1.2.8 .Tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán
2.3.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.3.2.1. Những hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm nêu trên, qua quá trình phân tích thực trạng, tôi nhận thấy rằng tổ chức công tác kế toán tại BHXH thị xã An Nhơn vẫn còn tồn tại những hạn chế sau:
Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán:
Việc tổ chức bộ máy kế toán chƣa khoa học, còn chồng chéo, kiêm nhiệm do hạn chế về đội ngũ kế toán, chỉ tự giao ƣớc công việc chƣa thực hiện lập bảng phân công việc cho từng vị trí công việc, cho từng kế toán viên làm xảy ra trƣờng hợp bỏ sót công việc, hoặc khi xảy ra sai sót không biết truy cứu trách nhiệm cho ai, hoặc khi có sự thay đổi về nhân sự sẽ rất mất thời gian để hƣớng dẫn cho ngƣời mới.
Bộ phận kế toán chƣa thực hiện luân chuyển công việc định kỳ cho các kế toán viên dẫn đến trƣờng hợp một ngƣời làm ở một vị trí quá lâu sẽ có thể gây ra gian lận, hoặc gây ra tính chủ quan trong công việc. Bên cạnh đó, kế toán trƣởng vừa phụ trách quản lý điều hành bộ phận kế toán vừa phụ trách nghiệp vụ chi, kế toán viên phụ trách nghiệp vụ thu; vì vậy, khi kế toán trƣởng vắng mặt thì kế toán viên nghiệp vụ thu sẽ có trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ chi khi có phát sinh dẫn đến sự lúng túng trong thao tác, ảnh hƣởng kéo dài thời gian chờ đợi của đối tƣợng.
Kế toán của đơn vị chỉ thực hiện làm công tác kế toán tài chính đơn thuần mà chƣa chú trọng đến phân tích, ƣớc tính trên cơ sở số liệu trƣớc để tham mƣu cho lãnh đạo chỉ đạo kịp thời, hoàn thành kế hoạch đƣợc giao.
Bộ phận kế toán ít tổ chức các cuộc họp nội bộ, vì vậy giữa kế toán trƣởng và các kế toán viên, giữa các kế toán viên ít có cơ hội để trao đổi chung với nhau, cùng nhau tìm ra các giải pháp cải tiến công việc, tăng thêm sức mạnh đoàn kết trong nội bộ, mà thay vào đó chỉ có những cuộc trao đổi riêng lẻ mà thôi.
Thứ hai, về tổ chức chứng từ kế toán:
Ngoài việc thực hiện đúng theo quy định về chứng từ kế toán thì việc đơn vị còn thiết kế thêm biểu mẫu để sử dụng trong việc chi tiền cho các tổ chức, cá nhân là không đúng hƣớng dẫn biểu mẫu của Thông tƣ 102/2018/TT-BTC.
Đơn vị chƣa mở sổ đăng ký chữ ký những ngƣời có trách nhiệm theo quy định, điều này gây khó khăn cho việc quản lý, kiểm tra mẫu chữ ký mỗi
khi cần thiết.
Các chứng từ Ngân hàng, kho bạc sau khi đƣợc thu thập, kiểm tra thì kế toán nghiệp vụ thu BHXH, BHYT, BHTN cập nhật dữ liệu thủ công vào phần mềm nên dễ xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu, dẫn đến kế toán nghiệp vụ thu và bộ phận thu phải thực hiện đối chiếu tìm kiếm sai lệch, điều chỉnh gây mất thời gian, ảnh hƣởng đến tiến độ công việc nhƣ: nhập sai số tiền của các đơn vị SDLĐ đóng BHXH, BHYT, BHTN; nhập phân tách số tiền của đơn vị đóng cho nhiều khối hoặc đơn vị trực thuộc không đúng với số phải thu của bộ phận thu; quá trình nhập có khi còn nhầm số tiền nộp BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị SDLĐ này cho đơn vị SDLĐ khác do đó xảy ra sai sót trong việc in thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN của đơn vị SDLĐ trong tháng và bị tính lãi chậm nộp cho đơn vị SDLĐ.
Đại lý thu tiền BHXH, BHYT tự nguyện viết giấy nộp tiền tại Ngân hàng hoặc ghi nhầm, ghi đảo hoặc làm tròn số tiền nộp vào tài khoản thu của đơn vị nên xảy ra trƣờng hợp số tiền thu và số ngƣời không khớp nhau gây khó khăn cho kế toán phụ trách thu và cán bộ thu trong việc xác định số thu thừa, thu thiếu. Đại lý thu tiền có trƣờng hợp không viết biên lai hoặc viết không đúng biên lai thu tiền nên xảy ra trƣờng hợp bỏ sót số tiền số ngƣời gây mất quyền lợi của ngƣời lao động.
Công tác thực hiện luân chuyển chứng từ còn chƣa đúng theo quy trình quy định của Bộ Tài chính, BHXH Việt Nam đó là bộ phận kế toán hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh và ghi sổ trƣớc rồi mới trình thủ trƣởng đơn vị phê duyệt, ký chứng từ kế toán. Ngoài ra chứng từ xử lý chậm trễ tại các phòng nghiệp vụ, cá nhân còn làm cho công tác ghi sổ kế toán, xử lý thông tin và cung cấp thông tin cho điều hành quản lý lập báo cáo của đơn vị không đƣợc kịp thời.
Bộ phận Chế độ chính sách BHXH sau khi duyệt chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức chuyển dữ liệu lên máy chủ, kế toán phụ trách thu cập nhật dữ
liệu xét duyệt vào phần mềm kế toán BHXH. Tuy nhiên cũng xảy ra sai sót khi xét duyệt chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức cho đơn vị này nhƣng lại nhập nhầm mã đơn vị khác dẫn đến quyết toán sai kinh phí 2% giữ lại, kế toán chuyển tiền sai đơn vị hƣởng.
Qua phỏng vấn trực tiếp bộ phận kế toán, việc cho nợ chứng từ còn xảy ra hàng tháng, một phần vì tinh thần làm việc chƣa nghiêm túc, còn cả nể, một phần vì các hồ sơ thanh toán chế độ BHXH quy định còn rƣờm rà, phức tạp, nhiều giấy tờ hành chính. Những nguyên nhân trên làm dẫn đến tình trạng nợ chứng từ tại các bộ phận hoặc có thể bị các bộ phận bỏ quên chứng từ nếu nợ lâu.
Công tác lƣu trữ chứng từ kế toán chƣa đƣợc tốt, chƣa có địa điểm riêng dành cho việc lƣu trữ hồ sơ, chứng từ kế toán, toàn bộ đều đƣợc lƣu trữ tại phòng kế toán của đơn vị. Khi chứng từ đƣợc bổ sung thì bộ phận kế toán phải tìm kiếm thời gian phát sinh chứng từ và lục lại hồ sơ để lƣu trữ chứng từ bổ sung làm rất mất thời gian, ảnh hƣởng đến công tác tập hợp, lƣu trữ chứng từ và công tác kiểm tra kế toán.
Thứ ba, về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Theo kết quả quan sát, mặc dù có quy định, hƣớng dẫn của Bộ Tài chính, BHXH Việt Nam và các cơ quan cấp trên thông qua các Thông tƣ, các văn bản nhƣng thực tế đội ngũ kế toán của BHXH thị xã vẫn thƣờng thực hiện hạch toán theo kinh nghiệm của ngƣời đi trƣớc có thâm niên chỉ dẫn cho ngƣời đi sau, dẫn đến kế toán nghiệp vụ chủ quan ít đọc, nghiên cứu văn bản vì vậy dễ sảy ra sai sót trong việc hạch toán.
Một số tài khoản chƣa đƣợc mở chi tiết để theo dõi và quản lý cho rõ ràng, chặt chẽ và có hiệu quả, phục vụ cho yêu cầu quản lý nhƣ tài khoản 343: Thanh toán về chi các loại bảo hiểm.
Trên thực tế việc hạch toán một số tài khoản ngoài bảng không đƣợc thực hiện tự động và không đƣợc nhắc nhở bởi phần mềm nên kế toán viên dễ quên hạch toán tài khoản này.
Thứ tư, về tổ chức sổ kế toán:
Hiện tại, sổ quỹ tiền mặt đƣợc thủ quỹ theo dõi và viết tay, thực hiện đối chiếu với kế toán vào cuối mỗi tháng, việc chốt số dƣ sổ quỹ, kiểm kê tiền mặt giữa kế toán và thủ quỹ hàng ngày chƣa đƣợc thực hiện, khâu quản lý sổ còn sơ sài, chƣa đóng giấu giáp lai giữa các trang sổ, chƣa đánh số cho từng trang sổ kịp thời việc này dễ dẫn đến tình trạng gian lận.
Những mẫu sổ tài sản cố định, sổ theo dõi tài sản cố định và công cụ dụng cụ tại nơi sử dụng không có trong phần mềm kế toán, vì vậy đơn vị chƣa mở các sổ này theo chế độ kế toán đơn vị sự nghiệp. BHXH Việt Nam chƣa xem xét thiết lập, bổ sung các loại sổ này để hoàn thiện hơn trong công tác kế toán.
Hầu hết kế toán chỉ nhập phát sinh nghiệp vụ khi có chứng từ, báo cáo thực hiện hàng quý. Đến cuối kỳ kế toán, kế toán nghiệp vụ tiến hành in sổ kiểm tra, đối chiếu, có sai sót thì tìm và rà soát lại các phát sinh của toàn quý nên rất khó khăn và mất thời gian trong việc sửa chữa. Khi kết thúc kỳ kế toán, báo cáo quyết toán chậm nên thao tác khóa sổ trên máy vi tính chƣa kịp thời. Trong quá trình làm việc, kế toán viên thấy kỳ kế toán trƣớc đó hạch toán sai đã tự ý sửa trong phần mềm kế toán. Việc điều chỉnh này sau khi đã in sổ vô tình tạo ra sự chênh lệch giữa số liệu trong báo cáo và số liệu trong sổ và phải tìm kiếm hồ sơ cũ xem lại, điều chỉnh gây mất thời gian.
Thứ năm, về tổ chức chế độ báo cáo kế toán (BCTC và BCQT):
Thời gian lập, nộp báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách gửi BHXH tỉnh chậm hơn so với thời gian quy định chế độ kế toán BHXH.
Thuyết minh báo cáo tài chính còn sơ sài, chƣa đƣợc coi trọng nên chủ yếu phản ánh số dƣ tiền mặt, tiền gửi, số phải thu, phải trả, tình hình thu chi quỹ khen thƣởng phúc lợi, nộp NSNN mà chƣa đi sâu vào phân tích tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị, chƣa chỉ ra những kết quả đạt đƣợc, chƣa đạt đƣợc trong năm và vƣớng mắc trong quá trình điều hành, sử dụng kinh phí.
Thứ sáu, về tổ chức kiểm tra công tác kế toán:
Công tác tự kiểm tra của đơn vị còn một số hạn chế, hầu nhƣ chƣa tổ chức tự kiểm tra thƣờng xuyên tại đơn vị nên có thể có nhiều sai sót chƣa đƣợc phát hiện, chấn chỉnh kịp thời. Hàng quý, BHXH tỉnh có tổ chức xét duyệt quyết toán cho BHXH thị xã nhƣng chủ yếu kiểm tra, nhắc nhở, yêu cầu điều chỉnh những sai sót mà chƣa đi sâu vào phân tích chỉ ra đƣợc cái làm đƣợc, cái chƣa làm đƣợc, nguyên nhân tồn tại sai sót và biện pháp khắc phục để kế toán của đơn vị hiểu sâu hơn về chuyên môn.
Thứ bảy, về tổ chức kiểm kê tài sản:
Đơn vị có ban hành quyết định thành lập tổ kiểm kê, tuy nhiên việc kiểm kê thực hiện chƣa nghiêm túc, không theo quy trình kiểm kê, tổ kiểm kê không hoạt động, việc kiểm kê chỉ có kế toán trƣởng thực hiện và đối chiếu với sổ sách.
Thứ tám, về tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán:
Hệ thống máy tính và hệ thống mạng ở bộ phận kế toán của BHXH thị xã An Nhơn chƣa thực sự đồng bộ, cấu hình còn yếu. Phần mềm kế toán chƣa cập nhật kịp thời các nghiệp vụ phát sinh mới, nên ảnh hƣởng đến tính kịp thời và chính xác của số liệu.
2.3.2.2. Nguyên nhân của những hạn chế Thứ nhất, nguyên nhân khách quan:
Bộ Tài chính, BHXH Việt Nam và các cơ quan cấp trên đã quy định về tổ chức công tác kế toán đầy đủ, chặt chẽ, chi tiết; tuy nhiên một số quy định không còn phù hợp với tình hình thực tế hiện nay, chẳng hạn nhƣ quy định chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm tra, ký duyệt trƣớc khi định khoản, ghi sổ nhƣng phần mềm kế toán lại chƣa xây dựng đƣợc chức năng phân biệt từng bƣớc lập chứng từ, ký duyệt chứng từ, định khoản, ghi sổ...
Thứ hai, nguyên nhân chủ quan:
Mặc dù BHXH tỉnh có quyết định thành lập tổ thanh tra, kiểm tra; tuy nhiên tổ này hầu nhƣ chỉ thực hiện thanh tra kiểm tra đối với các đơn vị tham gia BHXH về tình hình đóng và thực hiện chế độ BHXH, BHYT, BHTN. Đối với kiểm tra công tác kế toán thì chỉ có kiểm tra thông qua quyết toán hàng quý, hàng năm của của BHXH cấp tỉnh, chƣa thực hiện việc kiểm tra thƣờng xuyên, đột xuất tổ chức công tác kế toán đối với BHXH cấp huyện.
Trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán chƣa đồng đều; kế toán chƣa chủ động cập nhật những văn bản liên quan đến lĩnh vực kế toán; nghiệp vụ kế toán chỉ lập đi lập lại dẫn đến sự chủ quan của thủ trƣởng đơn vị, sự thờ ơ của bộ phận kế toán trong khâu chỉ đạo và thực hiện nghiên túc các văn bản mà cấp trên đã hƣớng dẫn đối với tổ chức công tác kế toán. Chƣa quan tâm trong việc quy định quy trình luân chuyển chứng từ, chƣa coi trọng việc thƣờng xuyên kiểm tra kiểm soát kịp thời ngăn chặn những sai sót dẫn đến gian lận.
Bộ phận kế toán trong đơn vị không đổi mới phƣơng pháp làm việc, còn mang tính chất hành chính, chƣa tham mƣu cho thủ trƣởng đơn vị những phƣơng án quản lý, sử dụng nguồn tài chính một cách hợp lý và hiệu quả.
Do nguồn kinh phí còn hạn chế nên cơ sở hạ tầng chƣa đƣợc nâng cấp có kho lƣu trữ riêng để tổ chức lƣu trữ tài liệu kế toán theo đúng quy định.
Việc tổ chức tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực hiện của BHXH cấp trên nhằm điều chỉnh, khắc phục những hạn chế trong quá trình thực hiện chƣa đƣợc chú trọng.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Qua Chƣơng 2 tác giả đã khái quát chung về BHXH thị xã An Nhơn cũng nhƣ lịch sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức quản lý của BHXH của thị xã, đặc điểm cơ chế quản lý tài chính tại BHXH thị xã, thực trạng tổ chức công tác kế toán tại BHXH thị xã An Nhơn.
Xuất phát từ những nét khái quát ban đầu, qua quá trình nghiên cứu, khảo sát bộ phận Kế toán và những quan sát trong quá trình công tác thực tế của bản thân tại đơn vị, tác giả đã trình bày thực trạng các nội dung trong tổ chức kế toán tại đơn vị.
Có thể nói, tổ chức công tác kế toán tại BHXH thị xã về cơ bản phù hợp với đặc điểm hoạt động của đơn vị, đáp ứng đƣợc nhu cầu cung cấp thông tin và quản lý tài chính. Tuy nhiên, vẫn tồn tại một số nhƣợc điểm tác động tiêu cực đến công tác quản lý. Đây sẽ là cơ sở để tác giả đƣa ra những đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị ở chƣơng 3.
CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI BẢO HIỂM XÃ HỘI THỊ XÃ AN NHƠN, TỈNH BÌNH ĐỊNH