2.2.1 .Đặc điểm hoạt động bán hàng tại công ty
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tại công ty
2.2.2.1.Nội dung.
Bất cứ một doanh nghiệp nào hoạt động sản xuất kinh doanh thì đều có mục tiêu chính là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt đƣợc điều này thì việc tạo ra doanh thu bán hàng là rất quan trọng. Công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp cũng không ngoại lệ. Doanh thu của công ty đƣợc tạo ra từ nhiều nguồn nhƣng góp phần nhiều nhất đó chính là doanh thu từ việc bán các sản phẩm sơn.
Doanh thu bán hàng sơn đƣợc xác định bằng công thức : Doanh thu bán sơn = Số lƣợng sơn bán ra x Đơn giá bán
2.2.2.2.Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán sử dụng
Chứng từ sử dụng
- Hợp đồng kinh tế
- Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn GTGT( Mẫu số: 01GTKT3/001): Hóa đơn đặt in - Phiếu xuất kho
- Giấy báo Có
Tài khoản sử dụng
Để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ kế toán sử dụng TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Các quy định về hạch toán TK 511 đƣợc công ty tuân theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản: TK 133, TK 111, TK 112, TK 131.
Sổ sách kế toán sử dụng
- Sổ chi tiết bán hàng - Sổ chi tiết tài khoản 511 - Sổ nhật ký chung
- Sổ cái tài khoản 511
- Và sổ chi tiết, sổ cái của một số tài khoản liên quan khác
2.2.2.3.Phương pháp hạch toán
Nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong doanh nghiệp rất đa dạng, liên quan đến nhiều đối tƣợng, thời gian và địa điểm khác nhau.Vì vậy quy trình bán hàng, thu tiền hàng tại công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp rất đƣợc coi trọng. Theo tìm hiểu của em thì công ty có các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phát sinh chủ yếu nhƣ : Bán hàng thu tiền ngay bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản, bán hàng cho khách nợ....
Trƣờng hợp bán hàng thu tiền ngay
1. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, nhân viên kinh doanh tƣ vấn và báo giá cho khách.
2. Khi khách hàng đồng ý mua hàng
Nếu là mua bán với số lƣợng ít, giá trị nhỏ (dƣới 40 triệu đồng) nhân viên kinh doanh báo nhân viên kế toán để lập hóa đơn và phiếu xuất kho.Sau khi có phiếu xuất kho và hóa đơn từ phòng kế toán, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa và giao cho khách hàng.
Nếu là mua bán với số lƣợng lớn, giá trị từ 40 triệu trở lên nhân viên kinh doanh cần xem xét số lƣợng hàng trong kho, lập bản hợp đồng và báo cáo cho giám đốc phê duyệt. Sau khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và hóa đơn gửi phòng kinh doanh. Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ xuất kho hàng và giao cho khách hàng.
3. Khi khách hàng thanh toán
Đối với khách hàng thanh toán bằng tiền mặt: Kế toán lập phiếu thu và thu tiền khách hàng và chuyển giao số tiền trên cho thủ quỹ
Đối với khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản: Sau khi nhận đƣợc thông tin tài khoản, kế toán tiến hành hạch toán vào sổ sách và phần mềm
4. Khi hạch toán kế toán
Hàng ngày, sau khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ các chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, tiến hành phân loại chứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có và bắt đầu hạch toán nhập liệu vào sổ sách trên phần mềm Misa.
Sau khi phản ánh bút toán giá vốn, kế toán tiến hành bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 111,112 : Số tiền khách hàng trả ngay bằng tiền mặt/chuyển khoản
Có TK 511: Doanh thu bán hàng (trị giá bán chƣa có thuế) Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Trƣờng hợp bán hàng trả chậm
1. Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, nhân viên kinh doanh tƣ vấn và báo giá cho khách.
2. Khi khách hàng đồng ý mua hàng
Đối với khách hàng mua chịu nhân viên kinh doanh cần tìm hiểu về khả năng thanh toán của khách hàng (khách mới), tìm hiểu tình hình công nợ khách hàng (khách quen)
Nếu là mua bán cho khách hàng chịu nợ với số lƣợng ít, giá trị nhỏ (dƣới 20 triệu đồng) nhân viên kinh doanh cần lập hợp đồng kinh tế, bản cam kết thu hồi nợ khách hàng và báo nhân viên kế toán để lập hóa đơn và phiếu xuất kho. Kế toán xem xét tình hình khách hàng, kí vào bản cam kết thu hồi nợ và lập hóa đơn, phiếu xuất kho.Sau khi có phiếu xuất kho và hóa đơn từ phòng kế toán, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành xuất kho hàng hóa và giao cho khách hàng.
Nếu là mua bán cho khách chịu nợ với số lƣợng lớn, (20 triệu trở lên) nhân viên kinh doanh cần xem xét số lƣợng hàng trong kho, lập bản hợp đồng và báo cáo cho giám đốc phê duyệt. Sau khi có sự phê duyệt của giám đốc, kế toán sẽ lập phiếu xuất kho và hóa đơn gửi phòng kinh doanh. Sau đó nhân viên kinh doanh sẽ xuất kho hàng và giao cho khách hàng.
Đối với nghiệp vụ bán hàng giao tay ba (hàng không về nhập kho) :
Đây là một phƣơng thức bán hàng nhanh chóng và tiện lợi cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu và kinh doanh tổng hợp sẽ đóng vai trò là trung gian giữa nhà cung cấp và ngƣời mua cuối cùng. Khi bán hàng hóa theo hình thức này kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT và không lập phiếu xuất kho. Giá vốn hàng bán sẽ đƣợc hạch toán dựa vào hóa đơn đầu vào của nhà cung cấp, doanh thu sẽ hạch toán nhƣ trƣờng hợp bán hàng tại kho.
3. Khi hạch toán kế toán
Hàng ngày sau khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, kế toán căn cứ các chứng từ liên quan: Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, kế toán tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, tiến hành phân loại chứng từ cùng loại và xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có và bắt đầu hạch toán nhập liệu vào sổ sách trên phần mềm kế toán Misa.
Sau khi phản ánh bút toán giá vốn, kế toán tiến hành bút toán ghi nhận doanh thu bán chịu:
Nợ TK 111,112 : Số tiền khách hàng đã thanh toán (nếu có) Nợ TK 131 : Số tiền phải thu của khách hàng mua chịu
Có TK 3331(33311): Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Ví dụ 1: Ngày 15/6/2020 công ty xuất bán sơn cho khách hàng Nguyễn
Thị Huệ. Địa chỉ: Hùng Lô, TP Việt Trì, Phú Thọ. Với giá trị 141.825.000 đồng (Giá chƣa bao gồm thuế GTGT 10%) Theo hoá đơn số 0001458 (Phụ lục 08). Khách hàng nợ, chƣa thanh toán.
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ như sau:
Trong nghiệp vụ này khách hàng là Bà Nguyễn Thị Huệ
Hình thức bán hàng qua điện thoại. Bà Nguyễn Thị Huệ mua hàng chƣa thanh toán tiền hàng đƣợc thể hiện trong hợp đồng kinh tế.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phòng kinh doanh xem xét các điều kiện mua hàng trình giám đốc.
Kế toán lập hoá đơn GTGT số 0001458 và phiếu xuất kho. Hoá đơn đƣợc lập 03 liên:
Liên 1: Lƣu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3; Lƣu chuyển nội bộ
Từ các chứng từ hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và hình thức thanh toán. Các chứng từ này là căn cứ cho kế toán thực hiện các bút toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tết các tài khoản có liên quan và sổ cái.
Cùng ngày kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Mở phần mềm MISA.SME.NET.2020
Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán
hàng
Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: chọn chƣa thanh toán - Đối tƣợng: Chọn khách hàng Nguyễn Thị Huệ - Diễn giải: Bán hàng cho Nguyễn Thị Huệ
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hoá đơn 15/06/2020 - Mã hàng: Chọn mã hàng tƣơng ứng
- Nhập số lƣợng, đơn giá theo đúng trên hoá đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hoá đơn 0001458
Bƣớc 4: Nhấn Cất để lƣu thông tin chứng từ.
Giao diện 2.2. Giao diện hoá đơn GTGT số 0001458
Ví dụ 2: Ngày 20/06/2020 công ty xuất bán sơn cho Vũ Đình Thắng.Địa chỉ:
Phƣờng Nông Trang, TP Việt Trì, tỉnh Phú Thọ. Với giá trị 180.610.000đồng ( Giá chƣa bao gồm thuế GTGT 10%)Theo hoá đơn số 0001459 (Phụ lục 11). Khách hàng thanh toán trƣớc 10.000.000 đồng bằng tiền mặt theo phiếu thu 0000200 (Phụ lục 12), số còn lại chịu nợ.
Trình tự hạch toán các nghiệp vụ như sau:
Hình thức bán hàng qua điện thoại. Khách hàng mua hàng thanh toán trƣớc 10.000.000 đồng tiền hàng, số còn lại chịu nợ thể hiện qua hợp đồng kinh tế.
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng phòng kinh doanh xem xét các điều kiện mua hàng trình giám đốc.
Kế toán lập hoá đơn GTGT số 0001459 và phiếu xuất kho. Hoá đơn đƣợc lập 03 liên:
Liên 1: Lƣu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3; Lƣu chuyển nội bộ
Từ các chứng từ hoá đơn GTGT, hợp đồng kinh tế kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và hình thức thanh toán. Các chứng từ này là căn cứ cho kế toán thực hiện các bút toán vào sổ nhật ký chung, sổ chi tết các tài khoản có liên quan và sổ cái.
Ngày 20 tháng 06 năm 2020 kế toán tiến hành hạch toán trên phần mềm theo các bƣớc nhƣ sau:
Bƣớc 1: Mở phần mềm MISA.SME.NET.2020
Bƣớc 2: Trên thanh công cụ chọn Nghiệp vụ -> Bán hàng -> Chứng từ bán
hàng
Bƣớc 3: Nhập các nội dung cần thiết:
- Hình thức thanh toán: chọn chƣa thanh toán - Đối tƣợng: Chọn khách hàng Vũ Đình Thắng - Diễn giải: Bán hàng cho Vũ Đình Thắng
- Ngày chứng từ: Nhập ngày trên hoá đơn 20/06/2020 - Mã hàng: Chọn mã hàng tƣơng ứng
- Nhập số lƣợng, đơn giá theo đúng trên hoá đơn GTGT - Bên mục Thuế, nhập số hoá đơn 0001459
Bƣớc 4: Nhấn Cất để lƣu thông tin chứng từ. Bƣớc 5: Vào Mục Quỹ -> Thu tiền -> Phiếu thu
- Lập phiếu thu cho đối tƣợng Vũ Đình Thắng
- Diễn giải : Thu tiền khách hàng theo hóa đơn LS/19P số 0001459 - Nhập TK Nợ 1111 / Có TK 131, số tiền 10.000.000 đồng và nhấn Cất
Giao diện 2.3. Giao diện hóa đơn GTGT số 0001459
Giao diện 2.5. Giao diện sổ cái TK 511
Giao diện 2.7. Giao diện sổ nhật ký chung quý II/2020
Sau khi đƣợc tìm hiểu và thực tập tại công ty cổ phần lâm sản xuất khẩu em thấy rằng quy trình luân chuyển chứng từ, nhập liệu vào máy, in sổ tại công ty cơ bản là đáp ứng đƣợc thực tiễn. Tuy nhiên thì cũng có một số nhƣợc điểm nhƣ sổ chi tiết tài khoản 511 vẫn chƣa theo dõi chi tiết về doanh thu của từng loại hàng hóa.