6. Kết cấu của luận văn:
3.2.2Quy tình tổ chức đào tạo đƣợc tiến hành tại đơn vị
3.2. Kết quả nghiên cứu về đào tạo nguồn nhân lực tại Văn phòng Tổng cục
3.2.2Quy tình tổ chức đào tạo đƣợc tiến hành tại đơn vị
* Mục tiêu của đào ta ̣o nguồn nhân lƣ̣c tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
Tại Văn phòng TCHQ hoạt động đào tạo đƣợc thực hiện nhằm các mục tiêu sau :
Giúp CBCC mới hòa nhập với môi trƣờng làm việc của tổ chức . Tạo sự gắn kết giƣ̃a CBCC với đơn vị và sƣ̣ đoàn kết giƣ̃a các nhân viên với nhau.
Giúp CBCC các bô ̣ phâ ̣n trong đơn vị có kiến thƣ́c , kỹ năng để có thể thực hiện công việc đƣợc giao mô ̣t cách tốt hơn , nhanh hơn, đúng quy trình đáp ứng đƣợc các tiêu chuẩn trong công viê ̣c.
Đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ cho đội ngũ CBCC phòng Tổng hợp nhằm đáp ứng vai trò tham mƣu trong giai đoạn mới . Cập nhật các kỹ năng kiến thức mới cho CBCC , giúp họ có thể áp dụng hiê ̣u quả các thay đổi về công nghệ, kỹ thuật trong công việc.
Chuẩn bị đội ngũ quản lý, chuyên môn kế cận. Đào tạo kỹ năng quản lý cho đội ngũ cán bộ làm công tác quản lý và CBCC trong diện quy hoạch. Đào tạo và phát triển giúp cho nhân viên của đơn vị có đƣợc những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến và thay thế cho các cán bộ quản lý chuyên môn khi cần thiết.
Giải quyết các vấn đề tổ chƣ́c trong Công ty nhƣ mâu thuẫn , xung đột giữa các cá nhân với nhau và giữa tâ ̣p thể ngƣời lao đô ̣ng với các nhà quản trị. Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên của đơn vị . Trang bị cho ho ̣ những kỹ năng chuyên môn cần thiết sẽ có tác dụng kích thích họ thực hiện công việc tốt hơn, đạt đƣợc nhiều thành tích tốt hơn, muốn đƣợc trao những nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
* Lĩnh vực đào tạo đƣợc ƣu tiên trong năm tới và phƣơng thức thực hiện.
Trong các năm tới khi mà hệ thống VNACCS/VCIS đi vào hoạt động, cơ chế một cửa quốc gia đƣợc thực hiện thì việc tự động hóa các thủ tục thông quan tại các cửa khẩu, cảng biển sẽ diễn ra nhanh chóng. Vì vậy ƣu tiên việc đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho CBCC nhằm nâng cao khả năng tham mƣu giải quyết vƣớng mắc cho các đơn vị Hải quan địa phƣơng, cũng nhƣ các
doanh nghiệp, các nghiệp vụ nhƣ: Khai Hải quan, thuế, kiểm tra sau thông quan, trị giá, quản lý rủi ro....
Tiếp đó để áp dụng công nghệ thông tin rộng rãi hơn, đạt hiệu quả cao hơn trong công tác Văn phòng thì ƣu tiên đào tạo về tin học cho CBCC.
Đơn vị sẽ kết hợp các hình thức đào tạo trực tiếp, gián tiếp, trong và ngoài đơn vị một cách phù hợp linh hoạt nhằm mang lại hiệu quả cao trong công tác đào tạo
* Công tác xác định nhu cầu đào tạo
Để thực hiện tốt công tác tổ chức đào tạo, và thực hiện đúng quy trình đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả công tác đào tạo nhân sự tại đơn vị, ngay từ bƣớc đầu đơn vị đã để ý tới công tác xác định nhu cầu đào tạo. Hiện tại công tác xác định nhu cầu đào tạo tại đơn vị đƣợc xác định nhƣ sau: Khi các đơn vị có tổ chức các lớp học sẽ gửi nội dung, thời gian của lớp học theo đƣờng công văn về Vụ TCCB. Sau khi Vụ TCCB nhận đƣợc sẽ chuyển cho các đơn vị. Lãnh đạo đơn vị sẽ phê cho các phòng ban trong đơn vị. Về phòng ban sau đó sẽ đi hỏi từng ngƣời trong đơn vị xem có nhu cầu đi học chƣơng trình đó không. Thƣờng sẽ bị giới hạn về ngƣời đăng ký. Ngƣời đƣợc đi học sẽ là ngƣời phù hợp về mặt công tác và tại thời điểm đó đi học không ảnh hƣởng gì tới công tác của đơn vị. Hiện tại đơn vị chƣa sử dụng phiếu thăm dò ý kiến và tiến hành lấy ý kiến của CBCC trong đơn vị.
Có nhiều trƣờng hợp cần đi học các lớp khác mà không có trong kế hoạch đào tạo của tổ chức hoặc không có công văn mời của đơn vị tổ chức lớp học thì CBCC phải làm tờ trình xin đƣợc đi học lớp đó trong tờ trình phải nêu rõ: Tên lớp học, thời gian khóa học, mục đích khóa học, số lƣợng ngƣời tham gia, kinh phí theo học … Và việc xét cho CBCC nào đi học cũng đƣợc thực hiện trên hai tiêu chí: Phù hợp với công việc đang làm, cần thiết phải
trau dồi kiến thức về lĩnh vực đó và khi đi học không làm ảnh hƣởng tới công việc đang thực hiện tại đơn vị.
Tuy nhiên công tác xác định nhu cầu đào tạo của đơn vị hiện nay còn có phần bị ảnh hƣởng bởi quan điểm coi đào tạo là một hình thức quan tâm, khuyến khích động viên CBCC, nên nhiều khi việc xác định nhu cầu đào tạo là không chính xác dẫn đến tình trạng ngƣời cần học thì không đƣợc học và ngƣời không có yêu cầu thì phải đi học.
* Công tác lập kế hoạch đào tạo
Công tác lập kế hoạch đào tạo nhân sự trong tổ chức cần dựa trên các căn cứ sau:
- Kế hoạch nhân sự của tổ chức: Nhƣ kế hoạch chuẩn bị đội ngũ kế cận, sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp nắm bắt đƣợc tình hình lao động một cách chi tiết về số lƣợng, chất lƣợng lao động hiện tại, từ đó có thể lƣợng hóa nhu cầu nhân sự trong tƣơng lai.
- Trình độ, năng lực chuyên môn của ngƣời lao động: Các yếu tố nhƣ năng lực, đặc tính cá nhân của CBCC sẽ quyết định ai là ngƣời cần thiết đƣợc đào tạo, và những kiến thức kỹ năng nào đƣợc lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo. Các yếu tố này có đƣợc dựa trên kết quả của việc đánh giá năng lực thực hiện công việc.
Tuy nhiên hiện nay công tác lập kế hoạch đào tạo tại đơn vị đang đƣợc gộp làm cùng với công tác xác định nhu cầu đào tạo.
* Công tác lựa chọn đối tƣợng đào tạo
Việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo tại đơn vị hiện nay đƣợc thực hiện trên cơ sở nhƣ sau: Sau khi có bảng kế hoạch đào tạo cho toàn đơn vị sẽ chuyển đến mỗi cbcc để cbcc đăng ký đi học theo các lớp đã có sẵn. hoặc có thể đề xuất các lớp học khác tại mục các khóa tập huấn bồi dƣỡng khác.
Trƣởng các phòng ban là ngƣời xác định xem cá nhân tại đơn vị đăng ký hay đề xuất các lớp học có phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ, công việc thực tế tại đơn vị hay ko? Việc CBCC đi học trong thời gian của lớp học có ảnh hƣởng gì tới hiệu quả của công việc hiện tại hay không? Sau đó sẽ đƣa ra ai sẽ là ngƣời đƣợc đi học thời điểm đó. Những ngƣời không đƣợc theo học khóa học đó sẽ để cho khóa học sau , luân phiên nhau đi học để vừa đƣợc đi học vừa không ảnh hƣởng tới công việc tại đơn vị.
* Công tác triển khai kế hạch đào tạo
Sau khi đƣợc Lãnh đạo phê duyệt đề xuất, cán bộ làm nhiệm vụ tổ chức của đơn vị có trách nhiệm báo cáo lên Vụ Tổ chức Cán bộ thuộc Tổng cục Hải quan để triển khai đào tạo theo kế hoạch, chƣơng trình đã đƣợc phê duyệt. Thông báo cụ thể đến các học viên nội dung chƣơng trình đào tạo, theo dõi khóa học, cập nhật hồ sơ khóa học nếu có đến các học viên và lập phƣơng án đào tạo đối với các học viên không đạt yêu cầu không tham gia đào tạo.
Đối với các khóa đào tạo bắt buộc theo chƣơng trình đào tạo của Tổng cục: Thực hiện đào tạo định kỳ theo quy định hiện hành của nhà nƣớc và theo kế hoạch đào tạo của Tổng cục Hải quan. Đặc biệt là các khóa học về an toàn vệ sinh thực phẩm, an toàn phòng cháy chữa cháy, bồi dƣỡng nghiệp vụ Hải quan dành cho công chức tuyển mới…
Đối với đào tạo nội bộ: Các phòng thuộc đơn vị (phòng Hành chính, phòng Tổng hợp, phòng Tài vụ - Quản trị). Các phòng đăng ký các lớp học nhƣ nghiệp vụ đấu thầu, nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ, nghiệp vụ kế toán… với các nội dung nhƣ: Số lƣợng ngƣời, thời gian tham gia học, kinh phí cho 01 ngƣời tham gia đào tạo gửi về cho cán bộ làm về tổ chức cán bộ để trình Lãnh đạo xem xét phê duyệt, sau đó tiến hành việc đào tạo theo đúng chƣơng trình, kế hoạch.
Đối với đào tạo nâng bậc, nâng nghạch: Đơn vị thực hiện đào tạo cùng với kế hoạch của Tổng cục. Vụ TCCB sẽ gửi văn bản tới đơn vị khi có kế hoạch tổ chức khóa đào tạo. Cán bộ làm công tác cán bộ của đơn vị sẽ rà soát trong đơn vị xem ai là ngƣời đủ các tiêu chí tham gia khóa đào tạo và thi nâng nghạch, nâng bậc theo quy định. Thông báo cho họ biết về kế hoạch đào tạo, thời gian, địa điểm…. Sau đó sẽ gửi danh sách cán bộ tham gia khóa học lên Vụ TCCB để có cơ sở tổ chức lớp học.
Học viên tham gia các khóa học có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc theo nội dung quy chế lớp học.
Giai đoạn thực hiện đào tạo đƣợc tiến hành rất khoa học, các đối tƣợng tham gia đào tạo đƣợc phân công hợp lý đã tránh khỏi những mâu thuẫn do sự chồng chéo về nhiệm vụ hay sự vƣớng bận về công việc.
Hiện nay chi phí cho đào tạo 100% là do nguồn kinh phí của nhà nƣớc chi trả.
Các hình thức đào tạo chủ yếu là ngắn hạn và đƣợc áp dụng ngoài công việc tại các cơ sở bên ngoài có uy tín nhƣ: Trung tâm bồi dƣỡng cán bộ kinh tế - kế hoạch thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, Bộ Tài chính, các trƣờng đại học… tạo cơ hội học tập, nâng cao kiến thức một cách có hệ thống. Ngoài ra ngành Hải quan có 01 đơn vị riêng là trƣờng Hải quan Việt Nam chuyên làm công tác đào tạo cho CBCC ngành Hải quan. Giáo trình của trƣờng do cán bộ dày dặn kinh nghiệm từ các lĩnh vực chuyên môn của ngành biên soạn. Giảng viên công tác tại trƣờng hoặc đƣợc mời từ các đơn vị nghiệp vụ thành viên dày dặn kinh nghiệm thực tế về giảng dạy và truyền đạt kinh nghiệm cho CBCC trẻ mới vào ngành. Ngoài ra đơn vị cũng mời các thầy có kinh nghiệm về dạy và trao đổi kiến thức cùng CBCC về các lĩnh vực nhƣ đấu thầu, văn thƣ lƣu trữ…. tại trụ sở Tổng cục.
* Công tác thực hiện kế hoạch đào tạo
Trong các khóa ho ̣c mà đơn vị đã tổ chƣ́c thì CBCC tham gia đầy đủ và nhiê ̣t tình. Tài liệu học tập của học viên đƣợc cung cấp đầy đủ, kịp thời có nội dung phù hợp với mục đích của khóa học . Thời gian, đi ̣a điểm tổ chƣ́c tƣơng đối thuâ ̣n tiê ̣n đối với CBCC.
Do đơn vị đã xây dựng đƣợc hệ thống các cơ sở đào tạo uy tín nên CBCC đều đƣợc gửi đến những địa chỉ tốt để thực hiện đào tạo . Kỹ năng sƣ phạm của của các giảng viên nhìn chung là tốt , thƣờng là mời các chuyên gia đầu ngành của các lĩnh vực tham gia giảng dạy. Các giảng viên đã thể hiện và truyền đạt đƣợc kinh nghiê ̣m thƣ̣c tế phong phú . Đƣa ra những lý lẽ sắc đáng để giải quyết các vấn đề học viên gặp phải.
Tuy nhiên viê ̣c kiể m tra ho ̣c viên đƣợc thƣ̣c hiê ̣n còn đơn giản , thƣờng là các bài kiểm tra trắc nghiệm cuối mỗi môn học , với thời gian ngắn và nội dung đơn giản.
* Các hình thức đào tạo đã đƣợc thực hiện tại đơn vị
Hiện tại đơn vị thực hiện đào tạo theo hình thức đào tạo nhân sự bên ngoài tổ chức. Là hình thức đào tạo thực hiện ở các tổ chức bên ngoài. Đặc điểm của phƣơng thức này là kiến thức có hệ thống và và tầm bao quát lớn, cách tiếp cận mới mẻ, điều kiện học tập thuận lợi và tập trung. Tổ chức gửi nhân viên của mình tham dự các khóa đào tạo do các trƣờng học, các trung tâm đào tạo thực hiện đào tạo… tổ chức. Mục đích của việc đào tạo này rất khác nhau: Nâng cao trình độ, đào tạo cán bộ nguồn. Nội dung đào tạo có thể là các kiến thức chuyên môn, kĩ năng quản lý hay đào tạo về chính trị, lý luận. Đơn vị cũng phân rõ là đào tạo nhân viên: Là hình thức đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và đào tạo các kĩ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc đƣợc giao hiện tại; Đào tạo cán bộ quản lý, hay đào tạo cán bộ trong diện quy hoạch: Là hình thức đào tạo nhà quản trị nâng cao kỹ năng
thực hành quản trị, làm quen với phƣơng pháp quản trị mới hiện đại và có hiệu quả.
Đơn vị lựa chọn hình thức đào tạo trực tiếp để đào tạo cho CBCC: Ngƣời đào tạo hƣớng dẫn, huấn luyện trực tiếp nhân viên trong doanh nghiệp theo mục đích yêu cầu nội dung công việc. Trong quá trình đào tạo họ sử dụng các trang thiết bị kỹ thuật để giảng dạy, huấn luyện tùy theo các đối tƣợng đào tạo khác nhau.
Các khóa học đƣợc đào tạo tại đơn vị: Nhƣ nghiệp vụ PCCC, đào tạo VINAC/VSIS … Các khóa học này đƣợc thực hiện trong điều kiện, môi trƣờng làm việc có thực, xuyên suốt quá trình làm việc thực tế. Đồng thời đƣợc giảng dạy bằng những ngƣời có kinh nghiệm thực tế phong phú và nắm rõ quy trình thực hiện nhất. Nhờ đó giúp cho ngƣời đƣợc đào tạo trực tiếp nắm bắt đƣợc các kỹ năng làm việc và nâng cao hiệu quả thực hiện công tác.
* Công tác đánh giá kết quả đào tạo
Hiện tại Kết quả đào tạo đƣợc đánh giá sau các khóa học bằng các bài thi và CBCC tham gia các khóa học đƣợc cấp chứng chỉ đã tham gia bồi dƣỡng khóa học hoặc trên chứng chỉ có xếp loại kết quả đạt đƣợc. Đơn vị chƣa có phiếu đánh giá kết quả đạt đƣợc của mỗi CBCC khi đã tham gia khóa học. Kết quả đào tạo của mỗi cá nhân đều đƣợc lƣu giữ trong hồ sơ riêng. Cuối năm cán bộ làm công tác tổ chức của đơn vị lập báo cáo thực hiện, đánh giá đào tạo năm trình Lãnh đạo xem xét phê duyệt. Báo cáo này cũng giúp Lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về công tác đào tạo của đơn vị, làm cơ sở để lập phƣơng án đào tạo tiếp theo và bố trí lao động hợp lý.