dự thầu, bóc tách khối lượng công việc để có sự linh hoạt trong giá dự thầu.
- Áp dụng công nghệ hiện đại vào quản lý, ứng dụng công nghệ mới trang thiết bị kĩ thuật tiên tiến giúp nâng cao hiệu quả làm viêc và nâng cao năng suất lao động.
3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động dự thầu cung cấp vật tư dịch vụ tại Công ty CP XDDD và thương mại Bắc Việt. cung cấp vật tư dịch vụ tại Công ty CP XDDD và thương mại Bắc Việt.
3.2.1. Hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu và nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu. hồ sơ dự thầu.
Công tác lập hồ sơ dự thầu là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tham gia dự thầu của Công ty. Nó ảnh hưởng đến năng lực cạnh t ranh cũng như khả năng trúng thầu của Công ty. Hồ sơ dự thầu là căn cứ quan trọng để chủ đầu tư quyết định nhà thầu nào sẽ được lựa chọn. Đó là phương tiện có thể nói là duy nhất đưa thông tin ban đầu và cơ bản nhất về nhà thầu tới chủ đầu tư,giúp cho bên mời thầu và chủ đầu tư đánh giá năng lực và lựa
chọn nhà thầu phù hợp với yêu cầu của họ. Trong mỗi hồ sơ dự thầu đều nêu rõ những ưu điểm và khả năng của mình để tạo dựng niềm tin, chứng tỏ năng lực với bên mời thầu để có thể là đơn vị được lựa chọn ký kết hợp đồng. Do công ty mới tham gia vào hoạt động dự thầu chưa lâu nên còn rất nhiều điều thiếu sót và còn mắc khá nhiều lỗi, điều này làm cho Công ty đánh mất nhiều cơ hội kinh doanh đáng có. Vì vậy Công ty cần không ngừng hoàn thiện công tác lập hồ sơ dự thầu thông qua việc thực hiện tốt tất các khâu của công tác lập hồ sơ dự thầu. Con người là yếu tố quyết định việc lập hồ sơ dự thầu như thế nào với nội dung chất lượng ra sao. Để nâng cao chất lượng của một bộ hồ sơ dự thầu, Công ty cần quan tâm đến đội ngũ lao động đảm nhiệm công việc này, cần lựa chọn những con người có trình độ, kinh nghiệm trong lập hồ sơ dự thầu.
- Đầu tiên, Công ty cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường và thu thập thông tin phục vụ cho công tác lập hồ sơ dự thầu. Hiện nay Côn g ty vẫn chưa có bộ phận chuyên trách thực hiện công tác này nên Công ty cân lập ra phòng ban chuyên trách có trình độ chuyên môn, được đào tạo bài bản để thực hiện công việc nay và phối hợp với các bộ phận phòng ban khác như phòng kế toán tài chính, phòng kế hoạch, …để có thể lập hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác nhất. Các phòng ban liên quan cần có sự phối hợp chặt chẽ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc tạo nên sự thống nhất, phối h ợp ăn ý giữa các phòng ban nhằm nâng cao chất lượng hồ sơ dự thầu. Những t hông tin cần thu thập đó là những thông tin về các dự án, các gói thầu dựa trên các thông tin quảng cáo trên các phương tiện truyền thông hoặc từ các nguồn thông tin khác; cần tìm kiếm thông tin về chủ đầu tư, bên mời thầu, thông tin về đối thủ cạnh tranh và tất cả những quy định có liên quan….
- Bên cạnh đó Công ty cần xây dựng chiến lược cạnh tranh hợp lý nhằm giúp Công ty tập trung nguồn lực một cách có hiệu quả vào các mục tiêu đã đề ra. Và mỗi mục tiêu đề ra bao giờ cũng có một chiến lược phù hợp
nhưng dù có đưa ra chiến lược nào thì Công ty cũng cần tính toán, so sánh giữa lợi ích đem lại và chi phí bỏ ra để đưa ra quyết định có tiến hành lập hồ sơ dự thầu hay không. Khi đã quyết định tham gia thì Công ty cần chọn ra chiến lược có hiệu quả nhất, đem lại lợi ích lớn nhất và phù hợp nhất với tình hình của công ty tại thời điểm đó.
- Đặc biệt việc xác định giá bỏ thầu hợp lý là công việc vô cùng quan trọng trong công tác lập hồ sơ dự thầu. Công ty cần tính toán kỹ và phối hợp với các phòng ban khác để có thể xác định chính xác chi phí phải bỏ ra , dự đoán chi phí phát sinh, từ đó đưa ra giá bỏ thầu hợp lý, có khả năng cạnh tranh với các nhà thầu khác mà vẫn đáp ứng được những yêu cầu của bên mời thầu. Giá dự thầu cần phải được xác định một cách linh hoạt v à có tính đến sự biến động thất thường của thị trường. Cần phải đưa ra mức giá hợp lý không quá sao so với giá của bên mời thầu và so với đối thủ cạnh tranh, cũng không nên đua giá quá thấp làm ảnh hưởng đến lợi ích của Công ty. Tâm lý người tiêu dùng kho mua hàng bao giờ cũng muốn mua những hàng hóa đạt chất lượng và với giá thấp nhất có thể. Các chủ đầu tư kho mua các công trình thông qua đấu thầu cũng đặc biệt quan tâm tới tiến độ, chất lượng và giá cả công trình. Do đó khi chấm điểm cho một nhà thầu thì chỉ tiêu giá công trình được chấm với số điểm cao. Một công trình đảm bảo về chất lượng và tiến độ nhưng có mức giá bỏ thầu cao sẽ không mang lại hiệu quả kinh tế cho chủ đầu tư, vì thế nó sẽ không được chủ đầu tư chấp nhận mua và hồ sơ dự thầu sẽ bị loại ngay khi mở thầu. Bởi vậy nhà thầu nào đưa ra được giá dự thầu hợp lý đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư thì khả năng thắng thầu là cao.
- Ngoài ra hồ sơ dự thầu cần phải thể hiện rõ năng lực của nhà thầu, nêu bật lên những ưu điểm của Công ty so với các nhà thầu khác. Năng lực của nhà thầu thể hiện thông qua khả năng về tài chính, kỹ thuật, công nghệ và kinh nghiệm trong công tác thực hiện thầu. Lập hồ sơ dự thầu tốt sẽ là
yếu tố đảm bảo cho sự thành công và phát triển của Công ty, nó là cơ sở để mang lại những hợp đông cho Công ty và tạo ra việc làm cho người lao động, đem lại lợi nhuận cho Công ty, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty.
3.2.2. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tham gia công tác dự thầu.
Trong bất cứ hoạt động sản xuất kinh doanh nào thì con người luôn là yếu tố không thể thiếu, là nhân tố quan trọng nhất trong sự thành công và phát triển của Công ty. Có thể nói, năng lực của cán bộ tham gia vào công tác dự thầu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hồ sơ dự thầu, từ đ ó ảnh hưởng đến khả năng thắng thầu của Công ty. Chính vì thế để mở rộng và phát triển doanh nghiệp nâng cao khả năng cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng Công ty cần có chiến lược thích hợp để phát triển nguồn nhân lực, xây dựng được một đội ngũ cán bộ giỏi về chuyên môn nghiệp vụ và nhạy bén với thị trường đặc biệt là đội ngũ nhân viên phụ trách việc lập hồ sơ dự thầu vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thắng thầu của Công ty. Muốn làm được điều đó cần có sự đầu tư thích đáng vào đội ngũ nhân lực nói chung và đội ngũ chuyên về hoạt động dự thầu nói riêng về cả mặt vật chất tinh thần, có các chính sách khuyến khích động viên, khen thưởng đối với những người hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ, ngược lại sẽ có chế độ kỷ luật thích đáng. Một số biện pháp áp dụng:
- Chính sách tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Công ty cần thực hiện tốt công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực, có kế hoạch tuyển dụng nhân viên cho từng thời kỳ. Muốn thực hiện tốt công tác này Công ty cần phải tiến hành đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện có của Công ty dựa trên các yếu tố như cơ cấu, số lượng, trình độ, kinh nghiệm và khả năng hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên từ đó tìm ra điểm mạnh điểm yếu cũng như những khó khăn và thuận lợi về nguồn nhân lực
của Công ty. Tiến hành dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực mà công ty sẽ cần đến trong tương lai và dựa trên nguồn nhân lực hiện có để lên kế hoạch tuyển dụng.
Tuyển dụng những nhân viên được đào tạo chính quy và đạo tạo lại một số cán bộ, nhân viên kinh doanh đang hoạt động trong công tác đấu thầu cho phù hợp với thực tiễn. Đối với nhân viên mới được tuyển dụng, mặc dù có kiến thức bài bản nhưng chưa có kinh nghiệm thực tiễn đòi hỏi công ty cần cho họ thường xuyên tiếp xúc với các hợp đồng dự thầu để tìm hiểu trau dồi kiến thức thực tế, nâng cao kinh nghiệm. Có thể đào tạo nhân viên mới theo hai kiểu: thứ nhất là đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc, hình thức này chủ yếu áp dụng với những công nhân kỹ thuật vì đây là hình thức dạy kĩ năng thực hiện công việc theo quá trình chỉ dẫn một cách tỉ mỉ từng bước một. Thứ hai là đào tạo theo kiểu học nghề, phương pháp này được sử dụng đối với những lao động mới được chuyển vào công ty còn chưa quen việc và họ sẽ được chỉ dạy tận tình từ những người có kinh nghiệm đi trước.
Đối với những cán bộ khác thì không ngừng bồi dưỡng, đào tạo lại, nâng cao trình độ hiểu biết, kiến thức mới về hoạt động đấu thầu nhằm bắt kịp với xu thế của thị trường. Có thể cử cán bộ đi tham gia các lớp bồi dưỡng về kinh tế, tài chính, luật pháp, các khóa học về nghiệp vụ chuyên môn … và tạo cho họ điều kiện về thời gian cũng như học phí. Công ty cũng có thể tự mở lớp đào tạo nếu có đủ điều kiện để nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ đấu thầu, giúp hiểu thêm về quy luật, quy chế đấu thầu…Ngoài ra Công ty có thể mời chuyên gia về nói truyện trao đổi thông tin và kinh nghiệm về lĩnh vực đấu thầu như lập giá bỏ thầu, phân tích, phán đoán tình hình….để có thể thực hiện các hợp đồng một cách tốt nhất và có hiệu quả nhất. Đào tạo phải được diễn ra thường xuyên liên tục, phải thực hiện công tác kiểm tra định kỳ sau mỗi khóa đào tạo để đánh giá chất lượng, hiệu quả và có khen thưởng đối với những cá nhân có sự cố gắng và có nghiệp vụ giỏi…
- Chính sách quản lý nguồn nhân lực.
Để có nguồn nhân lực dồi dào và chất lượng, bên cạnh chính sách đào