CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần VINAFREIGHT:
2.1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức của công ty:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT
2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài hạn và ngắn hạn về phát triển của Công ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ máy quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ mà không được ủy quyền. HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý Công ty, đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt được các mục tiêu do ĐHĐCĐ đề ra.
Ban kiểm soát: là cơ quan có nhiệm vụ giúp ĐHĐCĐ giám sát, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách khách quan nhằm đảm bảo lợi ích cho các cổ đông.
Ban Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty, quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT về phương án kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, kiến nghị cách bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc quyền quyết định của HĐQT, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến hay bắt nguồn từ các nhiệm vụ trên.
Phòng nhân sự: có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý nguồn lực, trực tiếp thực hiện công tác tổ chức, lao động, định mức chi phí tiền lương của Công ty và các hoạt động hỗ trợ cho các bộ phận chức năng về hành chính quản trị.
Phòng kế toán - tài chính: có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc đồng thời thực hiện các công tác quản lý tài sản , vốn và các hoạt động kế toán tài chính. Thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính và hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty.
Các chi nhánh (Hà Nội, Hải Phòng): đại diện cho công ty thực hiện và duy trì các hoạt động kinh doanh, cung ứng dịch vụ vận tải cho khách hàng trên phạm vi của chi nhánh, tiếp nhận thông tin tại các khu vực thị trường để báo cáo về công ty.
Khối kho: bao gồm kho 196 Tôn Thất Thuyết và kho 18 Tân Thuận Đông có chức năng tham mưu cho Lãnh đạo Công ty trong công tác lưu kho, tồn trữ hàng hóa và tổ chức thực hiện quá trình xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển, giao nhận hàng hóa theo đúng quy định của công ty và kinh doanh dịch vụ cho thuê kho bãi tại 2 địa điểm kho 196 Tôn Thất Thuyết và 31 Bến Vân Đồn, Q4, TP.HCM.
Phòng dịch vụ Logistics: bao gồm 3 bộ phận (theo sơ đồ tổ chức). Phòng logistics là đơn vị kinh doanh chuyên về các dịch vụ nhập khẩu và hậu cần như cung cấp
các dịch vụ giao hàng tận nơi (door to door), nhận ủy thác xuất nhập khẩu hàng hóa cho khách hàng, làm thủ tục hải quan hàng xuất nhập khẩu, kinh doanh xe tải, đầu kéo, kho bãi…
Phòng dịch vụ xuất Hàng không: bao gồm 3 bộ phận (theo sơ đồ tổ chức). Giao nhận từ kho chủ hàng hoặc sân bay đến sân bay hoặc kho người nhận với đa dạng các mặt hàng: giày dép, hàng may mặc thời trang, hàng máy móc thiết bị, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng rau quả.
- Vận chuyển kết hợp đường biển hoặc đường hàng không
- Dịch vụ chuyển phát nhanh (chứng từ, hàng mẫu, hàng thương phẩm)
- Gom hàng lẻ xuất khẩu và chia hàng lẻ nhập
- Dịch vụ khai quan và giao nhận nội địa
- Dịch vụ đại lý hải quan
- Đại lý bán cước và hợp đồng vận chuyển với nhiều hãng hàng không lớn trên
thế giới cam kết tại Việt Nam như SG, TQ, VN, BA.
Phòng phát triển kinh doanh: bao gồm 01 bộ phận (theo sơ đồ cơ cấu tổ chức).
Nghiệp vụ chủ lực của phòng là bán cước và các dịch vụ hậu cần tại sân bay Tân Sơn Nhất.
Phòng đường biển:
- Cung cấp cho khách hàng dịch vụ Gửi hàng lẻ đường biển từ Việt Nam đi mọi
nơi trên thế giới (LCL/FCL) với các thị trường mạnh là Mỹ, Châu Âu, Nhật Bản và Châu Á.
- Dịch vụ nhập hàng nguyên container (FCL) với giá cạnh tranh và có hỗ trợ phí
lưu kho.
- Dịch vụ hàng công trình và triển lãm tại Việt Nam và các nước khu vực như:
Lào, Campuchia.
- Cơ cấu tổ chức của công ty được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến chức năng bao
gồm Ban tổng giám đốc và 8 phòng ban. Điều này đảm bảo cho việc quản lý, điều hành một cách dễ dàng do tận dụng được các chuyên gia vào việc giải quyết
Tuyệt đối Tương đối (%) Tuyệt đối Tương đối (%)
Tổng doanh thu 1,728,284 1,962,270 1,663,595 233,986 13.54 -298,675 -15.22 Tổng chi phí 1,675,612 1,930,078 1,627,793 254,466 15.19 -302,285 -15.66 Lợi nhuận trước thuế 54,424 50,378 53,797 -4,046 -7.43 3,419 6.79 Lợi nhuận sau thuế 43,621 42,685 44,913 -936 -2.21 2,228 5.22
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Chênh lệch năm 2015/2014 Chênh lệch năm 2016/2015
1,728,284 1,962,270 1,663,595 1,675,612 1,930,078 1,627,793 0 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
DOANH THU CHI PHÍ
các vấn đề chuyên môn từ đó làm giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý. Mặt khác, nhiệm vụ được Ban giám đốc giao xuống và báo cáo hoạt động kinh
doanh của các bộ phận lên trên cũng thực hiện theo hai chiều một cách nhanh chóng và hiệu quả.
2.1.4 Tình hình hoạt động kinh doanh từ năm 2014 - 2016:
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của VINAFREIGHT từ 2014-2016
Đvt: nghìn đồng
Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT
Hình 2.2: Biểu đồ thể hiện doanh thu và chi phí trong giai đoạn từ 2014-2016
Qua biều đồ ta có thể thấy các chỉ tiêu về doanh thu, chi phí đều biến động qua các năm trong giai đoạn 2014-2016:
Về chỉ tiêu doanh thu:
Doanh thu năm 2014 đạt 1,728,284,000 đồng và đạt 1,962,270,0000 đồng vào năm 2015. Đây là mức doanh thu cao nhất trong giai đoạn 3 năm này tăng 233,986,000 đồng (tương ứng tăng 13.54%) so với năm 2014. Qua đó cho thấy, năm 2015 công ty đã có và ký kết được nhiều hợp đồng với khách hàng.
Nhưng đến năm 2016 do tình hình cạnh tranh gay gắt không chỉ đến từ nội địa mà còn đến từ các hãng logistics nước ngoài ngày càng tham gia sâu hơn vào thị trường nội địa nên doanh thu giảm xuống chỉ còn 1,663,595,000 đồng tương ứng giảm 15.22% so với năm 2015.
Về chỉ tiêu chi phí:
Chi phí thời kỳ này cũng có sự biến động tương tự như chỉ tiêu doanh thu. Năm 2014 chi phí đạt 1,675,612,000 đồng đến năm 2015 tăng lên tương đối cao 1,930,078,000 đồng, tăng 254,466,000 đồng (tương ứng tăng 15,19%) so với năm 2014. Sở dĩ, chi phí tăng lên như vậy là do vào thời điểm đó nền kinh tế rơi vào khó khăn dẫn đến việc kinh doanh không được thuận lợi và để đạt được doanh thu công ty phải bỏ ra một khoản chi phí tương đối cho việc mở rộng thị trường tìm kiếm khách hàng, giảm giá dịch vụ, khuyến mãi, quảng cáo... để thu hút khách hàng. Bên cạnh đó, doanh thu từ việc đầu tư tài chính cũng không khả quan mặc dù bỏ ra chi phí không nhỏ.
Tuy nhiên đến năm 2016, công ty đã có những biện pháp khắc phục nên tình hình đã được kiểm soát lại khi chi phí đã quay lại mức tương đối ổn định đạt 1,627,793,000 đồng, giảm 302,285,000 đồng (tương ứng giảm 15.66%) so với năm 2015.
Về chỉ tiêu lợi nhuận:
Chỉ tiêu lợi nhuận được dựa trên sự chênh lệch của chỉ tiêu doanh thu và chỉ tiêu chi phí.
Vì thế khi 2 chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận đều biến động trong giai đoạn này thì chỉ tiêu lợi nhuận cũng sẽ biến động theo.
Lợi nhuận năm 2014 đạt 43,621,000 đồng đến năm 2015 là năm có doanh thu cao nhất nhưng cũng là năm công ty phải bỏ ra chi phí tương đối cao do việc quản lý nguồn chi phí chưa tốt nên làm lợi nhuận đã giảm xuống còn 42,685,000 đồng tương ứng giảm 2.21% so với năm 2014.
Đến năm 2016, công ty đã có nhiều biện pháp khắc phục lại hạn chế ở năm trước nên đưa lợi nhuận tăng lên 44,913,000 đồng, tương ứng tăng 5.22% so với năm 2015.
Nhìn chung, trong giai đoạn 2014-2016 tình hình kinh doanh của công ty xảy ra biến động liên tục. Tuy nhiên đến năm cuối trong giai đoạn này, bằng sự nhìn nhận thấu đáo và đưa ra các biện pháp khắc phục đúng đắn, kịp thời để cải thiện doanh thu, hạn chế chi phí phát sinh không đáng có nên công ty đã có tình hình kinh doanh khả quan hơn. Đây là một tín hiệu tốt để công ty có tình hình kinh doanh phát triển và ổn định hơn ở những năm tiếp theo.
2.2 Phân tích đánh giá tình hình thực tế về quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT:
2.2.1 Tình hình giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty VINAFREIGHT: Bảng 2.2 Sản lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu từ 2014 -2016 Bảng 2.2 Sản lượng dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu từ 2014 -2016
Đvt: TEUs Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Chênh lệch năm 2014/2013 Chênh lệch năm 2015/2014 Tuyệt đối Tương
đối (%) Tuyệt đối
Tương đối (%)
4,656 4,850 5,112 194 4.17 262 5.4
Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT
Qua bảng 2.2, có thế thấy sản lượng giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty tăng liên tục qua các năm.
Năm 2014 đạt sản lượng 4,850 TEUs tăng 194 TEUs (tương ứng tăng 4.17%) so với năm 2013. Đến năm 2015, sản lượng tiếp tục tăng lên 5,112 TEUs tức tăng 5.4% so với cùng kỳ năm 2014. Như vậy, có thể kết luận rằng dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu của công ty ngày càng phát triển, khẳng định được lòng tin của khách hàng và đem về tỉ trọng tương đối lớn trong tổng doanh thu. Bên cạnh đó, thị trường Việt Nam là một nước chuyên về nhập khẩu hàng hóa nên chắc chắn sẽ có rất nhiều cơ hội trong tương lai.
Khách hàng Ký kết hợp đồng giao nhận Nhận và kiểm tra bộ chứng từ Lấy D/O Cược container Khai báo HQĐT
Luồng vàng/đỏ Nộp và kiểm tra lại bộ
chứng từ
sai Khách hàng sửa và bổ sung
chứng từ
đúng
Mở tờ khai tại cơ quan Hải quan Tiến hành kiểm hóa sai Khách hàng phản hồi
đúng Luồng xanh Xác nhận thông quan
Nhận và kiểm tra hàng
Thanh lý Hải quan
Giao hàng và trả container rỗng Quyết toán và lưu hồ sơ
chỉ nh s ửa thôn g t in sai
2.2.2 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển của công ty cổ phần VINAFREIGHT: công ty cổ phần VINAFREIGHT:
Hình 2.3 Sơ đồ quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu
Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT
2.2.3 Phân tích quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: 2.2.3.1 Tìm kiếm và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng: 2.2.3.1 Tìm kiếm và ký kết hợp đồng giao nhận với khách hàng:
Nhân viên kinh doanh của công ty sẽ chịu trách nhiệm việc tìm kiếm khách hàng đang có nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu.
Sau khi biết được mặt hàng và tính chất của mặt hàng cũng như số lượng hàng hóa, nhân viên kinh doanh sẽ tư vấn cho khách hàng về tuyến đường đi trong quá trình giao nhận hàng hóa kèm theo bảng báo giá được gửi qua mail.
Khách hàng và nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành trao đổi, thỏa thuận về các điều khoản như: thông tin lô hàng nhập khẩu, bảng báo giá, thời gian hoàn thành thủ tục giao nhận hàng hóa, cách thức thanh toán và thông tin liên lạc một lần cuối sau đó nếu khách hàng đồng ý công ty sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng giao nhận. Hợp đồng giao nhận thể hiện được nội dung mà 2 bên đã thỏa thuận và bắt buộc 2 bên phải cam kết thực hiện đúng như những gì được ghi trong hợp đồng.
2.2.3.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ:
Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ được khách hàng (người nhập khẩu) gửi đến cho
công ty. Đây là bộ chứng từ rất quan trọng trong quy trình giao nhận hàng hóa. Bộ chứng từ hoàn chỉnh sẽ bao gồm:
(1) Hợp đồng thương mại (Sale Contract) hoặc giấy tờ có giấy tờ có giá trị tương đương hợp đồng: 1 bản sao
Đây là văn bản thỏa thuận về các điều khoản giữa người mua và người bán ở 2 nước khác nhau về việc mua bán hàng hóa (ngoại thương). Bên bán hàng gọi là nhà xuất khẩu, bán hàng cho bên kia để thu tiền hàng. Bên mua hàng gọi là nhà nhập khẩu, chuyển tiền cho bên xuất khẩu và nhận hàng. Bao gồm các nội dung:
- Tên và địa chỉ người bán, người mua
- Mô tả hàng hóa (Commodity)
- Phẩm chất hàng (Quality)
- Số lượng, trọng lượng hàng (Quantity)
- Đơn giá hàng, kèm theo điều kiện thương mại (Price)
- Thời hạn, địa điểm giao hàng (Shipment)
- Phương thức, thời hạn thanh toán (Payment)
Bên cạnh đó, để hợp đồng đầy đủ, đảm bảo đáp ứng yêu cầu của các bên, còn có những điều khoản quan trọng khác như:
- Quy cách đóng gói, và ghi nhãn hiệu hàng hóa (Packing & Marking)
- Bất khả kháng (Force Maejure)
- Khiếu nại (Claime)
- Trọng tài (Arbitration)
- Các quy định khác (Other conditions)
(2) Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chính
Là loại chứng từ cơ bản của công tác thanh toán và do người bán hàng phát hàng ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn Bao gồm các nội dung sau:
- Số và ngày lập hóa đơn
- Tên, địa chỉ người bán & người mua
- Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền
- Điều kiện cơ sở giao hàng
- Điều kiện thanh toán
- Cảng xếp, dỡ
- Tên tàu, số chuyến…
(3) Vận tải đơn (Bill of lading): 1 bản chính
Vận tải đơn là một chứng từ vận tải do người vận chuyển, hoặc thuyền trưởng (đường biển) hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu hoặc hàng hóa đã được nhận và chờ xếp lên tàu. Nó là biên lai của người vận tải xác nhận đã nhận hàng để chuyên chở. Người vận tải chỉ giao hàng cho người nào
xuất trình trước tiên vận đơn đường biển hợp lệ mà họ đã ký phát ở cảng xếp hàng. Bao gồm các nội dung:
- Tên và địa chỉ người vận tải, những chỉ dẫn khác theo yêu cầu
- Cảng xếp hàng
- Cảng dỡ hàng
- Tên và địa chỉ người gửi hàng
- Đại lý, bên thông báo chỉ định
- Tên hàng, ký mã hiệu, số lượng kiện, trọng lượng cả bì hoặc thể tích
- Cước phí và phụ phí trả cho người vận tải, điều kiện thanh toán
- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn,
- Số bản gốc vận đơn
- Chữ ký của người vận tải (hoặc của thuyền trưởng hoặc người đại diện của
thuyền trưởng, hoặc đại lý).
(4) Giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu có): 1 bản chính
Là chứng từ do công ty bảo hiểm cấp cho người được bảo hiểm nhằm bồi thường cho những tổn thất xảy ra vì những rủi ro mà hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng bảo hiểm và ngược lại người được bảo hiểm phải đóng một khoản phí bảo hiểm.
(5) Giấy báo hàng đến (Arrival Notice): 1 bản sao
Là chứng từ Khi hàng sắp đến, hãng tàu hoặc forwarder phát hành thông báo