Có rất nhiều tài liệu về cách giải quyết tình trạng nghỉ phép đột xuất và đi làm muộn quá mức quy định, trong đó có cuốn sách mà tôi vừa hoàn thành mang tên The Hiring and Firing Question and Answear Book (tạm dich: Hỏi đáp Tuyển dụng và Sa thải Nhân viên). Phần trích dẫn trong cuốn sách này sẽ cho bạn cái nhìn tổng quát về một số vấn đề then chốt trước khi bắt đầu các cuộc đối thoại liên quan đến kỷ luật hay tiến hành kỷ luật bằng văn bản đối với nhân viên. Ngoài ra, cần lưu ý rằng các vấn đề liên quan đến nghỉ phép và đi làm muộn thường có thể dẫn đến các hình thức kỷ luật bằng văn bản nếu nó vượt quá mức cho phép, vì vậy mục tiêu của các cuộc đàm thoại được đề cập trong chương này sẽ giúp nhân viên tránh được tình trạng “quá mức” khó vãn hồi.
Cuộc điều tra về tình trạng nghỉ phép bất thường của Liện hiệp Ngân hàng Hối đoái Thương mại (Commerce Clearing House Inc.) năm 2007 ước tính nghỉ phép quá quy định gây thiệt hại cho các tập đoàn Mỹ khoảng 600 đô-la/người/năm. Đây là một sự thiệt hại lớn bởi không phải tất cả vụ nghỉ phép đều xuất phát từ việc nhân viên thực sự đau ốm. Khi giải quyết vấn đề nghỉ phép đột xuất quá mức quy định, điều đầu tiên cần chú ý là chính sách trong công ty bạn. Nhiều công ty đặt ra các mức cho phép nghỉ ốm trong một năm; trong khi các công ty khác lại không văn bản hóa các chính sách vì lo ngại rằng việc đó sẽ giới hạn các biện pháp xử lý đối với nhân viên theo từng trường hợp. Quyết định thực thi một chính sách của bạn nên phụ thuộc vào tần suất nghỉ phép của nhân viên so với các mức chuẩn quy định của ngành và biểu đồ.
Ngoài ra, xây dựng chính sách có thể sẽ là một thách thức bởi vì người chủ cần phải quyết định các thông số của chương trình này:
• Chương trình sẽ tính các ngày nghỉ thực hay sự vụ bất ngờ (một chuỗi những ngày nghỉ liên tiếp do ốm đau hoặc tai nạn)?
• Hệ thống nào hiệu quả hơn, hệ thống dựa trên lời bào chữa hay hệ thống không lỗi?
• Niên lịch hay năm công tác sẽ được coi là chu kỳ thời gian tối ưu để tính toán sự vắng mặt của nhân viên?
Ngoài những chi tiết cần thiết trong chính sách được văn bản hóa, thông lệ trước đây cũng phải được kiểm tra kỹ lưỡng. Nếu bạn thiếu nhất quán trong việc áp dụng các quy tắc tổ chức, quan tòa hoặc thẩm phán có thể phán quyết rằng các hành động không đồng nhất của bạn là nguyên do cho việc chấm dứt hợp đồng sai luật, phân biệt đối xử hoặc trả đũa nhân viên.
Vậy thời gian nghỉ bao lâu thì được coi là vượt quá mức quy định? Các bồi thẩm đoàn thường coi một ngày ốm trong một tháng, hoặc 12 ngày trong một năm là ngưỡng quy định nghỉ phép. Nhiều hơn mức đó, bạn có thể tiến hành sa thải; nhưng nếu ít hơn thì luật sư bên nguyên sẽ có thể thuyết phục bồi thẩm đoàn rằng quyết định chấm dứt hợp đồng của bạn là vội vàng và có khả năng vì nguyên do nào đó. Ba bước giải quyết vấn đề này:
pháp lý để đảm bảo rằng bạn cẩn trọng trong việc giải quyết vấn đề khó khăn này.
2. Xem xét lại các thông lệ trước đây trong tổ chức (ví dụ, tất cả các hành động kỷ luật và chấm dứt hợp đồng lao động do nghỉ làm không phép trong hai năm trở lại đây) ở các phòng, ban và nhóm. Tìm ra nguyên nhân về sự không đồng nhất trong các quyết định trước đó. Hãy nhớ rằng bạn được toàn quyền thay đổi một chính sách hoặc thông lệ bằng cách thông báo cho nhân viên hoặc qua văn bản; bạn không bắt buộc phải duy trì vấn đề nếu nhận thấy sự thay đổi nguyên tắc hoặc chính sách đó có thể khiến mọi thứ tốt đẹp hơn. Khi nhân viên được thông báo trước về những thay đổi trong chính sách của tổ chức, họ sẽ có trách nhiệm đáp ứng các tiêu chuẩn mới.
3. Đưa ra dữ liệu về tần suất có mặt làm việc dưới tiêu chuẩn. Văn bản này nên được bắt đầu như sau:
Việc duy trì tần suất đi làm hợp lý là điều kiện công tác và trách nhiệm cần thiết trong công việc của bạn. Để giảm thiểu hóa những khó khăn có thể xuất phát từ ốm đau hay thương tật, công ty sẽ vẫn chi trả cho thời gian nghỉ ốm. Tuy nhiên, nghỉ phép do ốm đau định kỳ diễn ra liên tục có thể được coi là một hành động lạm dụng. Trách nhiệm của bạn là chứng minh được việc ốm đau hoặc thương tật là chính đáng để được nhận khoản chi trả từ công ty.
Hãy lưu ý rằng nhiều nơi có những chính sách riêng có thể ảnh hưởng tới việc bạn đòi hỏi thông tin cụ thể liên quan đến nhu cầu nghỉ ốm. Vì vậy, một nhân viên khi được yêu cầu chứng minh ốm đau hay thương tật chính đáng không nhất thiết phải tiết lộ các thông tin chi tiết về ốm đau hoặc thương tật. Hãy liệt kê ngày tháng và thứ trong tuần khi các vụ việc xảy ra như sau:
Bạn đã có năm vụ nghỉ phép ngoài kế hoạch trong năm: Thứ Sáu, ngày 8/10/2009
Thứ Hai, ngày 11/10/2009 Thứ Sáu, ngày 19/11/2009 Thứ Hai, ngày 22/11/2009 Thứ Năm, ngày 23/12/2009
Ngoài ra, cung cấp tài liệu về tác động tiêu cực của việc nghỉ phép bất thường của nhân viên tới tổ chức, như sau:
Những lần nghỉ như thế này đã ngắt quãng tiến độ công việc trong tổ của chúng ta và buộc nhân viên trong phòng phải làm thêm giờ ngoài kế hoạch do phải gánh vác thêm khối lượng công việc. Ngoài ra, phải cử một nhân viên tạm thời thay thế vị trí của anh để kịp hoàn thành thời hạn dự án Vanguard. Cuối cùng, nếu chính sách của bạn không thể hiện rõ rằng những vụ nghỉ phép bất thường có khả năng dẫn tới việc chấm dứt hợp đồng lao động, kết luận chung như sau:
Việc giảm thiểu nghỉ bất thường ngoài kế hoạch là một điều cấp thiết. Nếu vấn đề này không được cải thiện ngay và liên tục thì có thể dẫn đến kỷ luật và thậm chí buộc phải chấm dứt hợp đồng lao động. Nhưng, nếu chính sách công ty của bạn đưa ra con số cụ thể về việc nghỉ phép bất thường có khả năng dẫn đến việc bị sa thải, biên bản cảnh cáo kết luận như sau:
Bây giờ anh đã biết, nếu anh nghỉ đến bảy lần không phép trong năm, anh sẽ phải nhận các hình thức kỷ luật bằng văn bản. Chín lần nghỉ không phép anh sẽ phải nhận hình thức cảnh cáo cao nhất. Lần thứ mười anh sẽ bị sa thải ngay lập tức.
Hệ thống xin nghỉ vào dịp cuối tuần hay vào các kỳ nghỉ lễ tạo ra thêm nhiều thách thức cho bạn với vai trò là chủ lao động. Trong ví dụ trên, bạn sẽ thấy rằng bốn trong năm ngày nghỉ không phép là vào thứ Hai hoặc thứ Sáu. Khái niệm “hệ thống” là một hành động mang tính chu kỳ, có thể dự đoán và nhận biết được, bản thân hành động này lặp đi lặp lại theo thời gian. Nếu thời gian nghỉ phép của nhân viên quá nửa vào các dịp cuối tuần hoặc các kỳ nghỉ lễ, thì có thể coi đó là hệ thống. (Trong ví dụ ở trên, nhân viên đó đã nghỉ trong năm ngày, vào ngày thứ Hai hoặc ngày thứ Sáu, và 80% số ngày nghỉ không phép của anh ta là gần dịp cuối tuần). Nên nhớ rằng quy tắc quá bán này không phải là một ranh giới pháp lý; thay vào đó, nó là một quy tắc hợp lý mà bạn có thể muốn thiết lập.
Theo quan điểm của tác giả, hệ thống là một sự vi phạm tách biệt với việc nghỉ phép bất thường.
Chúng ta có thể giải quyết nó một cách độc lập bằng hình thức kỷ luật bằng văn bản. Bạn hãy đặt ra hai tiêu đề trong biên bản kỷ luật:
Điều 1: Nghỉ không phép quá mức quy định.
Điều 2: Hệ thống nghỉ không phép gần các đợt nghỉ lễ có trong quy định. Dưới tiêu đề thứ hai, bạn có thể kết luận như sau:
Bốn trong năm ngày nghỉ bất thường của anh hoặc là vào thứ Hai hoặc là thứ Sáu. Vì vậy, anh đã thể hiện việc nghỉ phép có hệ thống gần các ngày cuối tuần.
Nếu trong năm tới, anh có bất kỳ một hệ thống nào khác liên quan tới nghỉ phép – đó là, nếu anh nghỉ phép trước hoặc sau những dịp cuối tuần, các kỳ nghỉ hay dịp lễ – anh sẽ phải chịu các hình thức kỷ luật và bao gồm cả việc bị sa thải.
Ngoài ra từ giờ trở đi, nếu nghỉ phép thêm thì anh phải thông báo cho phòng nhân sự. Cuối cùng, tôi chính thức thông báo rằng bất kỳ đợt nghỉ do ốm đau nào cũng phải được chứng thực bằng phiếu khám bệnh của bác sỹ. Phiếu khám bệnh của bác sỹ sẽ không nhằm chứng minh cho việc nghỉ phép; thay vào đó, nó cho phép anh truy cập vào kho dữ liệu ngày nghỉ phép do ốm đau của mình. Phiếu khám bệnh của bác sỹ là cần thiết khi anh trở lại làm việc.
Hãy lưu ý rằng ở nhiều nơi, người chủ lao động có thể đặt ra chính sách yêu cầu các nhân viên sử dụng nhiều ngày nghỉ để khám bệnh liên tục trình phiếu khám bệnh. Bằng các hình thức kỷ luật theo mức độ tăng dần, bạn có thể giảm thiểu thành công các vụ “nghỉ có hệ thống” bởi hầu hết nhân viên sẽ tránh mắc phải chuyện này một khi đã được thông báo chính thức.
Vấn đề quan trọng hơn là bạn phải biết khi nào áp dụng hình thức kỷ luật nhân viên vì nghỉ phép vượt mức quy định. Trong các trường hợp nhất định, Đạo luật Nghỉ phép Y tế Gia đình (FMLA), một đạo luật về nghỉ phép và tiêu chuẩn lao động, có thể tác động tới khả năng kỷ luật nhân viên một cách hiệu quả của bạn. FMLA sẽ buộc bạn phải chịu trách nhiệm pháp lý trước những thiệt hại nghiêm trọng nếu vi phạm các quy tắc của luật. Vì vậy, không ngạc nhiên khi nhiều chủ lao động tránh đối mặt với vấn đề nghỉ phép vượt mức quy định vì sợ dính vào một vụ kiện tụng nào đó.
Tuy nhiên, một phiếu khám bệnh của bác sỹ có hợp pháp hóa việc nghỉ phép vượt mức quy định không? Quan trọng hơn, liệu nó có đồng nghĩa với việc “không có sự can thiệp” của nhân viên, người dựa vào phiếu khám bệnh của bác sỹ để chứng minh bệnh tật của anh ta hay của một thành viên nào đó trong gia đình không? Câu trả lời cho những câu hỏi khó này sẽ phụ thuộc vào luật của từng bang. Điều quan trọng mà bạn phải ghi nhớ khi xem xét tác động của FMLA tới chương trình quản lý lao động trong công ty là việc các phiếu nghỉ phép liên quan tới FMLA áp dụng chỉ khi nhân viên hoặc các thành viên trong gia đình có điều kiện sức khỏe nghiêm trọng như sau:
1. Tình trạng bệnh mãn tính hoặc kinh niên, yêu cầu bệnh nhân phải ở lại viện. 2. Tiếp tục được bác sỹ điều trị.
3. Mất năng lực trong thời gian hơn ba ngày.
Thông thường, các nhân viên nghỉ ốm không thuộc ngưỡng tình trạng sức khỏe nghiêm trọng. Vì vậy, FMLA gần như không ảnh hưởng tới quyết định đưa ra các hình thức kỷ luật hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng lao động với nhân viên vi phạm chính sách kiểm soát tình trạng nghỉ phép của công ty.
Tuy nhiên, phiếu khám bệnh của bác sỹ có thể cản trở bạn thực hiện bất kỳ hành động nào (áp dụng các hình thức kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng lao động) đối với nhân viên vì lý do quan trọng: ở một số bang, chứng nhận y tế không cần xác định tình trạng điều trị nếu nhân viên đó không đồng ý. Vì vậy, phiếu khám bệnh của bác sỹ chỉ cho bạn biết ngày khám bệnh và thời gian điều trị ước tính. Kết quả là, rất khó khăn khi xác định liệu “tình trạng sức khỏe nghiêm trọng” theo tiêu chuẩn của FMLA có phải là nguyên nhân nghỉ phép thực sự không. Khi thấy nghi ngờ, bạn hãy nói chuyện với cố vấn pháp lý về những quyền của bạn một khi bác sỹ ghi thêm vào hồ sơ của nhân viên và cho phép cá nhân đó được nghỉ vượt mức quy định..
Tình huống 35: Vắng mặt bất thường vượt mức quy định: Hệ thống “không lỗi”
Hệ thống kiểm soát sự có mặt không lỗi bỏ qua các nguyên nhân vắng mặt bất thường và đơn giản chỉ tính số lần mắc phải. Hệ thống này cho rằng đôi khi mọi người cần được nghỉ ngơi và đưa ra các mức số lượng vi phạm chính sách. Ví dụ, một bệnh viện có thể đặt ra hệ thống không lỗi của mình như sau: • 5 vụ vắng mặt bất thường = phê bình
• 7 vụ vắng mặt bất thường = khiển trách • 9 vụ văng mặt bất thường = cảnh cáo
• Vụ vi phạm bất thường lần thứ 10 trong một năm công tác = chấm dứt hợp đồng lao động
Ý tưởng của mô hình này là sự công bằng và nhất quán trong việc xử lý nhân viên và không yêu cầu sự bào chữa từ phía nhân viên (trong các trường hợp sử dụng hệ thống dựa trên lời bào chữa). Các cuộc đối thoại với nhân viên khi áp dụng hệ thống không lỗi luôn đơn giản và thẳng thắn; quan trọng là bạn đưa cho họ bản sao chính sách của công ty để họ hiểu hậu quả của các vụ vắng mặt bất thường.
Giải pháp
Trong một chương trình như trên, tốt nhất là bạn hãy gặp nhân viên trước khi họ mắc phải vụ thứ năm. Giả sử một nhân viên của bạn đã có ba vụ vắng mặt bất thường trong năm. Cuộc đối thoại thích hợp sẽ diễn ra như sau:
Rudu, chúng ta cần nói chuyện về việc chị nghỉ làm hôm qua. Chị biết đấy, công ty của chúng ta áp dụng chính sách kiểm soát vắng mặt không lỗi, nghĩa là chúng tôi không yêu cầu nhân viên phải biện minh hay trình bày nguyên nhân chi tiết cho việc nghỉ phép bất thường. Chúng tôi biết là đôi khi nhân viên và gia đình bị ốm, và chúng tôi không muốn can thiệp vào cuộc sống riêng tư của bất kỳ ai. Tuy nhiên, đây là lần nghỉ thứ ba của chị trong năm nay, và tôi không chắc là liệu chị có biết chính sách của chúng ta được thực hiện như thế nào không. Ở bệnh viện này, chính sách quy định cho phép bốn lần nghỉ phép bất thường trong một năm mà không đưa ra bất cứ phản ứng chính thức nào.
Vì vậy, đối với vụ thứ năm, chị sẽ phải nhận hình thức phê bình. Vụ thứ bảy, chị sẽ phải nhận hình thức khiển trách. Vụ thứ chín, chị nhận mức cảnh cáo cao nhất bằng văn bản. Nếu đến vụ thứ 10 trong năm, bệnh viện sẽ chấm dứt hợp đồng lao động với chị. Đây là bản sao chính sách để chị xem qua. Chị đã biết chính sách này được thực hiện ra sao chưa, và chị còn câu hỏi nào không? [Thực sự là tôi không biết, cảm ơn vì đã nói điều này với tôi.]
Tôi hiểu. Công ty không muốn nhân viên nghỉ phép bất thường do bệnh tật, nhưng chúng tôi biết rằng đôi khi điều đó vẫn xảy ra. Nhưng chị biết đấy, khi một nhân viên xin nghỉ, mọi người phải làm bù những phần việc của người đó. Nếu chúng tôi không phải phân công lại nhiệm vụ hôm đó để các đồng nghiệp có thể đảm đương công việc của người nghỉ, thì cũng phải gọi cho nhóm nhân sự tạm thời cử người thay thế, điều chúng tôi hiếm khi làm do sức ép về ngân sách.
Tôi rất vui vì chị đã đi làm và hy vọng chị đã khỏe hơn. Cảm ơn đã đến gặp tôi, và hãy gặp tôi bất cứ khi nào chị cần. [Vâng, cảm ơn anh.]
Điều thú vị là một cuộc trò chuyện đơn giản như vậy có thể mang lại hiệu quả cao, nhắc nhở nhân viên