7. Kết cấu của luận văn
1.1.4 Quy trình lập dự toán ngân sách
Dự toán ngân sách là công việc rất quan trọng nên không thể chấp nhận một dự toán ngân sách có nhiều sai sót. Việc lập dự toán ngân sách một cách chính xác ngay từ lần đầu tiên là rất khó. Lập dự toán ngân sách cũng tƣơng tự nhƣ cố gắng dự đoán chính xác tƣơng lai, trong khi đó tƣơng lai thì không chắc chắn. Hơn nữa, trong kinh doanh có nhiều vấn đề không thể lƣờng trƣớc nên khiến cho việc lập dự toán ngân sách càng trở nên khó khăn và thiếu thực tế. Vì vậy trƣớc khi lập dự toán ngân sách cần phải hoạch định một qui trình dự toán ngân sách để chuẩn bị tất cả các công việc mà ủy ban dự toán ngân sách cần phải làm. Tùy theo từng công ty, tùy theo phong cách quản lý mà quy trình công việc lập dự toán ngân sách sẽ khác nhau.
quy trình quản lý ngân sách chia làm 3 giai đoạn. Đầu tiên là giai đoạn chuẩn bị dự toán ngân sách, sau đó là soạn thảo dự toán ngân sách và cuối cùng là theo dõi, kiểm tra thực hiện ngân sách.
Giai đoạn chuẩn bị: Việc đầu tiên phải làm trong quá trình dự toán ngân sách là làm sáng rõ mục tiêu của doanh nghiệp. Dự toán ngân sách phải lấy chiến lƣợc và mục tiêu kinh doanh của công ty làm nền tảng. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp sẽ xây dựng một mẫu dự toán ngân sách chuẩn. Điều này giúp cho nhà quản lý cấp cao dễ phối hợp với các dự toán ngân sách của các bộ phận trong doanh nghiệp, cho phép so sánh, kết nối giữa các nội dung một cách dễ dàng. Khi mọi thứ đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ cho việc lập dự toán ngân sách thì trƣớc khi vào soạn thảo hãy xem xét lại hệ thống để đảm bảo rằng ngân sách sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp.
Giai đoạn soạn thảo: Tiếp theo sau giai đoạn chuẩn bị là giai đoạn soạn thảo dự toán ngân sách. Trƣớc hết, những cá nhân có liên quan trong việc lập dự toán ngân sách phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực sẳn có trong doanh nghiệp và các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp tác động đến công tác dự toán ngân sách đồng thời ƣớc tính thu, chi, … trên cơ sở đó soạn thảo các báo cáo dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán nguyên vật liệu, dự toán tiền mặt, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh …
Giai đoạn theo dõi: Việc lập dự toán ngân sách tại doanh nghiệp phải đƣợc lập liên tục từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, sau mỗi kỳ dự toán ngân sách cần phải thƣờng xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán, từ đó xem xét lại các số liệu, cơ sở lập dự toán ngân sách và điều chỉnh khi cần thiết và để rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán ngân sách kế tiếp.