3.1 .Mục tiêu chung
B. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
2.1. Khái quát chung về công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh
2.1.4. Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh tại công ty
Công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp là một công ty thƣơng mại, với quy trình hoạt động kinh doanh gồm có 2 khâu: nhập hàng hóa và kinh doanh các hàng hóa.
Nhập hàng hóa
Nhập hàng vào kho là bƣớc đầu tiên để bắt đầu vận hành một công ty thƣơng mại và cũng là nghiệp vụ mà công ty phải thực hiện thƣờng xuyên trong quá trình kinh doanh.
Ở khâu này công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp sẽ liên hệ với các doanh nghiệp sản xuất, các công ty thƣơng mại khác nhau để tìm nguồn hàng với giá cả phải chăng, đồng thời chất lƣợng phải đảm bảo. Từ đó mà có nguồn cung cho các khách hàng có nhu cầu.
Kinh doanh hàng hóa
Quy trình kinh doanh của công ty có 03 giai đoạn:
Sơ đồ 2.1. Quy trình bán hàng của công ty
Thỏa thuận giá cả và chủng loại
Ký kết hợp đồng và thực hiện
Hai bên thanh toán và thanh lý hợp
- Giai đoạn thỏa thuận giá cả và chủng loại: đây là giai đoạn mà nhân viên phòng kinh doanh của công ty giới thiệu sản phẩm đến khách hàng. Tƣ vấn giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm phù hợp. Đồng thời với quá trình tƣ vấn thông báo giá cả, giúp khách hàng lựa chọn sản phẩm. Kết thúc giai đoạn này là việc thỏa thuận giá cả giữa nhân viên bán hàng của công ty và khách hàng sao cho cả hai bên đều thỏa mãn.
- Giai đoạn ký kết hợp đồng và thực hiện: Khi cả hai bên đã tiến hành thỏa thuận về chủng loại và giá cả sản phẩm (có thể trực tiếp hoặc gián tiếp) thì giữa đại diện công ty (bên bán) và bên mua thảo hợp đồng theo đúng quy định. Bên bán tiến hành chuyển giao hàng cho bên mua theo đúng phƣơng thức đã thỏa thuận giữa hai bên.
- Giai đoạn thanh toán và thanh lý hợp đồng: đây là giai đoạn đƣợc thực hiện vào thời điểm nào còn phụ thuộc nhiều vào điều khoản thanh toán mà hai bên đã ký kết trong hợp đồng. Nhƣng đa phần tiền đƣợc thanh toán khi công ty đã giao hàng đúng yêu cầu của bên mua. Hoàn tất việc thanh toán coi nhƣ hợp đồng mua bán hàng hóa đã đƣợc thực hiện xong, trừ một số thiết bị đƣợc đổi hoặc bảo trì theo đúng quy định của công ty.
2.1.5. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp
2.1.5.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Bộ máy quản lý của công ty gồm 2 cấp: Quản trị cấp cao và quản trị cấp trung
Giám đốc
- Quản trị cấp cao (Giám đốc): Hoạch định các mục tiêu, phạm vi hoạt động của doanh nghiệp, cảm nhận những vấn đề khó khăn lớn và những nguyên nhân của chúng để tìm biện pháp giải quyết; xác định kết quả cuối cùng mong muốn, phê duyệt những đƣờng lối, các chính sách lớn trong doanh nghiệp; phê duyệt cơ cấu tổ chức, các kế hoạch chƣơng trình hành động lớn nhằm đạt đƣợc những mục tiêu đã đề ra; xác định các nguồn nhân sự cần thiết và cung cấp kinh phí hoạt động theo yêu cầu công việc; lựa chọn các quản trị viên chấp nhận, giao nhiệm vụ, ủy quyền; phối hợp mọi hoạt động của ban tham mƣu và chức năng điều hành; phê duyệt chƣơng trình nhân sự bao gồm: tuyển dụng, mức lƣơng, thăng cấp, đề bạt, kỷ luật; dự liệu các biện pháp kiểm soát nhƣ báo cáo, kiểm tra, đánh giá hiệu quả của tổ chức; chịu trách nhiệm hoàn toàn về những ảnh hƣớng tốt xấu của các quyết định.
- Quản trị cấp trung (phòng ban): Tổ chức các hoạt động chức năng, nhiệm vụ trong phạm vi quyền hạn đƣợc phân công nhằm thực hiện các chiến lƣợc của doanh nghiệp; thƣờng xuyên xem xét lại tính hiệu quả trong công tác của các bộ phận để kịp thời sửa chữa; báo cáo kết quả đạt đƣợc của bộ phận lên cấp trên theo đúng ủy quyền.
2.1.5.2.Chức năng,nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Giám đốc:
Giám đốc là ngƣời quản lý và giám sát tất cả các hoạt động kinh doanh, con ngƣời cũng nhƣ các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp.
+ Quyết định hoạt động kinh doanh: Ở vai trò cấp cao trong doanh nghiệp, một trong các nhiệm vụ của giám đốc là xây dựng và thực thi các chiến lƣợc nhằm thúc đẩy sự phát triển và gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Các chiến lƣợc này có thể là về các phƣơng án đầu tƣ, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển sản phẩm, kế hoạch xây dựng thƣơng hiệu; Hơn nữa, họ còn tổ chức thực hiện và giám sát việc thực hiện các chiến lƣợc để đảm bảo hiệu quả tài chính và chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.
+ Xây dựng và quản lý cơ cấu doanh nghiệp: Giám đốc tập trung vào xây dựng và lãnh đạo đội ngũ cấp dƣới của mình. Nhân vật này sẽ giám sát hoạt động của đội ngũ này và hƣớng dẫn khi cần thiết. Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức hoặc thuyên chuyển công tác đối với các chức vụ trong doanh nghiệp, trừ những chức vụ nằm ngoài thẩm quyền phụ trách của giám đốc; Giám đốc tham gia vào quyết định các chính sách đãi ngộ (lƣơng, thƣởng, phụ cấp) của ngƣời lao động trong doanh nghiệp. Những quyết định này liên quan tới quyền lợi của ngƣời lao động cũng nhƣ lợi nhuận và khả năng chi trả của doanh nghiệp.
+ Xây dựng và duy trì các mối quan hệ hợp tác: Giám đốc đồng thời làm việc với nhiều vị trí khác nhau trong doanh nghiệp. Họ cần kết nối để thu hút và giữ chân ngƣời lao động, làm hài lòng chủ sử dụng lao động và duy trì mối quan hệ hợp tác bền vững lâu dài với đối tác.
- Phòng kế toán:
+ Có chức năng tham mƣu công tác thu chi tài chính và phát triển vốn, xây dựng cơ chế tài chính và huy động vốn cho giám đốc.
+ Kế toán nắm bắt toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh của công ty bằng việc ghi chép phản ánh đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Theo dõi toàn bộ tài sản hiện có của doanh nghiệp đồng thời cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của công ty.
+ Thực hiện đầy đủ các biện pháp để đảm bảo vốn sản xuất kinh doanh của công ty, tổ chức sử dụng các nguồn vốn, quỹ hợp lý.
+ Thống kê, tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật của từng đội xe. Xây dựng quảng cáo tiếp thị. Chủ động tìm kiếm nguồn hàng xăng dầu, mỡ. Triển khai các thủ tục cần thiết bảo đảm cho hoạt động.
+ Tham mƣu cho giám đốc quản lý công tác đầu tƣ...
+ Tham mƣu về cơ cấu sắp xếp tổ chức, về tuyển dụng hợp đồng lao động, về công tác đào tạo và đào tạo mới.
+ Quản lý hồ sơ cán bộ công nhân viên, con dấu, hồ sơ công văn giấy tờ của công ty.
- Phòng kinh doanh:
+ Tham mƣu cho lãnh đạo về các chiến lƣợc kinh doanh, xây dựng các kế hoạch, chiến lƣợc kinh doanh theo tháng, quý, năm.
+ Có nhiệm vụ lập kế hoạch kinh doanh và đề xuất với ban lãnh đạo. + Điều động tiếp cận với thị trƣờng cung cấp vật phẩm.
+ Chỉ đạo trực tiếp việc nhập xuất hàng hóa và việc chuẩn bị hàng theo các hợp đồng.
+ Giao dịch với khách hàng và chuẩn bị hàng giao cho khách.
+ Nhận các bảng kê để chuyển lên phòng kinh doanh làm báo giá cho khách.