5. Kết cấu của đề tài:
1.2.4 Chứng từ trong giao nhận hàng hóa bằng đường biển:
Là một loại chứng từ quan trọng trong XNK, nó thể hiện nguồn gốc, xác nhận quốc gia, nơi sản phẩm được nhập khẩu hoặc nơi xuất xứ của một phần hoặc tất cả các bộ phận hay nguyên vật liệu được sử dụng vào quy trình hoàn thành sản phẩm.
1.2.4.2 Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality):
Là chứng từ chứng nhận chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn của nhà sản xuất, nước sản xuất hoặc các tiêu chuẩn quốc tế. Mục đích của CQ là chứng minh hàng hóa đạt chất lượng phù hợp tiêu chuẩn công bố kèm theo hàng hoá.
1.2.4.3 Giấy chứng nhận số lượng (Certificate of Quantity):
Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc). Giấy này có thể do người bán cấp, có thể do đại diện người mua tại nước người bán cấp hoặc một công ty giám định cấp.
1.2.4.4 Phiếu đóng gói (Packing list):
Là bản kê khai tất cả hàng hóa đựng trong một kiện hàng (thùng hàng, container,…). Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện.
1.2.4.5 Biên bản kết toán nhận hàng với tàu:
Là biên bản sau khi hoàn thành việc xếp dỡ cho một tàu, cảng phải cùng với tàu ký kết một biên bản xác nhận số lượng kiện hàng đã giao và nhận với mục đích kiểm tra sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực tế đã nhận với số lượng hàng được quy định trong hợp đồng để từ đó người giao nhận có thể khiếu nại công ty bảo hiểm hoặc người chuyên chở.
1.2.4.6 Biên bản giám định số lượng, trọng lượng:
Đây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu. Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định.
1.2.4.7 Biên bản hàng hư hỏng, đổ vỡ:
Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng). và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá. Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đỏ vỡ do tàu gây nên.
1.2.4.8 Thư khiếu nại:
Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại).
1.2.4.9 Thư dự kháng:
Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng có nghi ngờ về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình. Như vậy thư dự kháng thực chất là một thông báo về tình trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở.
1.2.5 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: 1.2.5.1 Mục tiêu: 1.2.5.1 Mục tiêu:
- Người giao nhận phải tổ chức và tiến hành nhận hàng nhanh chóng để giải phóng
tàu, tránh chi phí tiền phạt do dỡ hàng trễ
- Nhận hàng và quyết toán đầy đủ và chính xác
- Phát hiện những tổn thất và lập các giấy tờ hợp lệ, kịp thời gian để khiếu nại với các bên có liên quan.
1.2.5.2 Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: (1) Chuẩn bị để nhận hàng: (1) Chuẩn bị để nhận hàng:
- Chuẩn bị các chứng từ cần thiết.
- Mua bảo hiểm cho hàng hóa ngay sau khi nhận được thông báo giao hàng của
người bán (nếu mua hàng theo điều kiện FOB, CFR, FCA...).
- Lập các phương án giao và nhận hàng.
- Chuẩn bị kho bãi, phương tiện vận chuyển, công nhân xếp dỡ hàng
- Thông báo bằng lệnh giao hàng (D/O) để các chủ hàng nội địa kịp thời làm thủ
tục giao nhận tay ba ngay dưới cần cẩu ở cảng.
(2) Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải:
- Xin giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Làm thủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu.
- Nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
- Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng từ người vận tải.
Trường hợp: Đối với hàng không lưu kho, bãi cảng
Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình nhận hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời Hải quan kiểm hóa. Nếu hàng không còn niêm phong, kẹp chì thì phải mời Hải quan áp tải.
Trường hợp: Đối với hàng lưu kho, bãi cảng Cảng nhận hàng từ tàu:
- Dỡ hàng và nhận hàng từ tàu (do cảng làm).
- Lập các giấy tờ cần thiết trong quá trình giao nhận hàng (cán bộ giao nhận
phải cùng cảng lập).
Cảng giao hàng cho chủ hàng:
- Khi nhận được thông báo hàng đến, người nhận phải mang vận đơn bản gốc
(O.B/L), giấy giới thiệu đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O), khai báo Hải quan và nộp thuế nhập khẩu.
- Nộp phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai.
- Xuất trình biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng Invoice và Packing list đến văn
phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, (tại đây lưu một bảng D/O).
- Mang 2 bản D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho.
- Chuyển phiếu xuất kho đến cảng để nhận hàng, làm thủ tục Hải quan và nộp
thuế nhập khẩu (nếu có).
- Chở hàng về kho riêng của mình.
Trường hợp: Đối với hàng nhập bằng container Hàng nguyên container (FCL):
- Khi nhận được Notice of Arrival, người nhận mang vận đơn bản gốc (O.B/L),
giấy giới thiệu đến hãng tàuđể nhận lệnh giao hàng (D/O- delivery order).
- Mang D/O đến Hải quan làm thủ tục, nộp thuế nhập khẩu và đăng ký kiểm
hóa (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container về kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏcontainer đúng hạn nếu không sẽ bị phạt).
- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ đến
văn phòng quản lý tàu để xác nhận D/O.
Hàng lẻ (LCL):
- Chủ hàng mang O.B/L (vận đơn gốc) hoặc H.B/L (vận đơn thứ cấp) đến hãng
tàu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFS quy định, nộp tiền lưu kho, phí bốc xếp và lấy biên lai. Mang biên lai phí lưu kho, 3 bản D/O, Invoice và Packing list đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O. Chủ hàng xuống kho tìm vị trí hàng, tại kho lưu 1
D/O, mang 2 D/O còn lại đến phòng thương vụ cảng để làm phiếu xuất kho. Bộ phận này giữ 1 D/O và lập 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng.
- Chuyển 2 phiếu xuất kho đến kho để xem hàng, làm thủ tục xuất kho, tách
riêng hàng hóa chờ Hải quan kiểm tra. Sau khi Hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục Hải quan”, hàng được xuất kho mang ra khỏi cảng đưa về kho của chủ hàng.
(3) Lập các chứng từ pháp lý ban đầu để bảo vệ quyền lợi của chủ hàng:
- Lập biên bản kiểm tra sơ bộ- Survey Record.
- Thư dự kháng- Letter of Indemnity/ Reservation (LOR) (thay thế cho Notice of
- Claim).
- Biên bản hư hỏng đổ vỡ- Cargo Outturn Report (COR).
- Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu- Report on receipt of Shortover landed
Cargo and Outturn Report (CSC).
- Biên bản giám định- Survey Report/ Certificate of Survey.
- Khi nhận hàng xong, chủ hàng mời Vinacontrol (nếu hàng có bảo hiểm thì mời
giám định viên của bảo hiểm) tiến hành giám định toàn bộ lô hàng, mục đích xác định rõ số lượng hàng hóa bị tổn thất cụ thể của toàn bộ lô hàng để làm cơ sở cho việc khiếu nại bồi thường. Nội dung phải cụ thể chính xác và phải nêu rõ tình trạng và mức độ tổn thất. Chứng từ này sẽđược cơ quan giám định cấp ngay sau khi giám định xong trong vòng không quá 30 ngày kể từ ngày có yêu cầu giám định.
(4) Quyết toán:
- Thanh toán các chi phí liên quan đến công tác giao nhận.
- Tập hợp các chứng từ cần thiết tiến hành khiếu nại các cơ quan liên quan về tổn
1.2.6 Ưu điểm và nhược điểm của giao nhận hàng hóa đường biển: 1.2.6.1 Ưu điểm: 1.2.6.1 Ưu điểm:
Ngày nay hầu hết việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển là rất phổ biến vì những lợi ích như: có thể vận chuyển hàng hóa với số lượng lớn, cồng kềnh cộng thêm chi phí thấp mà các loại hình vận tải khác không đáp ứng được.
1.2.6.2 Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì giao nhận hàng hóa bằng đường biển còn có một số hạn chế như: thời gian vận chuyển sẽ chậm hơn và gặp rủi ro vì phụ thuộc vào yếu tố bên ngoài như điều kiện tự nhiên (gió, bão..). Ngoài ra, khi giao nhận bằng hình thức đường biển hàng hóa sẽ chỉ cập bến ở cảng nên cần phải có các loại phương tiện trung chuyển (tàu lai dắt) để vận chuyển hàng tới đích đến.
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 đã giới thiệu tổng quan về nghiệp vụ giao nhận để từ đó có thể thấy được tầm quan trong của dịch vụ giao nhận trong sự phát triển, hội nhập kinh tế hiện nay mà cụ thể hơn là nắm rõ được nghiệp vụ giao nhận hàng hóa bằng đường biển về các phương diện như: vai trò, đặc điểm, nguyên tắc giao nhận hàng hóa, ưu nhược điểm của giao nhận hàng hóa, các loại chứng từ cần thiết trong quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển và đặc biệt là quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu đường biển.
Bên cạnh đó, muốn cho hoạt động giao nhận được diễn ra một cách nhanh
chóng, ít rủi ro thì người làm hoạt động giao nhận phải chấp hành đúng những quy định đã được ban hành trong các văn bản pháp lý của nhà nước, các công ước
quốc tế về hoạt động xuất nhập khẩu
Sau khi tìm hiểu hết chương 1, giúp mọi người có được những nội dung căn bản để có thể hiểu sâu và cặn kẽ hơn các vấn đề sẽ được đề cập ở hai chương sau này.
CHƯƠNG 2:
PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG GIAO NHẬN HÀNG HÓA NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN CỦA VINAFREIGHT 2.1 Giới thiệu khái quát về công ty cổ phần VINAFREIGHT:
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển: 2.1.1.1 Thông tin chung về công ty: 2.1.1.1 Thông tin chung về công ty:
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VINAFREIGHT
Trụ sở chính: A8 Trường Sơn, phường 2, quận Tân Bình, TPHCM
Các chi nhánh: VINAFREIGHT có nhiều chi nhánh trải dài toàn quốc ( Hải Phòng, Nha Trang, Cần Thơ…)
Số điện thoại: (84-8) 38446409
Website: www.vinafreight.com
Logo:
2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển:
1997-2000: VINAFREIGHT là đơn vị chuyên về vận tải hàng không thuộc Công ty Giao nhận kho vận ngoại thương TPHCM Vinatrans, chuyên thực hiện các dịch vụ về vận chuyển hàng không, dịch vụ hậu cần và đại lý tàu biển.
2001: Bộ trưởng bộ Thương Mại quyết định cổ phần hóa chuyển xí nghiệp dịch vụ kho vận thành Công ty Cổ phần Vận tải Ngoại thương tên giao dịch là VINAFREIGHT.
2002: Công ty chính thức hoạt động theo tư cách pháp nhân được Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 14/01/2002.
2003: Thành lập chi nhánh công ty tại TP.HCM, TP.Hải Phòng đồng thời mở phòng đại lý ở quận 1 sau chuyển về quận 4.
2004-2005: Góp vốn thành lập: Công ty TNHH Vector Quốc tế, công ty TNHH 3
thành viên vận tải ô tô V- Truck, công ty TNHH 2 thành viên VAX Global, Công ty Liên doanh TNHH Kintetsu Vietnam và công ty TNHH Viễn Đông.
2006: Công ty triển khai dịch vụ chuyển phát nhanh nội địa và quốc tế Vinaquick và thành lập phòng chuyển phát nhanh Vinaquick.
2007: Chính thức đăng ký công ty đại chúng với Ủy ban chứng khoán Nhà nước.
2008: Công ty thực hiện trọn gói việc vận chuyển máy móc thiết bị, nguyên vật liệu sản xuất cho một số khác hàng lớn từ nước ngoài.
2009: Mở văn phòng tại Bình Dương để thực hiện các dịch vụ trọn gói cho các khách hàng lớn thuộc các khu công nghiệp ở Bình Dương
2010: Ngày 01/12/2010 chính thức giao dịch cổ phiếu VNF trên Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội.
2013-2014: VNF được xếp hạng TOP 500 Doanh nghiệp tăng trưởng mạnh nhất.
2015 đến nay: Ngày 27/01/2015 Công ty cổ phần VINAFREIGHT đã được Bộ GTVT cấp giấy phép kinh doanh vận tải đa phương thức.
2.1.2 Chức năng và lĩnh vực hoạt động:
Các dịch vụ về vận tải hàng hóa xuất nhập khẩu
Đại lý tàu biển, đại lý lưu cước, đại lý quản lý vỏ container cho các hãng tàu. Đại lý giao nhận cho các hãng giao nhận nước ngoài
Kinh doanh các dịch vụ về gom hàng lẻ xuất khẩu Kinh doanh kho bảo quản hàng hóa xuất nhập khẩu Kinh doanh vận tải hàng hóa công cộng
Kinh doanh xuất nhập khẩu trực tiếp và nhận ủy thác xuất nhập khẩu Kinh doanh cho thuê văn phòng làm việc, kho bãi
Dịch vụ thủ tục hải quan và các dịch vụ có liên quan đến giao nhận vận chuyển hàng xuất nhập khẩu.
Các dịch vụ thương mại: Dịch vụ đường biển, Dịch vụ hàng không, Cho thuê kho bãi, Dịch vụ giá trị gia tăng, Dịch vụ đại lý tàu biển.
2.1.3 Hệ thống cơ cấu tổ chức của công ty: 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức: 2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức:
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Nguồn: Công ty cổ phần VINAFREIGHT
2.1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban:
Đại hội đồng cổ đông: là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của công ty theo Luật Doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Đại hội đồng cổ đông có trách nhiệm thảo luận và phê chuẩn những chính sách dài hạn và ngắn hạn về phát triển của Công ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ máy quản lý và điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ mà không được ủy quyền. HĐQT có nhiệm vụ quyết định chiến lược phát triển, xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý Công ty, đưa ra các biện pháp, các quyết định nhằm đạt được các mục tiêu do ĐHĐCĐ đề ra.
Ban kiểm soát: là cơ quan có nhiệm vụ giúp ĐHĐCĐ giám sát, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty một cách khách quan nhằm đảm bảo lợi ích cho các cổ đông.
Ban Tổng giám đốc: chịu trách nhiệm điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Công ty, quyết định về tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT về phương án kinh doanh và phương án đầu tư của công ty, kiến nghị cách bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty, bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc quyền quyết định của HĐQT, quyết định lương và phụ cấp đối với người lao động trong công ty và thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến hay bắt nguồn từ các nhiệm vụ trên.
Phòng nhân sự: có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc trong công tác quản lý nguồn lực, trực tiếp thực hiện công tác tổ chức, lao động, định mức chi phí tiền