CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2 Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập
2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ được khách hàng (người nhập khẩu) gửi đến cho
công ty. Đây là bộ chứng từ rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ bao gồm:
(1) Hợp đồng thương mại (Sale Contract) hoặc giấy tờ có giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 1 bản sao
Đây là văn bản thỏa thuận về các điều khoản giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa (ngoại thương). Bên bán hàng gọi là nhà xuất khẩu, bán hàng cho bên kia để thu tiền hàng. Bên mua hàng gọi là nhà nhập khẩu, chuyển tiền cho bên xuất khẩu và nhận hàng. Bao gồm các nội dung:
- Tên và địa chỉ người bán, người mua
- Mô tả hàng hóa (Commodity)
- Phẩm chất hàng (Quality)
- Số lượng, trọng lượng hàng (Quantity)
- Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (Price)
- Thời hạn, địa điểm giao hàng (Shipment)
- Phương thức, thời hạn thanh toán (Payment)
Bên cạnh đó, để hợp đồng đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như:
- Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa (Packing & Marking)
- Bất khả kháng (Force Maejure)
- Khiếu nại (Claime)
- Trọng tài (Arbitration)
- Các quy định khác (Other conditions)
(2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Bao gồm các nội dung sau:
- Số và ngày lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người bán & người mua
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
- Điều kiện cơ sở giao hàng
- Điều kiện thanh toán
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
(3) Vận tải đơn (Bill of lading): 1 bản chính
Vận tải đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu. Nó là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào
xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng. Bao gồm các nội dung:
- Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu
- Cảng xếp hàng
- Cảng dỡ hàng
- Tên và địa chỉ người gửi hàng
- Đại lý, bên thông báo chỉ định
- Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích
- Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán
- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn,
- Số bản gốc vận đơn
- Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của
thuyền trưởng, hoặc đại lý).
(4) Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính
Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm và ngược lại người được bảo hiểm phải đóng một khoản phí bảo hiểm.
(5) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao
Là chứng từ Khi hàng sắp đến, hãng tàu hoặc forwarder phát hành thông báo hàng đến gửi cho người nhận (có thể là cả người gửi), thông báo về thời gian, địa điểm, kho cảng mà lô hàng sẽ cập. Thông báo này bắt buộc phải có các thông tin sau:
- Hãng tàu hoăc forwarder, người phát hành thông báo
- Số bill tương ứng của lô hàng
- Người gửi hàng, người nhận hàng
- Ngày hàng đến, mã cảng đến và mã kho lưu hàng. ( thông tin cần để khai tờ
khai HQ).
(6) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin): 1 bản chính Là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Có khá nhiều loại C/O, tùy từng lô hàng cụ thể (loại hàng gì, đi/đến từ nước nào…) sẽ xác định cần loại mẫu nào. Hiện phổ biến có những loại mẫu sau đây:
- C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP)
- C/O mẫu D (các nước trong khối ASEAN)
- C/O mẫu E (ASEAN - Trung Quốc)
- C/O mẫu AK (ASEAN - Hàn Quốc)
- C/O mẫu AJ (ASEAN - Nhật Bản)
- C/O mẫu VJ (Việt nam - Nhật Bản)
- C/O mẫu AI (ASEAN - Ấn Độ)
- C/O mẫu AANZ (ASEAN - Australia - New Zealand)
- C/O mẫu VC (Việt Nam - Chile)
- C/O mẫu S (Việt Nam - Lào; Việt Nam - Campuchia)
Hiện nay tại Việt Nam, Bộ công thương có quyền cấp C/O và có ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức đảm nhận công việc này. Mỗi cơ quan được cấp một số loại C/O nhất định như:
- VCCI: cấp C/O form A, B…
- Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form D, E, AK …
- Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form
D, E, AK…
(7) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): 1 bản chính
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v... và được ký phát hành bởi người bán (shipper). Bao gồm các nội dung:
- Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)
- Tên, địa chỉ người bán và người mua
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích... Ngoài ra, đôi khi phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người
đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.
Ngoài ra tuỳ từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá hoặc giấy thông báo
miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính (trường hợp hàng hoá nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng).
- Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản
(là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần)
đối với trường hợp hàng hoá phải có giấy nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy khử trùng, kiểm dịch... (nếu có):
01 bản chính.
LƯU Ý: Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh doanh ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu. Người xác nhận ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này.
Sau khi nhận bộ chứng từ nhân viên chứng từ sẽ tiến hành xác nhận số bản chính và bản sao của các chứng từ và ghi chú lại. Tiếp đó, nhân viên này sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác và hợp nhất của bộ chứng từ:
- Kiểm tra hợp đồng thương mại đối chiếu với vận đơn, hóa đơn về các thông
tin như: số và ngày ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ người bán và người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức, thời hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng.
- Kiểm tra vận đơn đường biển đối chiếu với hợp đồng thương mại những thông tin cơ bản sau: tên và địa chỉ người gửi hàng, tên và địa chỉ người nhận hàng, cảng xếp/dỡ hàng, ngày giao hàng, nơi giao hàng, tên hàng, số lượng.
- Kiểm tra hóa đơn thương mại đối chiếu với hợp đồng những thông tin sau:
Số và ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán, người mua, đơn giá, tổng giá trị lô hàng,điều khoản thanh toán.
- Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa những thông tin: loại C/O, nguồn gốc xuất xứ.
- Kiểm tra phiếu đóng gói đối chiếu với vận tải đơn những thông tin sau: tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích,...
Trong quá trình kiểm tra, nếu có sai sót báo ngay cho khách hàng để điều chỉnh, sửa chữa kịp thời cho lô hàng đó. Nếu không có gì sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ tiến hành làm các thủ tục tiếp theo.