1.2.8 .Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
2.2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM
2.2.4. Thực trạng tổ chức thực hiện chế độ sổ sách kế toán
Kết quả thu được từ công đoạn 1:
BHXH thị xã An Nhơn sử dụng thống nhất hệ thống sổ sách kế toán ban hành theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC và sổ kế toán đƣợc quy định tại
Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC và các quy định về sổ sách của BHXH Việt Nam quy định.
Đơn vị hiện đang áp dụng phần mềm kế toán do BHXH Việt Nam quy định đƣợc thiết kế theo chế độ kế toán ngành BHXH với hình thức kế toán Nhật ký- Sổ Cái. Phần mềm kế toán thiết kế các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết tƣơng đối đầy đủ và đảm bảo đúng mẫu theo quy định.
Hệ thống sổ đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Sau khi nhập số liệu vào máy, chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy tính sẽ tự phân loại, tính toán, xử lý dữ liệu và kết xuất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Cuối kỳ các sổ đƣợc in ra, kế toán kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các sổ, sau đó đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý cho hệ thống sổ sách kế toán.
Riêng đối với sổ kế toán tiền mặt, Thủ quỹ chịu trách nhiệm ghi chép sau khi nhận Phiếu thu, Phiếu chi từ bộ phận kế toán. Số liệu sổ quỹ tiền mặt đƣợc chốt vào cuối mỗi tháng. Công tác kiểm tra, đối chiếu đƣợc thực hiện không thƣờng xuyên, hầu nhƣ cuối mỗi tháng chốt số liệu mới thực hiện thao tác này.
Sổ kế toán đƣợc quản lý chặt chẽ, các viên chức kế toán ghi sổ đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian giữ và ghi sổ. Việc khóa sổ vào cuối kỳ kế toán quý, năm đƣợc thực hiện sau khi quyết toán xong giữa BHXH tỉnh và BHXH thị xã. Trƣờng hợp kiểm kê đột xuất sẽ khóa sổ ngay tại thời điểm thực hiện kiểm kê. Tại BHXH thị xã, kế toán trƣởng là ngƣời chịu trách nhiệm về việc khóa sổ, sữa chữa sổ, in sổ và lƣu trữ, bảo quản các sổ sách kế toán.
Cùng với sự trợ giúp của Trung tâm công nghệ thông tin của BHXH Việt Nam, BHXH thị xã đã sử dụng toàn bộ phần mềm cho các bộ phận trong đơn vị nhƣ: TST cho bộ phận thu, TCS cho bộ phận chính sách hay TCKT cho bộ phận kế toán... Tại BHXH thị xã, viên chức phụ trách tin học đã tổ chức kết nối mạng cho từng máy của từng bộ phận để tiện lợi cho việc kiểm
tra và quản lý. Bộ phận tin học thƣờng xuyên bảo trì, đảm bảo an toàn cho dữ liệu kế toán, các dữ liệu đƣợc lƣu tại máy tính chủ. Đến nay hệ thống mạng LAN đƣợc kết nối trong toàn đơn vị, tạo điều kiện cho viên chức toàn đơn vị nói chung và viên chức phòng kế toán nói riêng liên tục cập nhật các kiến thức tin học mới, triển khai ứng dụng các phần mềm để quản lý chặt nguồn thu, tiết kiệm nguồn chi.
Trong quá trình sử dụng, chƣơng trình TCKT từng bƣớc đã xử lý tất cả phần hành kế toán, hầu hết công việc kế toán tại BHXH thị xã đều xử lý qua chƣơng trình, công việc kế toán thực hiện ghi sổ kế toán thủ công hầu nhƣ không còn. Riêng việc theo dõi quản lý tài sản, BHXH thị xã vẫn sử dụng chƣơng trình phần mềm của Bộ Tài chính phát hành, chƣơng trình phần mền kế toán TCKT chƣa thực hiện đƣợc phần mềm theo dõi tài sản cố định.
Kết quả thu được từ công đoạn 2:
Bảng 2.6: Kết quả phản hồi ý kiến về tổ chức thực hiện sổ sách kế toán tại đơn vị
STT Nhận định Ý kiến Đồng ý Không đồng ý Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 1
Tại đơn vị, việc mở sổ, ghi sổ kế toán đƣợc thực hiện tự động bằng phần mềm kế toán do BHXH Việt Nam quy định.
6 75 2 25
2 Tại đơn vị, đơn vị có thực hiện in Sổ
Nhật ký - Sổ cái 0 0 8 100
3
Tại đơn vị, ngoài các sổ theo quy định, đơn vị có mở thêm một số loại sổ khác để đáp ứng nhu cầu quản lý
2 25 6 75
4 Tại đơn vị, mọi số liệu trên sổ kế toán
đều có chứng từ minh chứng. 8 100 0 0
5
Tại đơn vị, việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết không thực hiện vì việc ghi sổ tự động bằng phần mềm kế toán
STT Nhận định Ý kiến Đồng ý Không đồng ý Số lƣợng Tỷ lệ Số lƣợng Tỷ lệ 6 Tại đơn vị, sổ kế toán in ra có đánh số
trang, có chữ ký, đóng dấu. 8 100 0 0
7
Tại đơn vị, kế toán phụ trách nghiệp vụ có thể tự thực hiện sửa sổ kế toán khi phát hiện sai sót ngay trong tháng phát sinh, các trƣờng hợp khác phải có sự giám sát của kế toán trƣởng
6 75 2 25
8
Tại đơn vị, các trƣờng hợp sửa chữa sổ kế toán sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan cấp trên đƣợc thực hiện theo một trong hai phƣơng pháp: phƣơng pháp ghi số âm hoặc phƣơng pháp ghi bổ sung
8 100 0 0
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Từ kết quả khảo sát trên, tác giả nhận thấy: (i) Việc mở sổ, ghi sổ kế toán tại đơn vị đƣợc thực hiện tự động trên phần mềm kế toán của ngành BHXH; (ii) Số liệu trên sổ kế toán đều có chứng từ minh chứng rõ ràng; (iii) Sổ kế toán có đƣợc in ra, có đánh số trang, có chữ ký, đóng dấu; (iv) Kế toán phụ trách nghiệp vụ có đƣợc phép thực hiện sửa sổ kế toán khi phát hiện sai sót ngay trong tháng phát sinh, các trƣờng hợp khác phải có sự giám sát của kế toán trƣởng; (v) Các trƣờng hợp sửa chữa sổ kế toán sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan cấp trên đƣợc thực hiện theo một trong hai phƣơng pháp: phƣơng pháp ghi số âm hoặc phƣơng pháp ghi bổ sung. Tuy nhiên, (vi) Đơn vị không có in Sổ Nhật ký - Sổ cái để lƣu trữ, (vii) Việc mở thêm một số loại sổ khác để đáp ứng nhu cầu quản lý tại đơn vị chƣa đƣợc thực hiện tốt và (viii) Việc đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và số kế toán chi tiết không đƣợc thực hiện.