I. SỰ HÌNH THAØNH VAØ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY HANJIN SHIPPING VIỆT NAM:
4.Cơ cấu tổ chức:
4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty:
4.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Hội đồng thành viên:
Chủ tịch hội đồng thành viên kiêm Giám đốc công ty, là người đại diện theo pháp luật của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty. Hội đồng thành viên gồm các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của công ty.
Ban Giám Đốc:
Giám Đốc: Điều hành mọi tổ chức hoạt động của công ty theo đúng chính sách, chế độ quy định, chịu trách nhiệm trước pháp luật. Ban giám đốc trực tiếp ký hợp đồng kinh tế, tổ chức thực hiện các quyết định, các kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư, vạch ra đường lối phương hướng phát
Bộ phận Khai thác Bộ phận kinh doanh/ Marketing Bộ phận dịch vụ khách hàng Bộ phận chứng từ Bộ phận hành chính/ kế toán Phó giám đốc Giám đốc Chứng từ hàng xuất Chứng từ hàng nhập
triển cho công ty. Xây dựng kế hoạch tài chính dài hạn và kế hoạch tài chính hằng năm phù hợp với kế hoạch kinh doanh của công ty.
Phó Giám Đốc: Hỗ trợ giám đốc trong mọi lãnh vực, đặc biệt trong công tác quản lý tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết, nghiên cứu khảo sát thị trường, tìm đối tác. Theo dõi, giám sát, kiểm tra quá trình thực hiện công việc của các phòng ban.
Tư vấn chuyên môn cho các phòng ban khi cần thiết. Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các phần việc được phân công
Bộ phận Kinh doanh/ Marketing:
- Thực hiện công tác marketing như lập báo cáo về tình hình sản lượng các tuyến, phân tích tình hình thị trường,… nhằm hỗ trợ cho bộ phận kinh doanh nắm bắt tình hình thị trường.
- Hoạch định chiến lược marketing dựa trên cơ sở chiến lược chung của công ty. Đưa kế hoạch tiếp thị vào thực tế, thường xuyên kiểm tra các hoạt động tiếp thị để xác định những sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện chiến lược tiếp thị có hiệu quả hơn.
- Báo cáo hoạt động tiếp thị cho phó giám đốc để trình các kiến nghị lên giám đốc.
- Nghiên cứu thị trường, tìm kiếm và chào giá cho khách hàng trong và ngoài nước.
- Quan hệ tốt với các khách hàng để làm thoả mãn yêu cầu của họ, biết được các nhu cầu còn tiềm ẩn của khách hàng. Bên cạnh đó bộ phận này luôn luôn không ngừng tìm kiếm khách hàng mới, khai thác các thị trường tiềm năng.
Bộ phận Dịch vụ Khách hàng:
- Tiếp xúc với khách hàng xuất nhập khẩu, nhận các đơn đặt hàng từ khách hàng.
- Sắp xếp chỗ trên tàu tại cảng bốc hàng và cảng chuyển tải. - Theo dõi lộ trình tàu đi để cập nhật cho khách hàng.
- Giải đáp những thắc của khách hàng khi được yêu cầu.
- Quan hệ thật tốt với các khách hàng nhằm cung cấp dịch vụ tốt nhất của công ty.
Bộ phận chứng từ:
Chứng từ hàng xuất:
- Liên lạc yêu cầu khách hàng gởi chi tiết về lô hàng vận chuyển. - Đảm bảo hoàn thành chứng từ theo đúng yêu cầu, không sai sót, chậm trễ.
- Tổ chức thực hiện công việc, kiểm tra theo dõi việc cung cấp thông tin, chứng từ cần thiết của lô hàng xuất.
- Cùng với bộ phận kế toán theo dõi tình hình thanh toán để kịp thời cung cấp vận đơn và tránh chậm trễ trong việc giải phóng hàng cho khách hàng.
Chứng từ hàng nhập:
- Theo dõi lịch tàu hàng nhập và kiểm tra danh sách hàng để gửi thông báo hàng đến đúng hạn cho khách hàng.
- Kiểm tra manifest do khách hàng cung cấp và lập manifest hàng nhập xuất trình Hải quan.
- Kiểm tra các vận đơn do khách hàng xuất trình để tiến hành lập D/O giúp khách hàng dễ dàng nhận hàng.
- Thường xuyên cập nhật thông tin hàng nhập từ các văn phòng khác đế dễ dàng đối chiếu với các vận đơn nhận được từ phía khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bộ phận Khai thác:
- Chịu trách nhiệm trong công tác cung cấp container theo đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận kinh doanh cung cấp.
- Kiểm tra, vệ sinh và sửa chữa container nhằm cung cấp thiết bị với chất lượng cao nhất.
- Tổ chức chất xếp dỡ container lên tàu và ngược lại.
- Kiểm soát các chi phí phát sinh tại các cảng, kho bãi, chi phí thuê tàu, xe…
Bộ phận Hành chính/ Kế toán: Bộ phận Hành chính:
- Tổ chức thực hiện công việc quản lý theo dõi hệ thống thông tin của công ty như: tổng đài điện thoại, máy fax, lưu trữ văn bản, giấy tờ…
- Liên hệ với các nhà cung cấp và các cơ quan có liên quan. - Cung cấp văng phòng phẩm của công ty.
- Trợ giúp trong các công việc văn phòng, tiếp khách đến tham quan, làm việc tại công ty.
Bộ phận Kế toán:
- Quản lý và thực hiện công tác tài vụ, kế toán trong công ty, quản lý mọi tài sản kinh doanh và đảm bảo hạch toán kinh doanh chính xác theo đúng chính sách, chế độ của ngành, của Nhà Nước. Giúp giám đốc hướng dẫn việc thi hành các chính sách chế độ kế toán tài chính, thuế theo qui định
hiện hành của Nhà Nước. Thực hiện công tác kiểm tra tài chính kế toán theo định kỳ. Tổng kết các kết quả HĐKD. Lập báo cáo tài chính, thống kê phân tích hoạt động kinh doanh phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty. Theo dõi có hệ thống sự diễn biến của nguồn vốn, định kỳ kiểm tra việc sử dụng các loại vốn, vật tư tài sản của công ty nhằm đảm bảo và phát triển nguồn vốn.
5. Nhân sự:
Tổng số nhân viên hiện nay của cả công ty là 93 người trong đó: Văn phòng tại TP. HCM: 70 người
Văn phòng tại Hà Nội: 9 người Văn phòng tại Hải Phòng: 8 người Văn phòng tại Đà nẵng: 3 người Văn phòng tại Qui Nhơn: 3 người
Hanjin Việt nam là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ, khả năng tiếp thu nhanh, làm việc hiệu quả & sáng tạo. Chính vị vậy, đội ngũ nhân viên của công ty đòi hỏi phải có trình độ học vấn cao. Theo thống kê, hiện công ty có:
- Trên Đại học: 2 người ( Giám đốc và Phó giám đốc) - Đại học: 60 người
- Cao đẳng: 31 người
- Không có nhân viên trình độ trung học và thấp hơn