3.3.3.1 Triển khai đào tạo nhân lực bên trong công ty
Từ ngay khi HRI được thành lập, phòng đào tạo cũng được thành lập sau đó 1 năm và trở thành một yếu tố không thể tách rời đối với hoạt động kinh doanh của công ty.
Sau khi phòng đào tạo được thành lập, trưởng phòng đào tạo đã xây dựng cụ thể quy trình đào tạo, nội dung đào tạo, quy định đào tạo (Phụ lục 4). Kế hoạch đào tạo sẽ được trình cho ban giám đốc phê duyệt trước khi phòng đào tạo triển khai
Khi kế hoạch đào tạo được phê duyệt, ban đào tạo sẽ tiến hành các công việc tổ chức và triển khai đào tạo nhân lực như sau:
1. Báo lịch đào tạo cho nhân viên mới dưới sự hỗ trợ của team tuyển dụng khi thông báo trúng tuyển và lịch bắt đầu làm việc. Đối với nhân viên đang làm việc tại HRI sẽ được thông báo trực tiếp qua email.
2. Thông qua email, thông báo kế hoạch đào tạo và gửi tài liệu học tập đến học viên. Nội dung thông báo phải đảm bảo tối thiểu các thông tin như: lời mời, thời gian, địa điểm, đối tượng, nội dung, hình thức đào tạo; quy định đào tạo.
3. Đảm bảo các điều kiện tổ chức lớp học, bao gồm: Số lượng nhân lực quản lý và hỗ trợ lớp (1 người). Nhân lực quản lý và hỗ trợ lớp được phân công từ nhân lực của phòng đào tạo với những nhiệm vụ: Sắp xếp học viên, kiểm soát số lượng học viên tham gia lớp học; Tham gia trợ giảng, điều phối quản lý lớp học; Xử lý các tình huống phát sinh; Tổng hợp kết quả sau đào tạo…
4. Giám sát quá trình đào tạo (1 người): Nhiệm vụ của Trưởng nhóm đào tạo và chuyên viên đào tạo sẽ bao gồm: Trực tiếp tham gia đánh giá, xác định nhu cầu đào tạo; Xây dựng, thiết kế nội dung chương trình đào tạo; Kiểm soát, đánh giá chuyên môn các chương trình đào tạo; Kiểm soát, dự toán chi phí đào tạo; Đánh giá hiệu quả sau đào tạo của cán bộ nhân viên.
Về các trang thiết bị phục vụ công việc học tập: Công ty luôn chủ động chuẩn bị những trang thiết bị mới nhất cho các lớp học. Phòng học tại công ty được trang bị đầy đủ bàn ghế, máy chiếu, loa, mic, bút chỉ slide, bút viết bảng, giấy, bút, máy tính…
Đặc biệt ngoài chuẩn bị phòng học đầy đủ trang thiết bị, bộ phận đào tạo còn liên hệ bộ phận hành chính để bố trí ăn nhẹ giữa giờ, nước uống, ăn trưa cho giảng viên, học viên khi tham gia đào tạo từ 2 buổi trở lên.
Bảng 3.12: Thống kê tình hình đào tạo nhân lực tại công ty HRI giai đoạn 2019-2020
2019 2020 So sánh
Chênh lệch Tỷ lệ (%)
Đào tạo mới, đào tạo bổ sung 120 200 80 66,67
Đào tạo nâng cao 5 7 2 40
Đào tạo lại 2 3 1 50
Nguồn: Bộ phận đào tạo – Phòng Nhân sự của công ty HRI
Với biến động nhân sự lớn ở các khối công nghệ và khối tuyển dụng/headhunting, khóa đào tạo cho nhân viên mới tại HRI luôn được mở liên tục. Ngoài khóa đào tạo cho nhân viên thử việc và nhân viên chính thức, HRI còn mở những chương trình đào tạo danh riêng cho thực tập sinh để tăng khả năng chuyển đổi thành nhân viên chính thức cho công ty (Xem tại phụ lục 6). Số lượng lớp học tại HRI năm 2020 khá lớn, trung bình 16-20 khóa/tháng. Tuy nhiên số lượng cán bộ phòng đào tạo bao gồm cả giảng viên chính chỉ có 6 người, 1-2 thực tập sinh đào tạo. Đây là số lượng khá khiêm tốn với số lượng lớp học/năm của công ty. Bên cạnh giảng viên chính thức, HRI sẽ mời thêm trưởng phòng hoặc cá nhân có năng lực (đã được đào tạo đứng lớp) hỗ trợ công tác giảng dạy một số nội dung nhất định. Nhìn chung, số lượng nhân viên và giảng viên phòng đào tạo còn ít, tuy đã tạm thời đáp ứng được nhu cầu đào tạo trong nội bộ công ty nhưng chất lượng đào tạo chưa đều, nhân viên phòng đào tạo luôn có nhiều công việc cần hoàn thành. Như vậy có thể thấy các cá nhân có liên quan đến việc tổ chức đào tạo tại công ty đã làm hết những nhiệm vụ, chức năng của mình.
3.3.3.2 Triển khai đào tạo nhân lực bên ngoài công ty
giai đoạn 2019-2020
2019 2020 So sánh
Chênh lệch Tỷ lệ (%)
Quản lý cấp trung 3 2 -1 -33,33
Quản lý cấp cao 5 4 -1 -20
CBNV được cử đi đào tạo (đã được giám đốc ký duyệt)
2 3 1 50
Nguồn: Bộ phận đào tạo – Phòng Nhân sự của công ty HRI
HRI sẽ cử CBNV đi đào tạo tại các trung tâm bên ngoài, hỗ trợ 100% chi phí đào tạo. HRI luôn tin tưởng, lựa chọn công ty Đào tạo nhân lực chuyên nghiệp HSM và học viện Quản trị HRD là nơi đào tạo quản lý cấp cao của mình. Quy trình đào tạo bên ngoài thường bao gồm những bước sau đây:
(1) Các cán bộ phòng đào tạo tìm kiếm, nghiên cứu kỹ và liên hệ với các trung tâm đào tạo bên ngoài doanh nghiệp để tìm được nơi đào tạo phù hợp nhất.
(2) Sau khi tổng hợp, xem xét tất cả chi phí, nội dung đào tạo và cán bộ được cử đi đào tạo, trưởng phòng đào tạo sẽ gửi kế hoạch cho ban giám đốc xét duyệt.
(3) Tiến hành sửa đổi kế hoạch đào tạo theo chỉ thị của ban giám đốc.
(4) Sau khi được giám đốc phê duyệt, trưởng phòng đào tạo sẽ ký kết hợp đồng đào tạo với đối tác.
(5) Thông báo lịch trình đào tạo, tài liệu học tập (nếu có) thông qua Email tới CBNV được cử đi đào tạo.
(6) Giám sát đào tạo thông qua đánh giá của người được cử đi đào tạo trong quá trình học và sau khi khóa đào tạo kết thúc.
So với đào tạo nội bộ, số lượng cán bộ được cử đi đào tạo bên ngoài ít hơn. Nguyên nhân vì chi phí đào tạo bên ngoài lớn, rất khó để tìm được trung tâm đào tạo chất lượng, phù hợp với những yêu cầu và định hướng của HRI.