6. Kết cấu luận văn
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức vận dụng chứng từ kếtoán
Thu nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, phản ánh trong các chứng từ kế toán là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu kế toán và báo cáo kế toán vì
chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán. Chứng từ kế toán còn là căn cứ không thể thiếu để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế - tài chính ở các đơn vị.
Chứng từ ở công ty như đã trình bày ở trên còn một số tồn tại: Các biên bản giao nhận TSCĐ làm chứng từ khi đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành để ghi tăng TSCĐ còn thiếu vì vậy các chứng từ này, kế toán tổng hợp phụ trách theo dõi TSCĐ phải yêu cầu bộ phận có liên quan hoàn thành và bổ sung vào hồ sơ TSCĐ theo đúng quy định về chứng từ TSCĐ.
Các lần khác khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành thì bộ phận tổ chức hành chính phải hoàn chỉnh hồ sơ chuyển cho hội đồng đánh giá, kiểm tra, sau đó kế toán tổng hợp theo dõi TSCĐ phải có trách nhiệm kiểm tra kỹ các chứng từ, hồ sơ TSCĐ đó xem có thiếu chứng từ gì không, nếu không đầy đủ phải báo ngay cho bộ phận có liên quan để hoàn thành, trường hợp đặc biệt thì kế toán tổng hợp phải báo cho kế toán trưởng để có hướng giải quyết cho từng trường hợp. Như vậy nếu hồ sơ đầy đủ hoàn thành kế toán tổng hợp mới căn cứ vào hồ sơ đó để ghi tăng TSCĐ thì sẽ đảm bảo cho các chứng từ được đầy đủ và không bị thiếu sót.
Một số chứng từ là hóa đơn bán hàng ở công ty bị ký sót: Các hóa đơn bán hàng mà hàng tháng in với số lượng nhiều nên giải quyết xuất theo hàng ngày và xong đến đâu kiểm tra ký ngay đến đó, phân chia công việc xuất hóa đơn cho phù hợp, kịp thời, bên cạnh đó, trong phần mềm nên cài đặt sẵn tên người xuất hóa đơn trước khi in để giảm bớt được khâu ghi tên, như vậy cuối tháng sẽ không phải ngồi ký, ghi tên trên hóa đơn, tránh trường hợp bị ký sót xảy ra.
Các hóa đơn mua hàng đặc biệt là vật tư, hàng hóa mà công ty mua thì phải yêu cầu người trực tiếp mua hàng hay người kiểm tra vật tư, hàng hóa đối chiếu giữa hóa đơn với hợp đồng về số lượng, giá mua và số lượng thực nhận, sau đó chuyển qua cho kế toán để làm căn cứ thanh toán cho nhà cung cấp. Trường hợp nếu đặt hàng qua điện thoại thì yêu cầu nhà cung cấp phải đóng mộc dấu mua hàng
qua điện thoại vào mục người mua hàng. Như vậy sẽ không còn trường hợp thiếu chữ ký này.
Các hóa đơn bán hàng đặc biệt là hóa đơn dịch vụ sự kiện được các kế toán công nợ lập sau khi xác nhận công nợ hoàn thành rồi in, nên thường qua mấy ngày của tháng sau mới hoàn thành và chuyển cho kế toán tổng hợp để kiểm tra làm báo cáo thuế nên thường công việc dồn vào cuối tháng và qua những ngày đầu tháng sau. Trong trường hợp này nếu bộ phận kế toán giải quyết tốt việc xuất hóa đơn theo hàng ngày và chuyển chứng từ ngay cho kế toán tổng hợp thì đến ngày cuối tháng sẽ hoàn thành xong công việc và cũng xuất xong hóa đơn, cuối tháng công việc sẽ không bị tồn đọng và có thời gian kiểm tra kỹ báo cáo thuế, các báo cáo khác hạn chế được rất nhiều sai xót xảy ra.
- Việc thanh toán điện bằng ủy nhiệm thu nên công việc kiểm tra chứng từ của kế toán thường là sau khi thanh toán xong, nếu có sai xót xảy ra thường không
được phát hiện ngay. Để hạn chế được sai sót này công ty phải xây dựng các định
mức sử dụng điện và liên hệ với ngân hàng của mình, đề nghị ngân hàng hỗ trợ
kiểm tra kỹ các hóa đơn chuyển tới nếu thấy có sai sót về nội dung hay đinh mức
tiền phải chi, ngân hàng phải báo ngay cho công ty để không thanh toán hóa
đơn đó.
Hoặc đinh kỳ công ty và công ty Điện Lực phải đối chiếu các khoản phát
sinh, căn
cứ vào số phát sinh đó, nếu thấy bất thường công ty phải đề nghị công ty
Điện Lực
kiểm tra lại trước khi phát hành ủy nhiệm thu chuyển cho ngân hàng.
- Đối với các chứng từ kế toán, công tác hạch toán ban đầu quyết định tính chính xác, đầy đủ, kịp thời chất lượng thông tin kế toán. Vì vậy Công ty cần bổ
p 1 2 tra, phê duyệt chứng từ về thu phí dịch vụ cho phù hợp với trường hợp phải thu tạm
ứng trước một lần khi đặt cọc ký hợp đồng hoặc thu tạm ứng theo từng đợt hàng tuần hoặc định kỳ trong quá trình cung cấp dịch vụ; quy trình luân chuyển chứng từ về nhập xuất kho nguyên liệu, thực phẩm trong quá trình cung cấp dịch vụ để phản ánh đầy đủ, kịp thời tình hình nhập xuất tồn kho nguyên vật liệu và nghiệm thu, bảo quản chất lượng thực phẩm đảm bảo an toàn cho khách hàng và xác định đúng trách nhiệm các bộ phận, tổ của Công ty.
- Xây dựng danh mục chứng từ kế toán và qui định rõ hạch toán ban đầu phải ghi đầy đủ các nội dung trên chứng từ hoặc có thể thêm những nội dung cần thiết
theo yêu cầu quản lý; do đơn vị được thiết kế mẫu, chỉ tiêu và phương pháp
lập cho
phù hợp; kế toán phân loại và mã hóa chứng từ theo từng nội dung của công
tác kế
toán. Trong kế toán máy cần phân biệt nguồn gốc của chứng từ kế toán là do bên
ngoài đơn vị, bộ phận kế toán hay bộ phận khác của đơn vị lập để công tác nhập
liệu chống trùng.
- Phân công nhiệm vụ bộ phận kế toán và luân chuyển chứng từ trong kế toán máy có thể theo cách là các bộ phận kế toán thực hiện tất cả các khâu từ xử lý chứng từ, nhập dữ liệu vào máy đến khai thác và kết xuất báo cáo liên quan; hoặc
trong bộ máy kế toán tổ chức một bộ phận chuyên xử lý chứng từ và nhập dữ liệu
vào máy, các bộ phận khác chỉ có nhiệm vụ khai thác số liệu và kết xuất báo cáo.
- Công tác sửa chữa sai sót, trùng lắp; trường hợp sai sót “thừa” hoặc “thiếu” và quan hệ tài khoản đúng thì kế toán lập “Chứng từ ghi bổ sung” để ghi cho cung cấp những thông tin kế toán theo nhu cầu của người sử dụng. Ở Công ty đã áp dụng đúng quy định về hệ thống tài khoản tuy nhiên tài khoản công nợ phải trả công ty chưa mở chi tiết cho từng khách hàng do đó sẽ rất khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu với nhà cung cấp.
Mặt khác theo nguyên tắc trọng yếu, một thông tin trọng yếu phải được trình bày trên BCTC khi thiếu thông tin đó sẽ ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC và ảnh hưởng đến việc ra quyết định của người đọc. Theo đó công ty nên mở chi tiết tài khoản công nợ phải trả để từ chi tiết đó chúng ta có thể theo dõi được hạn mức công nợ và tuổi nợ chi tiết của từng khách hàng, việc chi tiết sẽ giúp cho việc phân tích được rõ ràng và hiệu quả , biết được mình đang còn nợ của nhà cung cấp nào để có kế hoạch thanh toán cho phù hợp. Vì vậy công ty nên mở tài khoản cấp 2 và cấp 3 cho tài khoản 331 : Phải trả cho người bán như sau:
1 3311PM 3311QB 331ITO 3311BC
Phải trả cho công ty Pama Phải trả cho công ty Ngọc Hà Phải trả cho công ty Thanh Oai Phải trả cho cơ sở Bảy Cầm 331
2 3312PM
3312QB 3312TO 3312BC
Ứng trước chi người bán Ứng trước cho công ty Pama Ứng trước cho công ty Ngọc Hà Ứng trước cho công ty Thanh Oai Ứng trước cho cơ sở Bảy Cầm 331
3
và hạch toán được dễ dàng và kiểm tra được công nợ của từng khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức vận dụng hình thức kế toán
Việc lựa chọn hình thức kế toán và tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, phù hợp với yêu cầu, trình độ trang bị và ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin vào trong công tác kế toán là vấn đề quan trọng hiện nay đối với Công ty.
Ngoài ra, để đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cũng như cung cấp kịp thời thông tin cho nhà quản trị đơn vị ra quyết định, hệ thống sổ kế toán của công ty cũng cần được hoàn thiện. Cụ thể:
Một là, để cung cấp thông tin phục vụ cho quản trị nội bộ ở công ty cũng như tăng cường việc kiểm soát các khoản thanh toán đúng thời hạn và cung cấp thông tin về số nợ của từng người bán, khách hàng, kế toán cần bổ sung các nội dung trên các sổ kế toán chi tiết như Sổ chi tiết phải trả, Sổ chi tiết phải thu cần bổ sung thời hạn thanh toán; Sổ thu phí dịch vụ, Sổ chi hoạt động cần theo dõi chi tiết theo từng hoạt động dịch vụ, từng bộ phận; v.v...
Hai là, bổ sung một số sổ kế toán chi tiết
- Để nâng cao công tác quản lý tài sản ở công ty ngoài việc mở “Sổ TSCĐ” theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ, kế toán cần mở “Sổ theo dõi TSCĐ và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng” giúp cho việc quản lý tài sản được chặt chẽ, tránh tình trạng thất thoát và công tác kiểm kê cuối năm được thuận tiện.
Sổ này dùng để ghi chép tình hình tăng, giảm TSCĐ và công cụ dụng cụ tại các bộ phận trong Công ty, là căn cứ để đối chiếu khi tiến hành kiểm kê. Mỗi TSCĐ, loại công cụ dụng cụ được ghi ở một hoặc một số trang sổ. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ như Biên bản giao nhận TSCĐ, Phiếu xuất công cụ dụng cụ, Giấy báo hỏng, mất công cụ dụng cụ, Biên bản thanh lý TSCĐ.
Sổ này được mở cho từng bộ phận sử dụng trong công ty.Thông qua số liệu của sổ này, công ty nắm rõ tình hình tài sản đang sử dụng tại từng bộ phận cụ thể; tình hình tài sản mất mát, hư hỏng.
- Sổ chi phí quản lý: Sổ này dùng để theo dõi các khoản chi phí quản lý chung liên quan đến các hoạt động như hoạt động kinh doanh và các hoạt động
khác. Căn cứ ghi sổ là các chứng từ kế toán liên quan đến các khoản chi phí
quản lý
chung như Phiếu chi, Hóa đơn, Giấy báo Nợ,v.v...
- Để có thể theo dõi chi tiết cụ thể từng khoản thu liên quan đến hoạt động bán hàng cung ứng dịch vụ, từ đó xác định chính xác kết quả của từng hoạt
động và
cung cấp thông tin cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị, công ty cần mở
“Sổ chi
tiết doanh thu”
Sổ chi tiết doanh thu dùng để theo dõi doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài của từng hoạt động tương ứng với từng tài khoản cấp 2
Ba là, do hệ thống sổ được thiết kế toàn bộ trên phần mềm kế toán nên phải
thiết lập một hệ thống sổ thật đầy đủ và khoa học ngay từ đầu, Kế toán trưởng và các kế toán phụ trách phần hành phải nắm rõ quy trình ghi sổ, cách thức ghi sổ cho từng nội dung kinh tế mình phụ trách.
3.3.5. Hoàn thiện tổ chức lập và phân tích BCTC
Công ty cần lập đầy đủ và nâng cao chất lượng thông tin trên Thuyết minh Báo cáo tài chính. Hiện nay công ty lập Thuyết minh Báo cáo tài chính rất sơ sài, hầu như không đáp ứng được mục tiêu của Thuyết minh Báo cáo tài chính là “giải thích và bổ sung thông tin về tình hình thực hiện các nhiệm vụ cơ bản (...) mà các báo cáo tài chính khác không thể trình bày rõ ràng và chi tiết được”. Thuyết minh Báo cáo tài chính của công ty cần bổ sung những nội dung sau:
- Giới thiệu tổng quan về công ty, bao gồm đặc điểm hoạt động và tổ chức hoạt động.
- Các chính sách kế toán cơ bản áp dụng tại đơn vị, bao gồm chế độ kế toán áp dụng và chính sách kế toán đối với một số hạng mục chủ yếu trên Bảng
chất lượng thông tin tài chính cho quản trị công ty đòi hỏi ngày càng cao. Mặt khác, với cơ chế hiện nay, các công ty đã thực hiện đa dạng hóa các loại dịch vụ, đa dạng hóa các nguồn thu và các nguồn thu này ngày càng chiếm tỷ trọng cao trong tổng nguồn thu của công ty. Chính vì vậy, việc quản lý, sử dụng và hạch toán các nguồn kinh phí này không còn đơn giản, mà cần phải tính đến hiệu quả của việc sử dụng nguồn vốn này. Do đó, việc kiểm tra và phân tích tình hình tài chính, phục vụ cho quản lý tài sản và sử dụng nguồn vốn của công ty ngày càng được chú trọng. Nội dung phân tích cần phải được mở rộng bao gồm phân tích quá trình và kết quả thực hiện kế hoạch thu, chi, sử dụng vốn được phản ánh trên BCTC, tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan.
Việc phân tích tình hình tài chính giúp lãnh đạo đơn vị kiểm tra, đánh giá tình hình tài chính, tình hình thực hiện các dự toán thu chi, tình hình sử dụng vật tư, tiền vốn, tình hình chấp hành các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức; từ đó đưa ra các biện pháp cải tiến, vận dụng kinh nghiệm tổ chức quản lý tài chính, khai thác mọi tiềm năng để tăng thu, tiết kiệm chi, sử dụng các nguồn lực với hiệu quả kinh tế cao. Đồng thời đưa ra các dự đoán về tương lai phát triển của đơn vị làm cơ sở đưa ra các quyết định trong quản lý.
+ Tài liệu cung cấp thông tin cho phân tích: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh BCTC và các tài liệu khác.
+ Phương pháp phân tích: Công ty chủ yếu dùng phương pháp so sánh thông tin của các năm liền kề làm kết quả phân tích bị hạn chế và không mang lại cái nhìn tổng thể, liên hoàn theo giai đoạn. Vì vậy, công ty cần sử dụng thêm các phương pháp phân tích phong phú khác như phương pháp chi tiết, phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp cân đối.Việc sử dụng nhiều phương pháp phân tích khác nhau giúp thấy rõ sự tác động của các nhân tố được thay thế lên đối tượng phân tích.
+ Phân công công tác cho cán bộ thực hiện công tác phân tích: Công ty cần có hướng đào tạo và thành lập bộ phận chuyên sâu đảm nhiệm công tác phân tích
BCTC và các thông tin quản trị. Bộ phận này phải bao gồm các cán bộ dày dạn kinh nghiệm, có trình độ, năng lực và hiểu sâu sắc xu thế phát triển của ngành.
3.3.6. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán tại công ty
Kiểm tra kế toán là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở các đơn vị sự nghiệp công lập, giúp đảm bảo cho công tác kế toán trong đơn vị thực hiện đúng chế độ đã ban hành. Thông qua công tác kiểm tra kế toán có thể đánh giá tình hình chất lượng hoạt động, tình hình chấp hành cơ chế chính sách và quản lý thu chi tài chính, tình tình quản lý và sử dụng tài sản,v.v... phát hiện và chấn chỉnh kịp thời những sai phạm để có biện pháp xử lý theo đúng thẩm quyền đã được phân cấp; đồng thời tổ chức rút kinh nghiệm, đánh giá những tồn tại, tìm ra nguyên nhân và đưa ra phương hướng, biện pháp khắc phục nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính kế toán tại đơn vị.
Để thực hiện tốt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, Công ty cần quán triệt và thực hiện nghiêm túc Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán. Cụ thể công ty cần thực hiện tốt các vấn đề sau: