5. Kết cấu đề tài nghiên cứu
2.2.2.1. Quy trình tuyển mộ nhân viên khối vận hành của
đầu và quy trình tuyển chọn thể hiện trong 4 bước còn lại.
2.2.2.1. Quy trình tuyển mộ nhân viên khối vận hànhcủa Homefarm của Homefarm
Quy trình tuyển mộ của Homefarm trên thực tế vẫn dựa trên cơ sở lý thuyết đã nêu trong phần lý luận. Tuy nhiên vì không có thời gian cũng như nguồn lực để có thể thực hiện đầy đủ các bước nên bộ phận tuyển dụng chỉ đang thực hiện 2/3 bước trong quy trình tuyển mộ đã nêu, bỏ qua bước đánh giá quy trình tuyển mộ. Cụ thể trong quy trình tuyển mộ của Homefarm được thể hiện như sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Nội dung:
- Các Phòng/Bộ phận xác định nhu cầu tuyển dụng, lập và gửi để xuất tuyển dụng theo biểu mẫu Phiếu đề nghị tuyển dụng bộ phận tuyển dụng phòng HCNS.
- Nhu cầu tuyển dụng được xác định từ:
Định biên nhân sự đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tuyển dụng thay thế nghỉ việc, điều chuyển;
Bổ sung nhân sự đáp ứng các kế hoạch phát triển sản xuất, kinh doanh; Chỉ đạo từ Tổng Giám đốc công ty.
- Phụ trách Phòng/Bộ phận xác nhận với bộ phận tuyển dụng về tiêu chuẩn vị trí để bố trí kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
- Tuyển theo định biên đã được phê duyệt, thay thế nghỉ việc, điều chuyển các vị trí: NVBH, CHT/CHP; tuyển thay thế nghỉ việc, điều chuyển các vị trí chuyên viên/nhân viên của phòng Kho vận thì phụ trách của phòng/bộ phận gửi đề nghị tuyển dụng qua email tới bộ phận tuyển dụng.
- Các vị trí còn lại, các nhu cầu tuyển dụng ngoài định biên quản lý của phòng/bộ phận ký xác nhận Phiếu đề nghị tuyển dụng và gửi bản cứng về cho bộ phận tuyển dụng phòng HCNS.
Thực trạng áp dụng đối với tuyển nhân viên khối vận hành:
Thực chất bước xác định nhu cầu tuyển dụng này do các Phòng ban/bộ phận gửi yêu cầu đề nghị lên bộ phận tuyển dụng để đáp ứng nhân sự cho mỗi phòng ban/bộ phận.
Đối với khối vận hành, việc xác định nhu cầu này sẽ do QLKV (quản lý khu vực) phụ trách mỗi khu vực đề xuất dựa trên tình hình nhân sự thực tế mỗi cửa hàng trong khu vực mình quản lý: tuyển theo định biên, tuyển thay thế nghỉ việc, tuyển thay thế điều chuyển hoặc có mở mới thêm cửa hàng vào tháng sau không để bổ sung nhân sự,… và gửi lên trưởng phòng vận hành. Sau khi TP vận hành kiểm duyệt xác thực sẽ gửi email đề nghị tuyển dụng cho bộ phận HCNS.
Theo quy định của công ty về lập kế hoạch tuyển dụng hàng tháng, ngày 15 hàng tháng, trưởng các phòng ban/bộ phận sẽ gửi kế hoạch tuyển dụng tháng sau theo mẫu cho phòng HCNS. Trường hợp kế hoạch đó được gửi sau ngày 15, phòng HCNS sẽ ghi nhận kế hoạch đó vào tháng sau liền kề.
Tuy nhiên, trên thực tế, do số lượng tuyển dụng nhân sự cho khối vận hành rất lớn và có tính thay đổi bất ngờ, phải cập nhật thường xuyên về tình hình nhân sự đi làm, nghỉ việc nên nhiều khi việc xác định kế hoạch tuyển dụng của phòng vận hành gặp thêm khó khăn trong việc xác định số lượng cần tuyển cho chính xác. Do đó, việc áp dụng quy định gửi kế hoạch hàng tháng đối với khối vận hành sẽ mang tính linh hoạt hơn. Bởi thực tế, việc xác định nhu cầu này nhiều khi mới chỉ dừng lại ở nhu cầu nhân lực trong tương lai để mở rộng thị trường mà chưa tính tới trường hợp người lao động thôi việc. Nên khi số lượng người lao động thôi việc quá lớn sẽ dẫn đến tình trạng thiếu nhân lực cần phải bổ sung gấp dẫn đến khó khăn trong việc tuyển dụng đủ số lượng để bù đắp. Đồng thời, chất lượng các ứng viên cũng không cao do không thu hút được các ứng viên trong khoảng thời gian ngắn. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc vận hành chuỗi hơn 250 cửa hàng bán lẻ của công ty.
Bước 2: Kiểm tra và phê duyệt nhu cầu tuyển dụng
Nội dung:
Kiểm tra:
Bộ phận tuyển dụng kiểm tra, đối chiếu định biên nhân sự, phân tích các thông tin trong phiếu đề nghị tuyển dụng. Xác lập tiêu chuẩn vị trí có sự xác nhận trước của Phụ trách Phòng/Bộ phận về vị trí yêu cầu tuyển dụng.
Kiểm soát:
- TP.HCNS kiểm soát đề nghị của các Phòng/Bộ phận đảm bảo sự phù hợp với chiến lược nhân sự, định biên, kế hoạch nhân sự theo kì, thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời rà soát tính khả thi của các phương án điều chuyển nội bộ.
Trường hợp đề nghị không phù hợp: Chuyển trả Phòng/Bộ phận đề nghị và phản hồi lý do;
Trường hợp đề nghị phù hợp: Thông qua và trình đề nghị tuyển dụng - Thời hạn kiểm soát
02 ngày làm việc đối với các đề nghị theo định biên đã được phê duyệt hoặc đề nghị tuyển dụng thay thế;
03 ngày đối với các đề nghị tuyển dụng ngoài định biên.
Phê duyệt
- Tuyển theo định biên đã được phê duyệt, thay thế nghỉ việc, điều chuyển các vị trí: NVBH, CHT/CHP; các vị trí nhân viên/chuyên viên Phòng Kho vận do TP. HCNS phê duyệt đề nghị.
- Tuyển vị trí còn lại, các nhu cầu tuyển dụng ngoài định biên thì TGĐ phê duyệt đề nghị
Phê duyệt đề nghị: Xác nhận và chuyển qua bộ phận tuyển dụng phòng HCNS triển khai công tác tuyển dụng;
Không phê duyệt đề nghị: Chuyển bút phê cho TP.HCNS thực hiện tái kiểm soát.
- Thời hạn phê duyệt: 02 ngày.
- Thời hạn tái kiểm soát của TP.HCNS: 02 ngày
Thực trạng áp dụng đối với tuyển nhân viên khối vận hành:
Sau khi nhận được phiếu đề xuất tuyển dụng của phòng vận hành, bộ phận phụ trách tuyển dụng sẽ kiểm tra, đối chiếu định biên
nhân sự, phân tích các thông tin trong phiếu đề nghị tuyển dụng dựa trên file danh sách nhân viên khối vận hành cập nhật thường xuyên của công ty. Bộ phận tuyển dụng có quyền phản biện kế hoạch tuyển dụng đó dựa trên cơ sở dữ liệu về tình hình nhân sự của khối vận hành và chi phí quy hoạch cho từng phòng ban/bộ phận.
Theo quy định của công ty về việc phân quyền tuyển dụng, kế hoạch tuyển dụng nhân viên khối vận hành gồm NVBH, CHT/CHP, cụ thể tuyển theo định biên đã được phê duyệt (thường mỗi cửa hàng gồm 1 CHT/CHP và 2-3 NVBH – tùy theo quy mô, vị trí của cửa hàng đó); tuyển thay thế nghỉ việc, điều chuyển sẽ được phê duyệt bởi TP HCNS.
Bước 3: Lập kế hoạch tuyển dụng
Nội dung:
- Bộ phận tuyển dụng có trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng và xác nhận cụ thể với từng phòng/bộ phận liên quan để cùng thống nhất kế hoạch tuyển dụng: thành phần hội đồng phỏng vấn, kế hoạch gửi hồ sơ; kế hoạch phỏng vấn; đàm phán chốt ứng viên và dự kiến thời gian đáp ứng nhân sự.
- Thời hạn tuyển dụng để làm căn cứ lập kế hoạch tuyển dụng đối với các vị trí được quy định như sau:
NVBH, CHT/CHP, Tổ trưởng/Tổ phó sản xuất, NVSX, Nhân viên vệ sinh, Phụ kho, Phụ xe, Lái xe: 15-30 ngày (15 ngày với số lượng tuyển dụng <15 người và từ 15 -30 ngày với số lượng nhân sự > 15 người tính trên tùng Khu vực/Phòng/Bộ phận);
Vị trí cấp Trưởng nhóm/chuyên viên/nhân viên khác: 30 ngày; Vị trí cấp Trưởng bộ phận, Quản lý khu vực: 40 ngày;
Vị trí cấp Trưởng phòng:60 ngày; Các cấp cao hơn: 90 ngày;
Một số vị trí đặc thù khác hoặc số lượng nhân sự đề xuất tuyển dụng nhiều hoặc tại từng thời điểm về thị trường nguồn lao động sẽ phụ thuộc vào sự thống nhất thời hạn tuyển dụng giữa phòng/bộ phận có nhu cầu tuyển dụng và bộ phận tuyển dụng phòng HCNS.
- Thời gian xây dựng kế hoạch: 02 ngày
Thực trạng áp dụng đối với tuyển nhân viên khối vận hành:
Khi TP HCNS phê duyệt đề xuất, bộ phận tuyển dụng sẽ căn cứ vào yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban sẽ lập kế hoạch tuyển dụng, đây chính là cơ sở để tiến hành hoạt động tuyển dụng trong năm. Bản kế hoạch tuyển dụng bao gồm các thông tin sau:
Thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số người cần tuyển, vị trí cần tuyển, các yêu cầu đối với vị trí cần tuyển,...
Hội đồng tuyển dụng với mỗi vị trí: với vị trí NVBH thì sẽ do bộ phận tuyển dụng phụ trách; với vị trí CHT/CHP sẽ do bộ phận tuyển dụng và quản lý khu vực của cửa hàng cần tuyển phụ trách.
Thời gian đáp ứng nhân sự: theo quy định đối với các vị trí nhân viên khối vận hành là: 15 ngày với số lượng tuyển dụng < 15 người và từ 15 -30 ngày với số lượng nhân sự > 15 người
Dự toán chi phí tuyển dụng
Sau khi kế hoạch tuyển dụng được duyệt bởi TP HCNS thì bộ phận tuyển dụng sẽ phối hợp với TP vận hành và QLKV tổ chức thực hiện kế hoạch đã đặt ra. Bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành xem xét và lập bảng theo dõi tình hình tuyển dụng nhân sự theo mẫu sau:
Bảng 2.5: Bảng theo dõi tình hình nhân viên khối vận hành tại cửa hàng Khu vực STT Cửa hàng Địa chỉ CHT/CH P NVB H Ngày cập nhật Nhân sự chuyển về 1 1 2 3 2 …
(Nguồn: Bộ phận tuyển dụng – Phòng HCNS Homefarm)
Bảng theo dõi tình hình nhân viên khối vận hành tại cửa hàng của công ty khá chi tiết và khoa học, khi nhìn vào là có thể nhận ra được cửa hàng đang thiếu vị trí nào, ngày cập nhật thông tin tuyển dụng, thông tin nhân sự chuyển về cửa hàng bao gồm đầy đủ thông tin: họ tên, số điện thoại, ngày nhân sự xuống cửa hàng. Việc này sẽ giúp cho QLKV cùng theo dõi và sẽ thay đổi, báo cáo tình hình nhân sự liên tục nếu nhân sự cửa hàng đó nghỉ hay điều chuyển để bộ phận tuyển dụng chủ động nắm bắt, chuẩn bị sẵn kế hoạch kịp thời, không bị bất ngờ.
Bước 4: Chiêu mộ ứng viên:
- Bộ phận tuyển dụng có trách nhiệm triển khai các hoạt động tìm kiếm, thu
hút hồ sơ ứng viên thông qua các các biện pháp nghiệp vụ phù hợp và triển khai thông tin đăng tuyển trên các phương tiện truyền thông nội bộ (tin nội bộ, tin tuyển dụng trên website của công ty...) và trên các website tuyển dụng, phương tiện truyền thông bên ngoài...
- Bộ phận tuyển dụng là đầu mối tiếp nhận hồ sơ của các ứng viên và tiến hành cập nhật thông tin trên cơ sở dữ liệu ứng viên.
Thực trạng áp dụng đối với tuyển nhân viên khối vận hành:
Hiện nay công ty vẫn đang áp dụng phương pháp tuyển mộ cả nguồn bên trong lẫn bên ngoài để tuyển dụng tất cả các vị trí. Tuy nhiên, đối với tuyển dụng nhân viên khối vận hành, chủ yếu vẫn là tiếp cận ứng viên từ nguồn bên ngoài:
- Đối với nguồn tuyển nội bộ:
Bộ phận tuyển dụng thông báo tuyển mộ tới toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty bằng việc đăng thông tin tuyển dụng qua các kênh truyền thông chính thức của công ty: website Công ty cổ phần quốc tế Homefarm.vn và Fanpage Facebook Nhà Farm là fanpage nội bộ của công ty.
Bên cạnh đó, công ty cũng có chính sách ưu tiên đối với ứng viên là người quen (người thân, bạn bè) của toàn bộ công nhân viên trong công ty. Nếu người lao động trong công ty giới thiệu được ứng viên có tiềm năng, được nhận vào làm việc ở công ty thì sẽ được thưởng tiền.
Cụ thể, CBNV giới thiệu sẽ được nhận thưởng ngay sau khi ứng viên được giới thiệu hoàn thành thử việc và được ký hợp đồng lao động chính thức tại Homefarm với mức thưởng:
+ Cấp Chuyên viên, Cửa hàng trưởng, Cửa hàng phó: 500.000VNĐ/người
+ Cấp nhân viên: 300.000VNĐ/người
Người lao động mới sẽ dễ dàng làm quen công việc và môi trường làm việc trong công ty do họ được người quen giới thiệu vào, họ sẽ được giúp đỡ và được chỉ bảo tận tình hơn từ đó thích ứng nhanh với công việc
giúp tiết kiệm được thời gian làm việc trong môi trường mới công việc mới.
Chính sách thưởng nội bộ này đã có ảnh hưởng tích cực, khuyến khích được CBNV tích cực giới thiệu công việc cho người thân, bạn bè. Điều đó giúp tạo nên uy tín của công ty và người được giới thiệu cũng cảm thấy tin tưởng vì có thể tìm hiểu được những điểm phù hợp của bản thân với công việc qua người giới thiệu.
- Đối với nguồn tuyển bên ngoài:
Đối với nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty chủ yếu sử dụng các phương pháp tuyển mộ sau:
Tuyển mộ thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng: công ty thường đăng tải các thông báo tuyển mộ lên các phương tiện truyền thông đại chúng như trang Facebook tuyển dụng, Linkin và website chuyên về việc làm. Hiện nay công ty tập trung vào việc quảng cáo qua các website như: vieclamnhanh.vn; topcv.vn; timviecnhanh.vn; jobsgo.vn, vieclam24h.vn.
Phương pháp thu hút ứng viên thông qua hội chợ việc làm: công ty cũng thường xuyên sử dụng phương pháp thu hút ứng viên thông qua sàn giao dịch việc làm. Khi có nhu cầu nhân lực, công ty cũng áp dụng phương pháp này để thu hút ứng viên nộp hồ sơ. Phương pháp này thường tốn thời gian hơn so với phương pháp đăng tải thông tin trên website của công ty cũng như của các trang việc làm khác.
Nhìn chung, phần lớn nguồn nhân sự tuyển mộ đối với vị trí nhân viên khối vận hành là thông qua quảng cáo trên các phương tiện truyền thông đại chúng: qua facebook, qua các website tìm kiếm việc làm. Theo khảo sát của kênh tuyển dụng trên các web thì đã chứng minh được rằng nguồn này rất phù hợp tuyển công việc đại trà, lao động phổ thông, còn vị trí cao hơn thì gặp rất nhiều khó khăn. Khi đăng tin trên trang này thì sẽ được nhiều người biết đến, từ đó công ty có thể thu được thông tin của nhiều ứng viên hơn, dễ dàng tìm kiếm được người phù hợp, góp phần rút ngắn thời gian trong quá trình tuyển dụng và đáp ứng được nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn nhân viên khối vận hành cho công ty.
Bên cạnh đó, việc đăng tin tuyển dụng lên các trang web tìm việc sẽ giúp cho thương hiệu công ty có cơ hội quảng bá đến tất cả mọi người. Bởi mỗi trang web đều có được lượng truy cập rất lớn mỗi ngày, do đây là những trang tìm việc làm uy tín, một người đọc sau đó có thể chia sẻ với bạn bè người thân của họ, cứ như vậy công ty dễ dàng được nhiều người biết đến và tìm hiểu hơn.
Bảng 2.6: Số ứng viên trúng tuyển các vị trí trong khối vận hành tại Homefarm năm 2019-2021
Nguồn tuyển Năm
2019 2020 2021 Số ng ườ i (n gư ời) T ỷ lệ ( % ) S ố ng ư ời (n g ư ời ) T ỷ lệ ( % ) S ố ng ư ời (n g ư ời ) T ỷ l ệ ( % ) Số ứng viên trúng tuyển 20 0 1 0 0 45 0 1 0 0 84 0 1 0 0 Nguồn nội bộ 30 1 5 81 18 168 20 Nguồn bên ngoài 170 85 369 82 672 80
(Nguồn: Báo cáo tổng hợp kết quả tuyển dụng nhân lực 2019-2021)
Nhìn vào bảng trên ta thấy, nguồn tuyển từ nội bộ thể hiện số nhân viên được giới thiệu trong nội bộ công ty, trong đó phần lớn là được điều động để làm những việc có chức danh cao hơn với chức danh làm việc ban đầu (NVBH lên CHP/CHT). Còn nguồn bên ngoài chính là lượng ứng viên nộp hồ sơ vào công ty.
Để xem tính hiệu quả từ các nguồn tuyển dụng công ty đang sử dụng, tác giả đã tạo ra phiếu khảo sát (Phụ lục 05) cho 70 nhân viên khối