Để công tác tuyển dụng đạt được mục đích là tuyển được đủ số lượng nhân sự phục vụ hoạt động của công ty, công ty cổ phần giày Hồng Bảo áp dụng quy trình tuyển dụng sau:
Sơ đồ 2.2. Quy trình tuyển dụng tại công ty cổ phần giày Hồng Bảo
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển
dụng Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ Bước 3: Thông báo tuyển dụng Bước 4: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ Bước 5: Phỏng vấn Bước 6: Thử việc Bước 7: Ký hợp đồng chính thức
38
• Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Dựa trên kế hoạch sản xuất quyết định bởi hoạt động công ty ký hợp đồng với đối tác, trưởng phân xưởng xác định số lượng, các tiêu chí đối với ứng viên và gửi phiếu yêu cầu tuyển dụng tới bộ phận tuyển dụng thuộc phòng Tổ chức hành chính. Bộ phận xem xét các yêu cầu, phù hợp với khả năng tài chính của công ty.
Bảng 2.6. Nhu cầu tuyển dụng tại công ty CP giày Hồng Bảo giai đoạn 2019-2021
TT
Vị trí Năm 2019 Số người cần tuyển Năm 2020 Năm 2021
1 Nhân viên kinh doanh 1 1 1
2 Thủ kho 0 1 2
3 Nhân viên kế toán 1 0 1
4 Nhân viên xuất nhập khẩu 2 2 3
5 Công nhân may 500 400 350
Tổng 504 404 357
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Đây chính là một bước mở đầu trong quy trình tuyển dụng của công ty. Hoạt động xác định nhu cầu tuyển dụng tại công ty đã xác định số lượng nhân lực dựa trên nhu cầu, kế hoạch sản xuất kinh doanh thực tế, có xem xét dự kiến nhân sự sẽ biến động do ảnh hưởng của dịch Covid-19. Tuy nhiên quá trình này vẫn còn khá sơ sài và còn mang tính chất thời điểm, chưa có tính toán dài hạn.
• Bước 2: Xác định nguồn và phương pháp tuyển mộ
Bảng 2.7. Số lượng hồ sơ nhận được theo nguồn tại công ty CP giày Hồng Bảo giai đoạn 2019-2021
Nguồn tuyển mộ Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Số lượng (Người) Tỷ lệ (%) Bên trong 15 4,4 11 3,8 7 3,2 Bên ngoài 325 95,6 282 96,2 213 96,8 Tổng 340 100,0 293 100,0 220 100,0 (Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
39
Qua kết quả ở bảng trên ta thấy, số lượng ứng viên tham gia tuyển mộ phần lớn đến từ nguồn bên ngoài công ty, cụ thể năm 2019 có 325 ứng viên, chiếm 95,6%; năm 2020 có 282 ứng viên chiếm 96,2%; năm 2021 có 213 ứng viên chiếm 96,8%. Các ứng viên tham gia tuyển mộ từ nguồn bên trong chỉ chiếm nhỏ hơn 5% do phần lớn là chuyển từ vị trí thấp lên vị trí công tác cao hơn.
+ Nguồn tuyển mộ bên trong công ty:
Đối với các vị trí như kế toán, nhân viên kinh doanh, nhân viên xuất nhập khẩu, cán bộ sẽ thông báo cho toàn bộ nhân viên thông qua cuộc họp, gửi thông báo tuyển dụng qua nhóm nội bộ của công ty để nhân viên trong công ty đề xuất ứng viên quen biết trước. Mục đích của việc tuyển mộ theo nguồn này là để tiết kiệm chi phí và những ứng viên này sẽ được trao đổi qua về công việc thông qua người giới thiệu.
Đối với lao động trực tiếp, công ty cũng dán thông báo tuyển dụng ở bảng thông tin để nhân viên nắm được và đề xuất ứng viên.
Để chọn được các ứng viên từ nguồn bên trong, công ty đã căn cứ vào hồ sơ nhân sự, dữ liệu về trình độ học vấn, sở thích, các thành tích đã đạt được trong thời gian công tác,… để từ đó đề bạt hoặc thuyên chuyển đáp ứng nhu cầu nhân sự. Điều đó cho thấy công ty luôn tạo cơ hội để người lao động được thăng tiến sự nghiệp, khích lệ sự gắn bó của NLĐ với công ty.
+ Nguồn tuyển mộ bên ngoài công ty:
Nguồn này bao gồm tất cả ứng viên đủ điều kiện tham gia làm việc và có nhu cầu làm việc tại công ty. Công ty dán thông báo tại cổng công ty, đăng tin trên trang mạng xã hội như: Đông Anh News, Việc làm Đông Anh – Mê Linh – Sóc Sơn,…, đăng ký đăng tin tại hội chợ việc làm Huyện Đông Anh hằng tháng, thông báo phát thanh tại địa phương. Ưu điểm của các nguồn này là số lượng và chất lượng đa dạng. Tuy nhiên kinh phí tuyển dụng khá lớn, mất thời gian phỏng vấn trao đổi và thích nghi với công việc.
Ngoài ra, công ty có chính sách riêng nhằm thu hút ứng viên ở nguồn này khi đưa ra hoa hồng cho nhân viên giới thiệu ứng viên. Đối với các ứng viên
40
được giới thiệu ký hợp đồng làm việc thông qua hình thức này, người giới thiệu sẽ được thưởng 200.000 đồng/ứng viên giới thiệu thành công. Số tiền thưởng được chuyển khoản với lương vào tháng sau đó gần nhất.
Biểu đồ 2.1. Tỷ lệ ứng viên tiếp cận thông báo tuyển dụng theo từng nguồn năm 2021
(Nguồn: Tác giả tổng hợp dựa vào phiếu khảo sát ứng viên khi ứng tuyển do phòng Tổ chức Hành chính cung cấp)
Qua kết quả biểu đồ ta thấy nguồn thông qua phiên giao dịch việc làm Đông Anh thu hút được nhiều ứng viên nhất, chiếm 38%, sau đó là nguồn trường Trung cấp, Cao đẳng nghề chiếm 21%, nguồn website, trang Facebook của công ty chiếm 18%. Điều đó chứng tỏ công ty đầu tư chi phí cho kênh tuyển dụng qua Phiên giao dịch việc làm rất lớn và có sức cạnh tranh với các doanh nghiệp trên địa bàn. Ngoài ra, việc kết nối với các cơ sở đào tạo như trường Trung cấp, Cao đẳng nghề cũng mang lại số lượng ứng viên đáng kể cho thấy việc làm tại công ty có sức thu hút ứng viên trẻ, muốn bắt đầu làm việc tại công ty có bề dày hoạt động như công ty.
Có thể thấy, chiến lược trong quy trình tuyển mộ đã được công ty cập nhật phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội. Có thể nhận thấy, trong 3 năm từ 2019 đến 2021 là quãng thời gian căng thẳng nhất của dịch bệnh, công ty cũng gặp nhiều khó khăn khi đưa ra kế hoạch tuyển mộ sao cho đáp ứng được nhu cầu lao
18% 21% 38% 14,40% 8,60% Qua website, Trang FB của công ty
Thông tin từ trường Trung cấp, Cao đẳng nghề,…
Phiên giao dịch việc làm Đông Anh
Qua mạng xã hội địa phương (Đông
Anh News, Việc làm Đông Anh -
Mê Linh,…)
Giới thiệu của bạn bè
41
động sản xuất đơn hàng đã ký, vừa đảm bảo sức khỏe, phù hợp với quy định của nhà nước.
• Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng của công ty sẽ có những nội dung cơ bản như: Thông tin về công ty, số lượng lao động cần tuyển, yêu cầu, chế độ đãi ngộ, yêu cầu về hồ sơ tuyển dụng, thời gian nộp hồ sơ, hình thức nộp hồ sơ (chi tiết tại phụ lục) được phòng Tổ chức hành chính soạn thảo, trình ký cấp trên phê duyệt và ban hành rộng rãi.
Nội dung của bản thông báo tuyển dụng qua các năm không có sự thay đổi quá nhiều, yêu cầu số lượng lao động cần nhiều, tập trung vào đối tượng LĐ phổ thông, mong muốn có thu nhập cao để gắn bó lâu dài. Vấn đề của đối tượng này là lao động trẻ, khả năng nhảy việc cao vì họ có nhiều sự lựa chọn ở nhiều doanh nghiệp, công ty mới thành lập trên địa bàn.
• Bước 4: Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ
Công tác này được phòng Tổ chức hành chính quản lý chặt chẽ tạo điều kiện luận lợi, công bằng cho tất cả các ứng viên.
Bảng 2.8. Kết quả thu nhận và sàng lọc hồ sơ ứng viên của công ty CP giày Hồng Bảo giai đoạn từ 2019-2021
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Nhu cầu tuyển (người) (1) 504 404 357
Số lượng ứng viên nộp hồ sơ (người) (2) 340 293 220 Tỷ lệ hồ sơ ứng tuyển so với nhu cầu (%)
(2/1) 67,5 72,5 61,6
Số lượng ứng viên sau sàng lọc hồ sơ
(người) (3) 332 281 204
Tỷ lệ sàng lọc hồ sơ (%) (3/2) 97,6 95,9 92,7
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Qua kết quả bảng trên cho thấy tỷ lệ sàng lọc ứng viên tại công ty CP giày Hồng Bảo giai đoạn năm 2019-2021 luôn trên 90%. Cụ thể năm 2019 tỷ lệ là
42
97,6%, năm 2020 tỷ lệ là 95,9% và năm 2021 tỷ lệ là 92,7%. Kết quả này cho thấy cho thấy nguồn tuyển mộ công ty đang thu hút có chất lượng ứng viên tốt dẫn đến tỉ lệ lọc ứng viên từ hồ sơ ứng tuyển cao và ổn định qua các năm. Lý do là vì đối tượng ứng tuyển chủ yếu là lao động phổ thông, yêu cầu trình độ không cao nên tỉ lệ sàng lọc cao là dễ hiểu. Tuy nhiên, số lượng ứng viên nộp hồ sơ luôn thấp hơn so với nhu cầu tuyển dụng, cụ thể năm 2019 tỷ lệ hồ sơ nhận được chỉ đáp ứng 67,5% nhu cầu tuyển dụng, đến năm 2020 tỷ lệ này là 72,5% và tới năm 2021 giảm xuống chỉ còn 61,6%. Nguyên nhân chính là do tình hình dịch bệnh vào năm 2020, 2021, chủ trương giãn cách xã hội, tạm dừng sản xuất để phòng chống dịch trong quãng thời gian dài buộc một số công ty phải cắt giảm nhân sự, dẫn đến tâm lý dè dặn của ứng viên khi đi tìm việc làm mới. Việc không có tỉ lệ cạnh tranh giữa các ứng viên do số lượng ứng viên nộp hồ sơ luôn nhỏ hơn nhu cầu tuyển dụng sẽ dẫn đến tình trạng tuyển không đủ người, và nghiêm trọng hơn là cán bộ tuyển dụng vì cố gắng đạt chỉ tiêu mà tuyển những lao động không đạt yêu cầu.
• Bước 5: Phỏng vấn
Đối với các bộ phận thuộc khối sản xuất, công việc không đòi hỏi độ trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, chỉ là lao động phổ thông nên khi tuyển dụng chỉ tổ chức phỏng vấn trực tiếp, không tổ chức vòng thi tuyển chuyên sâu. Nội dung phỏng vấn xoay quanh các vấn đề về thời gian làm việc, điều kiện làm việc, các chế độ đối với người lao động, nội quy, quy chế Công ty.… Trong quá trình phỏng vấn, cả hai bên cùng trao đổi những thông tin mà hai bên cùng quan tâm, sau đó các ứng viên sẽ là người quyết định có tiếp tục muốn xin vào làm việc tại Công ty hay không. Nhà tuyển dụng sẽ đưa ra đánh giá đối với từng ứng viên, những ứng viên sẽ được gọi đi thử việc khi có sự phê chuẩn của giám đốc hoặc phó giám đốc.
Đối với những bộ phận đòi hỏi trình độ chuyên môn cao, ứng viên sẽ tham gia 2 vòng phỏng vấn: Vòng 1 là làm bài kiểm tra tại cơ quan (thời gian làm bài
43
60 phút) hoặc tham gia bài kiểm tra online, gửi bài qua email cá nhân (thời gian làm bài 60 phút); vòng 2 là phỏng vấn trực tiếp.
+ Ở vòng 1, bài kiểm tra do cán bộ chuyên trách ra đề, trực tiếp chấm và cho kết quả với từng ứng viên. Ứng viên đạt yêu cầu ở vòng 1 sẽ tham gia phỏng vấn vòng 2.
+ Ở vòng 2, ngoài những nội dung giống như phỏng vấn ở các bộ phận tác nghiệp, ở những bộ phận này nội dung phỏng vấn sẽ đòi hỏi cao hơn. Những câu hỏi đưa ra trong cuộc phỏng vấn đòi hỏi các ứng viên phải lập luận giải quyết vấn đề một cách khoa học, chặt chẽ. Trên cơ sở câu trả lời của ứng viên, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra những câu hỏi xoay quanh nội dung các câu trả lời của ứng viên. Từ đó nhà tuyển dụng có thể đánh giá kiến thức, sự hiểu biết của ứng viên về một vấn đề, cũng như cách nhận thức, giải quyết vấn đề nêu ra. Sau khi phỏng vấn xong, công ty sẽ đưa ra quyết định lựa chọn những ứng viên phù hợp và tiến hành thông báo kết quả phỏng vấn.
Bảng 2.9. Kết quả ứng viên tham gia phỏng vấn tại Công ty CP giày Hồng Bảo giai đoạn 2019 – 2021
Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Số ứng viên được mời phỏng vấn (người) 332 281 204 Số ứng viên tham gia phỏng vấn (người) 291 234 172 Tỉ lệ ứng viên tham gia phỏng vấn (%) 87,7 83,3 84,3 Số ứng viên đạt yêu cầu (người) 260 200 150 Tỉ lệ ứng viên đạt yêu cầu (%) 76,5 76,0 68,2
(Nguồn: Phòng Tổ chức hành chính)
Qua số liệu bảng trên cho ta thấy vẫn có những ứng viên không tham gia phỏng vấn, khiến tỷ lệ tham gia phỏng vấn chưa đạt 100%. Cụ thể tỷ lệ tham gia phỏng vấn năm 2019 đạt 87,7%, năm 2020 đạt 83,3% và năm 2021 đạt 84,3%. Nguyên nhân dẫn đến có những ứng viên không tham dự buổi phỏng vấn là do tình hình dịch bệnh, giãn cách xã hội, ứng viên bị nhiễm bệnh phải đi cách ly lâu ngày, thời gian phỏng vấn không thuận tiện cho ứng viên,…Điều này cho thấy
44
công tác liên hệ mời phỏng vấn, sắp xếp lịch phỏng vấn tại công ty còn bất cập, chưa chuyên nghiệp.
Ngoài ra, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu tương đối cao, cụ thể năm 2019 đạt 76,5%, năm 2020 đạt 76%, năm 2021 đạt 68,2%. Sau buổi phỏng vấn, phòng Tổ chức hành chính thu thập phiếu đánh giá ứng viên từ người phỏng vấn để thông báo kết quả phỏng vấn qua email hoặc số điện thoại sau ít nhất 1-2 ngày làm việc.
Đối với những ứng viên không phù hợp, cán bộ tuyển dụng sẽ gửi mail với tiêu đề “Thư cảm ơn tham gia phỏng vấn” gửi tới ứng viên. Đối với các ứng viên phù hợp, cán bộ tuyển dụng sẽ gửi mail với tiêu đề “Thư mời nhận việc”
bao gồm: thông tin ứng viên, vị trí làm việc, mô tả công việc, mức lương đề xuất, mức đãi ngộ chi tiết, ngày nhận việc, hồ sơ cần chuẩn bị khi tới nhận việc. Sau đó, danh sách ứng viên đồng ý nhận việc được trình ký Giám đốc và ban hành thông báo tới các bộ phận liên quan.
Bên cạnh đó, phòng nhân sự sẽ tiến hành làm các văn bản liên quan như: Hợp đồng thử việc, Hợp đồng lao động và phối hợp với các phòng chuẩn bị tiếp nhận nhân viên mới xây dựng chương trình hội nhập/thử việc cho nhân viên mới, trình Ban lãnh đạo phê duyệt.
• Bước 6: Thử việc
Quá trình thử việc sau diễn ra trong 30 ngày đối với ứng viên là lao động phổ thông và 60 ngày đối với ứng viên làm việc ở vị trí yêu cầu trình độ chuyên môn. Các nhân viên mới được hòa nhập với phân xưởng/phòng ban, được cử người hướng dẫn về thao tác làm việc, học về quy định,.. Đây là một giai đoạn quan trọng, lao động đã ký kết hợp đồng thử việc nhưng nếu không nỗ lực học hỏi, tiếp thu kiến thức, kỹ năng để bắt tay vào làm việc sẽ bị loại và không thể ký Hợp đồng lao động chính thức với công ty.
• Bước 7: Ký hợp đồng chính thức
Sau khi kết thúc quá trình thử việc, cán bộ phòng Tổ chức hành chính căn cứ vào báo cáo kết quả thử việc từ người thử việc và nhận xét của trưởng phòng
45
ban/ trưởng bộ phận, các đơn vị liên quan đánh giá mức độ phù hợp công việc của ứng viên thông qua các tiêu chí: mức độ hoàn thành công việc, chất lượng sản phẩm, thái độ làm việc. Các ứng viên đạt đủ các tiêu chí cần thiết sẽ được phòng Tổ chức hành chính làm Quyết định tiếp nhận chính thức và soạn thảo hợp đồng lao động trình ký Giám đốc và gửi người lao động ký.