Chứng từ kế toán (bao gồm chứng từ điện tử) áp dụng cho các đơn vị BHXH đƣợc coi là hợp pháp, hợp lệ khi chứng từ đƣợc lập đúng mẫu đúng quy định. Đơn vị BHXH có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù nên công tác tổ chức về chứng từ kế toán đƣợc thực hiện theo các quy định cụ thể của điều 3, Thông tƣ số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của Bộ Tài chính hƣớng dẫn kế toán BHXH (Bộ Tài chính, 2018). Trƣờng hợp phát sinh các giao dịch chƣa có mẫu chứng từ quy định tại danh mục mẫu chứng từ trong chế độ kế toán BHXH thì áp dụng mẫu chứng từ quy định tại Thông tƣ số 107/2017/TT-BTC (Bộ Tài chính, 2017) hoặc chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật khác hoặc phải đƣợc Bộ Tài chính chấp thuận.
Về cơ bản, tổ chức thực hiện chứng từ kế toán tại cơ quan BHXH bao gồm các bƣớc sau:
Bước 1: Lập chứng từ
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ đƣợc lập cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán đƣợc lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trƣờng hợp chứng từ kế toán chƣa có mẫu thì đơn vị đƣợc tự lập chứng từ kế toán nhƣng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định tại Điều 16 của Luật Kế toán (Luật Kế toán, 2015).
viết tắt, không đƣợc tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
Ngƣời lập, ngƣời duyệt và những ngƣời khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán đƣợc lập dƣới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định tại Điều 17, khoản 1 và khoản 2 Điều 18 Luật Kế toán. Chứng từ điện tử đƣợc in ra giấy và lƣu trữ theo quy định tại Điều 41 của Luật kế toán. Trƣờng hợp không in ra giấy mà thực hiện lƣu trữ trên các phƣơng tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu đƣợc trong thời hạn lƣu trữ.
Bước 2: Ký chứng từ kế toán
Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ, chữ ký phải đƣợc ký bằng loại mực không phai, không đƣợc ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một ngƣời phải thống nhất.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do ngƣời có thẩm quyền hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chƣa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của ngƣời ký.
Chứng từ kế toán chi tiền phải do ngƣời có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trƣởng hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền ký trƣớc khi thực hiện. chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên. Các đơn vị Bảo hiểm xã hội chƣa có chức danh kế toán trƣởng thì phải cử ngƣời phụ trách kế toán để giao dịch với khách hàng, ngân hàng, chữ ký kế toán trƣởng đƣợc thay bằng chữ ký của ngƣời phụ trách kế toán của đơn vị đó. Ngƣời phụ trách kế toán phải thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trƣởng.
toán trƣởng (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng.
Các đơn vị Bảo hiểm xã hội phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trƣởng (và ngƣời đƣợc ủy quyền), Thủ trƣởng đơn vị (và ngƣời đƣợc ủy quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trƣởng đơn vị (hoặc ngƣời đƣợc ủy quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi ngƣời phải ký ba chữ ký trong sổ đăng ký.
Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị nhƣ chữ ký trên chứng từ bằng giấy.
Bước 3: Luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do các bộ phận trong đơn vị Bảo hiểm xã hội lập hoặc thu nhận từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán đơn vị. Bộ phận kế toán phải kiểm tra và sử dụng làm căn cứ ghi sổ. Cuối cùng chứng từ sẽ đƣợc lƣu trữ, bảo quản và sau khi hết thời hạn lƣu trữ theo quy định đối với từng loại chứng từ, nó sẽ đƣợc hủy.
Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ nhƣ sau:
Hình 1.2: Quy trình luận chuyển chứng từ tại cơ quan BHXH
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Tổ chức lập chứng từ kế toán
Kiểm tra, ký chứng từ kế toán
Phân loại, sắp xếp chứng từ, định khoản và ghi sổ kế toán
Trong quá trình kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...), đồng thời báo ngay bằng văn bản cho Thủ trƣởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Khái quát trình tự kiểm tra chứng từ kế toán nhƣ sau:
Hình 1.3: Quy trình trình tự kiểm tra chứng từ tại cơ quan BHXH
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Bước 4: Sử dụng, quản lý chứng từ kế toán
Tất cả các đơn vị BHXH đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán BHXH ban hành theo Thông tƣ 102/2018/TT-BTC. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị BHXH không đƣợc sửa đổi biểu mẫu, chứng từ thuộc loại bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hƣớng dẫn thì ngoài các nội dung quy định trên mẫu, đơn vị BHXH có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị. Mẫu chứng
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác
Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán
từ in sẵn phải đƣợc bảo quản cẩn thận, không đƣợc để hƣ hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải đƣợc quản lý nhƣ tiền. Đối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hƣớng dẫn, các đơn vị BHXH có thể mua hoặc tự thiết kế mẫu (đối với các chứng từ kế toán hƣớng dẫn), tự in, nhƣng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy định tại Điều 16 Luật Kế toán. Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Chứng từ kế toán phải đƣợc sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quan an toàn theo quy định của pháp luật.
(Chi tiết danh mục chứng từ kế toán đơn vị BHXH theo thông tư số 102/2018/TT-BTC xem phụ lục 2)