1.2.8 .Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠ
BẢO HIỂM XÃ HỘI THỊ XÃ AN NHƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Để hoàn thiện công tác tổ chức bộ máy kế toán, tác giả đề xuất BHXH thị xã An Nhơn thực hiện các giải pháp nhƣ sau:
Thứ nhất, kế toán trƣởng cần lập bảng phân công công việc cho từng viên chức trong bộ phận kế toán vào đầu mỗi năm và thực hiện cập nhật bảng
phân công công việc này khi có sự thay đổi công việc hoặc thay đổi thành viên trong bộ phận kế toán. Bảng phân công công việc còn có thể sử dụng làm căn cứ lập biên bản bàn giao công việc khi có sự thay đổi nhân sự.
Thứ hai, cần phải tổ chức luân chuyển công việc định kỳ trong bộ phận kế toán để kế toán viên làm việc một cách năng động hơn. Việc xây dựng Bộ quy định chứng từ hợp pháp, hợp lệ và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, và Bảng phân công nhiệm vụ hàng năm sẽ giúp cho kế toán viên đỡ bỡ ngỡ với công việc mới, giúp bộ phận kế toán thực hiện luân chuyển công việc định kỳ dễ dàng hơn.
Thứ ba, định kỳ bộ phận kế toán cần tổ chức những cuộc họp nội bộ để trao đối kinh nghiệm làm việc, trao đổi các quy định mới, tạo sự đoàn kết, gắn bó hơn trong bộ phận.
3.2.2. Hoàn thiện tổ chức thực hiện chứng từ kế toán
Thứ nhất, để hoàn thiện công tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán thì BHXH thị xã An Nhơn cần xây dựng bộ quy định về tiêu chuẩn chứng từ hợp pháp, hợp lệ, xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ ở các bộ phận nhằm tạo căn cứ cho kế toán viên làm việc và là căn cứ để xử lý những trƣờng hợp cố tình làm sai quy định. Tác giả đề xuất rằng bộ quy định này gồm ba phần: phần một là những quy định chung về chứng từ hợp pháp, hợp lệ; phần hai mô tả quy trình xử lý các nghiệp vụ; phần ba quy định và mô tả quy trình lƣu trữ chứng từ.
Muốn xây dựng Bộ quy định chứng từ hợp pháp, hợp lệ và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kế toán cần sự hợp tác của tất cả các nhân viên trong bộ phận kế toán, sự đầu tƣ thời gian lâu dài; vì vậy quá trình xây dụng phải đƣợc chia thành các giai đoạn và đặt mục tiêu thực hiện cho các giai đoạn.
Thứ hai, để hoàn thiện công tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, BHXH thị xã An Nhơn cần thực hiện nghiêm túc việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký theo quy định, khi có sự thay đổi của những ngƣời có liên quan
cần phải thực hiện cho đăng ký mẫu chữ ký ngay.
Thứ ba, để hoàn thiện công tác tổ chức vận dụng chế độ chứng từ kế toán, BHXH thị xã An Nhơn cần thực hiện đúng quy trình luân chuyển chúng từ mà Bộ Tài chính đã quy định gồm:
+ Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán; + Lƣu trừ, bảo quản chứng từ kế toán.
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức thực hiện hệ thống tài khoản kế toán
Để hoàn thiện công tác tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, BHXH thị xã An Nhơn cần thực hiện một số giải pháp nhƣ sau:
Thứ nhất, nâng cao tính tự giác nghiên cứu các văn bản quy định, hƣớng dẫn phƣơng pháp hạch toán của kế toán viên bằng cách thƣờng xuyên tổ chức các cuộc kiểm tra nhỏ trong bộ phận kế toán để kiểm tra sự hiểu biết của kế toán viên về phƣơng pháp hạch toán.
Thứ hai, khi xây dựng Bộ quy đinh chứng từ hợp pháp, hợp lệ và mô tả quy trình luân chuyển chứng từ kế toán, mô tả quy trình xử lý nghiệp vụ, BHXH thị xã An Nhơn có thể thực hiện thêm bƣớc hƣớng dẫn phƣơng pháp hạch toán của từng nghiệp vụ.
Thứ ba, lập bảng liệt kê danh sách các nghiệp vụ có thực hiện hạch toán tài khoản ngoài bảng để kế toán viên dễ nắm.
Thứ tư, để xích lại gần hơn với chuẩn mực kế toán công quốc tế, BHXH thị xã An Nhơn có thể đề xuất với cơ quan BHXH cấp trên nên áp dụng cơ sở kế toán dồn tích toàn bộ.
Thứ năm, để giúp các thủ trƣởng đơn vị kiểm soát tốt hơn các khoản chi hoạt động, cũng nhƣ có thể cung cấp thông tin về số tiền mà cơ quan BIIXH đã phải chi để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, đối với tài khoản 661
chi hoạt động, nên đƣợc theo dõi chi tiết cho từng hoạt động
3.2.4. Hoàn thiện tổ chức thực hiện sổ sách kế toán
Thứ nhất, về cơ bản BHXH thị xã An Nhơn đã thực hiện tốt công tác tổ chức vận dụng chế độ sổ chế toán, hạn chế duy nhất là chƣa thực hiện mở sổ Nhật ký - Số cái theo quy định. Vì đặc thù sổ này khá dài, khó khăn trong việc in ấn nên có thể tách sổ này thành hai phần: phần Nhật ký và phần sổ cái để thực hiện in sổ, đảm bảo mở đầy đủ các loại sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái mà Bộ Tài chính đã quy dịnh.
Thứ hai, để giúp đơn vị kiểm soát, quản lý việc sử dụng tài sản công của cán bộ viên chức, tác giả đề xuất mở thêm loại sổ nhƣ sau: Mẫu sổ theo dõi việc sử dụng tài sản của cán bộ công chức, mẫu bảng tổng hợp theo dõi tình hình sử dụng tài sản của cán bộ công chức; ,…
3.2.5. Hoàn thiện tổ chức thực hiện báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán
Thứ nhất, nhằm nâng cao chất lƣợng và tính minh bạch thông tin, hệ thống báo cáo tài chính tại các cơ quan BHXH nói chung và BHXH thị xã An Nhơn nói riêng tác giả đề xuất thực hiện theo hƣớng dẫn của chuẩn mực kế toán công quốc tế, bao gồm 04 báo cáo: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính.
Thứ hai, để ngƣời đọc có thể nắm đƣợc tổng quát nhất kết quả hoạt động trong năm của đơn vị và có thể so sánh kết quả hoạt động đó so với năm trƣớc và so với chỉ tiêu nhiệm vụ đƣợc giao, trong thuyết minh báo cáo tài chính cần bổ sung thêm các nội dung nhƣ sau:
+ Thuyết minh chỉ tiêu đối tƣợng hƣởng BHXH.
+ Ngƣời hƣởng lƣơng hƣu, trợ cấp BHXH hàng tháng tăng, giảm trong năm;
+ Số ngƣời hƣởng BHXH một lần;
+ Phân tích nguyên nhân tăng, giảm chỉ tiêu thu, chi so với dự toán đƣợc giao
+ Phân tích số dƣ nguồn kinh phí quản lý bộ máy còn dƣ chuyển năm sau + Thuyết minh một số tình hình và những phát sinh không bình thƣờng trong năm của đơn vị
+ Thuyết minh nguyên nhân và giải pháp xử lý khi kết quả hoạt động của đơn vị bội chi.
+ Thuyết minh nguyên nhân và giải pháp xử lý đối với các đơn vị nợ BHXH, BHYT, BHTN.
3.2.6. Hoàn thiện tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán và kiểm kê
Để hoàn thiện công tác tổ chức kiểm tra kế toán, tác giả đề xuất BHXH thị xã An Nhơn thực hiện các giải pháp sau:
Thứ nhất, đối với các nghiệp vụ chi tiền mặt, kế toán trƣởng cần phải thực hiện kiểm tra các bƣớc xử lý nghiệp vụ về chứng từ, về hạch toán... của kế toán viên ngay trƣớc khi thủ quỹ thực hiện chi tiền để ngăn chặn rủi ro sai sót chứ không phải chỉ thực hiện kiểm tra để phát hiện và sửa sai.
Thứ hai, cơ quan cấp trên nên thực hiện kiểm tra đột xuất công tác kế toán của BHXH thị xã An Nhơn ít nhất một năm một lần để bộ phận kế toán BHXH thị xã An Nhơn nêu cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện tốt hơn nữa nhiệm vụ của mình.
Ngoài ra, để hoàn thiện công tác tổ chức kiểm kê tài sản, BHXH thị xã An Nhơn cần thực hiện nghiêm túc việc thành lập tổ kiêm kê khi tiến hành kiểm kê tài sản và tổ kiểm kê phải thực hiện nhiệm vụ kiểm kê theo quy định. Để công tác kiểm kê tài sản cố định, công cụ dụng cụ hằng năm có chất lƣợng và hiệu quả, BHXH thị xã An Nhơn có thể thực hiện kiểm kê chéo. Cụ thể, mỗi huyện, thị xã trên địa bàn tỉnh Bình Định có thể lập tổ kiểm kê, tổ kiểm kê của địa phƣơng này sẽ kiểm tra chéo tài sản cố định, công cụ dụng cụ của một BHXH tại địa phƣơng khác theo sự phân công của cơ quan cấp trên nhƣ
BHXH tỉnh Bình Định.
3.2.7. Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động nghiệp vụ của ngành BHXH nói chung và BHXH thị xã An Nhơn nói riêng đã tạo sự minh bạch, rõ ràng trong quản lý điều hành và đặc biệt giúp nâng cao năng lực hiệu quả trong công tác phục vụ đáp ứng sự hài lòng của ngƣời dân, tổ chức và doanh nghiệp. Để đảm bảo thực hiện tốt công việc trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện tại, tác giả đề xuất BHXH thị xã An Nhơn cần thƣờng xuyên nâng cao trình độ công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, viên chức tại đơn vị.
Bên cạnh đó, cần chủ động đầu tƣ cơ sở vật chất, thiết bị để đáp ứng điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức công tác kế toán.
Trên cơ sở phát huy những thành tựu đạt đƣợc, tác giả đề xuất cần tăng cƣờng công tác phối hợp giữa các đơn vị để thực hiện hiệu quả hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ.
Ngoài ra, đối với công tác giám định BHYT, tiếp tục xây dựng bộ quy tắc từ việc tổng hợp thông tin của BHXH các cấp để đƣa ra các dấu hiệu, mức độ cảnh báo, từ đó, giảm thiểu tối đa các trƣờng hợp vi phạm trong lĩnh vực BHYT; tăng cƣờng quản lý, kiểm tra giám sát bằng hệ thống điện tử; thƣờng xuyên tổ chức các hội thảo, để các đơn vị giám định tại địa phƣơng bàn bạc, đƣa ra những giải pháp hiệu quả.