ty trong những năm qua.
2.2.2.1. Quy trình các bước triển khai xây dựng hồ sơ dự thầu của Công ty: Công ty:
Đấu thầu nói chung và đấu thầu vật tư nói riêng hết sức p hức tạp đòi hỏi phải được tổ chức chặt chẽ không được lơi lỏng ở bất kì một khâu nào từ khi nghiên cứu thị trường, tìm kiếm đơn gọi thầu, tìm kiếm đối tác liên doanh… đến khâu cuối cùng là thực hiện gói thầu theo kế hoạch của chủ đầu tư. Với quy trình triển khai công tác tham dự thầu ở trên bộ máy thực hiện công tác đấu thầu của công ty được tổ chức như sau:
a. Mua hồ sơ dự thầu
Tìm kiếm dự án: Thông tin về các dự án đấu thầu được công ty khai thác chủ yếu:
- Qua thông báo mời thầu,các dự án đầu tư dự định đầu tư thực hiện trong tương lai trên các phương tiện truyền thông đại chúng như đài, báo, tạp chí, truyền hình ….
- Qua phương tiện thông tin lien ngành trực thuộc kế hoạch của các cơ quan nhà nước và các cơ quan địa phương…
Nhiệm vụ này được phòng kinh doanh nghiên cứu thị trường tìm kiếm thông tin, phát hiện thông báo mời thầu khi có thông tin về gói thầu lập tức gửi tới Ban Giám Đốc (BGĐ), BGĐ xem xét và phê duyệt. Sau khi có đầy đủ thông tin cần thiết BGĐ cùng đại diện các phòng ban liên quan tiến hành hội nghị trao đổi, phân tích xem có nên tham gia gói thầu này không, nếu tham gia thì sẽ gặp phải những khó khăn bất lợi gì và có thể thu được hiệu quả như thế nào. Nhận thấy gói thầu phù hợp khả năng, năng lực của bản thân Công ty và có thể đem lại hiệu quả cho công ty BGĐ sẽ cử cán bộ tới địa điểm bên mời thầu để mua hồ sơ mời thầu.
b.Lập hồ sơ dự thầu
Nghiên cứu hồ sơ mời thầu và lập hồ sơ dự thầu có tính chất quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty.Tất cả các phòng ban liên quan đều thực hiện công tác nghiên cứu hồ sơ mời thầu nhằm:
-Thứ nhất: xem xét các yêu cầu và điều kiện trong hồ sơ mời thầu để phát hiện những vấn đề bất hợp lý và sai sót nhằm tham khảo ý kiến của bên mời thầu và tiến hành điều chỉnh (nếu có thể)
-Thứ hai: Phân tích những thuận lợi và khó khăn mà công ty gặp p hải trong quá trình thực hiện dư án như: vị trí địa lý,thời gian, số lượng,chủng loại vật tư có va nguồn cung cấp tại địa phương, điều kiện thuận lợi của nhà đầu tư cho nhà thầu
-Thứ ba: bóc tách tiên lượng từ bản thiết kế sẵn có và lập đơn giá dự thầu theo yêu cầu bên mời thầu
-Thứ tư: Phân tích các giá trị thu được: Doanh thu, lợi nhuận,kinh nghiệm,uy tín mà công ty có thể thu được khi tham gia thực hiên đấu thầu và thực hiện dự án
Trên cơ sở đó Ban giám đốc đưa ra quyết định:có nên tranh thầu hay không?nếu công ty quyết định tranh thầu các phòng ban nhanh chóng thực hiện các công việc sau:
- Đại diện những cán bộ kĩ thuật, cán bộ kinh doanh… sẽ tiến hành nghiên cứu những yêu cầu của chủ đầu tư về năng lực kĩ thuật, kinh nghiệm, tài chính, yêu cầu về các thiết bị đấu thầu. Tiến hành nghiên cứu thị trường cung cấp vật tư để lựa chọn đối tác tham gia liên loanh, liên kết sao cho có hiệu quả nhất
- Phòng kế toán tài chính kiểm tra sổ sách kế toán đưa ra con số chính xác về tình hình tài chính trong công ty tại thời điểm đó, xem xét tình hình lãi suất cho vay trên thị trường, liên hệ với ngân hàng, tổ chức tín dụng để tiến hành vay vốn.
- Lựa chọn cán bộ có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn để lập hồ sơ dự thầu sao cho đạt chất lượng cao nhất.
c. Nộp hồ sơ dự thầu
Khi hoàn thành đầy đủ và kiểm tra kỹ lưỡng công ty sẽ gửi hồ sơ dự thầu theo thời gian, địa điểm đã quy định của bên mời thầu. Trong quá trình chờ kết quả đấu thầu,công ty vẫn tiếp tục nghiên cứu dự án.Một số vấn đề hết sức quan trọng ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình tham gia dự thầu của công ty, đó là phải đảm bảo công tác xác định giá chào thầu hết sức bí mật đảm bảo khả năng thầu của công ty
d. Thời gian đành giá hồ sơ dự thầu
Sau khi nhận được thông báo tham gia mở thầu của bên mời thầu, BGĐ cùng một số đại diện khác sẽ tới để tham gia mở thầu. Chuẩn bị cử cán bộ đại diện thuyết minh hồ sơ dự thầu nếu có yêu cầu và trả lời các câu hỏi của bên mời thầu đưa ra.
e. Ký kết hợp đồng sau khi trúng thầu
Trong trường hợp trúng thầu, một mặt công ty sẽ tiến hành chọn lựa và cử đai diện để thương thảo các điều kiện và kí kết hợp đồng thực hiện gói thầu theo kế hoạch của chủ đầu tư, mặt khác Công ty cũng cử người đại diện để đàm phán kí hợp đồng mua bán vật tư với nhà cung cấp đã lựa chọn từ trước đó, đảm bảo dự án thực hiện theo đúng tiến độ.
Cuối cùng là triển khai thực hiện hợp đồng, BGĐ sẽ trực tiếp tới nơi thi công và cử cán bộ thường xuyên kiểm tra, giám sát đội ngũ thực hiện dự án, đảm bảo dự án được tiến hành theo đúng kế hoạch với chất lượng cao nhất.
Dưới đây là số lượng gói thầu mà Công ty đã tham dự trong thời gian gần đây:
Bảng 2.4. Số lượng gói thầu Công ty đã tham gia.
Chỉ tiêu ĐVT Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009
Số gói thầu tham gia Gói thầu 20 15 19
Tốc độ tăng số lượng gói thầu
%
-25% 26,7%
(Nguồn: Phòng kế hoạch kĩ thuật)
Qua bảng số liệu trên ta thấy số lượng các gói thầu mà công ty tham gia chưa có ổn định, có năm tăng cũng có năm giảm với số lượng thất thường. Năm 2007 tuy mới tham gia thị trường được hai năm nhưng công ty đã tham gia được tổng cộng là 20 gói thầu, chứng tỏ công ty đã có cố gắng rất nhiều để đạt được kết quả như vậy. Bước sang năm 2008, hoạt động kinh doanh đã có nhiều ổn định nhưng số lượng gói thầu Công ty tham gia chỉ đạt 15, nhỏ hơn năm 2007 là 5 gói, về mặt tương đối giảm 25%. Năm 2009 vừa qua Công ty tham gia tổng số là 19 gói thầu, cao hơn năm 2008 là 4 gói thầu tương ứng tỉ lệ tăng là 26,7%. Nhưng nếu chỉ căn cứ vào số lượng gói thầu tham gia thì không thể đánh giá được tình hình hoạt động cũng như kết quả công tác dự thầu của công ty.