CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2 Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập
2.2.3.5 Khai báo hải quan điện tử:
Trước đây việc khai báo Hải quan thường được thực hiện trên giấy tờ và mất rất nhiều thời gian. Nhưng hiện nay, theo văn bản số 798/TB- HQ HCM của cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/05/2009 tất cả các doanh nghiệp đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu phải tiến hành khai báo Hải quan từ xa. Việc khai báo Hải quan đã trở nên dễ dàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí.
Để tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần máy tính kết nối với hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tổng cục, chi cục Hải quan dựa trên phần mềm ECUS. Và bao gồm các loại chứng từ sau:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn đường biển
- Phiếu đóng gói hàng hóa
- Tờ khai hải quan hàng nhập
- Giấy giới thiệu
Các bước tiến hành khai báo Hải quan điện tử như sau:
Bước 1: Đăng ký tham gia hệ thống
Cần phải điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu của công ty ở lần đầu đăng ký, các thông tin này sẽ có trên giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi.
Bước 2: Thiết lập thông số khai báo VNACSS
Tiến hành điền đầy đủ thông tin theo mẫu để kết nối tới hệ thống Hải quan.
Bước 3: Khai thông tin nhập khẩu
Ở giao diện chính vào mục “Tờ khai Xuất Nhập Khẩu” chọn mục “Đăng ký mới tờ khai Nhập khẩu (IDA)”. Khi đó giao diện sẽ hiện ra 3 phần:
- Phần 1: trình tự các bước sẽ làm khi tiến hành khai báo Hải quan - Phần 2: hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp
thông báo trả về từ hệ thống hải quan - Phần 3: thông tin tờ khai Hải quan:
Đầu tiên sẽ tiến hành nhập đầy đủ các thông tin phần mục “thông tin chung” ở sheet 1 bao gồm:
- Mã loại hình: thể hiện mục đích nhập khẩu của lô hàng ví dụ như: A31 Nhập
khẩu hàng xuất khẩu bị trả lại, A41 Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài.
- Cơ quan hải quan: ghi mã của chi cục hải quan nơi làm thủ tục thông quan
hàng hóa.
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00- đội thủ tục hàng hóa XNK.
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: vận chuyển bằng đường biển chọn mã số 2.
- Mã phân loại hàng hóa: áp dụng mã HS.
- Ngày khai báo dự kiến.
Lưu ý: Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hoá xuất
Và nhập liệu các thông tin khác như:
Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu:
- Người nhập khẩu: tên, mã bưu chính, địa chỉ và số điện thoại. - Người ủy thác nhập khẩu: Mã, tên.
- Người xuất khẩu: Mã, tên, mã bưu chính, địa chỉ, mã nước.
Thông tin về vận đơn:
- Số vận đơn (được thể hiện trong B/L) - Số lượng kiện:
Ô số 1: tổng số lượng kiện (được thể hiện trong hóa đơn thương mại
hoặc phiếu đóng gói)
Ô số 2: đơn vị tính (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói)
- Tổng trọng lượng:
Ô số 1: tổng trọng lượng (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói)
Ô số 2: đơn vị tính (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói)
- Mã đặc điểm lưu kho hàng chở thông quan dự kiến:
Ô số 1: mã địa điểm
Ô số 2: địa điểm lưu kho
- Kí hiệu số hiệu bao bì - Phương tiện vận chuyển
Ô số 1: cách thức vận chuyển (nếu hàng hóa được vận chuyển bằng
đường biển hoặc sông nhập lệnh: Call sign)
Ô số 2: tên phương tiện vận chuyển
- Ngày hàng đến: dựa vào thông báo hàng đến - Địa điểm dỡ hàng và xếp hàng:
Ô số 1: mã địa điểm
Ô số 2: tên địa điểm (hệ thống sẽ tự động xuất ra địa điểm dựa trên
mã địa điểm ở ô số 1)
- Mã kết quả kiểm tra nội dung
Ở mục “thông tin chung 2” khai báo các mục cần thiết như:
Thông tin về hóa đơn thương mại:
- Phân loại hình thức hóa đơn
- Số hoá đơn (được thể hiện trong Hóa đơn thương mại) - Ngày phát hành
- Phương thức thanh toán
- Mã phân loại hóa đơn: nhập mã phân loại hóa đơn - Điều kiện giá hóa đơn: dựa theo Inconterm
- Tổng giá trị hóa đơn: dựa trên tổng số tiền ghi trên hóa đơn và cần phải nhập một cách chính xác
- Mã đồng tiền hóa đơn
Thông tin về hợp đồng: Số hợp đồng, Ngày hợp đồng, Ngày hết hạn. Tiếp theo, nhập thông tin tên hàng ở sheet 3 mục "danh sách hàng" bao gồm: tên hàng, mã HS, xuất xứ, số lượng, đơn giá, trị giá hóa đơn.
Lưu ý: chỉ khai báo ở các ô màu trắng, các ô màu xám là thông tin do hệ thống trả về nên không cần nhập.
Cuối cùng, nhập thông tin đính kèm bằng cách truy cập vài tab " Nghiệp vụ khác" chọn mục đăng ký file đính kèm(HYS) sau đó upload file excel muốn đính kèm lên (file này có thể là file danh sách số container/seal).
Sau khi thực hiện đầy đủ các thao tác, bạn chọn nút "Ghi" để lưu các thông tin vào hệ thống.
Bước 4: Khai trước thông tin tờ khai (IDA)
Sau khi đã kiểm tra lại chuẩn xác thông tin và lưu thông tin, tiến hành truyền tờ khai hải quan đến chi cục hải quan bằng cách bấm nút "Khai trước thông tin tờ khai (IDA)". Tiếp theo, hệ thống sẽ hiện lên yêu cầu xác nhận chữ ký số mà chúng ta đã thiết lập sẵn và kiểm tra mật khẩu của USB token. Sau đó, nếu không có sai sót nào hệ thống trả về kết quả thành công, và thông báo số tiếp nhận cho tờ khai,
đến lúc này vẫn có thể chỉnh sửa tờ khai nếu phát hiện sai sót. Nếu các thông tin đã hoàn toàn chính xác thì bạn bấm nút " Khai chính thức tờ khai (IDC)"
Bước 5: Lấy kết quả từ Hải quan
Sau khi kiểm tra tờ khai chính thức đã đầy đủ, chính xác, hợp lệ doanh nghiệp tiếp tục nhấn vào nút "Lấy phản hồi từ hải quan" ngay sau đó hệ thống sẽ trả về tiền thuế, lệ phí hải quan, kết quả phân luồng cụ thể như sau:
Luồng xanh: miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa. Hàng luồng xanh là tài liệu, chứng từ thương mại, hàng không có thuế, hàng có thực nhưng được miễn thuế theo quy định của pháp luật. Sau khi hoàn tất mọi thủ tục đăng ký tờ khai và nhận được quyết định phê duyệt của cấp trên, doanh nghiệp sẽ được đóng dấu miễn kiểm tra, đóng lệ phí, trả lại tờ khai và được thông quan ngay.
Luồng vàng: kiểm tra chi tiết hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa.
Luồng đỏ: vừa kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa. Hàng luồng đỏ là hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành hàng nhập khẩu có điều kiện, hàng theo danh mục trọng điểm về quản lý rủi ro. Hồ sơ sẽ chuyển cho nhân viên kiểm tra chứng từ sau đó kết quả sẽ ghi vào “Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ”. Về việc kiểm tra hàng hóa sẽ được tiến hành thủ công và theo 3 mức độ:
Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, Kiểm tra thực tế toàn bộ lô hàng.
Tiếp theo đó người khai báo hải quan sẽ tiến hành in tờ khai và các chứng từ cần thiết để đến cơ quan hải quan mở tờ khai cho lô hàng nhập khẩu.