1.4. Các phương pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
1.4.1. Các phương pháp đào tạo cán bộ quản lý
1.4.1.1. Các phương pháp đào tạo trong công việc.
a. Phương pháp dạy kèm:
Đây là phương pháp đào tạo tại chỗ để phát triển cấp quản trị trên cơ sở một kèm một. Một số công ty lập ra chức vụ phụ tá hay trợ lý cũng nhằm mục đích này. Cá nhân người giữ chức vụ này trở thành người học và theo sát cấp trên của mình. Để đạt được hiệu quả cao thì các cấp quản trị dậy kèm phải có
kiến thức toàn diện về công việc liên hệ tới các mục tiêu của cơ quan. Họ phải là người mong muốn chia sẻ thông tin với cấp dưới và sẵn lòng mất thời gian để thực hiện công việc huấn luyện này.
b. Phương pháp đào tạo tại bàn giấy:
Phương pháp đào tạo tại bàn giấy hay đào tạo xử lý công văn giấy tờ là một phương pháp mô phỏng trong đó thành viên được cấp trên giao cho một số giấy tờ kinh doanh, các bản ghi nhớ, các bản tường trình báo cáo và chúng không được sắp xếp theo một thứ tự nào cả và cần phải sắp xếp phân loại cần xử lý khẩn cấp và loại cần xử lý bình thường. Học viên được xem các thông tin trên và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Đây là một phương pháp hữu hiệu giúp cho nhà quản trị giải quyết vấn đề thủ tục một cách nhanh gọn.
c. Phương pháp thực tập sinh.
Đó là thời gian các sinh viên ở các trường Đại học xuống thực tế tại một cơ quan, xí nghiệp. Đây là một thời gian tốt để cấp quản trị theo dõi tiềm năng của nhân viên trong lúc làm việc. Lúc này, cấp quản trị có nhiều thông tin để biết một ứng xử viên nhiều hơn là các cuộc phỏng vấn, từ đó cấp quản trị quyết định có sắp xếp sinh viên này vào làm việc tại doanh nghiệp mình hay không.
d. Phương pháp luân phiên công việc .
Luân phiên công việc là phương pháp chuyển nhân viên hay cấp quản lý từ công việc này sang công việc khác nhằm mục đích cung cấp cho họ những kinh nghiệm rộng hơn. Kiến thức thu nhận được sau quá trình này rất cần thiết cho họ khi đảm trách công việc cao hơn. Đây còn là một phương pháp tạo sự hứng thú cho cán bộ công nhân viên vì được thay đổi công việc thay vì làm một công việc nhàm chán suốt đời. Ngoài ra, nó giúp cán bộ nhân
viên trở thành người đa năng, đa dụng để đối phó với mọi tình huống xảy ra sau này.
e. Phương pháp điển cứu quản trị:
Đó là phương pháp nghiên cứu những trường hợp điển hình, nó được mô phỏng theo thực tế để cho các học viên giải quyết. Từng học viên sẽ nghiên cứu kỹ các thông tin và đưa ra các quyết định.
1.4.1.2. Phương pháp đào tạo ngoài công việc.
a. Phương pháp gửi đi học.
Đặc điểm của phương pháp này là cán bộ quản lý trong doanh nghiệp được cử đi học ở các trường chính quy ( Đại học, Cao đẳng, trường đào tạo cán bộ quản lý...) hay tham dự các khoá đào tạo nghiệp vụ ở nước ngoài. Đây là một phương pháp có nhiều ưu điểm, được sử dụng nhiều hiện nay nhưng cũng khá tốn kém, doanh nghiệp cần có sự cân nhắc kỹ giữa chi phí đào tạo và hiệu quả đạt được.
b. Phương pháp hội nghị:
Là một phương pháp huấn luyện được sử dụng rộng rãi trong đó các thành viên có chung một mục đích thảo luận và cố gắng giải quyết vấn đề. Thông thường người điều khiển là một cấp quản trị, người này lắng nghe ý kiến và cho phép các thành viên giải quyết vấn đề. Ưu điểm của phương pháp này là các thành viên tham gia không nhận thấy mình đang được huấn luyện. Họ đang giải quyết vấn đề khó khăn trong cuộc sống hàng ngày của họ.
c. Phương pháp mô hình ứng xử:
Phương pháp này sử dụng các băng hình được soạn thảo đặc biệt để minh hoạ xem các nhà quản trị đã xử lý như thế nào trong các tình huống khác nhau và để phát triển kỹ năng giao tiếp. Đặc tính quan trọng nhất của các
nhà quản trị đạt được thành tích cao là họ đặt các tiêu chuẩn cho chính họ và cho người khác. Đây là một phương pháp tương đối mới nhưng đã thể hiện được hiệu quả đào tạo rất tốt.
d. Phương pháp kỹ thuật nghe nhìn.
Đây là phương pháp sử dụng các kỹ thuật nghe nhìn như phim ảnh, truyền hình khép kín, băng nghe trong các chương trình huấn luyện đào tạo. Là một phương pháp tốn kém nhưng nó có nhiều ưu điểm vì nó có các hình ảnh minh hoạ, có thể ngừng lại để giải thích thêm.
e. Phương pháp đóng kịch:
Là phương pháp đưa ra một vấn đề nào đó (có thật hoặc tưởng tượng ) rồi sau đó vấn đề được phân vai một cách tự nhiên. Các thành viên có thể đóng một vai nào đó trong cơ cấu tổ chức trong một tình huống nhất định và sau đó nhập đúng vai trò đó.
f. Phương pháp giảng dạy theo thứ tự chương trình:
Theo phương pháp này thì công cụ giảng dạy là một cuốn sách giáo khoa hoặc một loại máy móc nào đó. Phương pháp này luôn luôn phải gồm có ba chức năng sau:
Đưa ra câu hỏi, các sự kiện, hoặc các vấn đề cho các học viên. Cho phép học viên trả lời.
Thông tin phản hồi.
Đây là một phương pháp không cần sự can thiệp của giảng viên. Học viên đọc một đoạn sách, xem hoặc nghe một đoạn trong máy, trả lời câu hỏi và sau đó sẽ nhận được câu trả lời đúng từ máy. Lại tiếp tục chương trình.
Đây là một phương pháp hiện nay rất thịnh hành tại các nước phát triển. Học viên học và đưa ra các giải pháp ngay trên máy tính. Máy sẽ trả lời các thắc mắc của người học cũng như kiểm tra kiến thức của người học đồng thời còn hướng dẫn người học còn thiếu kiến thức gì, cần tham khảo tài liệu gì. Tuy nhiên, phương pháp này rất tốn kém vì kinh phí để xây dựng một chương trình học cao nhưng nếu có nhiều học viên trong một khoá học thì có thể giảm chi phí cho mỗi học viên.
h. Phương pháp bài thuyết trình trong lớp:
Đây là một phương pháp thích hợp khi muốn cung cấp cho học viên những thông tin mới. Để đạt được hiệu quả cao cần có sự hỗ trợ của các thiết bị nghe nhìn khác.
i. Phương pháp khác:
Ngoài các phương pháp đã nêu trên doanh nghiệp có thể khuyến khích các cấp quản trị học các chương trình hàm thụ, cao học, các khoá đặc biệt mở
tại các trường Đại học dưới nhiều hình thức: tại chức, học ngoài giờ làm việc. 1.4.2. Các phương pháp đào tạo công nhân.
Việc đào tạo công nhân trực tiếp sản xuất hoặc nhân viên nghiệp vụ văn phòng tương đối đơn giản. Ngoài các phương pháp dạy kèm, luân phiên công việc, giảng dạy theo thứ tự từng chương trình, giảng dạy nhờ máy tính hỗ trợ hoặc các bài thuyết trình trong lớp như đã trình bày ở trên, công nhân viên còn được đào tạo theo các phương pháp riêng biệt sau :
1.4.2.1. Phương pháp đào tạo tại chỗ.
Đây là một phương pháp đào tạo quen thuộc, công nhân cần được đào tạo sẽ làm chung với một người thợ có kinh nghiệm hơn. Công nhân này vừa
học vừa làm bằng cách quan sát, nghe những lời chỉ dẫn và làm theo. Phương pháp này chỉ đạt được kết quả nếu hội tụ đủ ba điều kiện sau:
- Sự nỗ lực của các cấp trên lẫn cấp dưới.
- Cấp trên chiụ trách nhiệm tạo một bầu không khí tin tưởng. - Cấp trên phải là một người biết lắng nghe.
1.4.2.2. Đào tạo học nghề.
Đào tạo học nghề là phương pháp phối hợp giữa học lý thuyết và phương pháp đào tạo tại chỗ. Phương pháp này được áp dụng đối với những nghề thủ công hoặc đối với các nghề cần phải khéo tay. Thời gian huấn luyện có thể từ một đến sáu năm tuỳ theo từng loại nghề. Thông thường các học viên thường được nhận tiền lương bằng một nửa công nhân chính thức và sẽ tăng dần theo quá trình học nghề.
1.4.2.3. Phương pháp đào tạo xa nơi làm việc.
Phương pháp này gần giống với phương pháp dụng cụ mô phỏng nhưng khác ở chỗ các dụng cụ mô phỏng giống hệt máy móc thiết bị tại nơi đang sản xuất. Ưu điểm của phương pháp này so với phương pháp đào tạo tại chỗ là công nhân được học việc không làm gián đoạn dây chuyền sản xuất. Thông thường các huấn luyện viên là các công nhân dày dạn kinh nghiệm, đặc biệt là các công nhân có tay nghề cao đã nghỉ hưu dược mời lại để huấn luyện lớp trẻ.
Tóm lại: Có nhiều phương pháp đào tạo cán bộ quản lý cũng như đào tạo công nhân. Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm, nhược điểm. Việc lựa chọn phương pháp đào tạo nào còn tuỳ thuộc vào đối tượng được đào tạo, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, kinh phí cho đào tạo... Để đạt được
hiệu quả cao trong công tác đào tạo NNL ta cần phải sử dụng cùng một lúc nhiều phương pháp khác nhau.
1.5. Tiến trình đào tạo nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
Để có thể thực hiện các khóa đào tạo và phát triển nhân viên phù hợp với quy mô hoạt động cũng như loại hình tổ chức, mỗi doanh nghiệp đều tự hoạch định cho mình một chương trình huấn luyện, đào tạo nhân viên riêng biệt. Tuy nhiên, các doanh nghiệp này đều tuân theo một chu trình đào tạo và phát triển chung. Sau đây là sơ đồ tiến trình đào tạo nguồn nhân lực mang tính chất tổng quát:
Môi trường bên ngoài Môi trường bên trong
Hình 1.1 : Tiến trình đào tạo và phát triển NNL (Nguồn : Nguyễn Hữu Thân, 1998 )
Hình 1.1 cho thấy một cái nhìn tổng quát về tiến trình đào tạo nguồn nhân lực. Môi trường bên ngoài và môi trường bên trong thay đổi đã thúc đẩy
Định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển. Ấn định các mục tiêu cụ thể
Lựa chọn các phương pháp thích hợp Lựa chọn các phương tiện thích hợp.
Thực hiện chương trình đào tạo - phát triển Đánh giá chương trình đào tạo - phát triển
doanh nghiệp phải xác định rõ nhu cầu cần phải đào tạo, phát triển nguồn nhân lực của mình. Hai yếu tố bên trong và bên ngoài liên tục ảnh hưởng đến yêu cầu đào tạo, do đó, bất cứ chương trình đào tạo nào cũng cần phải năng động và tiếp diễn không ngừng.
1.5.1. Xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực.
Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên quan trọng nhất trong hoạt động đào tạo bởi vì đào tạo là hoạt động đòi hỏi nhiều về thời gian và chi phí tài chính. Nếu đào tạo tốt có thể phục hồi lại được các chi phí đó, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp, ngược lại sẽ làm tăng chi phí.
Để xác định đúng nhu cầu đào tạo ra phải căn cứ vào những kết quả phân tích sau:
- Phân tích nhu cầu về lao động của doanh nghiệp: nhu cầu về số lượng lao động cho từng bộ phận, trong từng thời kỳ.
- Nhu cầu về kiến thức và các kỹ năng cần có trong công việc, các tiêu chuẩn cấp bậc công nhân và nghiệp vụ viên chức.
- Phân tích trình độ, khả năng hiện có của người lao động. Từng phòng ban phải xem xét bố trí lao động có phù hợp với công việc không? Cần đào tạo công việc nào?
- Khi phân tích nhu cầu đào tạo, cần căn cứ nghiên cứu từ nhu cầu của nhiều phía:
- Đối với doanh nghiệp: cần phân tích môi trường kinh doanh, chiến lược kinh doanh, các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm xác định được nhu cầu đào tạo phục vụ cho thực hiện kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.
- Phân tích công việc và nhiệm vụ: cần nghiên cứu các công việc và các nhiệm vụ cần hoàn thành từ đó lên danh mục các chương trình đào tạo cần thiết.
- Đối với cá nhân: Cần nắm bắt nhu cầu học tập và đào tạo của các thành viên doanh nghiệp. Khi phân tích nhân viên đòi hỏi phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của nhân viên.
1.5.2. Xây dựng kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực.
Để có được kế hoạch đào tạo hiệu quả, doanh nghiệp cần căn cứ mục tiêu và xác định được đối tượng và nội dung cần đào tạo, thời gian đào tạo bao lâu và ngân sách cho công việc đào tạo đó.
1.5.2.1. Lựa chọn đối tượng đào tạo.
Việc cử đúng người đi đào tạo là rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả đào tạo.
Nghiên cứu động cơ của người đi xin học.
Xem xét nhu cầu của người đi xin học với nhu cầu của tổ chức.
Nghiên cứu về khả năng tiếp thu, về triển vọng phát triển nghề nghiệp của người lao động…
1.5.2.2. Lựa chọn hình thức đào tạo.
Mỗi phương pháp đào tạo đều có những ưu, nhược điểm cho nên để có được những kết quả đào tạo tốt nhất nhà quản lý cần phải phân tích các yếu tố như: ngân sách dành cho đào tạo của doanh nghiệp, yêu cầu công việc và đối tượng nhân viên để từ đó lựa chọn được chương trình đào tạo tối ưu nhất. Dưới đây là bảng nêu từng ưu nhược điểm của quá trình đào tạo bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Bảng 1.2: Ưu, nhược điểm của đào tạo bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Ưu điểm:
- Trang thiết bị máy móc có sẵn. - Không cần đội ngũ nhân viên bổ sung.
- Có thể áp dụng ngay lý thuyết vừa học tại nơi làm việc.
- Dễ dàng kiểm soát việc học tập. - Không phát sinh chi phí ngoài công việc.
Ưu điểm:
- Tránh được áp lực công việc và gia đình.
- Thời gian linh động.
- Dễ tìm hiểu những khó khăn của người lao động.
- Không khí, môi trường học thoải mái, nhẹ nhàng.
- Có thể kiểm tra lý thuyết và ý tưởng trong môi trường ít rủi ro (trao đổi kiến thức và kinh nghiệm).
Nhược điểm:
- Rủi ro cao đối với máy móc, thiết bị tăng phế liệu do thiếu kinh nghiệm làm việc.
- Thiếu thời gian do áp lực sản xuất, kinh doanh.
- Áp lực tâm lý đè nặng lên người lao động khi phải bộc lộ mình trước những nhân viên có kinh nghiệm.
Nhược điểm:
- Chi phí dành cho đào tạo và phát triển nhân viên cao.
- Môi trường không sát thực tế do vậy khó ứng dụng những kiến thức đã học vào công việc hiện tại.
- Thời gian sản xuất, kinh doanh bị thu hẹp.
- Thiếu nguồn nhân lực trong kinh doanh.
1.5.2.3. Xác định nguồn lực cho lao động.
lãnh đạo cấp cao hoặc những người có trình độ, tay nghề ổn định trong doanh nghiệp và cũng có thể là những giáo viên bên ngoài doanh nghiệp. Những giáo viên chịu trách nhiệm giảng dạy trong doanh nghiệp có ưu thế nắm bắt sát trình độ thực tế của nhân viên, các thiết bị máy móc có trong doanh nghiệp. Do vậy, các khóa học tổ chức bên trong doanh nghiệp thường cung cấp những kiến thức thực tế cho nhân viên. Trong khi đó, đối với các khóa học bên ngoài do giáo viên bên ngoài doanh nghiệp giảng dạy thì tập trung cung cấp những kiến thức cập nhật, cơ bản và phổ biến cho nhân viên.
Bên cạnh việc lựa chọn giáo viên giảng dạy, các phương tiện đào tạo như máy móc, thiết bị hiện đại hay trang thiết bị phục vụ cho học tập khác cũng cần phải được quan tâm chú ý. Bởi lẽ, những khóa đào tạo không những chỉ cung cấp kiến thức mang tính lý thuyết mà còn giúp nhân viên có cơ hội được thực hành.
Dự tính chi phí dành cho đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp cũng phải được tính đến và thường được lấy từ ba nguồn chủ yếu sau: