CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.3 Nhận xét về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của
của công ty cổ phần VINAFREIGHT:
2.3.1 Ưu điểm:
- Có hệ thống chi nhánh trải dài khắp cả nước đáp ứng được đầy đủ nhu cầu của
khách hàng vì thế duy trì được lượng khách hàng ổn định và lâu dài.
- Giá cả dịch vụ hợp lý, đặc biệt đối với những khách hàng thân thiết thường có
giá ưu đãi.
- Đội ngũ nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm làm việc nên việc tiến hành làm
các thủ tục diễn ra nhanh chóng, tránh được nhiều sai sót.
- Công ty tạo dựng được uy tín lâu dài với các cơ quan, ban ngành nên thủ tục
kiểm tra hàng hóa thường có xác suất thấp hoặc miễn kiểm, làm rút ngắn thời gian nhận hàng, tránh được nhiều chi phí phát sinh.
- Công ty đã trang bị hệ thống kho lạnh phục vụ cho việc bảo quản các loại hàng
hóa ở nhiệt độ thấp.
- Quy trình giao nhận hàng hóa được công ty kiểm soát một cách chặt chẽ, luôn
có những biện pháp dự trù kịp thời để đối phó với những tình huống rủi ro ngoài ý muốn.
- Sản phẩm dịch vụ của công ty cung cấp được khách hàng đánh giá rất hài lòng.
Bên cạnh đó dịch vụ ngày càng được củng cố và phát triển hơn để việc vận chuyển thực hiện nhanh nhất, hoàn thiện nhất cho khách hàng.
- Trang bị hệ thống xe tải, xe nâng, pallet hiện đại phục vụ cho việc bốc dỡ hàng tại kho.
2.3.2 Hạn chế:
Hạn chế 1: Nguồn nhân lực.
- Chương trình đào tạo và tuyển dụng nhân viên chưa thực sự quy mô và bài bản.
- Đội ngũ cán bộ của công ty trình độ chuyên môn còn hạn chế, chưa thật sự phối
hợp và làm việc chặt chẽ với nhau giữa các bộ phận
- Nguồn nhân lực của công ty vẫn còn thiếu đặc biệt là nhân viên kinh doanh và
nhân viên chứng từ.
Hạn chế 2: Cơ sở vật chất - kỹ thuật
- Phần mềm nghiệp vụ mà công ty sử dụng thường gặp trục trặc nên đôi khi quy
trình làm các chứng từ phục vụ khách hàng bị gián đoạn và không thể theo dõi tình hình hàng hóa một cách cụ thể nhất, sát sao nhất.
- Nhiều trang thiết bị trong công ty thường xuyên bị hư hỏng, không đáp ứng đủ
nhu cầu của nhân viên khiến cho tiến độ làm việc bị chậm lại.
- Các phương tiện vận tải và phương tiện bốc dỡ đã được sử dụng lâu năm và chưa
đủ số lượng để phục vụ cho việc chuyên chở hàng hóa.
- Việc áp dụng thương mai điện tử tại công ty còn chưa được hoàn thiện do cơ sở
hạ tầng chung còn yếu, kiến thức về thương mại điện tử còn chưa được nâng cao. Trang web của công ty chỉ dừng ở mức lập website và dùng website để giới thiệu về công ty và các dịch vụ của công ty cung cấp mà chưa có các tiện ích khác hỗ trợ cho khách hàng.
Hạn chế 3: Hệ thống kho bãi
- Hệ thống kho bãi của công ty còn khá nhỏ đặc biệt vào những giai đoạn cao điểm
khi số lượng hàng hóa quá nhiều công ty lại không cung ứng đủ gây nhiều khó khăn.
- Công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý vì thế sẽ không nắm rõ được các thông
tin cũng như có thể kiểm soát một cách chính xác về số lượng hàng tồn, số lượng hàng nhập kho, số lượng hàng xuất kho, các loại mặt hàng mà kho đang có...
- Hiện nay, công ty chỉ có kho thường để bảo quản cho các hàng hóa thông thường và kho lạnh để bảo quản các hàng hóa yêu cầu ở nhiệt độ thấp mà chưa có kho bảo quản các loại hàng hóa chứa hóa chât, hàng hóa có giá trị cao...
Hạn chế 4: Quy trình tiếp nhận chứng từ
- Khi gửi bộ chứng từ đến cho công ty, khách hàng gửi không đầy đủ hoặc khi
kiểm tra có sai sót thông tin trong bộ chứng từ khiến cho các thủ tục tiếp theo chậm lại so với dự định.
- Một nhân viên giao nhận phải thực hiện một lúc nhiều hợp đồng của các công ty
khách hàng khác nhau nên dễ bị nhầm lẫn trong khâu chuẩn bị chứng từ.
- Nhân viên làm chứng từ và nhân viên giao nhận là hai nhân viên khác nhau vì thế
khi nhân viên giao nhận đến cơ quan hải quan làm thủ tục có thể sẽ không nắm bắt được hết các thông tin nếu hải quan có thắc mắc, khiến cho quá trình nhập khẩu mất nhiều thời gian
Hạn chế 5: Quy trình vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng
- Đối với các lô hàng lớn gồm nhiều container, phương tiện vận tải của công ty
không đáp ứng được hết vì thế nên không thể chở hết container ra khỏi cảng dẫn đến tình trạng đóng phí phạt, lưu container, lưu bãi ở cảng. Ngoài ra trong quá trình vận chuyển sẽ gặp nhiều bất lợi về đường xá giao thông, thời tiết dẫn đến thời gian giao hàng hóa cho khách hàng sẽ lâu hơn.
- Trong một số trường hợp, khách hàng sẽ có những thay đổi đột xuất về địa điểm
hay số lượng hàng được giao. Vì vậy nhân viên giao nhận không kịp thời thông báo với người vận tải làm cho quá trình vận chuyển sẽ mất nhiều thời gian và chi phí hơn.
Hạn chế 6: Quy trình khai báo Hải quan
Đường truyền của hệ thống khai báo Hải quan thường hay bị gặp lỗi nên nhân viên làm chứng từ sẽ không lấy ngay được số tờ khai và kết quả phân luồng mà phải chờ đợi khiến cho cả quy trình giao nhận hàng hóa bị chậm lại.
Hạn chế 7: Chiến lược và phương thức kinh doanh
- Công tác nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh hiện có và tiềm năng chưa
được thực hiện thường xuyên.
- Công ty chưa có một bộ phận chuyên chăm sóc khách hàng. Hầu hết các phản
hồi, góp ý của khách hàng đều do nhân viên kinh doanh phụ trách khách hàng đó đảm nhận và xử lý. Điều đó khiến cho việc phản hồi đến khách hàng mất rất nhiều thời gian.
- Công ty chưa thành lập riêng biệt một đội ngũ Marketing dẫn đến việc tổ chức
các chương trình khuyến mãi, quảng bá thương hiệu công ty chưa được rộng rãi làm hạn chế khả năng cạnh tranh trên thị trường.
- Phát triển, mở rộng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh thông qua việc tổ
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Nội dung của chương 2 trình bày thông tin về công ty, lịch sử phát triển và quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển.
Qua đó có thể thấy, công ty cổ phần VINAFREIGHT là một trong những công ty hoạt động lâu năm trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, vận tải
quốc tế đường biển – đường hàng không, vận chuyển nội địa, đại lý khai thuê Hải quan. Kể từ ngày thành lập, mặc dù có giai đoạn tình hình kinh doanh gặp nhiều khó khăn nhưng có thể thấy Ban lãnh đạo công ty đã áp dụng những chính sách kịp thời, phù hợp để công ty vẫn phát triển theo chiều hướng đi lên cả về quy mô, phạm vi hoạt động, chất lượng dịch vụ để phục vụ tốt nhất nhu cầu thị trường ngoại thương hiện nay và điều đó được minh chứng rõ ràng nhất thông qua quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty đã cải thiện ngày càng tốt hơn với đội ngũ nhân viên được đào tạo chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm.
Bên cạnh những thành công đạt được, vẫn còn những thiếu sót, rủi ro tiềm ẩn gây cản trở cho việc thực hiện quy trình. Nếu giảm thiểu tối đa các vấn đề trên thì quy trình sẽ hoàn thiện một cách tối ưu nhất. Sau đây, xin đưa ra một số giải pháp để khắc phục những hạn chế trên ở chương 3.
CHƯƠNG 3:
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG
BIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT 3.1 Định hướng phát triển:
3.1.1 Các mục tiêu chủ yếu của công ty:
- “Ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên quyết tâm xây dựng Công ty cổ phần
VINAFREIGHT trở thành một tập đoàn logistics lớn mạnh trên cơ sở ổn định và hiệu quả”.
- Xây dựng một triết lý kinh doanh linh hoạt, tư duy hoạt động hướng đến khách
hàng, vì khách hàng và chính sách kinh doanh “Chúng ta cùng thắng”.
3.1.2 Chiến lược phát triển trung và dài hạn:
- Công ty duy trì ổn định các dịch vụ hàng không, phát triển mạnh dịch vụ đường
biển cả về xuất và nhập. Giữ vững và tăng hơn nữa dịch vụ logistics trọn gói, tập trung vào những khách hàng lớn hiện có và phát triển thêm các khách hàng mới, đồng thời đầu tư tập trung về nguồn nhân lực và cơ sở vật chất. Tập trung vào dịch vụ Logistics nội địa do thị trường tiêu thụ trong nước vẫn nhiều tiềm năng, Công ty có khả năng cạnh tranh cao để cung cấp dịch vụ phân phối và lưu thông sản phẩm. Duy trì thế mạnh tổng đại lý hàng hóa GSA trên thị trường vận chuyển đường hàng không để khai thác thêm các khu vực thị trường mới.
- Tiếp tục phát triển dịch vụ vận chuyển hàng hóa nhập khẩu và xuất khẩu từ Campuchia và Lào quá cảnh Việt Nam đi các nước bằng đường biển, hàng không và ngược lại. Xây dựng thương hiệu VINAFREIGHT ngày càng phát triển và đủ sức cạnh tranh cả trong và ngoài nước.
3.1.3 Các mục tiêu phát triển bền vững và chương trình chính liên quan đến ngắn hạn và trung hạn của công ty: ngắn hạn và trung hạn của công ty:
- Trong định hướng phát triển chung, VINAFREIGHT hướng đến mục tiêu phát
triển bền vững. Không chỉ đặt lợi nhuận lên hàng đầu, sự phát triển của VINAFREIGHT luôn song hành với trách nhiệm và lợi ích cho xã hội. Do đó, việc đảm bảo rằng những hoạt động của công ty phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật, các chuẩn mực đạo đức xã hội cũng như quan tâm đến lợi ích của cộng đồng.
- Bên cạnh đó, VINAFREIGHT coi trọng nhận thức của các cán bộ công nhân viên
trong việc bảo vệ nguồn nước và nguồn tài nguyên năng lượng, kêu gọi mọi người thực hiện triệt để việc tiết kiệm điện – nước, có ý thức tốt trong việc bảo vệ môi trường xanh sạch.
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT
3.2.1 Giải pháp 1: Phát triển nguồn nhân lực Cơ sở giải pháp: Cơ sở giải pháp:
Mặc dù Việt Nam được đánh giá có điều kiện tự nhiên và địa lý thuận lợi để phát triển dịch vụ logistics (giao nhận hàng hóa, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan...) nhưng ngành này vẫn chưa thực sự tạo điều kiện để phát triển đặc biệt là nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn chưa cao.
Quy trình giao nhận hàng hóa là một nghiệp vụ bao gồm rất nhiều bước, nhiều hồ sơ và chứng từ. Nếu nhân viên xảy ra nhiều sai sót sẽ làm quy trình bị chậm lại, khiến thời gian giao nhận hàng hóa bị kéo dài, ảnh hưởng đến uy tín công ty. Vì thế cần phải có một đội ngũ nhân lực am hiểu với trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao.
Điều kiện giải pháp:
Tạo điều kiện cho nhân viên công ty được ra nước ngoài học hỏi, nâng cao kiến thức, đem về những kinh nghiệm bổ ích và được cọ sát với thị trường quốc tế.
Thường xuyên tổ chức các hoạt động tham quan, du lịch kết hợp team building giúp nhân viên gắn kết với nhau hơn, tạo động lực làm việc và cống hiên nhiều hơn cho công ty.
Công ty cần xây dưng một kế hoạch tuyển dụng bài bản từ khâu bắt đầu đến khâu kết thúc và phải tiến hành định kỳ, thường xuyên nhằm tuyển dụng được những người có năng lực thật sự.
Tiến hành đào tạo và tái đào tạo nguồn lực hiện có bằng cách: thường xuyên tổ chức các khóa nghiệp vụ về quy trình giao nhận và ngoại ngữ ngắn hạn nhằm nâng cao, củng cố kiến thức cho cán bộ, công nhân viên ở công ty. Đồng thời, thu hút lao động có trình độ chuyên ngành liên quan, am tường ngoại ngữ và kiến thức địa lý.
Công ty cần liên tục cập nhập và phổ biến các thông tin mới nhất liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu, nghiệp vụ giao nhận, quy tắc hải quan đến nhân viên được biết giúp tránh được những sai sót trong quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí.
Muốn có được nguồn nhân lực giỏi công ty cần tổ chức các chương trình hỗ trợ sinh viên thực tập để hấp dẫn sinh viên vào công ty mình từ đó tăng cơ hội lựa chọn nhân lực giỏi.
Cần thường xuyên mở rộng những cuộc thảo luận cho các hoạt động của công ty để đúc kết được những kinh nghiệm, trao đổi, học hỏi thêm về quy trình giao nhận, cân nhắc giữa các nguyên tắc để làm tốt công việc giao nhận trên phạm vi giới hạn đã được ủy thác.
Có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên xuất sắc, tiêu biểu của tháng, của năm.
Để làm được những điều như trên thì công ty cần phải:
- Có một nguồn vốn phục vụ cho việc đào tạo, mở các lớp nghiệp vụ nâng cao trình
độ cho nhân viên của mình.
- Việc tiến hành tuyển dụng cần diễn ra một cách công tâm, khách quan để có thể
bố trí và sử dụng nhân sự đúng người đúng việc.
- Các công ty nên liên kết với một số trường đại học có uy tín để tham gia vào quá trình đào tạo, bồi dưỡng trình độ cũng như có quyền thuyết trình và quyền tuyển dụng tại các trường này. Muốn vậy các công ty cần xây dựng quỹ đào tạo tại trường, hỗ trợ chuyên môn cho các trường nếu muốn có sinh viên tốt nhất và được đào tạo bài bản nhất cho mình.
Kết quả dự kiến:
- Phát huy thế mạnh của từng cá nhân.
- Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiệu quả.
- Khi đã có nguồn nhân lực với kinh nghiệm dày dặn, trình độ chuyên môn cao thì
quy trình giao nhận hàng hóa sẽ được tiến hành một cách chính xác, nhanh chóng, qua đó, đem đến chất lượng dịch vụ tốt hơn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh với các công ty cùng hoạt động trong ngành và ngày càng khẳng định được uy tín, vị thế của công ty.
3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao cơ sở vật chất – kỹ thuật Cơ sở giải pháp: Cơ sở giải pháp:
Nước ta đang trong quá trình hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới. Trong xu thế này thì các quan hệ thương mại quốc tế giữa Việt Nam với thế giới ngày càng lớn mạnh và phát triển nhanh chóng. Từ đó, việc phát triển các dịch vụ Logistics để phục vụ cho quá trình giao nhận hàng hóa được đặt ra là hết sức quan trọng và bức thiết.
Bên cạnh việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực với trình độ chuyên môn cao thì các doanh nghiệp nói chung và công ty VINAFREIGHT cần nên chú trọng vào cơ sở vật chất kỹ thuật tân tiến, hiện đại hơn để phục vụ công việc giao nhận đạt hiệu quả cao, đem lại cho khách hàng những dịch vụ tốt nhất đồng thời bắt kịp thời đại hiện đại hóa với các đối thủ cạnh tranh nước ngoài.
Điều kiện giải pháp:
Các trang thiết bị ở văn phòng công ty như máy in, máy fax, máy scan cần phải được mua mới hoàn toàn và mua đủ số lượng đáp ứng nhu cầu làm việc của nhân viên, đẩy mạnh tiến độ làm việc, tránh khách hàng chờ đợi lâu.