CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
3.2 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
3.2.4 Giải pháp 4: Hoàn thiện quy trình chuẩn bị chứng từ
Cơ sở giải pháp:
Quy trình chuẩn bị chứng từ là khâu tiền đề rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa, nó giúp tạo cơ sở cho các khâu sau này như khai báo hải quan, thông quan hàng hóa được diễn ra suôn sẻ, ít gặp khó khăn.
Quy trình chuẩn bị chứng từ hết sức phức tạp vì thế cần tìm ra các giải pháp nâng cao tính chuyên môn nghề nghiệp, tránh được các rủi ro, sai sót bắt nguồn từ nhân viên để thực hiện khâu này một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
Điều kiện giải pháp:
Khi nhận được bộ chứng từ từ khách hàng, nhân viên chứng từ phải kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của bộ chứng từ. Sau đó, đối chiếu kỹ các thông tin ( tính xác thực, pháp lý) giữa các chứng từ với nhau, nếu phát hiện sai sót cần tìm nguyên nhân gây ra sự sai lệch đồng thời liên hệ lại ngay với khách hàng thông qua: điện thoại, mail.. để kịp thời sửa đổi
Bộ chứng từ thường được viết bằng ngôn ngữ tiếng Anh vì vậy đòi hỏi nhân viên làm chứng từ phải có trình độ đọc, hiểu tiếng anh tốt. Bên cạnh đó, cũng phải có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ cao; có tính cẩn thận, nhạy bén nhằm phát hiện ra những sai sót kịp thời, chính xác và nhanh chóng
Khi nhận bộ chứng từ từ khách hàng tiến hành phân loại bộ chứng từ,sau đó giao cho từng nhân viên cụ thể phụ trách tránh để xảy ra tình huống nhầm lẫn giữa bộ chứng từ này với bộ chứng từ khác gây khó khăn trong việc kiểm tra.
Nhân viên làm chứng từ và nhân viên giao nhận thường là hai người khác nhau. Nên hai nhân viên này nên thường xuyên trao đổi thông tin về hàng hóa với nhau để nắm bắt tường tận thông tin giúp xử lý kịp thời những tình huống ngoài ý muốn.
Kết quả dự kiến:
Đảm bảo tính thống nhất cho bộ chứng từ, từ đó mọi thủ tục sau này sẽ diễn ra trơn tru, thuận lợi; rút ngắn thời gian thực hiện quy trình;việc giao nhận hàng hóa nhanh hơn, tiết kiệm được thời gian, chi phí làm hàng thông qua việc làm lại, sửa đổi chứng từ gây tổn thất cho khách hàng và công ty.