CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ QUẢN LÝ
2.2. Thực trạng quản lý thị trƣờng BHNT Dai-ichi tại khu vực Vĩnh Phú
2.2.1. Lập kế hoạch quản lý
2.2.1.1. Công tác tuyển dụng đại lý
Nhƣ đã đề cập ở trên, một thị trƣờng có khả năng khai thác tốt đều là những nhân tố làm nên sự thành công, uy tín và hình ảnh của công ty. Với Dai-ichi, điều đó cũng không ngoại lệ. Để sản phẩm đến đƣợc với khách hàng, để khách hàng hiểu về công ty cũng nhƣ để mở rộng thị trƣờng, khu vực Vĩnh Phú lựa chọn kênh phân
phối chính là kênh đại lý truyền thống tại thị trƣờng. Ngƣời đại lý tại Dai-ichi Life đƣợc gọi bằng một cái tên khác với các công ty bảo hiểm khác đó là những “Tƣ vấn tài chính”. Việc lựa chọn những ứng viên tiềm năng để đƣợc đào tạo trở thành những tƣ vấn tài chính giỏi, có năng lực và nhiệt tình trong công việc luôn đƣợc chú trọng hàng đầu. Khu vực cũng áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau để phù hợp với sự phát triển của công nghệ và thị trƣờng.
a. Kế hoạch tuyển dụng và xác định chính sách nhân sự
Hoạch định chính sách nhân sự là một tiến trình triển khai và thực hiện các kế hoach, các chƣơng trình nhằm đảm bảo rằng khu vực luôn tuyển dụng đƣợc số lƣợng nhiều, chất lƣợng nhân lực tốt và đƣợc bố trí phù hợp theo đúng yêu cầu của các phòng kinh doanh.
Khu vực hoạch định kế hoạch tuyển dụng nhân sự thông qua những bƣớc sau:
Bƣớc 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Nhìn chung khi dự báo chính sách nhân sự, nhà quản trị phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau. Theo quan điểm thực tế, suy xét kỹ về nhu cầu về tuyển dụng của công ty là việc hết sức quan trọng. trong mọi tổ chức kinh doanh thì doanh thu cần phải dự báo trƣớc tiên, từ đó mới có kế hoạch tung ra sản phẩm bảo hiểm phù hợp, chính sách bán hàng, chính sách đãi ngộ…. phù hợp với kế hoạch danh thu đã dự báo .Sau cùng là ƣớc tính lƣợng nhân lực cần thiết để đạt đƣợc kế hoạch đề ra. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần phải tính một số yếu tố ảnh hƣởng nhƣ: Số ngƣời thay thế dự tính; Chất lƣợng và năng lực của tƣ vấn tài chính (TVTC); Những quyết định thay đổi sản phẩm hoặc tung ra thị trƣờng những sản phẩm bảo hiểm mang tính cạnh tranh cao; Những thay đổi của thị trƣờng bảo hiểm cũng nhƣ những thay đổi trong khoa học kỹ thuật, công nghệ và quản tri; Nguồn tài chính sẵn có của công ty bảo hiểm, của khu vực…
Bƣớc 2: Đề ra chính sách và lập kế hoạch nhân lực
Bƣớc này đƣợc thực hiện sau khi có những báo cáo của các phòng ban về lƣợng đại lý trong mỗi phòng kinh doanh, văn phòng để có thể thực hiện đƣợc kế hoạch doanh thu cũng nhƣ thị phần của công ty tại địa bàn.
Bƣớc 3: Thực hiện kế hoạch
Kế hoạch về nhân lực sẽ do ngƣời đứng đầu của từng mỗi văn phòng (giám đốc phát triển kinh doanh văn phòng) lập nên, báo cáo cho ngƣời đứng đầu khu vực là Giám đốc khu vực. Kế hoạch đƣợc cam kết với công ty và thực hiện một cách nghiêm túc và đầy đủ theo đúng quy trình tuyển dụng.
Từng mỗi văn phòng sẽ báo cáo tiến độ thực hiện quá trình tuyển dụng nhân lực, và ngƣời điều hành có trách nhiệm theo dõi, giám sát kế hoạch, đƣa ra những điều chỉnh trong chiến lƣợc và định hƣớng để có thể hoàn thành mục tiêu tuyển dụng.
Bƣớc 4: Kiểm tra và đánh giá
Trong quá trình thực hiện kế hoạch, các nhà quản trị phải thƣờng xuyên kiểm tra giám sát và đánh giá về quy trình tuyển dụng, về việc thực hiện kế hoạch của từng mỗi văn phòng, các phòng kinh doanh xem có phù hợp với mục tiêu đề ra.
b. Tiêu chuẩn tuyển dụng, người tuyển dụng và nguồn tuyển dụng
Yêu cầu chung đối với các tư vấn tài chính:
- Những ngƣới có trình độ học thức từ phổ thông trung học trở lên.
- Cần phải có kỹ năng- năng lực. Cụ thể, để thành công trong công viêc, một tƣ vấn tài chính phải đáp ứng 50% các yếu tố sau:
- Có cá tính mạnh có khả năng chấp nhận thất bại. - Chịu khó và tuận tụy trông công việc.
- Có khả năng giao tiếp tốt. - Có tính tiết kiệm.
- Tuổi từ 22 đến 45.
- Có ƣớc vọng lấy bằng cấp cao đẳng về kinh doanh và các chuyên môn liện quan đến nghành bảo hiểm.
Tiêu chuẩn đối với các đại lý kiêm quản lý (các trƣởng nhóm, trƣởng phòng hay trƣởng khối kinh danh).
Ngoài những tiêu chuẩn trên họ còn phải có những yếu tố sau: có kinh nghiệm kinh doanh, có khả năng thăng tiến, chấp nhận thử thách, có khả năng quản lý, có mối quan hệ xã hội rộng, và một số yếu tố về chỉ tiêu hoạt động.
Nguồn tuyển dụng của Dai-ichi:
- Quan hệ cá nhân: Tuyển dụng từ bạn bè, công việc, gia đình… hình thức này đƣợc khuyến khích áp dụng đối với từng nhóm, từng phòng tự tổ chức các buổi ngoại khá và các buổi học bỏ trợ kỹ năng cho các đại lý.
- Thông qua các mối giới thiệu: Từ chủ hợp đồng, bạn bè ngƣời thân giới thiệu, các trung tâm giới thiệu việc làm và các trung tâm ảnh hƣởng khá
- Thông quan việc quan sát: Nhìn – nghe - đọc để nhận biết sự thay đổi của những ngƣời sung quanh, và tuyển dụng những đối tƣợng những ngƣời không hài lòng với công việc hiện tại và muón tìm hiểu thử thách mới trong công việc, trung thực, có trách nhiệm với ngƣời thân tích cực hoạt động xã hội có khả năng giao tiếp tốt. - Thông qua các phƣơng tiện: website tuyển dụng, báo trí tuyên truyền. - Thông qua các phƣơng tiện: website tuyển dụng, báo trí tuyên truyền.
- Thông qua chính những khách hàng sử dụng và trải nghiệm dịch vụ bảo hiểm…v.v
c. Quy trình tuyển dụng
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng đại lý công ty Dai-ichi
- Lập kế hoạch tuyển dụng: Đây là công tác thƣờng xuyên và liên tục của Dai-ichi Việt Nam, bộ phận kế hoạch của công ty sẽ xác định và đƣa ra chỉ tiêu về tuyển dụng đai lý tối thiểu của mỗi văn phòng phòng kinh doanh, số đai lý tối thiểu của một nhóm và những chỉ đạo chung, những nội dung sẽ đƣợc báo cáo Phó tổng giám đốc kinh doanh phê duyệt. Sau đó sẽ chuyển tới các khu vực kinh doanh, từ đó ngƣời đƣunsg đầu khu vực kinh doanh thực hiên theo những nội dung chỉ đạo của cấp trên: giao chỉ tiêu tuyển dụng và đƣa ra những chiến lƣợc, định hƣớng, kế hoạch
Lập kế hoạch tuyển dụng
Tiếp cận ứng viên tiềm năng
Trình bày nghề nghiệp
Lựa chọn ứng viên tham dự đào tạo
Kiểm tra, đánh giá thông tin
Phỏng vấn 1 và hoàn thiện hồ sơ
dành cho Tuyển dụng. Thông thƣờng mỗi tháng từng văn phòng kinh doanh sẽ tổng hợp báo cáo về tình hình tuyển dụng của văn phòng mình và sau đó lên chƣơng trình tuyển dụng cho văn phòng và báo cáo lên các cấp quản lý bên trên, rồi trình lên lãnh đạo xem xét và đánh giá.
Nội dung kế hoạch tuyển dụng của từng văn phòng bao gồm: - Xác định số đại lý sẽ tuyển
- Số lần các quản lý đi tuyển, thời điểm tuyển - Tìm kiếm nguồn tuyển
- Yêu cầu mỗi ngƣời tuyển dụng ứng viên trong từng đợt (thƣờng có sự thống nhất giữa các phòng trong cùng tỉnh, thành phố cùng hoạt động)
Các con số trong hoạt động tuyển dụng đại lý của công ty đƣợc tổng hơp tại bộ phân phụ trách nhân sự của công ty và bộ phận này sẽ báo cáo lên lãnh đạo của công ty để từ đó có những chỉ đạo đúng đắn và kịp thời. Trong giai đoạn này Dai- ichi Việt Nam quy định mỗi phòng kinh doanh ít nhất phải có 6 ngƣời/quý, mỗi nhóm kinh doanh phải có ít nhất từ 2 ngƣời/quý trở lên, Trƣởng phòng và trƣởng nhóm phải đảm bảo ít nhất 50% số đại lý có hoạt động tƣ vấn.
- Tiếp cận ứng viên tiềm năng: Đây là sự gặp gỡ giao lƣu và trao đổi ban đầu với những ngƣời tuyển dụng và các ứng viên, bộ phận chỉ đạo tuyển dụng nói chung đã đƣa ra những yêu cầu nghiêm túc đối với nhân viên trực tiếp tuyển dụng là:
- Phải tạo đƣợc sự ấn tƣợng về sự thành công trong nghề thị trƣờng bảo hiểm.
- Giới thiệu những kỹ năng có đƣợc trong đƣợc trong nghề, những cơ hội thăng tiến, đồng thời ngƣời tuyển dụng phải có thái độ tuyển dụng sẵn sàng chia sẻ kinh nghiệm nghề nghiệp đối với đại lý mới, có tác phong làm việc khoa học năng động, Dai-ichi Việt Nam đã tóm gọn những tiêu chuẩn này thành nguyên tắc 3A khi tiếp cận ứng viên mới đó là: Tác phong, thái độ và khả năng .
- Hội thảo tuyển dụng: Những ngƣời phụ trách thuyết trình trong các buổi hội thảo tuyển dụng thƣờng là những giám đốc kinh doanh hoặc giám đốc văn phòng Tổng đại lý, hoặc chuyên viên huấn luyện của công ty, hoặc cũng có thể của
những quản lý trong phòng kinh doanh từ cấp trƣởng phòng trở lên. Nội dung chính của các hội thảo này bao gồm:
- Giới thiệu về công ty Dai-ichi Việt Nam: quá trình thành lập và hoạt động.
- Giới thiệu về nghề tƣ vấn tài chính, thị trƣờng bảo hiểm. - Cơ hội nghề nghiệp tại Dai-ichi Việt Nam.
- Những hƣớng dẫn ban đầu: Điền vào đơn xin việc và một số các giấy tờ khác.
Trong bƣớc trình bày hội thảo Dai- Ichi Việt Nam đƣa ra 3 yêu cầu cho nhân viên là:
Thể hiện mong muốn cho sự thành công trong tƣơng lai. Khả năng trình bày cá nhân.
Tham khảo những nên và không nên đã đƣợc đúc kết. - Phỏng vấn đƣợc chia thành hai bƣớc:
Chuẩn bị phỏng vấn : Trong bƣớc này ngƣời tuyển dụng sẽ chuẩn bị hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và bảng câu hỏi.
Thực hiện cuộc phỏng vấn: Ngƣời phỏng vấn phải tạo ra sự thoải mái, đặt câu hỏi và lắng nghe, ghi nhận chính xác và đầy đủ, giữ thái độ khách quan, cố gắng nghe hơn những gì ứng viên nói và muốn nói, tránh nói nhiều hơn ứng viên.
Bƣớc này giúp các quản lý tuyển dụng thăm dò xem những ứng viên tièm năng nhận thức về nghề tƣ vấn tài chính và đại lý nhƣ thế nào có mong muốn làm tại công ty hay không và kiểm tra đƣợc phần nào việc đáp ứng các tiêu chuẩn do công ty đƣa ra.
- Kiểm tra thông tin: Bộ phận nhận thông tin từ ứng viên có nhiệm vụ kiểm tra và đảm bảo độ chính xác cho thông tin nhận đƣợc. Ngoài ra cần tìm hiểu thêm thông tin của các đối tƣợng này giúp họ có những quýêt định chính xác.
- Kiểm tra chất lƣợng ứng viên đủ tiêu chuẩn: Sau giai đoạn kiểm tra thông tin và loại hồ sơ các ứng viên này qua giai đoạn kiểm tra chất lƣợng, những ứng viên có bài kiểm tra chất lƣợng sẽ chính thức đƣợc nhận và ký kết hợp đồng đại lý với công ty.
Công tác tuyển dụng đƣợc thực hiện nghiêm túc theo đúng quy trình xây dựng và đã đạt đƣợc kết quả nhất định.
Bảng 2.4. Tình hình tuyển dụng đại lý của Dai-ichi khu vực Vĩnh Phú giai đoạn 2017 - 2019
Năm
Chỉ tiêu 2017 2018 2019
Số đại lý (ngƣời) 890 1.300 1.980
Tốc độ tăng (%) - 46,07 52,31%
(Nguồn báo cáo tổng kết của Dai-ichi Vĩnh Phú)
Qua bảng số liệu từ năm 2017 - 2019 thì số lƣợng đại lý có xu hƣớng tăng cao kéo theo tốc tăng trƣởng của Dai-ichi Vĩnh Phú tiếp tục có xu hƣớng tăng rất mạnh. Số lƣợng đại lý tăng từ 890 năm 2017 đại lý lên đến 1300 đại lý vào năm 2019. Tốc độ tăng trƣởng số đại lý mạnh nhất vào năm 2019 đạt 52,31%. Đặc biệt khi Dai-ichi Vĩnh Phú có chế độ đãi ngộ và chính sách ƣu đãi của các tƣ vấn tài chính và đại lý ngày càng lớn, cơ hội nghề nghiệp rất lớn, khả năng thăng tiến cao, khả năng phát huy khả năng của nhóm cá nhân rất cao. Trong khi các công ty BHNT khác trên cùng địa bàn thì tốc độ tăng trƣởng về Tuyển dụng chƣa đƣợc cao.
Bảng 2.5. Tình hình thực hiện tuyển dụng đại lý của Dai-ichi Năm
Chỉ tiêu
Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019
Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Kế hoạch Thực hiện Số đại lý 790 890 1.157 1.300 1.625 1.980 Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch (%) - 112,7% - 112,4% - 121,8%
(Nguồn báo cáo tổng kết của Dai-ichi Vĩnh Phú)
Dựa vào bảng số liệu cho thấy, nhu cầu tuyển dụng rất lớn và ngày càng tăng. Năm 2017 công ty Dai-ichi Vĩnh Phú đƣa ra chỉ tiêu là 790 đại lý và đã vƣợt quá chỉ tiêu 100 đại lý. Những năm tiếp theo, thực hiện luôn vƣợt so với kế hoạch đặt
ra, nhƣng thực tế số lƣợng đại lý bỏ việc cũng rất lớn, lại là bài toán cho việc huấn luyện, đào tạo để nâng cao chất lƣợng hoạt động của đội ngũ TVTC.
Bảng 2.6. Mức tăng trƣởng của các đại lý giai đoạn 2017 - 2019
Đơn vị: người
Năm 2017 2018 2019
Đại lý chuyên nghiệp (ngƣời) 1.280 1.505 1.879 Đại lý bán chuyên nghiệp (ngƣời) 1.371 1.842 2.350 Đại lý chuyên thu phí (ngƣời) 2.230 2.895 4.005
Cấp quản lý/trƣởng nhóm (ngƣời) 720 910 1.016
Trƣởng phòng kinh doanh (ngƣời) 60 75 88
Giám đốc Tổng đại lý (ngƣời) 7 9 12
Tổng cộng số đại lý 5.668 7.236 9.350
Tỷ lệ đại lý chuyên nghiệp (%) 22,6% 20,8% 20,1% (Nguồn báo cáo tổng kết của Dai-ichi Vĩnh Phú)
Số lƣợng đại lý đã tăng lên nhanh chóng qua các năm, có thể nhận thấy qua các năm : Năm 2017 Số lƣợng đại lý chuyên nghiệp chỉ có 1.280 ngƣời, năm 2018 chỉ có 1.505 đại lý nhƣng đến năm 2019 số lƣợng đại lý chuyên nghiệp đã tăng lên 1.879 ngƣời. Công ty liên tục mở rộng địa bàn khai thác và tìm kiếm thị trƣờng mới, điều này đòi hỏi sự có mặt và tham gia của số lƣợng lớn đại lý. Năm 2019, với việc phát triển thị trƣờng ở các địa phƣơng trong khu vực đã quyết định số lƣợng đại lý của toàn khu. Tuy nhiên, theo kết quả của bảng biểu ta thấy đại lý chuyên nghiệp có xu hƣớng giảm so với tốc độ tuyển dụng cao. Điều này chứng tỏ công ty rất quan tâm đến công tác tuyển dụng nhƣng chƣa chú trọng nhiều đến vệc sàng lọc, đào tạo để cải thiện chất lƣợng của đại lý. Những lực lƣợng này đóng vai trò rất quan trọng đến việc đƣa sản phẩm nhân thọ đến tay khách hàng và phát triển thị trƣờng BHNT. Đối với đại lý bán chuyên nghiệp thì hoạt động của họ khi bán bảo hiểm gặp rất nhiều khó khăn do họ chƣa có thời gian tập trung vào công việc, tƣ tƣởng đại lý không hết lòng vì công việc, họ coi đây là nghề tay trái vì thu nhập từ nghề này không ổn định, kiến thức chuyên môn nghiệp vụ không cao. Đa số họ tập trung bán sản phẩm bảo hiểm An Phúc Hƣng Thịnh là sản phẩm mang nhiều ý
nghĩa tích lũy truyền thống và liên quan đến quyền ƣu tiên tuyển sinh du học. Và lƣợng đại lý bán chuyên nghiệp này sau một thời gian dài không bán mới thì sẽ bị xem xét chuyển sang đội ngũ tƣ vấn thu phí tái tục (tức là chỉ thu phí hợp đồng cũ mà không phát sinh tƣ vấn hợp đồng mới.
Một vấn đề đƣợc đề cập là Dai-ichi life tại Khu vực Vĩnh Phú tuyển rất nhiều đại lý, thời gian và chi phí đào tạo nhiều nhƣng một số Tƣ vấn tài chính sau khi làm một thời gian họ bỏ công việc. Đây chính là định hƣớng cho việc chú trọng đến vấn đề chất lƣợng đại lý, đối tƣợng và phƣơng pháp đào tạo đại lý để kéo dài tuổi thọ hoạt động của đại lý. Các văn phòng kinh doanh nên có các buổi đào tạo thƣờng kỳ để nâng cao chất lƣợng đào tạo và kỹ năng bán sản phẩm bảo hiểm. Để trở thành