2.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi thường xuyên NSNN khối sự nghiệp
2.2.1. Quy trình giao dịch trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN khối sự
giáo dục tại KBNN ng Bí giai đoạn 2018 – 2020.
2.2.1. Quy trình giao dịch trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN khối sự nghiệp giáo dục tại KBNN ng Bí. nghiệp giáo dục tại KBNN ng Bí.
Thực hiện Quyết định số 138/2007/QĐ-TTg ngày 21 tháng 8 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020;Thực hiện theo Quyết định 1116/QĐ-KBNN ngày 24/11/2009 của Tổng giám đốc KBNN về việc ban hành quy trình giao dịch một cử trong kiểm sốt chi thường xuyên ngân sách nhà nước qua kho bạc nhà nước. KBNN ng Bí thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng.
Tiếp theo đó thực hiện Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng 03 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa liên thơng tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương; Quyết định số 225/QĐ-TTg ngày 04 tháng 02 năm 2016 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt kế hoạch cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2016-2020. Quyết định số 1491/QĐ- BTC ngày 30 tháng 7 năm 2015 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Kế hoạch cải cách hành chính của Bộ Tài chính giai đoạn 2016-2020 ;Từ ngày 01/10/2017, KBNN ng Bí thực hiện quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi theoQuyết định 4377/QĐ-KHNN ngày 15/9/2017 của KBNN “Quy trình nghiệp vụ thống nhất đầu mối kiểm soát các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước” được thể hiện qua sơ đồ 1.2 dưới đây:
51
Sơ đồ 1.2: Quy trình giao dịch 1cửa trong KSC thường xun tại KBNN ng Bí
(Nguồn: KBNN theo Quyết định số 4377/QĐ-KBNN ngày 15/9/2017 của Tổng
Giám đốc KBNN)
* Các bước thực hiện trong quy trình
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ kiểm soát chi KBNN
- Cán bộ kiểm soát chi tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý.
+ Đối với những khoản chi cần giải quyết ngay, những bộ hồ sơ đã đầy đủ theo quy định thì cán bộ kiểm sốt chi tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay. Trường hợp hồ sơ cịn thiếu cần phải bổ sung, hồn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Đối với những khoản chi có thời hạn giải quyết trên một ngày:
Trường hợp các khoản chi đã đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định, cán bộ KSC thực hiện tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng đồng thời ghi rõ ngày hẹn trả kết quả và giao cho khách hàng 1 liên.
52
Trường hợp các khoản chi chưa đủ hồ sơ hoặc chưa hoàn chỉnh cần phải bổ sung, cán bộ KSC thực hiện lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng trong đó nêu rõ những tài liệu đã nhận, các tài liệu cần bổ sung, hoàn chỉnh, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và giao cho khách hành 1 liên. Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh đầy đủ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu xét thấy đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Bước 2: Kiểm soát chi
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và tính chính xác của hồ sơ, chứng từ; thực hiện kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán trên chương trình TABMIS, kiểm tra mẫu dấu chữ ký cũng như các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đã đủ điều kiện chi NSNN theo đúng quy định thì thực hiện định khoản trên chứng từ toán kế toán, ký tên vào chứng từ, hạch tốn trên chương trình và chuyển tồn bộ hồ sơ cho Kế tốn trưởng (hoặc người được ủy quyền). Trong trường hợp số dư tài khoản không đủ hoặc những khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN thì cán bộ KSC lập Thơng báo từ chối thanh tốn trình lãnh đạo KBNN ký và gửi cho khách hàng giao dịch.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.
Cán bộ KSC chỉ trình Kế tốn trưởng (hoặc người được ủy quyền)những hồ sơ, chứng từ đã được kiểm soát và đảm bảo đủ điều kiện.
Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra lại, nếu thấy đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh tốn thì ký và chuyển lại hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc(hoặc người được ủy quyền). Nếu các khoản chi khơng đủ điều kiện chi NSNN, Kế tốn trưởng chuyển trả lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thơng báo từ chối thanh tốn trình lãnh đạo KBNN ký và gửi cho khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp khơng đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
53
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
+ Đối với thanh tốn bù trừ điện tử thì thanh tốn viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử, sau đó lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì rồi trình kế tốn trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ trên máy và trình giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký bảng kê.
+ Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống kho bạc nhà nước thì thanh tốn viên căn cứ vào chứng từ giấy đã được lãnh đạo phê duyệt do cán bộ KSC chuyển sang, thực hiện kiểm tra lại thơng tin trên hệ thống thanh tốn; sau đó chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Kế toán trưởng thực hiện kiểm soát và ký vào chứng từ điện tử. Trường hợp lệnh thanh tốn có giá trị cao, Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) thực hiện kiểm soát và ký chứng từ điện tử.
Trường hợp thanh tốn bằng tiền mặt thì cán bộ KSC phải đóng dấu kế tốn lên các liên chứng từ và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Cán bộ KSC lưu hồ sơ KSC theo quy định bao gồm chứng từ kế toán; dự toán NSNN được duyệt; bảng đăng ký quỹ tiền lương, tiền công;danh sách học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ hoặc hợp đồng sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu và bảng kê chứng từ thanh toán.
Cán bộ KSC cần trả lại hồ sơ, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện thanh toán xong đối với những khoản chi đã giải quyết ngay hoặc theo thời gian đã hẹn trên phiếu giao nhận đối với những khoản chi giải quyết trên 01 ngày làm việc. Riêng đối với khoản chi tiền mặt thì thực hiện theo bước 7.
54
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, thực hiện kiểm tra các nội dung trên chứng từ như yếu tố ngày, tháng, họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền; đối chiếu thông tin trên giấy với chứng minh nhân dân của người nhận tiền; kiểm tra lại số tiền bằng số và bằng chữ;
Sau đó lập bảng kê chi tiền và nhập sổ quỹ trên máy; thực hiện chi tiền cho khách hàng đồng thời yêu cầu khách hàng ký vào bảng kê chi, chứng từ chi; thủ quỹ ký đầy đủ vào chức danh “ thủ quỹ” và đóng dấu “đã chi tiền” lên bảng kê và các liên chứng từ chi rồi sau đó trả lại 01 liên chứng từ chi cho khách hàng;trả các liên chứng từ cịn lại cho kế tốn theo đường đi nội bộ.
Việc thực hiện giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên có thể thấy quy trình giao dịch một cửa đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác KSC qua KBNN đối với cả KBNN ng Bí và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ đã được cải tiến đáng kể từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả. Quy trình này ngày một nhanh gọn và thuận tiện nên đã góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong thực hiện nhiệm vụ được phân công. Các chứng từ chi được kiểm tra sơ bộ và phân loại để xử lý ngay từ đầu nên rất nhanh chóng và khách hàng sẽ không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị sử dụng NSNN giao dịch sẽ thuận lợi hơn, đảm bảo công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng ngân sách.
Cho dù như vậy nhưng khi thực hiện quy trình vẫn cịn bộc lộ một số điểm thiếu sót như thời gian giải quyết cơng việc cịn gị bó và chưa linh hoạt nên với một khối lượng công việc tương đối lớn thì một cán bộ KSC khó có thể đáp ứng được.Như các trường hợp giải quyết các khoản tạm ứng tiền mặt là không quá 01 ngày hay là những khoản chi có hồ sơ phức tạp mà nhận hồ sơ hơm nay thì phải giải quyết ngày hơm sau. Mặt khác, ngồi bộ phận một cửa trong KSC thường xuyên vẫn còn tồn tại một bộ phận một cửa trong KSC đầu tư do phịng KSC thực hiện. Điều đó có nghĩa vẫn cịn tồn tại hai cửa tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả KSC tại KBNN ng Bí, do vậy chưa thực sự thuận lợi, đơn giản cho các đơn vị giao dịch.
55
Tiếp tục thực hiện theo lộ trình Chiến lược phát triển Kho bạc Nhà nước đến năm 2020; Thực hiện nghị quyết số 18/NQ-TW của Ban chấp hành trung ương khóa XII về việc tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Theo đó, Nghị quyết đặt mục tiêu đến năm 2030 là: hoàn thành việc nghiên cứu và tổ chức thực hiện mơ hình tổ chức tổng thể của hệ thống chính trị phù hợp với yêu cầu, điều kiện cụ thể của nước ta trong giai đoạn mới; giảm biên chế; phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng cơ quan, tổ chức, khắc phục được tình trạng chồng chéo, trùng lắp hoặc bỏ sót chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ quan, tổ chức trong hệ thống chính trị; tiếp tục cụ thể hố, thể chế hố chủ trương, nghị quyết, kết luận của Đảng về đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ máy bằng các quy định của Đảng, pháp luật của Nhà nước; cơ bản hoàn thành việc sắp xếp thu gọn các đơn vị hành chính cấp huyện, xã và thơn, tổ dân phố theo tiêu chuẩn quy định,…KBNN đã tổ chức bộ máy của KBNN cấp huyện theo hướng tinh gọn giảm cấp Tổ nên khơng cịn cấp Tổ trong cơ cấu tổ chức của KBNN cấp huyện; Do đó từ tháng 6/2018 KBNN ng Bí được thực hiện quy trình quy trình thống nhất đầu mối kiểm sốt chi NSNN tại KBNN cấp Huyện khơng có tổ chức phịng theo Quyết định 2899/QĐ – KBNN ngày 15/6/2018 của KBNN.
Quy trình được thể hiện qua sơ đồ sau đây:
Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ quy trình ln chuyển kiểm sốt chi NSNNtại KBNN ng Bí
(Nguồn: KBNN theo Quyết định số 2899/QĐ-KBNN ngày 15/6/2018 của Tổng
56
* Các bước thực hiện
Bước 1: Đơn vị SDNS đến giao dịch với KBNN ng Bí gửi hồ sơ chứng từ của đơn vị thơng qua Giao dịch viên bằng hình thức chứng từ giấy.
Bước 2: Giao dịch viên kiểm soát hồ sơ chứng từ, đủ điều kiện chi hạch toán vào chương trình dự án hệ thống thơng tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (Gọi tắt là dự án Tabmis) sau đó chuyển tồn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) Kiểm tra kiểm soát thanh toán.
Bước 3: Kế toán trưởng kiểm soát chứng từ , ký chứng từ giấy và phê duyệt bút tốn trên hệ thống Tabmis và trình hồ sơ chứng từ giấy lên lãnh đạo phụ trách ký duyệt
Bước 4: Lãnh đạo phụ trách phê duyệt chứng từ sau đó chuyển trả lại chứng từ lại cho Giao dịch viên.
Bước 5: Giao dịch viên thực hiện áp thanh toán cho khách hàng, (Trường hợp nếu chi bằng tiền mặt thì chuyển chứng từ chi TM cho thủ quỹ chi tiền cho khách hàng theo đúng quy trình.
Bước 6: Giao dịch viên chạy giao diện sang chương trình thanh toán song phương điện tử với ngân hàng và hồn thiện các thơng tin, các bước tiếp theo theo thực hiện theo quy trình trên các hệ thống thanh tốn hiệnhành.
Bước 7: GDV đóng dấu “Kế tốn” lên các liên chứng từ, lưu 01 liên cùng hồ sơ thanh toán vào tập chứng từ ngày, trả lại 01 liên cho đơn vị giao dịch.
Trong hoạt động, ngành Kho bạc tiếp tục thực hiện theo lộ trình chiến lược phát triển ngành đến năm 2020, thực hiện theo Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính; Nghị định số 156/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 11 năm 2016 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 27/2007/NĐ-CP; Nghị định số 43/2011/NĐ- CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ quy định về việc cung cấp thơng tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước; Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ
57
về Chính phủ điện tử; Thơng tư số 133/2017/TT-BTC ngày 15/12/2017 của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước; Thực hiện theo kế hoạch của KBNN, từ ngày 15/3/2019 KBNN ng Bí đã chính thức triển khai thực hiện chương trình dịch vụ cơng trực tuyến cấp độ 4 đến 100% các đơn vị sử dụng ngân sách với mục tiêu cải cách thủ tục hành chính hiện đại hóa cơng tác kiểm sốt chi NSNN tạo điều kiện thuận lợi và giảm thời gian đi lại cho các đơn vị (đơn vị lập hồ sơ, chứng từ theo quy định trên Trang thông tin dịch vụ công), cung cấp các thông tin về thời gian, quá trình tiếp nhận hồ sơ, kiểm soát thanh tốn; điều đó đã góp phần tăng tính minh bạch trong việc kiểm soát hồ sơ thanh tốn của KBNN và qua đó các đơn vị biết được tình trạng và kết quả xử lý hồ sơ thanh tốn của đơn vị mình. (Riêng Đối với hồ sơ pháp lý của dự án đầu tư và các cơng trình sửa chữa, bảo trì, cải tạo, nâng cấp, mở rộng có chi phí thực hiện từ 500 triệu đồng trở lên từ nguồn kinh phí chi thường xuyên NSNN trong các lĩnh vực theo quy định của Luật NSNN và nguồn phí được để lại theo chế độ quy định để chi thường xuyên (khơng loại trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh), thì đơn vị giao dịch phải gửi KBNN bằng văn bản giấy.
Cách thức thực hiện: Gửi hồ sơ và nhận kết quả qua Trang thông tin dịch vụ công của Kho bạc Nhà nước.
Trình tự thực hiện theo 06 bước như sau:
Bước 1: Giao dịch viên tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra hồ sơ chứng từ trên chương trình DVC, in phục hồi hồ sơ chứng từ, chuyển hồ sơ chứng từ giấy và trên chương trình DVC lên trình KTT
Bước 2: Kế tốn trưởng kiểm sốt hồ sơ chứng từ giấy và trên chương trình DVC. Trình hồ sơ chứng từ giấy và hồ sơ trên DVC lên Giám đốc KBNN ký duyệt
Bước 3: Giám đốc KBNN kiểm soát phê hồ sơ chứng từ giấy và trên chương trình DVC sau đó chuyển trả chứng từ giấy lại cho Giao dịch viên.