chiến lược kinh doanh tổng thể
Để thực hiện được mục tiêu này, doanh nghiệp cần có nhân sự có năng lực chuyên môn tốt về công nghệ thông tin, đồng thời cũng hiểu biết về kinh doanh để hoạch định được kế hoạch phù hợp, đồng thời cũng cần có quyền lực vị trí để bảo vệ kế hoạch và đảm bảo việc thực hiện. Vì vậy, tác giả đề xuất xây dựng vị trí lãnh đạo phụ trách công nghệ thông tin, chuyển đổi số cho toàn tổ chức, chịu trách nhiệm triển khai các hoạt động khai thác, đầu tư các công nghệ mới phục vụ hoạt động kinh doanh, kết nối và nâng cao năng lực công nghệ thông tin của nguồn nhân lực trong công ty. Một số công ty đã có chức danh này, tuy nhiên với những công ty chưa có vị trí này cần phải xây dựng và đưa vào cơ cấu tổ chức chính thống. Việc tạo ra một vị trí lãnh đạo cho riêng mảng phát triển công nghệ thông tin cho thấy một sự chú trọng nghiêm túc và có đầu tư của công ty, đồng thời người lãnh đạo sẽ có tiếng nói trong ban lãnh đạo và không xảy ra mâu thuẫn lợi ích hay công việc chồng chéo nếu chỉ kiêm nhiệm hoặc không có phân công công việc cụ thể. Bản mô tả công việc của vị trí này cần được xây dựng và phê duyệt ở cấp tập đoàn, với nhiệm vụ vụ thể, thách thức cũng như yêu cầu về năng lực rõ ràng, có tiềm năng.
6.2 Nhóm giải pháp để doanh nghiệp cải thiện cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin thông tin
Cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin chú trọng đến yếu tố sẵn có của các công cụ, dịch vụ công nghệ thông tin đang được triển khai trong doanh nghiệp, từ những
yếu tố nhỏ, phục vụ cho cá nhân như máy tính cấu hình cao, máy in,... đến những hệ thống công nghệ phức tạp như kiến trúc quản lý dữ liệu, và cả những dịch vụ từ bên thứ ba đang cung cấp cho công ty. Các yếu tố này giúp đảm bảo cho hoạt động hiện tại và là nền tảng cho sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Theo kết quả nghiên cứu từ chương 4, trong phân tích CFA, do biến quan sát ITI5 có trọng số chuẩn hóa đối với biến ITI lớn nhất, luận văn đề xuất công ty tập trung nguồn lực để cải thiện việc đảm bảo đầy đủ hệ thống cơ sở hạ tầng để vận hành (VD: máy chủ, bộ xử lý hiệu năng lớn, màn hình theo dõi hiệu suất hệ thống,…), theo sau là (ITI): Sử dụng các dịch vụ & kiến trúc quản lý dữ liệu (VD: cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ dữ liệu, khả năng truy cập, tiếp cận và chia sẻ dữ liệu từ xa,…), sau đó lần lượt là các giải pháp
xuất phát từ biến ITI4, ITI3 và ITI2. Chi tiết các đề xuất như sau:
- (ITI5) Đảm bảo đầy đủ hệ thống cơ sở hạ tầng để vận hành (VD: máy chủ, bộ xử lý hiệu năng lớn, màn hình theo dõi hiệu suất hệ thống,…)
Trong bối cảnh hiện nay, khi mọi thứ đều được, số hóa, kết nối, chia sẻ thì vai trò của các hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ cho việc vận hành như máy chủ, bộ xử lý hiệu năng cao là vô cùng cần thiết. Có rất nhiều ví dụ thực tế giúp chúng ta hiểu hơn về vai trò quan trọng của thiết bị này, chẳng hạn như khi chúng ta sử dụng Facebook, mỗi hành động lướt xuống để đọc tin mới tưởng chừng như rất đơn giản, nhưng đã bao gồm rất nhiều thao tác ngầm mà chúng ta không thấy được, như là: thiết bị của chúng ta nhận yêu cầu từ ngón tay và gửi yêu cầu đó lên máy chủ, máy chủ thực hiện hàng triệu phép tính toán, nạp và truy xuất dữ liệu để tìm ra và trả về nội dung phù hợp nhất, được cá nhân hóa theo từng người để đảm bảo chúng ta sẽ yêu thích. Và hãy tưởng tượng có hàng tỷ người dùng như chúng ta, đều đòi hỏi tất cả thao tác đó phải được thực hiện trong vài mili giây! Điều tương tự như vậy cũng xảy ra đối với các phần mềm, hệ thống trong doanh nghiệp. Không chỉ với các doanh nghiệp làm phần mềm, sản phẩm hay viễn thông, hầu hết mọi doanh nghiệp cũng đều cần các thiết bị giúp xử lý nhanh, ổn định cao trong các phần mềm nội bộ như hệ thống kế toán, quản lý nhân sự, dây chuyền, rô bốt phục vụ sản xuất,... Để đảm bảo
hoạt động doanh nghiệp duy trì được tính ổn định cao, luận văn đề xuất doanh nghiệp dành nguồn lực để tự đầu tư vào phần cứng đối với các dịch vụ cốt lõi, yêu cầu tính ổn định và duy trì cao. Việc tự làm chủ phần cứng giúp doanh nghiệp chủ động trong việc bảo trì, nâng cấp nhằm tránh sự cố, đồng thời cũng tiếp cận và xử lý sự cố một cách nhanh chóng hơn. Đối với các dịch vụ đang phát triển nóng gấp, có sự tăng trưởng liên tục, doanh nghiệp cần kết hợp việc sở hữu những phần cứng cho các công nghệ lõi quan trọng nhất, đồng thời thuê ngoài các dịch vụ như cloud, CDN,... để đảm bảo cho việc triển khai, nâng cấp nóng gấp, nhưng vẫn duy trì ổn định những yếu tố quan trọng nhất. Đối với các dịch vụ không quá quan trọng, nhu cầu sử dụng không cao, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê ngoài toàn bộ dịch vụ để cắt giảm chi phí, hạn chế rủi ro thừa thiết bị khi dịch vụ dừng được đầu tư. Bên cạnh việc sở hữu hạ tầng tốt, doanh nghiệp cũng cần đầu tư cho các công cụ vận hành, giúp họ tối ưu hạ tầng phần cứng. Bộ phận công nghệ thông tin cần xây dựng các hệ thống theo dõi và cảnh báo kịp thời, lắp đặt các thiết bị như màn hình theo dõi hiệu suất hệ thống theo giời gian thực để kịp thời phát hiện và xử lý sự cố, đồng thời cũng quản lý được số liệu thống kê, nhằm dễ dàng hơn trong việc ra quyết định đầu tư mở rộng hay thu hẹp hạ tầng.
- (ITI1) Sử dụng các dịch vụ & kiến trúc quản lý dữ liệu (VD: cơ sở dữ liệu, kho lưu trữ dữ liệu, khả năng truy cập, tiếp cận và chia sẻ dữ liệu từ xa,…)
Các dịch vụ va kiến trúc quản lý dữ liệu giúp doanh nghiệp hệ thống hóa toàn bộ dữ liệu của công ty, đảm bảo các dữ liệu khai thác được trong quá trình hoạt động kinh doanh của công ty được lưu trữ an toàn và đầy đủ. Ngoài ra, công ty có thể sử dụng các nền tảng điện toán đám mây để đồng bộ dữ liệu, tăng khả năng lưu trữ, tiếp cận và chia sẻ dữ liệu từ xa. Đối với nhân viên, công ty cũng nên đầu tư các công cụ giúp chia sẻ dữ liệu như Office 365, Onedrive,... không phải lo ngại về hệ thống mạng nội bộ và lưu trữ trên internet. Sử dụng môi trường dữ liệu đám mây để làm việc sẽ giảm thiểu công việc duy trì hệ thống nội bộ với dữ liệu lớn, đồng thời xóa bỏ được rào cản về
thiết bị làm việc. Mỗi khi nâng cấp thiết bị cho cán bộ nhân viên sẽ không cần lo ngại về việc chuyển đổi dữ liệu giữa các thiết bị, tránh mất thời gian thao tác, bên cạnh đó, làm việc với dữ liệu trực tuyến sẽ giúp giữ dữ liệu được lưu ở thời gian thực, tránh việc mất dữ liệu nếu làm trên ổ cứng nội bộ mà mất điện, chưa lưu. Tuy nhiên, công ty cũng cần ký cam kết thỏa thuận về vấn đề bảo mật với các đối tác nhằm đảm bảo dữ liệu được bảo mật tuyệt đối, trách vấn đề ăn cắp dữ liệu có thể xảy ra.
- (ITI4) Sử dụng nhiều dịch vụ và ứng dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ cho công việc (VD: các phần mềm ERP (quản lý công việc, thông tin nhân sự,...), các mô-đun/thư viện có thể tái sử dụng, các công nghệ có thể tích hợp vào sản phẩm,…)
Cân nhắc đầu tư để sử dụng phần mềm phục vụ quản trị nhân sự, quản trị tài chính và quản trị khách hàng. Với tiềm lực của công ty hiện tại, có thể xúc tiến việc tự phát triển để xây dựng các module phù hợp với thực trạng công ty, hoặc thuê các công ty bên ngoài xây dựng. Nếu tự phát triển thì chi phí có thể thấp hơn, tính đặc thù cao hơn tuy nhiên nếu không có bộ phận chuyên trách và chuyên xây dựng phần mềm thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình kiểm thử, bảo trì, cập nhật sau này. Nếu thuê ngoài thì thủ tục phức tạp hơn, chi phí cao hơn tuy nhiên dịch vụ chăm sóc và quản lý khách hàng sẽ được thực hiện chuyên nghiệp hơn và công ty không cần phải lo ngại về hoạt động bảo trì, sửa chữa các lỗi phần mềm nếu có trong quá trình sử dụng. Các phần mềm quản trị nhân sự, quản trị tài chính có thể tích hợp và có sự liên kết với nhau nhằm mục tiêu quản trị nội bộ tốt hơn, thắt chặt quản lý chi phí để nâng cao lợi nhuận. Ngoài ra, công ty cũng nên dành nguồn lực để phát triển hoặc mua lại các thư viện, mô-đun hay các công nghệ có nhiều ngữ cảnh sử dụng, dễ dàng tích hợp vào các sản phẩm khác nhau để thuận tiện trong việc phát triển sản phẩm.
- (ITI3) Công ty của tôi đáp ứng tốt cơ sở vật chất về CNTT để giúp nhân viên hoàn thành công việc (VD: bộ máy tính cấu hình tốt, các thiết bị chuyên dụng: ổ cứng, bàn vẽ,...)
Đầu tư các thiết bị kỹ thuật cho cán bộ nhân viên với cấu hình mạnh, đầy đủ công cụ chuyên dụng phục vụ thực hiện công việc hiệu quả là yếu tố cần thiết với mọi doanh nghiệp. Để tối ưu hóa chi phí và mục đích sử dụng, thay vì mua sắm các thiết bị máy đồng bộ thì bộ phận công nghệ thông tin có thể mua linh kiện và xây dựng cấu hình để giảm chi phí và xây dựng cấu hình phù hợp với từng nhu cầu sử dụng. Đối với các thiết bị chuyên dụng như bàn vẽ, camera,... công ty cần quy hoạch theo vị trí công việc để đảm bảo cung cấp đủ thiết bị cho đúng nhân sự cần dùng. Các thiết bị nhiều nhân sự có nhu cầu sử dụng nhưng không liên tục như ổ cứng, usb... có thể được cung cấp dưới dạng dùng chung, do bộ phận công nghệ thông tin hoặc quản lý tài sản quản lý để đảm bảo được sử dụng đúng mục đích.
- (ITI2) Đáp ứng tốt về các dịch vụ mạng để thực hiện công việc (VD: kết nối ổn định, tốc độ tốt, đầy đủ các mạng LAN, WAN,…)
Để thực hiện được công việc này, công ty cần thường xuyên bảo trì đường truyền mạng để đảm bảo kết nối ổn định với tốc độ cao, hệ thống cáp được trang bị tốt đáp ứng nhu cầu làm việc của toàn bộ nhân viên. Đây là nhiệm vụ cần thiết và cần được thực hiện định kỳ, nghiêm túc nhằm đảm bảo cơ sở hạ tầng cho hoạt động thường ngày. Ngoài ra, công ty cũng nên đầu tư nâng cấp băng thông và các hệ thống, có thể thuê các đơn vị tư vấn lắp đặt hệ thống đường truyền, thiết bị mạng,... có khả năng tính toán độ phủ, đường dẫn phù hợp với đặc điểm văn phòng để đảm bảo tín hiệu đường truyền ổn định, nhanh. Bên cạnh đó, công ty cũng cần chuẩn bị các mạng nội bộ, thiết lập proxy để phòng tránh những rủi ro mất an toàn thông tin, đồng thời cung cấp các đường mạng mở hoàn toàn, được thiết kế tách biệt với hệ thống để đáp ứng được nhu cầu làm việc của một số bộ phận đặc thù, nhưng vẫn đảm bảo an toàn thông tin cho công ty.
6.3 Nhóm giải pháp để doanh nghiệp chủ động cập nhật xu hướng công nghệ thông tin
Khác với hai yếu tố kể trên – phần nào xem xét yếu tố công nghệ thông tin ở mức hiện tại hoặc tương lai ở tầm ngắn và trung hạn, yếu tố Chủ động cập nhật xu hướng công nghệ thông tin tiếp cận tới khía cạnh dài hạn, khi công nghệ thông tin dường như trở thành một văn hóa, một sự đảm bảo chắc chắn, một điều không thể thiếu của doanh nghiệp. Từ kết quả nghiên cứu trong chương 4, trong phân tích CFA, do biến quan sát ITP3 có trọng số chuẩn hóa đối với biến ITP lớn nhất, tác giả đề xuất công ty tập trung nguồn lực để cải thiện việc Xây dựng văn hóa khuyến khích việc
vận dụng công nghệ thông tin như một cách thức mới để hoàn thành công việc, theo
sau là (ITP4) không ngừng tìm kiếm cách thức, cách làm mới để nâng cao hiệu quả
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc, sau đó lần lượt là các giải pháp
xuất phát từ biến ITP1 và ITP2. Chi tiết các đề xuất như sau:
- (ITP3) Xây dựng văn hóa khuyến khích việc vận dụng công nghệ thông tin như một cách thức mới để hoàn thành công việc
Văn hóa là yếu tố rất quan trọng, quyết định sự thành công trong dài hạn của tổ chức. Để xây dựng văn hóa khuyến khích việc vận dụng công nghệ thông tin, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc khi sáng kiến công nghệ thông tin cho toàn bộ nhân viên công ty, trong đó khuyến khích các sáng kiến ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động hàng ngày nhằm nâng cao năng suất, giảm thiểu làm việc thủ công và gia tăng hiệu quả quản trị hoạt động. Nếu công cuộc cải tiến công nghệ thông tin chỉ đến từ ban lãnh đạo công ty thì sẽ không nhận được sự ủng hộ từ phía toàn thể cán bộ nhân viên. Trong khi đó, cá nhân nhân viên khi làm công việc của họ sẽ là những người hiểu nhất công việc cùng những khó khăn trong công việc gặp phải. Nếu là những nhân viên có trình độ công nghệ thông tin nhất định cùng sự sáng tạo, họ sẽ có những đề xuất sáng kiến vừa độc đáo, vừa thiết thực để ứng dụng trong công việc. Chính vì thế ,cuộc thi sáng kiến công nghệ vừa thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo đến ý
kiến đóng góp của nhân viên, vừa tận dụng được trí tuệ của nhân viên và phát hiện được những nhân tài triển vọng.
- (ITP4) Không ngừng tìm kiếm cách thức, cách làm mới để nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc
Để thực hiện được mục tiêu này, công ty cần tăng cường truyền thông về tổ chức số, và tầm quan trọng của công nghệ thông tin tới toàn thể cán bộ nhân viên, thay đổi quy trình quản lý thực hiện công việc theo hướng đảm bảo kết quả đạt được, không quá chú trọng phương pháp và khuyến khích nhân viên chủ động vận dụng công nghệ thông tin như một công cụ đắc lực để hoàn thành công việc. Công ty nên tổ chức các buổi truyền thông theo quý, trong đó trình bày những kết quả kinh doanh đạt được trong quý vừa qua, cũng như tích cực truyền thông về tầm quan trọng của công nghệ thông tin và chuyển đổi số đến kết quả kinh doanh này. Trong quy trình quản lý thực hiện công việc sẽ chú trọng vào kết quả làm việc, những thành tựu nhân viên đạt được và triển vọng trong kế hoạch làm việc sắp tới, chứ không đi sâu vào phương pháp làm việc. Quản lý trực tiếp có thể sử dụng ma trận huấn luyện nhằm có hướng tiếp cận phù hợp với mỗi nhân viên trong các hoàn cảnh khác nhau, tuy nhiên tất cả chỉ mang tính định hướng và khuyến khích nhân viên nâng cao năng suất lao động thông qua ứng dụng linh hoạt công nghệ.
- (ITP1) Liên tục cập nhật các công nghệ, sáng kiến công nghệ thông tin mới
Công nghệ thông tin là lĩnh vực có sự thay đổi rất nhanh chóng. Các công nghệ, xu hướng mới thường xuyên được phát minh và tạo ra, mang đến tính ứng dụng cao cho doanh nghiệp. Để liên tục cập nhật các công nghệ, sáng kiến mới, ban lãnh đạo cần cử người tham gia các hội thảo khoa học, hội thảo công