1.2.8 .Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM
2.2.8. Thực trạng tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Kết quả thu được từ công đoạn 1:
Năm 2019, BHXH Việt Nam hƣớng dẫn sử dụng phần mềm Kế toán tập trung (TCKT), đáp ứng Thông tƣ 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính, có hiệu lực từ ngày 01/01/2019.
Trong quá trình sử dụng, chƣơng trình TCKT từng bƣớc đã xử lý tất cả phần hành kế toán, hầu hết công việc kế toán tại BHXH thị xã đều xử lý qua chƣơng trình, công việc kế toán thực hiện thủ công hầu nhƣ không còn. Riêng việc theo dõi quản lý tài sản, BHXH thị xã vẫn sử dụng chƣơng trình phần mềm của Bộ Tài chính phát hành, chƣơng trình phần mền kế toán TCKT chƣa thực hiện đƣợc phần mềm theo dõi tài sản cố định.
giữa kế toán viên, kế toán trƣởng và chủ tài khoản. Ở BHXH thị xã, có kế toán viên đƣợc phân quyền và chịu trách nhiệm trong phần hành tiền mặt và tiền gửi, các phần hành khác do kế toán trƣởng hoặc phụ trách kế toán đảm nhiệm, kế toán trƣởng vẫn nắm quyền quản trị cao nhất của chƣơng trình.
Việc kiểm tra của chủ tài khoản đối với chƣơng trình TCKT vẫn còn hạn chế vì một phần khối lƣợng công việc phát sinh tại đơn vị nhiều, số lƣợng chứng từ ký hàng ngày nhiều; một phần trình độ công nghệ thông tin còn hạn chế nên không quan tâm quản lý, kiểm tra, kiểm soát chƣơng trình. Bên cạnh đó, Bộ phận Tin học của BHXH thị xã đã tổ chức kết nối mạng cho từng máy của từng kế toán viên tại bộ phận kế toán để tiện lợi cho việc kiểm tra và quản lý. Đồng thời, bộ phận Tin học thƣờng xuyên bảo trì, đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, các dữ liệu đƣợc lƣu tại máy tính chủ. Đến nay hệ thống mạng LAN đƣợc kết nối trong toàn đơn vị, tạo điều kiện cho cán bộ toàn đơn vị nói chung và viên chức phòng kế toán nói riêng liên tục cập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm để quản lý chặt nguồn thu, tiết kiệm nguồn chi.
Đồng thời, việc BHXH Việt Nam sử dụng chung một phần mềm kế toán thống nhất từ Trung ƣơng đến địa phƣơng và đƣợc đồng bộ với tất cả các phần mềm nghiệp vụ khác của ngành: phần mềm quản lý thu; phần mềm xét duyệt chế độ; phần mềm giám định, … nên việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh đƣợc cập nhật một cách đầy đủ, nhanh chóng và chính xác.
Kết quả thu được từ công đoạn 2:
Bảng 2.10: Kết quả phản hồi ý kiến về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán tại đơn vị
STT Nhận định Ý kiến Đồng ý Không đồng ý Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 1
Tại đơn vị, sử dụng phần mềm kế toán do BHXH Việt Nam ban hành và thống nhất với toàn ngành
8 100 0 0
2 Tại đơn vị, tốc độ xử lý của phần mềm
nhanh 2 25 6 75
3 Tại đơn vị, phần mềm kế toán TCKT
đƣợc bảo mật tốt. 3 37,5 5 62,5
4 Tại đơn vị, có thực hiện kiểm tra hệ
thống máy tính định kỳ 1 12,5 7 87,5
5
Tại đơn vị, việc in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng nhƣ các báo cáo để lƣu trữ dữ liệu từ phần mềm dễ dàng, nhanh chóng, kịp thời
6 75 2 25
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Từ kết quả khảo sát trên, tác giả nhận thấy: (i) Đơn vị sử dụng phần mềm kế toán do BHXH Việt Nam ban hành và thống nhất với toàn ngành; và trên thực tế, các chƣơng trình, phần mềm ứng dụng mới trƣớc khi đƣa vào sử dụng trong toàn ngành phải do Trung tâm Thông tin và các Ban liên quan thẩm định về kỹ thuật chuyên môn và nghiệp vụ trình Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam quyết định ban hành. Giám đốc Trung tâm thông tin chịu trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo việc bảo trì, lƣu trữ, bảo quản chƣơng trình nguồn tài liệu hƣớng dẫn để sử dụng khi có sự cố hoặc khi cần nâng cấp. Không đƣợc tự ý sử dụng các phần mềm nằm ngoài quy định do BHXH Việt Nam ban hành; (ii) Đơn vị nhận thấy trong quá trình sử dụng phần mềm kế toán có tốc độ xử lý quá chậm; và trên thực tế, mỗi thao tác mất nhiều thời gian, đặc
biệt là thao tác nhƣ tổng hợp số dƣ, tổng số chi, tổng hợp dữ liệu báo cáo … nhận dữ liệu BHTN từ phần mềm chính sách, mỗi đợt mất 1 giờ đồng hồ, mỗi tháng thƣờng nhận dữ liệu 15-16 đợt dữ liệu; (iii) Phần mềm kế toán đơn vị sử dụng vấn đề bảo mật chƣa đƣợc tốt; (iv) Công tác thực hiện kiểm tra hệ thống máy tính định kỳ chƣa đƣợc thực hiện tốt; (v) Việc in các sổ chi tiết và sổ tổng hợp cũng nhƣ các báo cáo để lƣu trữ dữ liệu từ phần mềm dễ dàng và kịp thời; và trên thực tế, phần mềm kế toán chƣa thực hiện hạch toán tự động đối với tài khoản 37525 (Thu lãi chậm đóng bảo hiểm) khi lấy dữ liệu C83- HD từ phần mềm thu về phần mềm kế toán.
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THỊ XÃ AN NHƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH