Công ty quản lý và chỉ đạo kinh doanh các cụm khách sạn và dịch vụ chính.
Khách sạn Hải Âu
Khách sạn Hoa Phượng
Khách sạn Vạn Thông
Biệt thự Bảo Đại
Nhà hàng Biển Đông I
Cùng các dịch vụ bổ sung như: Masage, các dịch vụ thể thao (tennis, cầu lông, bóng chuyền, bể bơi…)
Để đáp ứng nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, Công ty thực hiện điều hành các bộ phận, phòng ban, khách sạn, nhà hàng, các cơ sở trong công ty theo mô hình sau.
Hình 2.1 : Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty Cổ phần du lịch Đồ Sơn
Chức năng nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban:
Hội đồng Quản trị:
Là cơ quan quản lý công ty, có thẩm quyền nhân danh Công ty để quyết định, thực hiện các nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông
Hội đồng Quản trị sẽ quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. Quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của Hội đồng Quản trị như quyết định cơ cấu tổ chức, thành lập công ty con, lập chi nhánh, các vấn đề kinh doanh hoặc giao dịch khác thuộc phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình.
Chỉ đạo, kiểm tra, giám sát toàn bộ các hoạt động kinh doanh của Tổng giám đốc Công ty.
Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Đại hội đồng Cổ đông về những hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm điều lệ Công ty, những sai phạm trong quản lý gây thiệt hại cho Công ty.
Cụm KS Hải Âu Đội sửa chữa Hội đồng quản trị Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch đầu tư Phòng kế toán tài chính KS Hoa Phượng KS Vạn Thông Biệt thự Bảo Đại Nhà hàng Biển Đông I Xưởng SXP Ban điều hành Phòng thị trường
Ban điều hành
Đứng đầu là Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về mọi hoạt động và kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Quyền hạn và nghĩa vụ:
Điều hành quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch đã được đề ra
Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty
Ban hành các quy chế, quy định của Công ty
Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Quan hệ giao dịch với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên
Đề nghị các phương án kinh doanh, phương án bố trí cơ cấu tổ chức, phương án sử dụng lợi nhuận hoặc các khoản lỗ trong kinh doanh.
Không được lạm dụng chức vụ, quyền hạn, sử dụng tài sản của Công ty để tư lợi cho bản thân.
Không được tiết lộ bí mật của Công ty trừ trường hợp được Hội đồng thành viên chấp thuận.
Trình báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh, quyết toán tài chính lên Hội đồng thành viên hàng năm.
Phòng tổ chức - hành chính
Phụ trách các vấn đề về tổ chức nhân sự và hành chính của công ty. Chức năng chịu sự lãnh đạo của Tổng giám đốc, nghiêm túc chấp hành các phương châm chiến lược nhân lực và thực hiện kế hoạch nhân lực của khách sạn, không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội của khách sạn.
Làm công tác tiền lương , quản lý hành chính, quản lý cán bộ - CVN, hồ sơ, đánh giá khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ chính sách tổ chức đào
tạo, tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban, các bộ phận trong công ty.
Phòng kế hoạch - đầu tư
Phụ trách vấn đề tham mưu cho ban điều hành về xây dựng kế hoạch kinh doanh hàng năm, xây dựng chỉ tiêu kế hoạch, cơ cấu doanh số, định mức chi phí, định mức và điều chỉnh giá một cách linh hoạt thực hiện thiết kế xây dựng cơ bản.
Mua sắm, quản lý các trang thiết bị, cơ sở vật chất của toàn công ty.Thực hiện chức năng quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty, cung cấp các điều kiện kỹ thuật cần thiết để các khách sạn hoạt động bình thường và đảm bảo chất lượng dịch vụ của khách sạn. Bộ phận này thực hiện các công việc chính sau đây: lập kế hoạch quản lý vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, đổi mới trang thiết bị dân dụng, điện tử, cấp thoát nước, cơ khí, các phương tiện và đồ dùng của toàn công ty.
Phòng kế toán - tài chính
Phụ trách các vấn đề về tài chính, kế toán của công ty Tham mưu cho giám đốc trong việc quản lý vốn
Tổ chức hạch toán kế toán phản ánh chính xác tình hình luân chuyển nguồn vốn, xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh qua từng thời kỳ hạch toán, tập hợp nguồn vốn kịp thời để sản xuất và tăng cường nguồn vốn có hiệu quả.
Cung cấp số liệu, tài liệu cho việc điều hành sản xuất kinh doanh của công ty, phân tích hoạt động kinh tế tài chính, kịp thời trong việc lập và theo dõi tình hình sản xuất của công ty, lập báo cáo kế toán thống kê thông tin
Phòng thị trường
Phụ trách vấn đề quan hệ khách hàng, nhận đặt phòng, bán phòng.
Huy động mọi nguồn khách về với Công ty. Cung cấp đầy đủ các thông tin về tất cả các dịch vụ trong hệ thống khách sạn, nhà hàng, phòng họp hội nghị, hội thảo và các dịch vụ khác đến với khách hàng.Ký kết các hợp đồng
phục vụ khách với quy mô lớn, nhỏ. Tiếp nhận và điều phối khách cho các cơ sở trong toàn Công ty. Tổ chức, vận chuyển, hướng dẫn các tour tham quan du lịch trong và ngoài nước.
Xưởng SXP: Giặt là đồ dùng cho toàn công ty.
Đội sửa chữa: sửa chữa bảo dưỡng toàn bộ trang thiết bị của công ty. Quản lý chăm sóc khuôn viên cho toàn công ty.
Nhận xét: Công ty CP du lịch Đồ Sơn được tổ chức theo mô hình hỗn hợp trực tuyến chức năng. Với mô hình này Tổng giám đốc công ty sẽ được sự giúp sức của các trưởng phòng, giám đốc phòng ban để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. Chính vì vậy việc điều hành hỗ trợ lao động cho nhau giữa các khách sạn với khách sạn, giữa các khách sạn với nhà hàng, giữa các bộ phận trong một đơn vị, cơ sở trong mùa cao điểm, các đợt đông khách được đảm bảo nhịp nhàng kịp thời và hiệu quả.Tuy nhiên, Tổng giám đốc vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt và toàn quyền quyết định trong phạm vi doanh nghiệp.
2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức quản lý của khách sạn
Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức quản lý của khách sạn Hải Âu
Cơ cấu quản lý này áp dụng chung cho các khách sạn Hoa Phượng, Vạn Thông…..do công ty quản lý:
Giám đốc
Phó giám đốc
Tổ lễ tân Tổ buồng phòng
Tổ bảo vệ Tổ bar Sửa chữa,
máy nổ
- Giám đốc khách sạn: là người có quyền quyết định và chịu trách nhiệm chung đối với mọi hoạt động kinh doanh của khách sạn.
- Phó giám đốc: quản lý các bộ phận dưới quyền, nắm bắt tình hình kịp thời báo cáo giám đốc và cùng giám đốc xử lý công việc, giúp cho các bộ phận thực hiện theo đúng những mục đích, mục tiêu đã đề ra.
- Lễ tân: Chịu trách nhiệm đến tất cả các vấn đề liên quan đến việc thuê phòng và đáp ứng một cách tốt nhất mọi yêu cầu của khách từ khi khách đến cho đến khi khách rời khách sạn. Tổ chức sắp xếp các công việc và cung cấp cho khách các thông tin cần thiết trong thời gian họ ở khách sạn. Hàng ngày lên sơ đồ báo các tình trạng phòng ngủ nộp cho phòng kế toán.
- Buồng, phòng: Theo dõi tình hình buồng phòng của khách sạn như các trang thiết bị và làm vệ sinh phòng hàng ngày theo quy định của khách sạn. - Bảo vệ: bảo đảm tình hình an ninh trật tự, an ninh hộ khẩu trong khách sạn 24/24 h. theo dõi kiểm tra các quy định mà khách sạn đề ra.
- Tổ Bar: quản lý và phục vụ khách tại các hội trường của khách sạn. Quản lý đồ uống của toàn khách sạn.
- Tổ sửa chữa: theo dõi sửa chữa và thay thế kịp thời các trang thiết bị hư hỏng để đảm bảo mọi thứ hoạt động trong tình trạng tốt nhất.
- Tổ vệ sinh: đảm bảo vệ sinh sạch sẽ trong khách sạn như các trang thiết bị và vệ sinh trong phòng.