CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.2 Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập
2.2.3 Phân tích quy trình giao nhận:
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm việc tìm kiếm khách hàng đang có nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Sau khi biết được mặt hàng và tính chất của mặt hàng cũng như số lượng hàng hóa, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về tuyến đường đi trong quá trình giao nhận hàng hóa kèm theo bảng báo giá được gửi qua mail.
Khách hàng và nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành trao đổi, thỏa thuận về các điều khoản như: thông tin lô hàng nhập khẩu, bảng báo giá, thời gian hoàn thành thủ tục giao nhận hàng hóa, cách thức thanh toán và thông tin liên lạc một lần cuối sau đó nếu khách hàng đồng ý công ty sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng giao nhận. Hợp đồng giao nhận thể hiện được nội dung mà 2 bên đã thỏa thuận và bắt buộc 2 bên phải cam kết thực hiện đúng như những gì được ghi trong hợp đồng.
2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ được khách hàng (người nhập khẩu) gửi đến cho
công ty. Đây là bộ chứng từ rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ bao gồm:
(1) Hợp đồng thương mại (Sale Contract) hoặc giấy tờ có giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 1 bản sao
Đây là văn bản thỏa thuận về các điều khoản giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa (ngoại thương). Bên bán hàng gọi là nhà xuất khẩu, bán hàng cho bên kia để thu tiền hàng. Bên mua hàng gọi là nhà nhập khẩu, chuyển tiền cho bên xuất khẩu và nhận hàng. Bao gồm các nội dung:
- Tên và địa chỉ người bán, người mua
- Mô tả hàng hóa (Commodity)
- Phẩm chất hàng (Quality)
- Số lượng, trọng lượng hàng (Quantity)
- Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (Price)
- Thời hạn, địa điểm giao hàng (Shipment)
- Phương thức, thời hạn thanh toán (Payment)
Bên cạnh đó, để hợp đồng đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như:
- Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa (Packing & Marking)
- Bất khả kháng (Force Maejure)
- Khiếu nại (Claime)
- Trọng tài (Arbitration)
- Các quy định khác (Other conditions)
(2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Bao gồm các nội dung sau:
- Số và ngày lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người bán & người mua
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
- Điều kiện cơ sở giao hàng
- Điều kiện thanh toán
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
(3) Vận tải đơn (Bill of lading): 1 bản chính
Vận tải đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu. Nó là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào
xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng. Bao gồm các nội dung:
- Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu
- Cảng xếp hàng
- Cảng dỡ hàng
- Tên và địa chỉ người gửi hàng
- Đại lý, bên thông báo chỉ định
- Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích
- Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán
- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn,
- Số bản gốc vận đơn
- Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của
thuyền trưởng, hoặc đại lý).
(4) Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính
Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm và ngược lại người được bảo hiểm phải đóng một khoản phí bảo hiểm.
(5) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao
Là chứng từ Khi hàng sắp đến, hãng tàu hoặc forwarder phát hành thông báo hàng đến gửi cho người nhận (có thể là cả người gửi), thông báo về thời gian, địa điểm, kho cảng mà lô hàng sẽ cập. Thông báo này bắt buộc phải có các thông tin sau:
- Hãng tàu hoăc forwarder, người phát hành thông báo
- Số bill tương ứng của lô hàng
- Người gửi hàng, người nhận hàng
- Ngày hàng đến, mã cảng đến và mã kho lưu hàng. ( thông tin cần để khai tờ
khai HQ).
(6) Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin): 1 bản chính Là một chứng từ quan trọng trong xuất nhập khẩu. Nó cho biết nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa được sản xuất tại vùng lãnh thổ, hay quốc gia nào. Có khá nhiều loại C/O, tùy từng lô hàng cụ thể (loại hàng gì, đi/đến từ nước nào…) sẽ xác định cần loại mẫu nào. Hiện phổ biến có những loại mẫu sau đây:
- C/O mẫu A (cấp cho hàng XK đi các nước cho hưởng ưu đãi thuế quan phổ cập GSP)
- C/O mẫu D (các nước trong khối ASEAN)
- C/O mẫu E (ASEAN - Trung Quốc)
- C/O mẫu AK (ASEAN - Hàn Quốc)
- C/O mẫu AJ (ASEAN - Nhật Bản)
- C/O mẫu VJ (Việt nam - Nhật Bản)
- C/O mẫu AI (ASEAN - Ấn Độ)
- C/O mẫu AANZ (ASEAN - Australia - New Zealand)
- C/O mẫu VC (Việt Nam - Chile)
- C/O mẫu S (Việt Nam - Lào; Việt Nam - Campuchia)
Hiện nay tại Việt Nam, Bộ công thương có quyền cấp C/O và có ủy quyền cho một số cơ quan, tổ chức đảm nhận công việc này. Mỗi cơ quan được cấp một số loại C/O nhất định như:
- VCCI: cấp C/O form A, B…
- Các Phòng Quản lý XNK của Bộ Công thương: cấp C/O form D, E, AK …
- Các Ban quản lý KCX-KCN được Bộ Công thương ủy quyền: cấp C/O form
D, E, AK…
(7) Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): 1 bản chính
Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v... và được ký phát hành bởi người bán (shipper). Bao gồm các nội dung:
- Số và ngày lập hóa đơn (thường người ta không hay dùng số Packing List)
- Tên, địa chỉ người bán và người mua
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích... Ngoài ra, đôi khi phiếu đóng gói còn ghi rõ tên xí nghiệp sản xuất, người
đóng gói và người kiểm tra kỹ thuật. Tùy theo loại hàng hóa mà thiết kế một Packing List với các nội dung thích hợp.
Ngoài ra tuỳ từng trường hợp mà có thêm các giấy tờ sau:
- Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hoá hoặc giấy thông báo
miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp: 01 bản chính (trường hợp hàng hoá nhập khẩu buộc phải kiểm tra nhà nước về chất lượng).
- Giấy phép nhập khẩu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền: 01 bản
(là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần)
đối với trường hợp hàng hoá phải có giấy nhập khẩu theo quy định của pháp luật.
- Giấy chứng nhận chất lượng, số lượng, giấy khử trùng, kiểm dịch... (nếu có):
01 bản chính.
LƯU Ý: Các giấy tờ trên nếu là bản sao thì phải được người đứng đầu tổ chức kinh doanh ủy quyền xác nhận, ký tên và đóng dấu. Người xác nhận ký tên, đóng dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của các giấy tờ này.
Sau khi nhận bộ chứng từ nhân viên chứng từ sẽ tiến hành xác nhận số bản chính và bản sao của các chứng từ và ghi chú lại. Tiếp đó, nhân viên này sẽ tiến hành kiểm tra tính chính xác và hợp nhất của bộ chứng từ:
- Kiểm tra hợp đồng thương mại đối chiếu với vận đơn, hóa đơn về các thông
tin như: số và ngày ký kết hợp đồng, tên và địa chỉ người bán và người mua, tên hàng, số lượng, đơn giá, phương thức, thời hạn thanh toán, thời gian và địa điểm giao hàng.
- Kiểm tra vận đơn đường biển đối chiếu với hợp đồng thương mại những thông tin cơ bản sau: tên và địa chỉ người gửi hàng, tên và địa chỉ người nhận hàng, cảng xếp/dỡ hàng, ngày giao hàng, nơi giao hàng, tên hàng, số lượng.
- Kiểm tra hóa đơn thương mại đối chiếu với hợp đồng những thông tin sau:
Số và ngày lập hóa đơn, tên và địa chỉ người bán, người mua, đơn giá, tổng giá trị lô hàng,điều khoản thanh toán.
- Kiểm tra giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa những thông tin: loại C/O, nguồn gốc xuất xứ.
- Kiểm tra phiếu đóng gói đối chiếu với vận tải đơn những thông tin sau: tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, thể tích,...
Trong quá trình kiểm tra, nếu có sai sót báo ngay cho khách hàng để điều chỉnh, sửa chữa kịp thời cho lô hàng đó. Nếu không có gì sai sót thì nhân viên giao nhận sẽ tiến hành làm các thủ tục tiếp theo.
2.2.3.3 Lấy D/O:
D/O là một chứng từ rất quan trọng trong quá trình giao nhận hàng. Sau khi có giấy thông báo hàng đến từ hãng tàu (Arrival notice), muốn lấy được D/O thì nhân viên giao nhận phải trình các chứng từ sau cho nhân viên tiếp nhận hồ sơ của hãng
tàu gồm: Giấy thông báo hàng đến, Vận đơn gốc, Giấy giới thiệu.
Sau đó, nhân viên giao nhận tiến hành đóng các khoản phí cho hãng tàu gồm:
- Phí D/O (VAT 10%): phí chứng từ
- Phí Handling (VAT 10%)
- Phí THC - Terminal Handing Charge (VAT 5%): phí dịch vụ làm hàng
container
- Phí CFS (Container Freight Station free): phí xếp dỡ hàng lẻ
- Phí vệ sinh container
- Ngoài ra còn có một số chi phí khác như CIC (Container imbalance Charge:
phụ phí chuyển container rỗng)
Sau khi đã nộp phí, nhân viên tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra lại, sau đó xuất hóa đơn và cấp cho nhân viên giao nhận từ 3-4 D/O gốc. Khi nhận được D/O nhân viên giao nhận cần phải kiểm tra kĩ các thông tin có trùng khớp với vận đơn hay không về các thông tin như: Số B/L, số container, số seal, tên tàu, số hiệu tàu, tên cảng xếp/ dở, tên người nhận, tên hàng, số kiện/số lượng container, nếu có sai sót thì phải báo lại cho hãng tàu.
Đặc biệt cần phải chú ý đến thời gian hiệu lực của D/O để sắp xếp thời gian, làm thủ tục nhận hàng tránh các chi phí phát sinh: lưu kho, lưu bãi. Nếu D/O hết hạn
thì phải làm đơn xin gia hạn tại hãng tàu, nếu không được gia hạn sẽ không lấy được phiếu EIR và thanh lý hải quan cổng.
2.2.3.4 Cược container:
Trường hợp này xảy ra khi giao nhận hàng hóa theo phương thức FCL.
Nhân viên giao nhận sẽ tiến hành nộp D/O cho hãng tàu, ghi đầy đủ các thông tin: số cont, tên tàu, địa chỉ kho riêng, nơi trả container rỗng... vào phiếu mượn container và đóng tiền cược container sau đó hãng tàu sẽ xuất 01 hóa đơn cược container cho nhân viên giao nhận.
Nếu trả container đúng thời gian quy định và không bị hư hỏng hãng tàu sẽ trả lại tiền đặt cọc.
Nếu trả container quá thời gian và container bị hư hỏng thì dựa trên mức độ hư hỏng, hãng tàu sẽ tiến hành phạt bằng cách trừ vào số tiền đặt cọc.
2.2.3.5 Khai báo hải quan điện tử:
Trước đây việc khai báo Hải quan thường được thực hiện trên giấy tờ và mất rất nhiều thời gian. Nhưng hiện nay, theo văn bản số 798/TB- HQ HCM của cục Hải quan Thành phố Hồ Chí Minh từ ngày 01/05/2009 tất cả các doanh nghiệp đăng ký tờ khai xuất nhập khẩu phải tiến hành khai báo Hải quan từ xa. Việc khai báo Hải quan đã trở nên dễ dàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí.
Để tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần máy tính kết nối với hệ thống máy chủ và cơ sở dữ liệu của Tổng cục, chi cục Hải quan dựa trên phần mềm ECUS. Và bao gồm các loại chứng từ sau:
- Hợp đồng ngoại thương
- Hóa đơn thương mại
- Vận đơn đường biển
- Phiếu đóng gói hàng hóa
- Tờ khai hải quan hàng nhập
- Giấy giới thiệu
Các bước tiến hành khai báo Hải quan điện tử như sau:
Bước 1: Đăng ký tham gia hệ thống
Cần phải điền đầy đủ các thông tin được yêu cầu của công ty ở lần đầu đăng ký, các thông tin này sẽ có trên giấy xác nhận mà công ty cung cấp dịch vụ gửi.
Bước 2: Thiết lập thông số khai báo VNACSS
Tiến hành điền đầy đủ thông tin theo mẫu để kết nối tới hệ thống Hải quan.
Bước 3: Khai thông tin nhập khẩu
Ở giao diện chính vào mục “Tờ khai Xuất Nhập Khẩu” chọn mục “Đăng ký mới tờ khai Nhập khẩu (IDA)”. Khi đó giao diện sẽ hiện ra 3 phần:
- Phần 1: trình tự các bước sẽ làm khi tiến hành khai báo Hải quan - Phần 2: hướng dẫn nhập liệu cho từng chỉ tiêu trên tờ khai và thông điệp
thông báo trả về từ hệ thống hải quan - Phần 3: thông tin tờ khai Hải quan:
Đầu tiên sẽ tiến hành nhập đầy đủ các thông tin phần mục “thông tin chung” ở sheet 1 bao gồm:
- Mã loại hình: thể hiện mục đích nhập khẩu của lô hàng ví dụ như: A31 Nhập
khẩu hàng xuất khẩu bị trả lại, A41 Nhập kinh doanh của doanh nghiệp đầu tư nước ngoài.
- Cơ quan hải quan: ghi mã của chi cục hải quan nơi làm thủ tục thông quan
hàng hóa.
- Mã bộ phận xử lý tờ khai: 00- đội thủ tục hàng hóa XNK.
- Mã hiệu phương thức vận chuyển: vận chuyển bằng đường biển chọn mã số 2.
- Mã phân loại hàng hóa: áp dụng mã HS.
- Ngày khai báo dự kiến.
Lưu ý: Trong quá trình khai báo cần phải nghiên cứu kỹ mã số hàng hoá xuất
Và nhập liệu các thông tin khác như:
Thông tin về đơn vị xuất nhập khẩu:
- Người nhập khẩu: tên, mã bưu chính, địa chỉ và số điện thoại. - Người ủy thác nhập khẩu: Mã, tên.
- Người xuất khẩu: Mã, tên, mã bưu chính, địa chỉ, mã nước.
Thông tin về vận đơn:
- Số vận đơn (được thể hiện trong B/L) - Số lượng kiện:
Ô số 1: tổng số lượng kiện (được thể hiện trong hóa đơn thương mại
hoặc phiếu đóng gói)
Ô số 2: đơn vị tính (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói)
- Tổng trọng lượng:
Ô số 1: tổng trọng lượng (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói)
Ô số 2: đơn vị tính (được thể hiện trong hoặc phiếu đóng gói)
- Mã đặc điểm lưu kho hàng chở thông quan dự kiến:
Ô số 1: mã địa điểm
Ô số 2: địa điểm lưu kho
- Kí hiệu số hiệu bao bì - Phương tiện vận chuyển
Ô số 1: cách thức vận chuyển (nếu hàng hóa được vận chuyển bằng
đường biển hoặc sông nhập lệnh: Call sign)
Ô số 2: tên phương tiện vận chuyển
- Ngày hàng đến: dựa vào thông báo hàng đến - Địa điểm dỡ hàng và xếp hàng:
Ô số 1: mã địa điểm
Ô số 2: tên địa điểm (hệ thống sẽ tự động xuất ra địa điểm dựa trên
mã địa điểm ở ô số 1)
- Mã kết quả kiểm tra nội dung
Ở mục “thông tin chung 2” khai báo các mục cần thiết như:
Thông tin về hóa đơn thương mại:
- Phân loại hình thức hóa đơn
- Số hoá đơn (được thể hiện trong Hóa đơn thương mại) - Ngày phát hành
- Phương thức thanh toán
- Mã phân loại hóa đơn: nhập mã phân loại hóa đơn - Điều kiện giá hóa đơn: dựa theo Inconterm
- Tổng giá trị hóa đơn: dựa trên tổng số tiền ghi trên hóa đơn và cần phải