đúng quy định về các mẫu biểu, nội dung, phương pháp tính toán, trình bày, thời gian lập và nộp BCTC theo quy định của Chuẩn mực và các chế độ kế toán hiện hành, thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 áp dụng cho các doanh nghiệp.
Doanh nghiệp được bổ sung, cụ thể hoá : Báo cáo kế toán quản trị, bổ sung các chỉ tiêu cần giải thích trong bảng thuyết minh BCTC, chuyển đổi BCTC theo mẫu của công ty mẹ,v.v...
a) Đơn vị kế toán phải lập BCTC vào cuối kỳ kế toán năm; trường hợp pháp luật có quy định lập BCTC theo kỳ kế toán khác thì đơn vị kế toán phải lập theo kỳ
kế toán đó;
b) Việc lập BCTC phải căn cứ vào số liệu sau khi khóa sổ kế toán.
c) BCTC phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhất quán giữa các kỳ kế toán; trường hợp BCTC trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toán thì
phải thuyết minh rõ lý do;
d) BCTC phải có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Người ký BCTC phải chịu trách nhiệm về nội dung của báo cáo.
1.2.5.3. Tổ chức thực hiện nộp và công khai BCTC
BCTC năm của đơn vị kế toán phải được nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm theo quy định của pháp luật.
Đơn vị kế toán thuộc hoạt động kinh doanh công khai các nội dung sau đây: Tình hình tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu; Kết quả hoạt động kinh doanh; Trích lập và sử dụng các quỹ; Thu nhập của người lao động; Các nội dung khác theo quy định của pháp luật.
BCTC của đơn vị kế toán mà pháp luật quy định phải kiểm toán khi công khai phải kèm theo báo cáo kiểm toán của tổ chức kiểm toán
DN phải công khai BCTC năm trong thời hạn 120 ngày, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
1.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức công tác kiểm tra kế toán là một nội dung của tổ chức công tác kế toán trong các đơn sự nghiệp công lập nhằm đảm bảo tính chính xác, trung thực,
tác kế toán trong đơn vị; kiểm tra trách nhiệm cá nhân từng nhân viên kế toán, đặc biệt là trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng; kiểm tra kết quả công tác kế toán trong mối quan hệ đối chiếu với các bộ phận liên quan trong đơn vị,... Tổ chức kiểm tra kế toán được tiến hành kịp thời được coi là một nhân tố hay biện pháp giám sát vừa chấn chỉnh, vừa ngăn chặn những gian lận, sai sót trong công tác kế toán
Thông qua kiểm tra kế toán, nhà quản lý có thể đánh giá được mức độ tuân thủ các chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính của đơn vị. Ngoài ra, thông qua kết quả kiểm tra, đơn vị đánh giá được chất lượng hoạt động quản lý các khoản thu - chi tài chính và sử dụng tài sản, tiền vốn, sử dụng quỹ lương, quỹ thưởng, các quỹ của cơ quan và công tác đầu tư xây dựng cơ bản trong đơn vị; đồng thời phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các sai phạm, áp dụng các biện pháp xử lý các sai phạm theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp. Bằng việc đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục, các đơn vị có thể rút kinh nghiệm và nâng cao chất lượng công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.
Doanh nghiệp phải tự tổ chức kiểm tra kế toán và chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền khi có quyết định kiểm tra với các nội dung kiểm tra được quy định trong quyết định kiểm tra, gồm: Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán; kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán; Kiểm tra việc thực hiện tổ chức quản lý hoạt động nghề nghiệp kiểm toán; kiểm tra việc chấp hành các quy đinh khác của pháp luật về kế toán
Doanh nghiệp có trách nhiệm phải cung cấp cho đoàn kiểm tra kế toán tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình cá nội dung theo yêu cầu của đoạn kiểm tra và thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra kế toán. Đồng thời doanh nghiệp có quyền được từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nộ dung kiểm tra trái với quy định của pháp luật, khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra kế toán với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế
toán. Trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra kế toán thì thực hiện theo quy định của pháp luật
1.2.7. Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu tập, xử lý và trao đổi thông tin số. Như vậy, công nghệ thông tin có thể hiểu là “lĩnh vực tổng hợp giữa máy tính, truyền thông và các nguồn thông tin”. Với cách hiểu như vậy, ngày nay công nghệ thông tin đã thể hiện được vai trò ưu việt của mình trong các hoạt động sản xuất, kinh doanh, trong công tác quản lý đặc biệt trong công tác kế toán; tham gia đóng góp một cách hiệu quả trong tất cả các lĩnh vực khoa học - kỹ thuật, kinh tế - xã hội và từng bước khẳng định vị trí không thể thiếu được của mình trong quá trình phát triển của mỗi quốc gia, mỗi khu vực.
Trong nền kinh tế thị trường và ngày càng mở rộng về qui mô; chất lượng dịch vụ ngày càng cao; thông tin ngày càng nhiều, đa dạng và phức tạp hơn, để tồn tại và phát triển, các nhà quản lý cần phải nắm bắt thông tin chính xác và xử lý thông tin nhanh nhạy, kịp thời để đề ra các quyết định, tận dụng được thời cơ và có hiệu quả. Việc tính toán và xử lý một lượng thông tin lớn, nhiều chiều trong một thời gian hạn chế thì cần có điều kiện về cơ sở vật chất, sự trợ giúp của công nghệ thông tin, máy vi tính và phần mềm kế toán nhằm nâng cao chất lượng thông tin kế toán cung cấp.
Một là, lựa chọn phần mềm kế toán bao gồm phần mềm hệ điều hành; hệ quản trị cơ sở dữ liệu; phần mềm chương trình kế toán phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về kế toán; có khả năng mở rộng, nâng cấp, sửa đổi bổ sung trên cơ sở dữ liệu đã có; có khả năng tự động xử lý và tính toán chính xác số liệu kế toán, loại bỏ được bút toán trùng lắp; đảm bảo bản quyền, khai thác, bảo mật thông tin của kế toán. Trong những năm gần đây, các công ty ở Việt Nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán; kể cả của Việt Nam và của nước ngoài
Tính ưu việt của phần mềm kế toán so với kế toán thủ công được thể hiện: Từ nhập dữ liệu chứng từ đầu vào qua bàn phím hoặc máy quét; tự động tính toán, phân bổ, ghi sổ, lập báo cáo kế toán theo chương trình phền mềm; độ chính xác của thông tin phụ thuộc vào tính chính xác của số liệu nhập đầu vào; tự động lưu trữ dưới dạng tệp tin có dung lượng lớn và kích thước nhỏ hoặc có thể in ra để lưu; tính cập nhật số liệu và thông tin, tính đa dạng theo yêu cầu quản trị; tìm thông tin và xử lý sai sót nhanh bằng máy; tự động kết xuất các báo cáo kế toán và truyền thông tin qua mạng gửi tới các nhà quản trị hoặc lưu vào các loại đĩa; tính chuyên nghiệp cao.
Hai là, xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng và tổ chức mã hoá đối tượng quản lý đầy đủ, khoa học và phù hợp. Mã hóa là đặc trưng của phền mềm kế toán nên phải xây dựng hệ thống mã hóa chi tiết nhất đến từng đối tượng quản lý.
Ba là, tổ chức bố trí, phân công nhân viên kế toán thực hiện thu nhận, kiểm tra, đối chiếu, nhập liệu và lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán theo qui định; tổ chức hợp lý quản trị người sử dụng phần mềm; phân rõ quyền được khai thác thông tin kế toán, định kỳ kiểm tra, đối chiếu, tổng hợp và in các sổ kế toán, báo cáo kế toán.
Bốn là,xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính của các công ty, nhất là bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán như bảo mật bằng các bức tường lửa, bằng các file ẩn, mật mã; chế độ bảo dưỡng, bảo hành; cơ chế diệt virut,v.v...
Tuy nhiên để việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán đạt hiệu quả cao, các công ty cần phải xác định đúng vai trò của công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Vì thực chất công nghệ thông tin chỉ là những “công cụ trợ
giúp” công tác kế toán dưới sự điều khiển của các kế toán viên. Điều đó có nghĩa là
dù công nghệ có tiên tiến, máy móc có hiện đại đến đâu thì cũng không thể tách khỏi yếu tố con người.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 đã cung cấp các lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán, đi sâu vào nghiên cứu về nội dung của tổ chức công tác kế toán nhằm đảm bảo tuân thủ khuôn khổ pháp luật kế toán theo quy định hiện hành áp dụng cho các doanh nghiệp. Các lý thuyết cơ bản này là cơ sở để phân tích, đánh giá , xác định đúng thực trạng của Công ty để có thể đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề mà thực tế công ty đang gặp phải, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty. Các vấn đề đó sẽ được lần lượt giải quyết trong Chương 2 của bài luận văn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC
2.1. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ KINH DOANH TẠI CÔNG TYTNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC TNHH ẨM THỰC SINH THÁI HỒNG HẠC
2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHHÂm thực Sinh thái Hồng Hạc
Công ty TNHH Ẩm thực Sinh thái Hồng Hạc ở Số 9, ngõ 36, phố Thanh