4. Kết cấu của đề tài
3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN đối với các đơn
3.2.3. Quy trình giao dịch trong kiểm soát chi thƣờng xuyên NSNN đối vớ
đối với các đơn vị sử dụng NSNN qua KBNN Vĩnh Phúc
Từ năm 2008, KBNN Vĩnh Phúc thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thƣờng xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hƣớng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng. Qua quá trình sửa đổi, bổ sung, hiện nay quy trình KSC thƣờng xuyên NSNN qua KBNN Vĩnh Phúc đƣợc thực hiện theo Quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2014 của KBNN, ban hành Quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thƣờng xuyên ngân sách nhà nƣớc qua KBNN. Quy trình giao dịch đƣợc thể hiện tại Sơ đồ 3.2.
* Các bước thực hiện trong quy trình
Bƣớc 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN.
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý.
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trƣờng hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định. Trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Sơ đồ 3.2. Quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Vĩnh Phúc.
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày: Trƣờng hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trƣờng hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lƣu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lƣu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết nhƣ trình tự quy định.
Bƣớc 2: Kiểm soát chi
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dƣ tài khoản, số dƣ dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và
Khách hàng Cán bộ KSC
Kế toán trƣởng
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc Trung tâm thanh toán 1 2 7 3 6 5 5 4
chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bƣớc 3: Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký chứng từ.
- Cán bộ KSC trình Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) hồ sơ, chứng từ đƣợc kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện.
- Kế toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, Kế toán trƣởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bƣớc 4: Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trƣờng hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bƣớc 5: Thực hiện thanh toán.
- Trƣờng hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trƣờng hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đƣờng nội bộ.
Bƣớc 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Cán bộ KSC lƣu hồ sơ KSC theo quy định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bƣớc 7.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đƣờng nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đƣờng dây nội bộ.
Sau hơn 2 năm thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thƣờng xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC qua KBNN đối với cả KBNN Vĩnh Phúc và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ đƣợc cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hƣớng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN, góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ đƣợc kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ đƣợc xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hƣởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Mặc dù vậy, khi thực hiện quy trình còn bộc lộ một số điểm chƣa phù hợp nhƣ quy định về thời gian giải quyết công việc còn gò bó, chƣa linh hoạt nên trong điều kiện khối lƣợng công việc tƣơng đối nhiều đối với một cán bộ KSC nhƣ hiện nay thì cán bộ KSC khó có thể đáp ứng đƣợc về mặt thời gian đối với trƣờng hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 60 phút; hay trƣờng hợp nhận hồ sơ hôm nay, giải quyết ngày hôm sau đối với những khoản thanh toán mà hồ sơ có tính phức tạp.
Quy định chƣa rõ ràng về hồ sơ thanh toán cũng nhƣ lƣu trữ đối với những trƣờng hợp cụ thể cũng khiến cán bộ KBNN Vĩnh Phúc có đôi chút rắc rối khi kiểm soát những khoản chi mới, những khoản chi ít phát sinh. Cán bộ KSC còn phải đôn đốc, nhắc nhở đơn vị bổ sung hồ sơ, thủ tục nhiều lần, ảnh hƣởng đến thời gian và công sức của cả cán bộ KBNN và cả cán bộ của các đơn vị giao dịch.