2.1. Tình hình kinh doanh và nhập khẩu nguyên vật liệu tại công ty Panasonic
2.1.4.1. Thống kê các sự cố trong quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu
Tác giả nhận thấy trong quá trình vận hành hoạt động nhập khẩu linh kiện tại Panasonic AVC Việt Nam không tránh khỏi xảy ra những sự cố gây ảnh hƣởng tới chi phi nhập khẩu nguyên vật liệu tại công ty. Những sự cố này xuất phát từ hai yếu tố khách quan và chủ quan. Yếu tố khách quan là những sự việc mà doanh nghiệp khơng thể kiểm sốt đƣợc nhƣ yếu tố thời tiết xấu làm ảnh hƣởng tới lịch tàu gây chậm trễ kế hoạch nhập khẩu, tình trạng kẹt cầu cảng ở các cảng biển quốc tế vào mùa cao điểm do lƣợng hàng xuất nhập khẩu lớn, chi phí vận chuyển quốc tế hàng hóa tăng theo mùa vụ,...Yếu tố chủ quan là sự cố xuất phát từ nội bộ công ty nhƣ nhân viên mua hàng dự toán sai số lƣợng nguyên vật liệu, năng suất sản xuất tăng gây thiếu linh kiện đột ngột, bộ phận nhập khẩu theo dõi đơn hàng khơng chặt chẽ gây thiếu sót đơn hàng, sự cẩu thả trong việc làm thủ tục hải quan,… Số lƣợng sự cố theo từng năm đƣợc thống kê tại bảng 2.3 nhƣ sau:
Bảng 2.3. Thống kê số sự cố trong quá trình nhập khẩu nguyên vật liệu 2010-2020 Đơn vị: Tỷ VNĐ 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Số sự vụ 16 20 22 18 25 20 15 12 14 7 8 Tổng chi phí nhập khẩu 14,6 21,2 13,9 16,5 23,4 21,3 22,3 19,7 17,5 11,5 7,1 Số lƣợng hàng hóa nhập khẩu (CBM) 24.727 35.324 21.979 28.063 38.857 34.343 38.072 35.717 31.595 20.802 1.966 Tỷ lệ tổng chi phí nhập khẩu trên CBM 0,00059 0,0006 0,00063 0,000588 0,00060 0,00062 0,000586 0,000552 0,000554 0,00055 0,00361 Nguồn: Phịng Logistics
Trong năm 2010 có tổng cộng 16 sự cố xảy ra. Cụ thể 5 sự cố nhà cung cấp nguyên vật liệu không sản xuất kịp số lƣợng của một số mã linh kiện theo đơn đặt hàng để ra hàng kịp lịch tàu, nhân viên phòng Mua hàng cần phải sắp xếp thay đổi sang vận chuyển bằng đƣờng hàng khơng để kịp tiến độ sản xuất. Có 4 sự cố nhân viên phịng Mua hàng tính tốn sai số lƣợng ngun vật liệu nhập khẩu, nên phòng ban cần sắp xếp thêm đơn đặt hàng vận chuyển bằng đƣờng hàng không để bù đắp số lƣợng nguyên vật liệu thiếu. Năng suất sản xuất tăng, có 3 lần xƣởng sản xuất vƣợt số lƣợng đơn hàng theo kế hoạch nên phòng Mua hàng cần sắp xếp đặt thêm ngun vật liệu bằng đƣờng hàng khơng. Có 4 sự cố sai hồ sơ nhập khẩu nguyên vật liệu, nhân viên phòng Logistics phải sửa đổi, bổ sung chứng từ nên phát sinh chi phí điều chỉnh hồ sơ Hải quan.
Trong năm 2011 có tổng cộng 20 sự cố xảy ra. Trong đó, 8 sự cố nhà cung cấp không kịp tiến độ sản xuất đơn đặt hàng, buộc phòng Mua hàng phải chuyển sang vận chuyển bằng đƣờng hàng không để kịp tiến độ sản xuất. Xƣởng sản xuất hoạt động vƣợt năng suất, phòng Mua hàng cần sắp xếp đặt thêm tổng cộng 6 đơn hàng nguyên vật liệu phát sinh bằng đƣờng hàng không trong năm để không phải dừng tiến độ sản xuất. Nhân viên Logistics có 2 lần sơ suất theo dõi đơn hàng nhập, chậm tiến độ nhập khẩu hàng hóa dẫn đến phát sinh chi phí lƣu kho hàng nhập và 2 lần sai sót thủ tục hải quan làm tăng chi phí nhập khẩu. Nhân viên phòng Mua hàng đặt thiếu một số mã linh kiện 4 lần trong năm, tuy nhiên những mã linh kiện này đều khá nặng nên phát sinh thêm nhiều chi phí vận chuyển bằng đƣờng hàng khơng.
Trong năm 2012 có tổng cộng có 22 sự cố. Phịng Logistics có sự điều chỉnh về nhân sự, nhân viên mới chƣa có kinh nghiệm trong việc xử lý hồ sơ Hải quan, có 6 lần tình trạng thơng quan hàng hóa bị chậm trễ dẫn đến phát sinh chi phi thủ tục hải quan. Trong năm 2012, phịng Mua hàng tìm kiếm đƣợc nhà cung cấp linh kiện mới nên 5 đơn hàng mua nguyên vật liệu đầu tiên phải sử dụng vận chuyển bằng đƣờng hàng không để đáp ứng thời gian kiểm tra chất lƣợng trƣớc khi đƣa vào sản xuất. Nhân viên phòng Mua hàng sót 4 đơn đặt hàng nguyên vật liệu nên họ phải sắp xếp đặt lại đơn hàng bằng đƣờng hàng không để kịp tiến độ sản xuất. Xƣởng sản xuất hoạt động vƣợt năng suất, phòng Mua hàng cần sắp xếp đặt thêm tổng
cộng 3 đơn hàng nguyên vật liệu phát sinh bằng đƣờng hàng không trong năm để không phải dừng tiến độ sản xuất.
Trong năm 2013 có tổng cộng 18 sự cố xảy ra. Trong năm này nhà cung cấp linh kiện cho công ty thay đổi nguồn cung nguyên vật liệu nên có 5 lần không đáp ứng đƣợc nhu cầu đặt mua của công ty. Cũng trong năm này, doanh nghiệp phải chịu sự kiểm soát nhập khẩu của Hải quan, có 4 lần tờ khai thơng quan phân luồng đỏ nên làm gia tăng chi phí nhập khẩu nguyên vật liệu của doanh nghiệp. Ngồi ra, cơng ty áp dụng mức hao hụt mới gây khó khăn trong phịng Mua hàng trong việc tính tốn số lƣợng ngun vật liệu nên có 5 lần tính tốn sai số lƣợng ngun vật liệu nhập khẩu, buộc nhân viên phải chuyển sang đặt hàng linh kiện sử dụng vận chuyển bằng đƣờng hàng không để bù đắp phần nguyên liệu thiếu. Xƣởng sản xuất tăng năng suất nên có 4 lần sản xuất vƣợt số lƣợng đơn hàng, phòng Mua hàng cần phải sắp xếp những đơn hàng bằng đƣờng hàng không để đáp ứng năng suất sản xuất.
Trong năm 2014 có tổng cộng 25 sự cố xảy ra. Đây là năm công ty mở rộng sản xuất nên có tuyển dụng một số nhân sự mới. Nhân viên mới của phòng Mua hàng sơ suất nên tính tốn sai số lƣợng nguyên vật liệu cần đặt mua 5 lần, phải chuyển sang sử dụng phƣơng thức vận chuyển bằng đƣờng hàng không. Cũng trong năm này, công ty chuyển sang sử dụng phần mềm khai báo Hải quan điện tử. Nhân sự phòng Logistics bƣớc đầu làm quen với hệ thống Hải quan điện tử nên có 5 lần khai báo sai tờ khai hải quan, buộc bộ phận phải điều chỉnh tờ khai dẫn đến phát sinh chi phí thủ tục hải quan. Nhà cung cấp khơng sản xuất kịp số lƣợng đơn đặt hàng để xuất khẩu theo đúng lịch tàu, phòng Mua hàng phải sắp xếp 9 đơn hàng bằng đƣờng hàng không để kịp sản xuất. Khách hàng của công ty tăng số lƣợng đơn hàng so với dự tính, phịng Mua hàng cần phải đặt thêm 6 đơn hàng linh kiện bằng đƣờng hàng không để kịp giao hàng cho khách hàng.
Năm 2015 có 20 sự cố xảy ra. Trong năm này có 7 đơn hàng vì tình trạng tàu đình trệ, phịng Mua hàng phải chuyển đổi sang hình thức vận chuyển bằng đƣờng hàng khơng để kịp kế hoạch sản xuất. Đơn vị sản xuất làm việc vƣợt năng suất 2 lần
trong năm, nên phòng Mua hàng sắp xếp lên đơn hàng những mã linh kiện đã có sẵn và cần để sản xuất tiếp, chuyển sang đi đƣờng hàng không để không phải dừng dây chuyền sản xuất. Vì xảy ra sự cố trong q trình vận chuyển, có 3 đơn hàng nhập khẩu bị hƣ hại về mặt chất lƣợng nên khơng thể đƣa vào sản xuất, phịng Mua hàng cần phải sắp xếp đơn hàng bằng đƣờng hàng khơng để linh kiện có mặt kịp thời cho sản xuất. Vào thời điểm cuối năm, Hải quan siết chặt tình trạng nhập khẩu tại cửa khẩu, có 5 đơn hàng phải chịu sự kiểm hóa của cơ quan Hải quan nên làm tăng chi phí nhập khẩu nguyên vật liệu.
Năm 2016 có 15 sự cố xảy ra. Trong năm nay doanh nghiệp gia tăng sản xuất nên số lƣợng nguyên vật liệu nhập khẩu cũng tăng theo. Tuy nhiên sự cố xảy ra lại giảm so với những năm trƣớc vì cơng ty bắt đầu tìm kiếm một số nhà cung cấp trong nƣớc để có thể đáp ứng kịp tiến độ sản xuất. Phịng Logistics có 4 lần khai báo sai tờ khai hải quan, do mới phát sinh hình thức nhập khẩu tại chỗ cho những đơn hàng từ nhà cung cấp nội địa nên làm tăng chi phí nhập khẩu của doanh nghiệp. Nhà cung cấp nƣớc ngồi có 4 lần khơng đáp ứng đƣợc thời gian sản xuất kịp lịch tàu, nên phòng Mua hàng phải sắp xếp đơn hàng bằng đƣờng hàng không để kịp tiến độ sản xuất. Khách hàng của công ty tăng thêm số lƣợng đặt hàng của 7 đơn hàng thành phẩm so với dự kiến ban đầu, phòng Mua hàng phải sắp xếp đặt nguyên vật liệu bằng đƣờng hàng không để sản xuất giao hàng cho khách hàng.
Năm 2017 có 12 sự cố xảy ra. Trong năm này, công ty tuyển thêm nhiều công nhân mới. Cơng nhân mới chƣa có tay nghề nên xảy ra sai sót trong q trình sản xuất thành phẩm, dẫn đến số lƣợng hao hụt tăng cao. Phòng Mua hàng phải đặt thêm 5 đơn hàng nguyên vật liệu bằng đƣờng hàng không để đáp ứng dây chuyền sản xuất. Phòng Mua hàng đặt thiếu 3 đơn hàng linh kiện trong năm nên phải sắp xếp đơn hàng bằng đƣờng hàng khơng cho sản xuất. Có 2 đơn hàng bị hƣ hại trong quá trình vận chuyển và đƣợc đặt lại bổ sung bằng vận chuyển đƣờng hàng khơng. Có 2 đơn hàng phân luồng đỏ, buộc Hải quan phải tiến hành kiểm hóa làm tăng chi phí nhập khẩu của cơng ty.
Năm 2018 có 14 sự cố xảy ra. Nhà cung cấp không kịp sản xuất một số mã linh kiện để kịp lịch trình của tàu, tổng cộng có 5 đơn hàng phát sinh, tuy nhiên những mã linh kiện này lại mềm và cần đóng gói kĩ lƣợng nên diện tích thùng hàng khá lớn nên cƣớc vận chuyển bằng đƣờng hàng không khá cao. Khách hàng tăng thêm số lƣợng của 4 đơn đặt hàng trong năm, nên phòng Mua hàng cần sắp xếp đặt hàng bằng đƣờng hàng không để đáp ứng đơn hàng của khách hàng. Phòng Mua hàng tính tốn sai số lƣợng nguyên vật liệu của 3 đơn đặt hàng nên cần sắp xếp chuyến hàng bằng đƣờng hàng khơng để bù đắp. Phịng Logistics có 2 lần khơng kịp tiến độ thông quan hàng hóa dẫn đến phát sinh chi phí nhập khẩu hàng hóa.
Trong năm 2019 có 7 sự cố xảy ra. Vì đại dịch Covid-19 xuất hiện tại Trung Quốc, nên có một số cơng ty sản xuất phải đóng cửa tại thời điểm đầu năm 2019. Đây cũng là thị trƣờng nhập khẩu linh kiện lớn của cơng ty, có 5 đơn đặt hàng nguyên vật liệu do nhà cung cấp phải đóng cửa do giãn cách nên phịng Mua hàng phải tìm nhà cung cấp khác và sắp xếp vận chuyển bằng đƣờng hàng không để kịp kế hoạch sản xuất. Có 2 sự cố về sai hồ sơ Hải quan buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh dẫn đến tăng chi phí nhập khẩu.
Năm 2020 có 8 sự cố xảy ra. Tại giai đoạn này, nhà cung cấp linh kiện cho cơng ty khó khăn trong việc tìm kiếm nguồn cung ngun vật liệu đầu vào nên có 7 đơn hàng khơng sản xuất kịp theo yêu cầu của cơng ty. Phịng Mua hàng phải sắp xếp lại đơn hàng theo thứ tự ƣu tiên mã linh kiện cần sản xuất trƣớc và vận chuyển bằng đƣờng hàng không để kịp tiến độ sản xuất. Hải quan cửa khẩu yêu cầu kiểm hóa một đơn hàng nhập khẩu nguyên vật liệu nên phát sinh thêm chi phí nhập khẩu của doanh nghiệp.